【文章內(nèi)容簡介】 送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人簽發(fā)日期為準。對外公文除“會議紀要”外，以紅頭文件的對外公文均應當在公司董事長書面批準后加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應當加蓋印章（中心文件除外）。公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位（個人），應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（二）公文用紙采用國際標準A4型，雙面打印，左側裝訂。七、發(fā)文辦理及督查（一）發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、分發(fā)等程序。（二）公文擬稿、發(fā)文以公司名義擬發(fā)的文件，經(jīng)總裁簽發(fā)后，由行政中心按發(fā)文規(guī)則編號、印制、用印、分發(fā)，同時做好文件簽收登記。文件起草中心在擬文稿紙中明確主送單位、所要發(fā)到的層面及文件中未說明的其它要求。（三）簽發(fā)時限根據(jù)擬發(fā)公文的緩急程度將發(fā)文分為平件、急件、特急件限時辦理。平件應于擬稿之日起（不包括擬稿日，下同）2個工作日內(nèi)簽發(fā)。急件應于擬稿當日簽發(fā)。特急件應在擬稿完成后隨報隨簽。（四）以公司名義發(fā)送的電子文件，由行政中心發(fā)送至文件主送單位并應跟蹤和反饋辦結情況；（五）發(fā)文流程經(jīng)辦人擬稿提交中心負責人審閱報公司總裁簽發(fā)行政中心按發(fā)文規(guī)則發(fā)文文件簽收登記 歸檔催辦落實八、收文辦理及督查 收文辦理指對公司收到內(nèi)部、外部來文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。凡外來文件，均由行政中心統(tǒng)一運轉；對于公司內(nèi)部來文，按審批管理權限自行運轉；對于收到的密級文件應減少運轉環(huán)節(jié)、縮小涉密范圍。（一）簽收。行政中心對收到的文件進行簽收清點，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向發(fā)文單位查詢，各中心收到行政中心轉發(fā)的文件后要簽收，電子版文件應回復接收情況。（二）登記。登記項目包括收文編號、收文日期、發(fā)文單位、文號、標題、份數(shù)，并將辦理結果予以登記。（三）擬辦。對于外部來文，由行政中心按文件內(nèi)容和緩急程度填好收文處理單，行政中心負責人提出擬辦意見，上報公司領導閱批。具體程序如下：對于一般性文件，由行政中心負責人提出擬辦意見，報分管領導閱批。對于外部來文及重要性文件，由行政中心負責人提出擬辦意見，經(jīng)分管領導審閱后，報總裁閱批。對于涉及有關專業(yè)內(nèi)容的文件，由行政中心負責人提出轉辦意見，專業(yè)中心負責人提出辦理意見，報該中心的分管領導審閱后，報總裁閱批。（四）批辦時限。行政中心根據(jù)文件要求的時限在收文處理單上標明緩急程度。平件應于文件送達之日起2個工作日內(nèi)閱批完畢。急件應于文件送達當日內(nèi)閱批完畢。特急件應隨送隨閱批。對于綜合性較強，需調(diào)查或需集體研究的事關重大的文件，最晚在文件要求時限前2日閱批完。（五）傳閱。行政中心根據(jù)公司領導的閱批意見，按一定的程序將文件送達有關領導閱知或閱示。有關領導應根據(jù)文件要求及文件辦理時限閱覽并簽署意見。行政中心要隨時掌握文件去向，避免漏傳、誤傳、橫傳。（六）承辦。行政中心按公司領導的批示，將文件送達有關中心辦理。承辦中心應認真負責，及時辦理不得延誤。承辦人辦結后，在收文處理單上填寫辦結反饋情況。（七）催辦。行政中心按規(guī)定的時間提前向承辦中心詢問辦理結果，以保證公文及時辦理完畢。（八）收文流程簽收文件進行編號、登記擬辦，報分管領導審批將審批意見送達有關部門傳閱承辦及反饋催辦及歸檔九、公文歸檔（一）公文辦理完畢后，應當及時整理（立卷）、歸檔，發(fā)文的擬稿、修改稿原件、正式文件原件全部存檔，個人不得保存應當歸檔的公文。（二）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦中心整理、立卷、歸檔。十、公文管理（一）公文由行政中心統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。（二）不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)相關中心、公司總裁批準，可以銷毀。（三）銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。（四）相關中心合并時，全部公文應當隨之合并管理；中心撤銷時，將需要歸檔的公文整理后，移交行政中心檔案室。（五）員工調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文移交、清退。十一、各中心向公司領導呈報的請示或報告，經(jīng)中心負責人審核簽批后，呈報主管領導。應向總裁報告或應向公司其他領導會簽的工作，由公司主管領導審簽后送公司相關領導。十二、涉及多中心的工作，由主辦中心牽頭辦理，協(xié)辦中心要積極配合，對有分歧意見的，主辦中心應與協(xié)辦中心協(xié)商解決；經(jīng)協(xié)商仍不能取得一致意見的，主辦中心應在簽報中明確列出不同意見并提出傾向性建議，由公司分管領導進行協(xié)調(diào)或召開專題會決定。