【文章內容簡介】 ——物業(yè)設施設備的質檢、消防、勞動、公安及音像等管理部門驗收合格文件——物業(yè)機電設備保養(yǎng)合同——物業(yè)公共區(qū)域設施設備驗收記錄——物業(yè)公共區(qū)域設施設備移交記錄——單元驗收及移交記錄業(yè)戶資料——使用入住情況記錄——業(yè)戶情況登記（包括單位名稱、聯(lián)系人、建筑面積、交接記錄等）管理文件匯編——管理合同、管理公約、服務指南等——物業(yè)各類管理規(guī)章制度——各項管理外包合同——合格供應商名錄供應合同設施設備檢測檔案——供電部門對變配電間定期進行電氣測試的報告記錄——質檢部門出具的電梯合格證書及年檢報告——生活水箱定期清洗消毒記錄（包括衛(wèi)生部門水質檢測報告、清洗人員體檢證明）——避雷系統(tǒng)定期檢測報告——定期沉降檢測報告——消防系統(tǒng)設施設備定期檢測記錄、消防泵及管道定期試機記錄、煙感溫感探頭測試記錄——其它設施設備檢測記錄資料設備設施維修保養(yǎng)檔案——設備設施一覽表——設備臺帳——設備設施維修保養(yǎng)計劃房屋本體維修保養(yǎng)檔案——房屋本體日常維修保養(yǎng)制度及程序——房屋本體大修計劃及實施記錄——房屋本體日常巡檢記錄管理運作類檔案——會務服務值班記錄——保安值班記錄——保潔檢查記錄——工程值班與巡檢記錄——質量管理監(jiān)督記錄——管理工作計劃與報告——工程設備管理計劃與報告——管理處與各方往來函文——客戶保修與投訴處理記錄——承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄檔案管理流程靜態(tài)文件資料小區(qū)資料驗收資料接管資料管理文本規(guī)章制度……動態(tài)文件資料合 同報 告記錄表格會議記錄往來函文……整理分類編號登記進檔入柜保管使用定期備份建立目錄輸入電腦定期處理過期、作廢文件資料文件資料收集檔案管理規(guī)定整個物業(yè)項目的檔案資料由管理處經理負責監(jiān)督保管，各級管理人員按照分工負責匯集整理，由小區(qū)管理處文員負責文件存檔工作。對有關物業(yè)驗收檔案、圖紙、管理制度、合同及附件、設施設備檔案及保養(yǎng)制度、管理報告、員工人事資料等檔案要集中存檔，檔案柜要求上鎖，鑰匙由文員保管，未經總經理/部門經理許可，他人不得查閱。檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾、報告類文件編寫目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。檔案的目錄及存檔文件清單每季度上報公司行政管理處備案。經理/部門主管調職、離任時應向接任者辦理檔案移交手續(xù)，經公司確認后方可離任。因工作需要借閱、復印有關檔案資料的，需經總經理/部門經理書面確認，如有違反作泄密處理。公司將定期檢查上述規(guī)定及要求的落實情況，對違反規(guī)定的保管責任人將作適當處分。一、檔案管理工作環(huán)節(jié)資料收集資料整理資料歸檔檔案利用資料的收集（1）設立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，聘專職檔案員，直接隸屬辦公室。建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格管理。（2）資料的收集堅持內容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道，從時間上講是從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工作技術維修資料；從空間上講是物業(yè)構成的方方面面，大到房屋本體、公共設施，小到一樹一木都有詳細的資料收集。資料分類整理收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內容、住處的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。資料歸檔管理（1）歸檔就是按照資料本身的內在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。根據(jù)實際需要，XXX花園的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。（2）檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究相關人員的責任，檔案管理資料員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。檔案的運用采用先進的檢索軟件，建立電腦網絡系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。