【導讀】市場經(jīng)濟條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的支持。因此掌握一定的行。適用情景當需要了解會議的類型及相關內(nèi)容時，查看此技能。選擇不同的會議方式應根據(jù)會議的目的。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點的需要也有所不同。所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。由公司董事會成員出席，定期召開。由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項和戰(zhàn)略、政策等。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過董事會提交的事。項，形成股東大會決議。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問題。這一類型的會議目的是收集信息并進行務虛，在進行過程中應尤其注重開放式、民。主式的意見交流與意見反饋。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報告。向消費者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠棾晒枰孕麄?、發(fā)布。議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計與會者名單。

　　

【正文】 書使用完后需要建立完整的保存機制時，查看此技能。 7 技能描述 每一天企業(yè)都要面對不同的事情，都需要不同的文 書，這就意味著每一天都會有許多已被使用過的文書失去它現(xiàn)有的價值，但是文書的使用絕對不是一次性的，目前暫時的不再使用，絕對不意味著今后不再使用，從此可以把使用過的文書丟棄。這就涉及到文書的整理和保存的問題。 1．文書整理 （ 1）文書的編寫符號：表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如總務處文秘科，用 “總、文 ”表示。 各種文書按先后順序用自然數(shù)排序編號。 文書類別用 “絕密 ”、 “機密 ”、 “秘密 ”等表示。 同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用 “”隔開，例如， “總、文秘密 002”。編號按年 度更新。 （ 2）文書的編寫符號都必須填寫在 “文書登記簿 ”上，以有利于管理。 （ 3）文書整理：將大部分沒有必要查詢與翻閱的文書和另一類需要經(jīng)常查閱的文書分門歸類，區(qū)別對特。 2．文書保管 文書整理之后，一些為數(shù)不多的重要文書，在一定的期間內(nèi)可能還留在責任部門、科室。而大量的不重要的文書可以直接送總務科進行保存。所有失效的文書，都必須最終移交總務科，并且在 “文書保存簿 ”上做好登記，歸檔保存。 （ 1）文書的保管年限： ① 永久保存文書：包括章程、股東大會及董事會議議事記錄、重要的制度性規(guī)定 ；重要的契約書、協(xié)議書；股票關系文書類；重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證書；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 ② 保存十年文書：包括請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼有關的文書；財務會計賬簿、傳票與會計分析報表；不在永久保存范圍的重要文書。 ③ 保存五年文書：指不需要保存十年的次重要文書。 ④ 保存一年文書：指無關緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管確定保存年限。 （ 2）重要文書的保管：全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文書柜中。 （ 3）保存期滿以及沒有必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管部門決定，填寫廢除理由和日期后予以銷毀。 （ 4）職能部門變更或者作出調(diào)整，則必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的效果。 （ 5）對于重要文件的借閱，必須出具借閱證明。 總之，文書的整理工作是文書管理的重要一環(huán)，經(jīng)理人在面對這樣的工作時，一定要細致入微，做好每一個細節(jié)，以求避免因為小疏漏而帶來大錯誤。 9 牢記要點 文書的整理保存要注意： _ 文書的整理 _ 文書的保管 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．您的企業(yè)在文書整理過程中是否也進行編號？具體的標準是怎樣制定的？請對照本文進行反思，力求拿出更好的分類和編號方法。 2．您的企業(yè)文書是否嚴格按年限進行保存？如果沒有，請您拿出改進措施。 3．您的企業(yè)重要文書在何處保管，借閱時是否需要出示借閱證明？如果還沒有實施該措施，請您糾正。 第三章 檔案管理 技能點 1 如何有效歸檔 主 題 詞 行政管理 檔案管理 有效歸檔 適用情景 當需要完整科學的收集檔案時，查看此技能。 7 技能描述 企業(yè)每天都要產(chǎn)生大量處理完畢的文件 資料，如果不能及時有效地對這些材料進行歸檔管理，勢必導致企業(yè)重要信息的遺失和泄漏，使企業(yè)蒙受損失。