【導(dǎo)讀】市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。因此掌握一定的行。適用情景當(dāng)需要了解會(huì)議的類(lèi)型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能。選擇不同的會(huì)議方式應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的。同時(shí)，不同的會(huì)議類(lèi)型對(duì)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)的需要也有所不同。所以，在我們考慮采用何種會(huì)議程序時(shí)，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會(huì)議。由公司董事會(huì)成員出席，定期召開(kāi)。由董事長(zhǎng)授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。每年召開(kāi)一次，由公司的股東就重大問(wèn)題進(jìn)行討論，表決通過(guò)董事會(huì)提交的事。項(xiàng)，形成股東大會(huì)決議。由公司經(jīng)營(yíng)決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的具體問(wèn)題。這一類(lèi)型的會(huì)議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過(guò)程中應(yīng)尤其注重開(kāi)放式、民。主式的意見(jiàn)交流與意見(jiàn)反饋。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報(bào)告。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、發(fā)布。議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會(huì)者名單。

　　

【正文】 書(shū)使用完后需要建立完整的保存機(jī)制時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 每一天企業(yè)都要面對(duì)不同的事情，都需要不同的文 書(shū)，這就意味著每一天都會(huì)有許多已被使用過(guò)的文書(shū)失去它現(xiàn)有的價(jià)值，但是文書(shū)的使用絕對(duì)不是一次性的，目前暫時(shí)的不再使用，絕對(duì)不意味著今后不再使用，從此可以把使用過(guò)的文書(shū)丟棄。這就涉及到文書(shū)的整理和保存的問(wèn)題。 1．文書(shū)整理 （ 1）文書(shū)的編寫(xiě)符號(hào)：表示部門(mén)名稱(chēng)的符號(hào)，用部門(mén)名稱(chēng)的第一個(gè)漢字，如總務(wù)處文秘科，用 “總、文 ”表示。 各種文書(shū)按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。 文書(shū)類(lèi)別用 “絕密 ”、 “機(jī)密 ”、 “秘密 ”等表示。 同一名稱(chēng)的文書(shū)，追加一組自然數(shù)，用 “”隔開(kāi)，例如， “總、文秘密 002”。編號(hào)按年 度更新。 （ 2）文書(shū)的編寫(xiě)符號(hào)都必須填寫(xiě)在 “文書(shū)登記簿 ”上，以有利于管理。 （ 3）文書(shū)整理：將大部分沒(méi)有必要查詢(xún)與翻閱的文書(shū)和另一類(lèi)需要經(jīng)常查閱的文書(shū)分門(mén)歸類(lèi)，區(qū)別對(duì)特。 2．文書(shū)保管 文書(shū)整理之后，一些為數(shù)不多的重要文書(shū)，在一定的期間內(nèi)可能還留在責(zé)任部門(mén)、科室。而大量的不重要的文書(shū)可以直接送總務(wù)科進(jìn)行保存。所有失效的文書(shū)，都必須最終移交總務(wù)科，并且在 “文書(shū)保存簿 ”上做好登記，歸檔保存。 （ 1）文書(shū)的保管年限： ① 永久保存文書(shū)：包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議議事記錄、重要的制度性規(guī)定 ；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)；股票關(guān)系文書(shū)類(lèi)；重要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的政府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。 ② 保存十年文書(shū)：包括請(qǐng)求審批提案文書(shū)；人事任命文書(shū)；獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)的文書(shū)；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表；不在永久保存范圍的重要文書(shū)。 ③ 保存五年文書(shū)：指不需要保存十年的次重要文書(shū)。 ④ 保存一年文書(shū)：指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管確定保存年限。 （ 2）重要文書(shū)的保管：全部重要的機(jī)密文書(shū)，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文書(shū)柜中。 （ 3）保存期滿以及沒(méi)有必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管部門(mén)決定，填寫(xiě)廢除理由和日期后予以銷(xiāo)毀。 （ 4）職能部門(mén)變更或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的效果。 （ 5）對(duì)于重要文件的借閱，必須出具借閱證明。 總之，文書(shū)的整理工作是文書(shū)管理的重要一環(huán)，經(jīng)理人在面對(duì)這樣的工作時(shí)，一定要細(xì)致入微，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，以求避免因?yàn)樾∈杪┒鴰?lái)大錯(cuò)誤。 9 牢記要點(diǎn) 文書(shū)的整理保存要注意： _ 文書(shū)的整理 _ 文書(shū)的保管 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．您的企業(yè)在文書(shū)整理過(guò)程中是否也進(jìn)行編號(hào)？具體的標(biāo)準(zhǔn)是怎樣制定的？請(qǐng)對(duì)照本文進(jìn)行反思，力求拿出更好的分類(lèi)和編號(hào)方法。 2．您的企業(yè)文書(shū)是否嚴(yán)格按年限進(jìn)行保存？如果沒(méi)有，請(qǐng)您拿出改進(jìn)措施。 3．您的企業(yè)重要文書(shū)在何處保管，借閱時(shí)是否需要出示借閱證明？如果還沒(méi)有實(shí)施該措施，請(qǐng)您糾正。 第三章 檔案管理 技能點(diǎn) 1 如何有效歸檔 主 題 詞 行政管理 檔案管理 有效歸檔 適用情景 當(dāng)需要完整科學(xué)的收集檔案時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 企業(yè)每天都要產(chǎn)生大量處理完畢的文件 資料，如果不能及時(shí)有效地對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔管理，勢(shì)必導(dǎo)致企業(yè)重要信息的遺失和泄漏，使企業(yè)蒙受損失。因此，歸檔管理是一切檔案管理工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。 一般來(lái)說(shuō)，歸檔管理需做好以下幾個(gè)方面的工作： 1．明確歸檔范圍 歸檔范圍是指哪些文件資料應(yīng)該歸檔，哪些不應(yīng)該歸檔。只有明確了歸檔的范圍，才能保證歸檔資料的完整和準(zhǔn)確，同時(shí)減少檔案的收集成本。一般來(lái)說(shuō)，歸檔的范圍應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面： （ 1）公司對(duì)內(nèi)的文書(shū)資料，包括公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，公司各部門(mén)的發(fā)文，公司主持召開(kāi)的各種專(zhuān)業(yè)會(huì)議形成的會(huì)議記錄 、文件、會(huì)議綱要、重要領(lǐng)導(dǎo)人的講話及會(huì)議決定，公司制定的各項(xiàng)計(jì)劃，公司的重要工作成果如工程設(shè)計(jì)圖紙等。 （ 2）公司涉外的文書(shū)資料，包括公司與其他企業(yè)的信件、協(xié)議、合同等，公司參與的重要活動(dòng)的文件、綱要及重要領(lǐng)導(dǎo)人講話的音像資料等，出國(guó)學(xué)習(xí)、考察帶回以及談判人員獲取的重要資料等。 2．把握歸檔時(shí)間 歸檔時(shí)間是指文書(shū)部門(mén)或?qū)I(yè)部門(mén)將需要?dú)w檔的文件材料向檔案管理部門(mén)移送的時(shí)間。一般來(lái)說(shuō)，文書(shū)處理完畢后應(yīng)盡快歸檔，但特殊載體的文件如聲像檔案資料由于整理程序較一般文件復(fù)雜，可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，但最好能在 一個(gè)月內(nèi)歸檔。 3．審查歸檔的文件 （ 1）不屬歸檔范圍的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。 （ 2）文件及附本必須同時(shí)歸檔，如有缺失，應(yīng)立即向相關(guān)部門(mén)追查。 （ 3）檢查文件資料的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏的應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。 4．嚴(yán)格歸檔責(zé)任 鑒于歸檔工作的極端重要性，必須嚴(yán)格相關(guān)人員的責(zé)任，施行歸檔責(zé)任制度，以確保歸檔管理的有效執(zhí)行。歸檔責(zé)任制度應(yīng)包含以下兩個(gè)方面的內(nèi)容，即經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人即時(shí)歸檔責(zé)任制度和檔案管理人員嚴(yán)格接收責(zé)任制度。 總之，歸檔管理是整個(gè)檔案管理工作的起點(diǎn)，對(duì)隨后的 各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)都有重要影響，職業(yè)經(jīng)理人必須予以高度重視，嚴(yán)格歸檔工作的各個(gè)要點(diǎn)和環(huán)節(jié)，為檔案工作的順利開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。 9 牢記要點(diǎn) 科學(xué)有效歸檔，需要做到： _ 明確歸檔范圍 _ 把握歸檔時(shí)間 _ 審查歸檔文件 _ 嚴(yán)格歸檔責(zé)任 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．您認(rèn)為歸檔管理對(duì)企業(yè)的檔案管理有什么重要意義？ 2．您公司的檔案是否有長(zhǎng)期分散于各個(gè)部門(mén)的情況？您將怎樣保證您公司的歸檔工作做到制度化、規(guī)范化？ 技能點(diǎn) 2 如何進(jìn)行檔案整理 主 題 詞 行政管理 檔案管理 檔案整理 適用情景 當(dāng)需要對(duì)種類(lèi)繁多的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)?？