【文章內(nèi)容簡介】 主 題 詞 行政管理 會議管理 會議管理技巧 適用情景 當需要了解一些會議的注意事項時，查看此技能。 7 技能描述 會議的進行和管理需要科學化、合理化，這樣才能達到預期目的，這其中有著許多的注意事項以及一定的技巧與方法。如果會議管理者掌握了這些技巧，無疑會對會議的管理大有幫助，使會議能夠順利進行，從而事半功倍。 1．會議進程中的注意事項 在會議進行的整個過程中，為了保證會議能夠高效進行，必須隨時發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括： （ 1）開會和散會是否準時？ （ 2）會議議題的說明是否簡練、明確？ （ 3）是否有無法討論的議題？ （ 4）會議是否按照程序進行？ （ 5）是否強迫某位特定人員發(fā)言？ （ 6）是否批評某人的發(fā)言？ （ 7）是否有人發(fā)言過于感情用事？ （ 8）是否有人竊竊私語？ （ 9）是否得出了明確的會議結(jié)論？ （ 10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？ （ 11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？ （ 12）是否正確記錄了決定的事項？ （ 13）是否妥善保管了會議記錄？ 以上問題經(jīng)常在會議 進行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當，會對會議進程產(chǎn)生阻礙，影響會議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。 2．主持會議的注意事項 許多會議都設有主持人，以便于會議能嚴格按照議程進行。而作為會議的主持人，必須了解掌握相關的知識，并且運用一定的技巧。一般來說，主持會議需要注意以下事項： （ 1）清楚開會的時間； （ 2）充分了解會議目的，把握會議主題； （ 3）引導與會者積極參與會議討論； （ 4）讓與會者公平自由地表達意見，不要擅自指定發(fā)言； （ 5）當討論出現(xiàn)混亂時，應有撥亂反正的能力； （ 6）如 果討論偏離了議題，應及時予以扭轉(zhuǎn)； （ 7）客觀地接受每位與會者的意見，并及時總結(jié)歸納； （ 8）對會議的議案，應付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則； （ 9）會議的結(jié)論獲得通過后，當場宣讀會議決定的事項。 主持人的工作水平高低對會議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應該在會前進行充分的準備，有針對性地做一些模擬練習。 3．參加會議的注意事項 作為會議的主體，與會者必須真正地投入到會議中去，這樣，才能保證會議能取得成功。作為與會者，必須注意以下幾個方面： （ 1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題 進行研究； （ 2）準時出席，如果因故無法出席，必須事先請假； （ 3）積極發(fā)言，真實地表達個人意見，不要有所保留； （ 4）發(fā)言要言簡意賅，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時機； （ 5）避免發(fā)言偏離議題； （ 6）認真聽取與自己不同的意見； （ 7）反駁不同意見時，要注意態(tài)度和語氣； （ 8）注意自己的發(fā)言時間，要給他人留出發(fā)言的機會； （ 9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細枝末節(jié)爭論不休； （ 10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。 4．會議提問的注意事項 提問是會議中常見的方式，也 是最重要的方式之一。因此，會議的提問必須做到合情合理。否則，不適當?shù)奶釂柌粌H會影響會議的順利進行，還可能挫傷與會者的積極性。所以，注重會議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達到提問的預期目的。 提問的方式有： （ 1）間接提問：不指名道姓，面向全體與會人員提問； （ 2）直接提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問； （ 3）反問：在與會者提問之后，會議主席并不立刻回答，而是反問提問者或其他與會者。 提問時應該注意的問題： （ 1）使用正確的語言； （ 2）提問的問題要反映會議的主旨； （ 3） 要提出引人深思的問題； （ 4）提問的語氣要親切； （ 5）提問的順序要得當； （ 6）提問的問題應便于回答； （ 7）提問應說明問題的重點。 總之，會議的提問是一門藝術性很強的學問，認真領會這一點是提高會議提問水平和效率的必備技能。 9 牢記要點 會議管理的注意事項有： _ 會議進程中的注意事項 _ 主持會議的注意事項 _ 參加會議的注意事項 _ 會議提問的注意事項 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 檢查您對一些會議注意事項和技巧的掌握程度： 1． 您是否重視挑選高水平的會議主持人？試著列舉出具體的標準進行反思，看看有沒有更好的方法和模式。 2．您是否注意提高會議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對于會議發(fā)言和討論中存在的問題，有沒有切實有效的改進措施，請您總結(jié)一下。 3．您是否注意到進行會議提問時的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對現(xiàn)存的有待改進的問題，請您拿出具體的解決方案。 4．將一些會議的注意事項和技巧進行總結(jié)提煉，制定成會議管理的規(guī)范，并在相關人員范圍內(nèi)進行學習。 第二章 文書管理 技能點 1 如何遵循文書管理原則 主 題 詞 行政管理 文書管理 管理原則 適用情景 當需要遵循文書管理的基本規(guī)則時，查看此技能。 7 技能描述 掌握了文書管理的基本規(guī)則，就把握住了文書管理的基本特點。 一般來說，文書管理應當遵循以下幾條原則： ? 簡潔明了 文書是用來傳遞信息的重要工具，簡潔明了的文書表達形式更有利于信息的準確傳達和信息接受方的準確接受。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達方式，更有利于清晰表達所規(guī)定的事項。 一般來說，文書應該是一事一文。文書標題的選擇更應把握簡潔明了的原則，能夠準確明確地表達文書內(nèi)容。 ? 準確及時 日常管理中，文書的運用都具有及時有效的特點。文書一般是針對特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的時間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。這也是文書管理的本質(zhì)所在。 由于信息的準確性離不開文書的準確表達，因而文書管理過程中絕不可以為了求快而放棄了文書的生命 —準確性。特別是對于文書中所引用的其他文件，更應該注明其出處。 ? 嚴格保密 文書的內(nèi)容關系到一個企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。這就決定了文書的管理應 該具有保密性。特別是對于一些機密文件的保管更應該是管理中的重中之重。 文印室人員更應該樹立嚴格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。 ? 統(tǒng)一管理 文書管理針對的是全體員工，文書內(nèi)容應該統(tǒng)一，傳達信息應該一致，文書格式應該規(guī)范、具體，管理應該統(tǒng)一便捷。 ? 注重程序 公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴格的程序規(guī)定。在日常管理中只有嚴格依程序辦事，才能最大程度地簡化文書管理，使之行之有效。 例如在公文的歸檔這樣一個大的程序上就可以分為：平時歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案 室等不同的子程序。 