因此，歸檔管理是一切檔案管理工作順利進行的前提和基礎。 一般來說，歸檔管理需做好以下幾個方面的工作： 1．明確歸檔范圍 歸檔范圍是指哪些文件資料應該歸檔，哪些不應該歸檔。只有明確了歸檔的范圍，才能保證歸檔資料的完整和準確，同時減少檔案的收集成本。一般來說，歸檔的范圍應該包括以下兩個方面： （ 1）公司對內(nèi)的文書資料，包括公司的各項規(guī)章制度，公司各部門的發(fā)文，公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的會議記錄 、文件、會議綱要、重要領導人的講話及會議決定，公司制定的各項計劃，公司的重要工作成果如工程設計圖紙等。 （ 2）公司涉外的文書資料，包括公司與其他企業(yè)的信件、協(xié)議、合同等，公司參與的重要活動的文件、綱要及重要領導人講話的音像資料等，出國學習、考察帶回以及談判人員獲取的重要資料等。 2．把握歸檔時間 歸檔時間是指文書部門或?qū)I(yè)部門將需要歸檔的文件材料向檔案管理部門移送的時間。一般來說，文書處理完畢后應盡快歸檔，但特殊載體的文件如聲像檔案資料由于整理程序較一般文件復雜，可以適當延長歸檔時間，但最好能在 一個月內(nèi)歸檔。 3．審查歸檔的文件 （ 1）不屬歸檔范圍的文件應立即退回經(jīng)辦部門。 （ 2）文件及附本必須同時歸檔，如有缺失，應立即向相關部門追查。 （ 3）檢查文件資料的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏的應立即退回經(jīng)辦部門補辦。 4．嚴格歸檔責任 鑒于歸檔工作的極端重要性，必須嚴格相關人員的責任，施行歸檔責任制度，以確保歸檔管理的有效執(zhí)行。歸檔責任制度應包含以下兩個方面的內(nèi)容，即經(jīng)辦部門負責人即時歸檔責任制度和檔案管理人員嚴格接收責任制度。 總之，歸檔管理是整個檔案管理工作的起點，對隨后的 各個檔案管理環(huán)節(jié)都有重要影響，職業(yè)經(jīng)理人必須予以高度重視，嚴格歸檔工作的各個要點和環(huán)節(jié)，為檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。 9 牢記要點 科學有效歸檔，需要做到： _ 明確歸檔范圍 _ 把握歸檔時間 _ 審查歸檔文件 _ 嚴格歸檔責任 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．您認為歸檔管理對企業(yè)的檔案管理有什么重要意義？ 2．您公司的檔案是否有長期分散于各個部門的情況？您將怎樣保證您公司的歸檔工作做到制度化、規(guī)范化？ 技能點 2 如何進行檔案整理 主 題 詞 行政管理 檔案管理 檔案整理 適用情景 當需要對種類繁多的檔案進行分類整理時，查看此技能。 7 技能描述 檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)?？茖W優(yōu)化的檔案整理，可以促進檔案管理的各個環(huán)節(jié)良性互動和協(xié)調(diào)發(fā)展，進而能為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定重要基礎。 因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過程中必須做好的一項基礎性工作。檔案整理可以按以下步驟進行： ? 區(qū)分全案 所謂 “全案 ”，簡言之，就是檔案的性質(zhì)歸屬，性質(zhì)相同的檔案隸屬于一個 “全案 ”。判斷檔案屬于哪個全案，關鍵在于確定 檔案的形成者 —立檔單位。構(gòu)成全案的文件大致可劃分為三種基本類型：內(nèi)部文件、發(fā)文和收文。 立檔單位的內(nèi)部文件和發(fā)文（存本和原稿），其文件作者即為檔案形成者，只要查到文件作者，就能夠確定文件全案。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實際接受者，而非文件作者，只需查明收文的實際接受者，就可以確定所屬全案。區(qū)分全案為檔案整理工作的系統(tǒng)化確立了基本的框架。 ? 合理分類 由于公司檔案種類繁多，采用單一的分類方法已不能滿足檔案管理的實際需要，因而多是結(jié)合兩種以上的分類方法對不同的檔案進行多層次分類。 一 般首先從部門區(qū)分開始，部門區(qū)分之后，依檔案內(nèi)容，分為若干大類，再在大類中依年度及其他分類標準分為若干 “子類 ”，三級分類不夠用時還可以在三級之后增設四級 “細類 ”。 總之，檔案分類應本著一切從實際需要出發(fā)的原則確定分類的層級和標準，力求做到區(qū)分合理，層次清晰。 ? 制作檔夾 同一 “子類 ”（或 “細類 ”）的案件一般歸于一個檔夾，如果案件較多，一個檔夾不夠使用，也可分為兩個或兩個以上的檔夾裝訂，并在 “子類 ”（或 “細類 ”）之后增設 “卷次 ”編號。每一個檔夾封面內(nèi)首頁應設 “目次表 ”，以方便查找。 ? 檔案的 命名 每一個檔夾內(nèi)的案件稱為一個案卷，為了明確案卷內(nèi)容，方便查找，需對每個案卷進行命名。對案卷進行命名時應遵循以下原則： 其一：準確表達案卷內(nèi)容； 其二：文字簡明扼要； 其三：標題結(jié)構(gòu)完整。 ? 檔號編訂 檔案分類的各級名稱確定后，應編制 “檔案分類編號表 ”，將所有分類的各級名稱及其代表數(shù)字編號按一定的次序排列，以便查閱。 