十三、公文的擬定，屬于公司綜合性內(nèi)容的由行政中心負責，屬于各中心分工范圍內(nèi)的由主辦中心負責，再送行政中心審定核稿。第九章 電話管理制度一、公司電話主要用于公司方便與外界溝通和開展業(yè)務而安裝的公用電話。二、電話管理由行政中心負責，使用由各中心負責人督導與控制。 三、電話使用須知：（一）注意禮節(jié)，長話短說，簡明扼要。（二）使用電話前應對討論、商洽事項有構思或提綱。（三）員工個人不得使用公司電話辦私事。（四）員工私掛國內(nèi)長途電話每次罰款50元；以公事為由騙掛港、澳、臺（國際長途）電話每次罰款200元；屢教不改者，視情節(jié)給予處分，直至辭退。第十章 電腦管理制度一、為確保公司電腦設備的正常使用和資料信息的安全，提高員工工作效率，共同營造高效安全有序的辦公環(huán)境，特制訂本制度。二、電腦是公司的資產(chǎn)，由行政中心負責計算機的硬、軟件管理及網(wǎng)絡線路維護排障、過程控制等技術問題的解決與協(xié)調(diào)工作。三、電腦使用基本要求：（一）電腦周圍請保持整潔，不得在辦公桌用餐及吃零食，以防鼠患，水杯須遠離插座和電腦。（二）禁止瀏覽不正規(guī)、來歷不明及臨時彈出的廣告網(wǎng)站，不接收和下載來歷不明的文件，不輕易打開電子郵件中的附件，待文件確認安全后再接收。（三）不得隨意嘗試不熟悉的電腦操作步驟，不隨便刪除硬盤文件，否則易造成電腦運行異常，甚至是不可挽回的后果。遇到電腦發(fā)生異常而自己無法解決時，請立即通知管理員幫助解決。（四）不得從網(wǎng)絡下載安裝非法、盜版軟件或文件，不得購買任何新的或演示軟件或將其安裝在公司的電腦上，嚴禁使用迅雷、BT、電驢等P2P軟件。（五）請正確的拔插U盤及移動硬盤，使用U盤和移動硬盤前需進行掃描殺毒。（六）任何計算機需安裝軟件時，須經(jīng)行政中心總監(jiān)批準，由行政專員聯(lián)系技術人員負責安裝；員工不得在私人的計算機和公司擁有的計算機或攜帶型計算機之間，轉換任何軟件。（七）使用人應每周對計算機軟件進行升級及病毒掃描，在離開前應先退出系統(tǒng)再關機，不得強行關閉電源。（八）信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效，有效文件避免存放在系統(tǒng)盤(一般為C盤)、“我的文檔”和“桌面”。（九）工作時間嚴禁使用電腦觀看影片、播放音樂、玩游戲以及從事其它與工作無關的活動。（十）任何人未經(jīng)過他人同意，不得使用他人的電腦，本人電腦需設定密碼保護功能。（十一）不得私自拆卸電腦及外部設備或更換電腦機箱內(nèi)的硬件設備。（十二）使用人應保守公司秘密，電腦內(nèi)的信息資料屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人提供、泄露，違者視情節(jié)輕重給予處分。四、每周由行政專員對公司各臺計算機進行檢查，并將其納入對員工的考核范圍。凡是發(fā)現(xiàn)擅自安裝不合本規(guī)定的軟件(含游戲)。第一次記大過，第二次直接解除勞動關系。第十一章 文印管理制度為減少資源浪費，節(jié)約紙張成本及規(guī)范文印資料管理，特制定本制度。一、文印資料范圍：（一）以公司名義對外發(fā)送的文件、資料。（二）以公司名義或由公司授權擬定的合同、協(xié)議及擬定的規(guī)劃、計劃、報告等。（三）各中心對外工作聯(lián)系所必須的文字、圖像或證明材料。（四）各中心年度、季度、月度工作總結和計劃及上報審批的文件、報表或材料。二、以公司名義對外的發(fā)文，由行政中心統(tǒng)一進行編號。三、各中心需由行政中心配合印發(fā)的公文或其他資料，經(jīng)各中心負責人簽字后，交行政中心印發(fā)。四、員工的個人資料、外單位的材料原則上不得在公司進行打印復印。五、各中心所有以公司名義對外的公文、文件，須一式二份送行政中心留底存檔。第十二章 辦公用品管理制度為規(guī)范公司辦公用品的申購、分發(fā)、保管及銷毀，明確辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節(jié)約成本，提高辦公效率，特制定本制度。一、公司辦公用品由行政中心負責統(tǒng)一管理，管理內(nèi)容包含：申購、保管、發(fā)放、維修及報廢。二、各中心根據(jù)工作需要，填寫《申購單》（包含物品名稱、數(shù)量、金額、用途），提交行政中心。三、行政中心指定專人擬定每月辦公用品計劃及預算，經(jīng)主管領導審批后負責采購。四、行政中心自接到《申購單》1日內(nèi)完成審核工作，若為特殊辦公用品，須報常務副總裁或總裁審批，審批通過后3日內(nèi)完成采買。五、新聘員工的辦公用品，根據(jù)各中心提供的員工名單和辦公用品清單，由行政中心負責為其配齊。六、辦公用品管理人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量適質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、保管良好。七、辦公用品管理人員應建立辦公用品臺帳，履行好購、發(fā)登記手續(xù)，做到帳物一致。八、辦公用品發(fā)放：辦公用品的發(fā)放采取領用和借用兩種形式，除低值易耗的辦公用品屬于領用外，其余均屬于借用。九、辦公用品維修、報