【文章內(nèi)容簡介】 主 題 詞 行政管理 會議管理 會議管理技巧 適用情景 當(dāng)需要了解一些會議的注意事項時，查看此技能。 7 技能描述 會議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項以及一定的技巧與方法。如果會議管理者掌握了這些技巧，無疑會對會議的管理大有幫助，使會議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。 1．會議進(jìn)程中的注意事項 在會議進(jìn)行的整個過程中，為了保證會議能夠高效進(jìn)行，必須隨時發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括： （ 1）開會和散會是否準(zhǔn)時？ （ 2）會議議題的說明是否簡練、明確？ （ 3）是否有無法討論的議題？ （ 4）會議是否按照程序進(jìn)行？ （ 5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？ （ 6）是否批評某人的發(fā)言？ （ 7）是否有人發(fā)言過于感情用事？ （ 8）是否有人竊竊私語？ （ 9）是否得出了明確的會議結(jié)論？ （ 10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？ （ 11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？ （ 12）是否正確記錄了決定的事項？ （ 13）是否妥善保管了會議記錄？ 以上問題經(jīng)常在會議 進(jìn)行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會對會議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。 2．主持會議的注意事項 許多會議都設(shè)有主持人，以便于會議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。而作為會議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識，并且運(yùn)用一定的技巧。一般來說，主持會議需要注意以下事項： （ 1）清楚開會的時間； （ 2）充分了解會議目的，把握會議主題； （ 3）引導(dǎo)與會者積極參與會議討論； （ 4）讓與會者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言； （ 5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時，應(yīng)有撥亂反正的能力； （ 6）如 果討論偏離了議題，應(yīng)及時予以扭轉(zhuǎn)； （ 7）客觀地接受每位與會者的意見，并及時總結(jié)歸納； （ 8）對會議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則； （ 9）會議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場宣讀會議決定的事項。 主持人的工作水平高低對會議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應(yīng)該在會前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對性地做一些模擬練習(xí)。 3．參加會議的注意事項 作為會議的主體，與會者必須真正地投入到會議中去，這樣，才能保證會議能取得成功。作為與會者，必須注意以下幾個方面： （ 1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題 進(jìn)行研究； （ 2）準(zhǔn)時出席，如果因故無法出席，必須事先請假； （ 3）積極發(fā)言，真實地表達(dá)個人意見，不要有所保留； （ 4）發(fā)言要言簡意賅，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時機(jī)； （ 5）避免發(fā)言偏離議題； （ 6）認(rèn)真聽取與自己不同的意見； （ 7）反駁不同意見時，要注意態(tài)度和語氣； （ 8）注意自己的發(fā)言時間，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會； （ 9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭論不休； （ 10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。 4．會議提問的注意事項 提問是會議中常見的方式，也 是最重要的方式之一。因此，會議的提問必須做到合情合理。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂柌粌H會影響會議的順利進(jìn)行，還可能挫傷與會者的積極性。所以，注重會議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達(dá)到提問的預(yù)期目的。 提問的方式有： （ 1）間接提問：不指名道姓，面向全體與會人員提問； （ 2）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問； （ 3）反問：在與會者提問之后，會議主席并不立刻回答，而是反問提問者或其他與會者。 提問時應(yīng)該注意的問題： （ 1）使用正確的語言； （ 2）提問的問題要反映會議的主旨； （ 3） 要提出引人深思的問題； （ 4）提問的語氣要親切； （ 5）提問的順序要得當(dāng)； （ 6）提問的問題應(yīng)便于回答； （ 7）提問應(yīng)說明問題的重點。 總之，會議的提問是一門藝術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)問，認(rèn)真領(lǐng)會這一點是提高會議提問水平和效率的必備技能。 9 牢記要點 會議管理的注意事項有： _ 會議進(jìn)程中的注意事項 _ 主持會議的注意事項 _ 參加會議的注意事項 _ 會議提問的注意事項 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 檢查您對一些會議注意事項和技巧的掌握程度： 1． 您是否重視挑選高水平的會議主持人？試著列舉出具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行反思，看看有沒有更好的方法和模式。 2．您是否注意提高會議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對于會議發(fā)言和討論中存在的問題，有沒有切實有效的改進(jìn)措施，請您總結(jié)一下。 3．您是否注意到進(jìn)行會議提問時的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問題，請您拿出具體的解決方案。 4．將一些會議的注意事項和技巧進(jìn)行總結(jié)提煉，制定成會議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進(jìn)行學(xué)習(xí)。 第二章 文書管理 技能點 1 如何遵循文書管理原則 主 題 詞 行政管理 文書管理 管理原則 適用情景 當(dāng)需要遵循文書管理的基本規(guī)則時，查看此技能。 7 技能描述 掌握了文書管理的基本規(guī)則，就把握住了文書管理的基本特點。 一般來說，文書管理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則： ? 簡潔明了 文書是用來傳遞信息的重要工具，簡潔明了的文書表達(dá)形式更有利于信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和信息接受方的準(zhǔn)確接受。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于清晰表達(dá)所規(guī)定的事項。 一般來說，文書應(yīng)該是一事一文。文書標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達(dá)文書內(nèi)容。 ? 準(zhǔn)確及時 日常管理中，文書的運(yùn)用都具有及時有效的特點。文書一般是針對特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的時間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。這也是文書管理的本質(zhì)所在。 由于信息的準(zhǔn)確性離不開文書的準(zhǔn)確表達(dá)，因而文書管理過程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命 —準(zhǔn)確性。特別是對于文書中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。 ? 