總之，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴格按規(guī)則辦事，才能達到事半功倍的效果。 9 牢記要點 文書管理應遵循的基本原則： _ 簡潔明了 _ 準確及時 _ 嚴格保密 _ 統(tǒng)一管理 _ 注重程序 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 評價一下您所在單位的文書管理工作及文書管理人員，看一看這方面的工作是否嚴格按文書管理規(guī)則辦事？ 關于這方面的學習資源有很多，例如： ? 《現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本》，石向彤主編，中國 時代經(jīng)濟出版社， 20xx 年。 ? 《秘書工作手冊》，孫云潔等編著，工人出版社， 1985 年。 技能點 2 如保設置文書管理部門 主 題 詞 行政管理 文書管理 文書管理部門設置 適用情景 當需要設置文書管理部門或調(diào)整文書管理部門時，查看此技能。 7 技能描述 企業(yè)想要運行高效，必須有一個合理的企業(yè)部門的設置。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標共同努力，協(xié)調(diào)一致。如何設置文書管理機構(gòu)呢？何種部門適合擔當此任務呢？ 1．總收發(fā)部門 由總務部門 統(tǒng)一擔任。總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總務部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書收受及發(fā)送。 2．管理部門 由于各個部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點，可以讓它們擔當不同的管理任務。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負責管理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書；各業(yè)務部門的最高主管部門，負責管理營業(yè)、采購、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務部門），負責管理其所在地域與外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的 來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。 3．主辦及會辦部門 （ 1）資料需報送工廠主管機構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務室會辦； （ 2）資料需報送外匯貿(mào)易主管機構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務室、財務部會辦； （ 3）資料需報送新聞媒體的，由秘書室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務政策事項，應先報告董事長核定后才能對外發(fā)布； （ 4）資料需報送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會晤法律事務室。 （ 5）資料需報送金融機構(gòu)的，由財務部主辦；需報 送稅務主管機構(gòu)的，由各公司會計處主辦；需報送商業(yè)及證券主管機構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦。 總而言之，資料報送部門的分類和設置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎上，確定文書管理部門設置和工作流程。 9 牢記要點 文書管理機構(gòu)設置的要點： _ 總收發(fā)部門的設置 _ 管理部門的設置 _ 主辦及會辦部門的設置 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 請您判斷以下說法的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。 1．文書管理工作可以由行政部門代行，沒有必要再單設專門機構(gòu)。 （ ） 2．文書管理人員要重在經(jīng)驗，而不是理論。 （ ） 參考答案： 1.； 2.√。 技能點 3 如何進行文書的行文 主 題 詞 行政管理 文書管理 文書行文規(guī)范 適用情景 當面對不同的發(fā)文對象需要選用不同的文書形式時，查看此技能。 7 技能描述 企業(yè)在日常行政管理過程中，要面對各種各樣的對象，發(fā)文對象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場合我們會有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對發(fā)文對 象的尊重。 1． 公文類別 （ 1）公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。 （ 2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 （ 3）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務接洽時使用。 （ 4）簽呈：下級對上級請示或報告時使用 （ 5）表格式公文：政府機關規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 （ 6）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文書依法律、法?guī)的規(guī)定實施；會議記錄及例行報表等不必行文； 業(yè)務 處理須以電報行文時必須使用電報。 2．行文權限判別 行文時名義不同，署名就會不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要劃分不同的權限。 （ 1）以董事長署名行文者，應送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。 （ 2）以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員執(zhí)行。 （ 3）總管理處各部室、中心代表公司對外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。 （ 4）以部門名義行文者，應由部門主管執(zhí)行。 （ 5）因?qū)０笜I(yè)務需要如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義須蓋用董事長或總經(jīng)理的業(yè)務專用章者，行文時應由該業(yè)務主管部門主管在授權范圍內(nèi)經(jīng)核準后方能蓋用。 （ 6）固定格式行文，應由署名的主管對原稿審核后，授權業(yè)務主辦部門主管依式行文。 總之，文書行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書合理，并能準確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。 9 牢記要點 文書行文時要特別注意： _ 公文類別 _ 行文權限 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 請檢 查您的企業(yè)是否意識到行文的重要性： 1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒有可利用的更好的方式？建議您對此進行反思。 2．請您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進行改進。 3．您認為企業(yè)在文書管理行文方面還有哪些需要改進的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進行