（1）外部網：與廣大業(yè)主、房管局主管處室進行聯(lián)網，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作監(jiān)督和檢查。（2）內部網：管理服務中心內部室聯(lián)網，運用現(xiàn)代化辦公手段和設施，對文件進行分級管理、分層使用。二、檔案資料的分類名 稱資 料 內 容工程建筑產權資料A：規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文B：建筑許可證、投資許可證、開工許可證工程技術資料A：紅線圖、總平面圖B：地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告C：工程合同、工程預決算D：工程設計變更、通知及技術核算章E：竣工圖： 單體建筑、結構、設備竣工圖消防、燃氣、智能化等工程及地下管網竣工圖F：房屋消防、燃氣竣工驗收證明書G：鋼材、水泥等主材的質量保證書H：新材料、構配件的鑒定合格書I：供水、供電、電梯、消防、智能化等設備的檢驗合格證書，供水、供電、電梯、消防、智能化等設備技術資料J：砂漿、混凝土試塊、試壓報告K：綠化工程竣工圖L：其他技術資料事務管理資料住戶資料A：住戶入住資料（購房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修早班、驗房表、費用托收協(xié)議等）B：住戶家庭人員檔案C：住戶家庭維修檔案事務資料A：事務值班表 B：事務交接記錄表C：物品搬出（入）物品登記表 D：日常事務巡視記錄E：事務回訪登記表裝修資料A：裝修申請表（附圖紙） B：裝修工程隊安全責任書C：臨時施工人員登記表 D：施工單位營業(yè)執(zhí)照維修資料A：維修申請單 B：維修服務派工單C：維修回訪記錄本 D：公共設施維修記錄治安交通管理資料A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄B：查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶C：物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄D：車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議設備管理資料A：公用設施保養(yǎng)維修記錄 B：各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄C：設備分承包方維修保養(yǎng)記錄 D：設備檢查記錄名 稱資 料 內 容社區(qū)文化資料A：活動計劃實施方案、總結記錄B：社區(qū)文化活動圖片及錄像記錄C：傳媒報導 D：老人活動室等設施使用情況員工管理資料A：員工個人資料、聘用表B：員工業(yè)績考核及獎罰記錄C：員工培訓計劃及實施記錄D：員工培訓考核記錄E：員工外出考評及參加演練記錄F：員工住戶及內務管理記錄表業(yè)主反饋資料A：服務質量回訪記錄表B：業(yè)主意見調查、統(tǒng)計記錄C：業(yè)主投訴及處理記錄表行政文件資料A：管理服務中心部長值班及督察記錄B：政府部門文件C：物業(yè)公司及主管領導部門文件D：管理服務中心規(guī)章制度、通知、通報等文件E：管理服務中心榮譽一覽表F：管理服務中心接待來訪參觀記錄表業(yè)主管委會資料A：籌備成立文件 B：成立后運行文件第五章 人員配備 崗位要求 作業(yè)指導 培訓和管理 人員配備、崗位要求、作業(yè)指導、培訓和管理我司充分發(fā)揮自身雄厚的資源優(yōu)勢和人才優(yōu)勢，在為XXX花園管理處人員的配置上，精心選拔經過多年物業(yè)管理行業(yè)鍛煉的管理中堅和技術骨干組成管理層，體現(xiàn)了“三個第一“的質量承諾。 人員配備管理處各部門人員配置序號類別崗位人數(shù)1經理室經理服務接待2安全保障服務中心領班監(jiān)控巡視門崗車管3環(huán)境保潔中心部長樓道街坊道路垃圾收集4工程維修中心部長維修工5綠化養(yǎng)護中心園藝6合 計 組織架構管理處經理服務接待中心維修服務中心安全保障服務中心保潔服務中心綠化養(yǎng)護中心接待服務報修服務維修人員主管主管秩序維護人員主管保潔人員主管養(yǎng)護人員前臺接待物業(yè)報修回訪收費滿意度測評其他延伸服務智能監(jiān)控日常維修建筑物維護設施設備正常養(yǎng)護監(jiān)控、門衛(wèi)巡邏、消防車輛、道路公共環(huán)境河道樓道綠地水景平整草坪松土除草蟲施肥澆水修剪枯枝 擬定管理人員的素質要求管理處經理——大學?？埔陨蠈W歷，具有專業(yè)技術職稱；——五年以上物業(yè)管理工作經驗，三年以上小區(qū)經理和項目負責人管理經驗；——相貌端正，身體健康；——熟悉相關法規(guī)、政策及業(yè)務知識，具有較強的計劃、組織、溝通、協(xié)調能力；——取得建設部頒發(fā)的全國物業(yè)管理企業(yè)經理證書、物業(yè)管理人員上崗證。