20xx年企業(yè)年會指導(dǎo)工作手冊(編輯修改稿)
2025-07-10 09:15 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。 交通安排 重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。 通常，異地舉辦會議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。 因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會者抵達(dá)時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價。 旅游安排 實(shí)際上，年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為 是真正的商務(wù)考察 (為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動作 )。 短線旅行旅程很少離開會展舉辦地 500 公里以上，時間不會超過 48 小時(大多數(shù)為 24 小時以內(nèi) )。少數(shù)旅程可能超過 1000 公里以上，時間可以長達(dá)一周 —— 甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。 司儀安排 如果是客戶答謝年會，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會則可以較少考慮安排司儀。 禮儀工作一般包括模特召集、程序 分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點(diǎn)就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。 秩序維護(hù) 對于會議而言，無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業(yè)內(nèi)部會議秩序基本不用控制，但大型會議，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會場入口設(shè)立保安來維護(hù)為好 茶歇安排 茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、 開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋 裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。 攝影攝像安排 攝影攝像安排：根據(jù)會議的級別和要求，需要安排專業(yè)的攝影攝像人員對會議進(jìn)行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發(fā)給 會后結(jié)算總結(jié) 會后總結(jié)是成功會議必不可少的一步，即體現(xiàn)了辦會者的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又能為下一次年會的成功積累經(jīng)驗(yàn) ?? 會議資料：會議資料的收集和資料的保管 會議的結(jié)算：同會議的各個合作方進(jìn)行對帳結(jié)算，開具發(fā)票 通訊錄：制作通訊錄并發(fā)送參會人員 總結(jié)：對整個會議流程進(jìn)行詳細(xì)的總結(jié) 公司年會的策劃 一、成立公司年會小組 公司年會通常會由一個年會小組來負(fù)責(zé)，主要是為了更好地協(xié)調(diào)各部門的事務(wù)及更有效地調(diào)配公司的各種資源來為年會服務(wù)。一般年會小組的成員會是各個部門領(lǐng)導(dǎo)指派本部門的活躍份子參加。年會小組負(fù)責(zé)整個年會的前期策劃和后期執(zhí) 行。年會小組會在初期推選一名總負(fù)責(zé)人，組織并安排所有人員的工作內(nèi)容和時間管理。成員之間的能力、資源互補(bǔ)搭配也很重要，因?yàn)槭菑母鱾€部門臨時抽調(diào)的人員，總負(fù)責(zé)人必須能夠發(fā)揚(yáng)每個人身上的長處，在短期內(nèi)組成一個團(tuán)結(jié)而強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)為年會服務(wù) 。 二、主題選定 年會的主題既搶眼又精練地表達(dá)了當(dāng)次年會的主要方向。擬定出色的主題，首先需要對企業(yè)的市場情況、品牌情況以及活動目的進(jìn)行充分的了解，特別是企業(yè)想通過此次年會傳遞的信息。其次，還需注意擬定的活動主題應(yīng)與企業(yè)品牌定位吻合。 現(xiàn)場的氣氛是像一家人聚會般的溫馨，也是需要熱烈的 高潮。依據(jù)選定好的主題，背景板、會場的布置和環(huán)節(jié)的安排都可以圍繞主題去展開。跟隨這個步驟 ，在活動整體調(diào)性明確之后，也就確定了活動主題的方向。 年會年年做，每個公司都做，在基本達(dá)到目的之后，公司客戶一定會希望每年的年會有出
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