茖W(xué)優(yōu)化的檔案整理，可以促進(jìn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。 因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過(guò)程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案整理可以按以下步驟進(jìn)行： ? 區(qū)分全案 所謂 “全案 ”，簡(jiǎn)言之，就是檔案的性質(zhì)歸屬，性質(zhì)相同的檔案隸屬于一個(gè) “全案 ”。判斷檔案屬于哪個(gè)全案，關(guān)鍵在于確定 檔案的形成者 —立檔單位。構(gòu)成全案的文件大致可劃分為三種基本類(lèi)型：內(nèi)部文件、發(fā)文和收文。 立檔單位的內(nèi)部文件和發(fā)文（存本和原稿），其文件作者即為檔案形成者，只要查到文件作者，就能夠確定文件全案。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實(shí)際接受者，而非文件作者，只需查明收文的實(shí)際接受者，就可以確定所屬全案。區(qū)分全案為檔案整理工作的系統(tǒng)化確立了基本的框架。 ? 合理分類(lèi) 由于公司檔案種類(lèi)繁多，采用單一的分類(lèi)方法已不能滿足檔案管理的實(shí)際需要，因而多是結(jié)合兩種以上的分類(lèi)方法對(duì)不同的檔案進(jìn)行多層次分類(lèi)。 一 般首先從部門(mén)區(qū)分開(kāi)始，部門(mén)區(qū)分之后，依檔案內(nèi)容，分為若干大類(lèi)，再在大類(lèi)中依年度及其他分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)分為若干 “子類(lèi) ”，三級(jí)分類(lèi)不夠用時(shí)還可以在三級(jí)之后增設(shè)四級(jí) “細(xì)類(lèi) ”。 總之，檔案分類(lèi)應(yīng)本著一切從實(shí)際需要出發(fā)的原則確定分類(lèi)的層級(jí)和標(biāo)準(zhǔn)，力求做到區(qū)分合理，層次清晰。 ? 制作檔夾 同一 “子類(lèi) ”（或 “細(xì)類(lèi) ”）的案件一般歸于一個(gè)檔夾，如果案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用，也可分為兩個(gè)或兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在 “子類(lèi) ”（或 “細(xì)類(lèi) ”）之后增設(shè) “卷次 ”編號(hào)。每一個(gè)檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè) “目次表 ”，以方便查找。 ? 檔案的 命名 每一個(gè)檔夾內(nèi)的案件稱(chēng)為一個(gè)案卷，為了明確案卷內(nèi)容，方便查找，需對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行命名。對(duì)案卷進(jìn)行命名時(shí)應(yīng)遵循以下原則： 其一：準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容； 其二：文字簡(jiǎn)明扼要； 其三：標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整。 ? 檔號(hào)編訂 檔案分類(lèi)的各級(jí)名稱(chēng)確定后，應(yīng)編制 “檔案分類(lèi)編號(hào)表 ”，將所有分類(lèi)的各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)按一定的次序排列，以便查閱。 檔號(hào)編訂以一檔一號(hào)為原則，以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示（具體位數(shù)多少，視案件多少而定）。檔號(hào)必須反映出檔案的層次關(guān)系。如檔號(hào) A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2 中 ， A1A2 為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)， B1B2 為大類(lèi)號(hào)， C1C2 為小類(lèi)號(hào)， D1 為檔案卷次， a1a2 為檔案目次。 ? 檔夾裝訂 將各案卷以目次號(hào)順序裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔案夾內(nèi)：中文豎寫(xiě)文件以右方裝訂為原則。中文橫寫(xiě)，或外文文件則以左方裝訂為原則。對(duì)有皺褶、破損、參差不齊的文件，應(yīng)先補(bǔ)正、裁切、折疊、理齊后再訂牢。最后在裝訂好的檔夾背脊標(biāo)明檔夾內(nèi)案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便于日后查檔。 總之，檔案管理是一件十分細(xì)心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點(diǎn)馬虎。 9 牢記要點(diǎn) 檔案整理應(yīng)遵循以下步驟 ： _ 區(qū)分全案 _ 合理分類(lèi) _ 制作檔夾 _ 檔案命名 _ 檔號(hào)編訂 _ 檔夾裝訂 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．檔案的關(guān)鍵在于（ ） A．確定檔案的形成者 B．確定文件作者 2．檔案的分類(lèi)順序?yàn)椋? （ ） —（ ） —（ ） —（ ） 3．檔案整理應(yīng)遵循哪些原則？ 4． 檔案編訂中特別應(yīng)該注意的問(wèn)題是什么？ 參考答案： 1． A 2．部門(mén)分類(lèi) 大類(lèi) 小類(lèi) 細(xì)類(lèi) 3．