服務接待人員高中以上學歷，對社區(qū)秩序維護員、保潔、工程維修基本知識有一定的了解，性格溫順、相貌及自身素質良好，能熟悉日常辦公軟件，電腦打字熟練，具有豐富的資料、文檔管理工作經驗，組織協(xié)調能力強、能吃苦耐勞，處理問題及時有效，持有物業(yè)管理上崗證，年齡在30周歲以下，身高男170以上、女160以上。維修服務中心主管中專以上學歷，有技術職稱，五年以上工作經驗，具有扎實的專業(yè)知識基礎、豐富的實際工作經驗，極強的動手操作能力以及較強的資源運用能力，組織管理能力和綜合事務管理能力，有操作證，敬業(yè)愛崗，年齡35歲50歲，男性身高170以上。維修服務中心人員高中以上學歷，持有特種行業(yè)操作證，身體健康、品行端正，工作認真負責，有一定的口頭表達能力,有專業(yè)執(zhí)業(yè)證書。安全保障服務中心主管中專、高中以上學歷，具有二年以上的專業(yè)工作經歷，擁有相應的上崗資格證書，具有一定的組織、協(xié)調和指揮能力，經公司組織的相關專業(yè)崗位培訓、骨干培訓，成績優(yōu)良，取得上崗證，體貌端正，身高170左右。安全保障人員高中文化程序，年齡2045周歲，面容端正、身體健康、作風正派、政治過硬，有良好的職業(yè)道德，具有擒拿格斗技能，退役士官、中共黨員優(yōu)先。環(huán)境保潔服務中心主管中專、高中以上學歷，具有三年以上專業(yè)工作經歷，擁有物業(yè)管理上崗證書，熟悉內樓道、外環(huán)境工作程序和行業(yè)等級服務標準，具有一定的組織、協(xié)調和指揮能力。環(huán)境保潔人員初中以上學歷，身體健康、品行端正、工作認真負責，熟悉作業(yè)程序，能吃苦耐勞，年齡要求：男2550周歲、女2542周歲。綠化養(yǎng)護中心園藝師中專、大專學歷，具有二年以上的實際工作經驗，持有物業(yè)管理上崗證書，熟悉綠地、草坪、園林樹木的日常養(yǎng)護工作，要能根據(jù)地區(qū)特點制定全年管理目標并負責組織實施，確保小區(qū)綠化養(yǎng)的成活率。綠化養(yǎng)護人員初中以上學歷，具有三年以上的實際工作經驗，長期從事綠化養(yǎng)護工作的人員，招聘時年齡可適當放寬，能吃苦耐勞、服從組織安排，身體健康、熱愛綠化養(yǎng)護工作，具有較強的責任心和事業(yè)心。 崗位職責（1） 管理處經理崗位職責： 組織小區(qū)之入伙工作； 協(xié)助招聘管理服務中心配置人員，負責員工的培訓及其考核和獎懲； 制訂各類緊急事件之處理程序，對小區(qū)整體安全負有組織領導的具體責任； 處理投訴及突發(fā)事件需到現(xiàn)場； 出席各類會議，并提交會議記錄； 協(xié)助小區(qū)活動，溝通與住戶關系； 認真執(zhí)行物業(yè)管理法規(guī)和公司有關規(guī)章制度，在實踐中不斷提高自身的業(yè)務素質和領導工作能力； 不斷建立和完善科學的運作、監(jiān)督和考核體系，確保政令暢通，信息反饋流暢管理工作高效； 制定管理服務中心管理目標和經營方向，包括一系列規(guī)章制度和操作規(guī)程，制定管理服務中心全體員工的職責，并監(jiān)督實施； 制定管理服務中心年度、月度工作計劃，并監(jiān)督執(zhí)行；1 制定房屋、設備、設施維修和養(yǎng)護計劃，并組織維修人員按時保質完成計劃工作；1 負責管理服務中心日常管理經費的審報工作，合理控制費用開支；1 負責組織、協(xié)調員工工作安排，負責管理服務中心員工工作績效考評證；1 負責審批《月采購申請表》、《員工物品領用單》，對部門的物資使用進行有效的程序控制；1 負責組織管理服務中心的各項工作檢查，通過檢查、考核，加強部門及責任人的工作責任感，樹立“創(chuàng)一流”工作成績的榮譽感，督導各項服務工作的有效落實；1 組織每周管理服務中心工作例會，及時了解人員狀況、工作難點，檢查、總結和布置工作；1 制定夜間查崗制度，指定夜間查崗人員并監(jiān)督查崗情況；1 自覺接受行政主管部門、開發(fā)商及業(yè)主管理委員會和業(yè)主、住戶的民主監(jiān)督，采納合理化建議，并加以實施；1 通過管理服務中心與其他管理服務中心、公司各部門的聯(lián)系，建立良好的公共關系，協(xié)調配合，搞好工作； 接受部門經理及業(yè)主的年度和任期考核，接受獎懲，對公司和業(yè)主負責；2 以身作則，關心員工，為員工解決實際困難，豐富員工的業(yè)余文化生活，最大限度地發(fā)揮和調動全體管理服務中心員工的工作熱情和責任感，增強集體凝聚力；2 認真完成公司交辦的其他任務。作業(yè)指導： 領導管理處全體員工完成公司下達的責任目標，對管理處的收支情況負責，對管理處的整體服務質量和安全生產負責； 對管理處不合格服務的處理及糾正、預防措施的實施和跟蹤； 對管理處的員工進行考核并據(jù)實進行獎懲