嚴(yán)格保密 文書的內(nèi)容關(guān)系到一個企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。這就決定了文書的管理應(yīng) 該具有保密性。特別是對于一些機(jī)密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重。 文印室人員更應(yīng)該樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。 ? 統(tǒng)一管理 文書管理針對的是全體員工，文書內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。 ? 注重程序 公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。在日常管理中只有嚴(yán)格依程序辦事，才能最大程度地簡化文書管理，使之行之有效。 例如在公文的歸檔這樣一個大的程序上就可以分為：平時歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案 室等不同的子程序。 總之，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達(dá)到事半功倍的效果。 9 牢記要點 文書管理應(yīng)遵循的基本原則： _ 簡潔明了 _ 準(zhǔn)確及時 _ 嚴(yán)格保密 _ 統(tǒng)一管理 _ 注重程序 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 評價一下您所在單位的文書管理工作及文書管理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書管理規(guī)則辦事？ 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本》，石向彤主編，中國 時代經(jīng)濟(jì)出版社， 20xx 年。 ? 《秘書工作手冊》，孫云潔等編著，工人出版社， 1985 年。 技能點 2 如保設(shè)置文書管理部門 主 題 詞 行政管理 文書管理 文書管理部門設(shè)置 適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書管理部門或調(diào)整文書管理部門時，查看此技能。 7 技能描述 企業(yè)想要運(yùn)行高效，必須有一個合理的企業(yè)部門的設(shè)置。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致。如何設(shè)置文書管理機(jī)構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？ 1．總收發(fā)部門 由總務(wù)部門 統(tǒng)一擔(dān)任?？偣靖鞑块T與外界來往文書的收發(fā)由總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書收受及發(fā)送。 2．管理部門 由于各個部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負(fù)責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，負(fù)責(zé)管理營業(yè)、采購、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門），負(fù)責(zé)管理其所在地域與外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的 來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。 3．主辦及會辦部門 （ 1）資料需報送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務(wù)室會辦； （ 2）資料需報送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財務(wù)部會辦； （ 3）資料需報送新聞媒體的，由秘書室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項，應(yīng)先報告董事長核定后才能對外發(fā)布； （ 4）資料需報送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會晤法律事務(wù)室。 （ 5）資料需報送金融機(jī)構(gòu)的，由財務(wù)部主辦；需報 送稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)的，由各公司會計處主辦；需報送商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦。 總而言之，資料報送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書管理部門設(shè)置和工作流程。 9 牢記要點 文書管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點： _ 總收發(fā)部門的設(shè)置 _ 管理部門的設(shè)置 _ 主辦及會辦部門的設(shè)置 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 請您判斷以下說法的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。 1．文書管理工作可以由行政部門代行，沒有必要再單設(shè)專門機(jī)構(gòu)。 （ ） 2．文書管理人員要重在經(jīng)驗，而不是理論。 （ ） 參考答案： 1.； 2.√。 技能點 3 如何進(jìn)行文書的行文 主 題 詞 行政管理 文書管理 文書行文規(guī)范 適用情景 當(dāng)面對不同的發(fā)文對象需要選用不同的文書形式時，查看此技能。 7 技能描述 企業(yè)在日常行政管理過程中，要面對各種各樣的對象，發(fā)文對象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場合我們會有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對 象的尊重。 1． 公文類別 （ 1）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 （ 2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 （ 3）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。 （ 4）簽呈：下級對上級請示或報告時使用 （ 5）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 （ 6）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文書依法律、法?guī)的規(guī)定實施；會議記錄及例行報表等不必行文； 業(yè)務(wù) 處理須以電報行文時必須使用電報。 2．行文權(quán)限判別 行文時名義不同，署名就會不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要劃分不同的權(quán)限。 （ 1）以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。 （ 2）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員執(zhí)行。 （ 3）總管理處各部室、中心代表公司對外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。 （ 4）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管執(zhí)行。 （ 5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。 （ 6）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 總之，文書行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。 9 牢記要點 文書行文時要特別注意： _ 公文類別 _ 行文權(quán)限 . 實踐練習(xí) 請您做下面的實踐練習(xí)題： 請檢 查您的企業(yè)是否意識到行文的重要性： 1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒有可利用的更好的方式？建議您對此進(jìn)行反思。 2．請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。 3．您認(rèn)為企業(yè)在文書管理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進(jìn)行