準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容，文字簡(jiǎn)明扼要，標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整 4．在編號(hào) 中預(yù)留空檔，以備組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)進(jìn)行編號(hào)增補(bǔ)。 技能點(diǎn) 3 如何妥善保管檔案 主 題 詞 行政管理 檔案管理 檔案保管 適用情景 當(dāng)需要長(zhǎng)期安全保存重要檔案時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 檔案的構(gòu)成材料多為紙張、照片、錄影帶及機(jī)讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對(duì)公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命是每個(gè)職業(yè)經(jīng)理人在檔案保管過(guò)程中必須予以重視的一項(xiàng)重要工作。 具體來(lái)說(shuō)，檔案安全保管可采取以下措施： 1．對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝 選 擇檔案的包裝方法時(shí)應(yīng)考慮以下因素： （ 1）檔案的種類(lèi)：如檔案的重要性、制作材料等； （ 2）庫(kù)房條件；如庫(kù)房應(yīng)干燥、易于通風(fēng)、密封和避光等； （ 3）環(huán)境要求：如防塵、防污染及減少機(jī)械磨損等； （ 4）制作成本：在保護(hù)效果相同的情況下，應(yīng)當(dāng)選用比較經(jīng)濟(jì)適用的辦法； （ 5）檔案利用的取放方便程度。 2．合理排放案卷 將案卷排放到檔案架時(shí)，應(yīng)將同一時(shí)期、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全案排放到一起；同時(shí)，必須嚴(yán)格按照已經(jīng)確定的分類(lèi)體系和案卷的順序進(jìn)行排列，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。 案卷存在方式 有兩種：豎放和平放。豎放方便案卷檢索，但從更好保護(hù)檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因?yàn)槠椒艜r(shí)文件躺著，自然壓平而不會(huì)起皺裂，對(duì)于珍貴檔案的保管，更應(yīng)采取平放方式。為了方便取放和避免文件過(guò)重受壓，平放的堆疊高度一般不宜超過(guò) 40 厘米。 3．創(chuàng)造適宜的庫(kù)房條件 按照檔案保管的技術(shù)要求，科學(xué)地控制庫(kù)房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫(kù)房環(huán)境和庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生，是做好檔案保管工作的重要保障。 4．建立防火制度 防火是檔案保管中最重要和最經(jīng)常的工作，一項(xiàng)完善的防火制度應(yīng)包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容： （ 1） 加強(qiáng)檢查，消除一切火災(zāi)隱患。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，定期檢查各種電器設(shè)備，有隱患的立即進(jìn)行修理，規(guī)模較大的庫(kù)房，還應(yīng)安裝避雷針。 （ 2）提前做好滅火準(zhǔn)備。滅火準(zhǔn)備包括物質(zhì)上的準(zhǔn)備和思想上的準(zhǔn)備兩個(gè)方面：物質(zhì)上的主要是滅火工具、水源、沙袋等應(yīng)該放在便于取用的地方；思想上的準(zhǔn)備主要指平時(shí)經(jīng)常進(jìn)行防火教育，學(xué)習(xí)防火方面的理論知識(shí)和技術(shù)方法。 （ 3）擬訂檔案搶救方案。根據(jù)檔案的重要程度、機(jī)密程度和庫(kù)房條件，擬訂幾套搶救方案，萬(wàn)一火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠合理安排搬運(yùn)路線方法，搶救最貴重的檔案，避免搶救過(guò)程中的失密現(xiàn)象。 （ 4）火災(zāi)發(fā)生后的措施?；馂?zāi)一旦發(fā)生，應(yīng)迅速通知消防機(jī)關(guān)，同時(shí)迅速組織人員沉著搶救，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序。 5．定期進(jìn)行安全檢查 只有定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，保護(hù)檔案的安全。安全檢查中最重要的就是進(jìn)行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實(shí)保障。 6．建立嚴(yán)格的保密制度 檔案是公司的重要財(cái)富，特別是一些機(jī)密檔案，對(duì)公司的生存發(fā)展更是具有生死攸關(guān)的重要意義，一旦失密，將對(duì)公司造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，建立嚴(yán)格的保密制度是公司檔案保管的關(guān)鍵一環(huán)。 保密工作的開(kāi)展首先應(yīng)防范泄密 渠道，公司的泄密渠道主要有： （ 1）庫(kù)房管理人員管理失職造成泄密； （ 2）非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)盜竊和造成破壞； （ 3）管理人員在非工作時(shí)間和工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密； （ 4）現(xiàn)代管理工具（如計(jì)算機(jī)