檔號編訂以一檔一號為原則，以十進制阿拉伯數(shù)字表示（具體位數(shù)多少，視案件多少而定）。檔號必須反映出檔案的層次關系。如檔號 A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2 中 ， A1A2 為經(jīng)辦部門代號， B1B2 為大類號， C1C2 為小類號， D1 為檔案卷次， a1a2 為檔案目次。 ? 檔夾裝訂 將各案卷以目次號順序裝訂于相關類別的檔案夾內(nèi)：中文豎寫文件以右方裝訂為原則。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。對有皺褶、破損、參差不齊的文件，應先補正、裁切、折疊、理齊后再訂牢。最后在裝訂好的檔夾背脊標明檔夾內(nèi)案件的分類編號及名稱，以便于日后查檔。 總之，檔案管理是一件十分細心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點馬虎。 9 牢記要點 檔案整理應遵循以下步驟 ： _ 區(qū)分全案 _ 合理分類 _ 制作檔夾 _ 檔案命名 _ 檔號編訂 _ 檔夾裝訂 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．檔案的關鍵在于（ ） A．確定檔案的形成者 B．確定文件作者 2．檔案的分類順序為： （ ） —（ ） —（ ） —（ ） 3．檔案整理應遵循哪些原則？ 4． 檔案編訂中特別應該注意的問題是什么？ 參考答案： 1． A 2．部門分類 大類 小類 細類 3．準確表達案卷內(nèi)容，文字簡明扼要，標題結(jié)構(gòu)完整 4．在編號 中預留空檔，以備組織擴大或業(yè)務增多時進行編號增補。 技能點 3 如何妥善保管檔案 主 題 詞 行政管理 檔案管理 檔案保管 適用情景 當需要長期安全保存重要檔案時，查看此技能。 7 技能描述 檔案的構(gòu)成材料多為紙張、照片、錄影帶及機讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長檔案壽命是每個職業(yè)經(jīng)理人在檔案保管過程中必須予以重視的一項重要工作。 具體來說，檔案安全保管可采取以下措施： 1．對檔案進行適當包裝 選 擇檔案的包裝方法時應考慮以下因素： （ 1）檔案的種類：如檔案的重要性、制作材料等； （ 2）庫房條件；如庫房應干燥、易于通風、密封和避光等； （ 3）環(huán)境要求：如防塵、防污染及減少機械磨損等； （ 4）制作成本：在保護效果相同的情況下，應當選用比較經(jīng)濟適用的辦法； （ 5）檔案利用的取放方便程度。 2．合理排放案卷 將案卷排放到檔案架時，應將同一時期、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全案排放到一起；同時，必須嚴格按照已經(jīng)確定的分類體系和案卷的順序進行排列，以保持案卷之間的有機聯(lián)系。 案卷存在方式 有兩種：豎放和平放。豎放方便案卷檢索，但從更好保護檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因為平放時文件躺著，自然壓平而不會起皺裂，對于珍貴檔案的保管，更應采取平放方式。為了方便取放和避免文件過重受壓，平放的堆疊高度一般不宜超過 40 厘米。 3．創(chuàng)造適宜的庫房條件 按照檔案保管的技術(shù)要求，科學地控制庫房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫房環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，是做好檔案保管工作的重要保障。 4．建立防火制度 防火是檔案保管中最重要和最經(jīng)常的工作，一項完善的防火制度應包含以下幾個方面的內(nèi)容： （ 1） 加強檢查，消除一切火災隱患。庫房內(nèi)應嚴禁吸煙，定期檢查各種電器設備，有隱患的立即進行修理，規(guī)模較大的庫房，還應安裝避雷針。 （ 2）提前做好滅火準備。滅火準備包括物質(zhì)上的準備和思想上的準備兩個方面：物質(zhì)上的主要是滅火工具、水源、沙袋等應該放在便于取用的地方；思想上的準備主要指平時經(jīng)常進行防火教育，學習防火方面的理論知識和技術(shù)方法。 （ 3）擬訂檔案搶救方案。根據(jù)檔案的重要程度、機密程度和庫房條件，擬訂幾套搶救方案，萬一火災發(fā)生時能夠合理安排搬運路線方法，搶救最貴重的檔案，避免搶救過程中的失密現(xiàn)象。 （ 4）火災發(fā)生后的措施?；馂囊坏┌l(fā)生，應迅速通知消防機關，同時迅速組織人員沉著搶救，維持現(xiàn)場秩序。 5．定期進行安全檢查 只有定期對檔案進行安全檢查，才能及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，保護檔案的安全。安全檢查中最重要的就是進行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實保障。 6．建立嚴格的保密制度 檔案是公司的重要財富，特別是一些機密檔案，對公司的生存發(fā)展更是具有生死攸關的重要意義，一旦失密，將對公司造成不可彌補的損失。因此，建立嚴格的保密制度是公司檔案保管的關鍵一環(huán)。 保密工作的開展首先應防范泄密 渠道，公司的泄密渠道主要有： （ 1）庫房管理人員管理失職造成泄密； （ 2）非庫房管理人員進入庫房時盜竊和造成破壞； （ 3）管理人員在非工作時間和工作場所談論檔案內(nèi)容造成泄密； （ 4）現(xiàn)代管理工具（如計算機