《20xx年企業(yè)年會指導工作手冊》-全文預覽
【正文】 會議的結算：同會議的各個合作方進行對帳結算，開具發(fā)票 通訊錄：制作通訊錄并發(fā)送參會人員 總結：對整個會議流程進行詳細的總結 公司年會的策劃 一、成立公司年會小組 公司年會通常會由一個年會小組來負責，主要是為了更好地協(xié)調各部門的事務及更有效地調配公司的各種資源來為年會服務。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。 秩序維護 對于會議而言，無不希望有良好的秩序。 司儀安排 如果是客戶答謝年會，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會則可以較少考慮安排司儀。 旅游安排 實際上，年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為 是真正的商務考察 (為獲取行業(yè)或者相關行業(yè)信息而舉行的市場調研性質的動作 )。 交通安排 重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。 圍桌式餐飲 安排比較復雜 —— 特別是大型會議的時候。 常見的會議設施： 屏幕 投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀） 錄像機 VCD 音響 話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風） 鐳射筆 幻燈機 講臺 舞臺 1夾紙板 1大白板 1簽到臺 1名片簿 1馬克筆 1鉛筆 1信簽 1會議桌椅 1插線板 彩電 2橫幅 2指示牌 2告示牌 2桌卡 2主席臺 2盆景 2鮮花 2背景板 隔板 3燈光照明 3同聲翻譯系統(tǒng) 3產品租賃 執(zhí)行預期計劃 按照預期計劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細致與 周到 ?? 在年會執(zhí)行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。 會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協(xié)調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。 度假型酒店：這類酒店一般建在旅游 勝地或海邊，外部設計、園林規(guī)劃、內部裝修都充分體現(xiàn)了當?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。 (6)、其他 —— 點心、水果及調制色酒 視聽設備 除非在室外進行，否則視聽設備的費用通?？梢院雎?。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。 正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關 —— 譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網、水果提供等服務是否開放有關。 對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求 ，并單獨簽訂服務協(xié)議。 (3)、會場布置費用 —— 如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。 會議室 /廳費用 具體可細分為： (1)、會議場地租金 —— 通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者 黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內 —— 比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。 (3)、歡送交通及返程交通 —— 包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。另外，這些 會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算 —— 而改為按預定人數(shù)收取費用） (2)、中
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