【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 管理制度 第一節(jié) 保密制度 為保守公司機(jī)密，維護(hù)公司利益，制訂本制度：一、公司機(jī)密關(guān)系到公司的利益和發(fā)展，因此全體員工都有保守公司機(jī)密的義務(wù)。公司機(jī)密包括下列事項(xiàng)：（1）公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策中的機(jī)密事項(xiàng)；（2）公司策劃決策中的機(jī)密事項(xiàng)；（3）招標(biāo)項(xiàng)目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；（4）合同和重要的客戶資料；（5）公司非向外公開(kāi)的財(cái)務(wù)、證券情況、銀行帳戶帳號(hào)；（6）其他董事會(huì)或總負(fù)責(zé)人確定應(yīng)當(dāng)保密的公司機(jī)密事項(xiàng)。屬于公司機(jī)密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密、機(jī)密、絕密”樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳送、保管。公司機(jī)密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、傳抄機(jī)密文件、資料。記載有公司機(jī)密事項(xiàng)的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。接觸公司機(jī)密的員工，不準(zhǔn)向他人泄密；員工之間不得打聽(tīng)、刺探公司機(jī)密。做到不該問(wèn)的不問(wèn)，不該知道的不知道。 凡屬公司的機(jī)密文件、資料均由綜合管理部檔案室妥善管理。 綜合管理部應(yīng)定期檢查各部門的保密情況。對(duì)保守公司機(jī)密和防止公司機(jī)密泄露的有功者，公司將予以表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。1公司設(shè)兼職機(jī)要秘書一名，負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收發(fā)和管理。二、對(duì)于違反本規(guī)定故意或過(guò)失泄露公司秘密的員工，公司視其情節(jié)及危害后果予以行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)及危害后果極其嚴(yán)重者，公司將對(duì)其予以除名，直至追究其法律責(zé)任。第二節(jié) 檔案管理制度一、檔案管理的范圍： 凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的需經(jīng)常利用查閱的文件材料，均作為檔案管理范圍。存檔資料范圍如下：（1）商業(yè)往來(lái)文書：如來(lái)文、發(fā)文、內(nèi)部公文、電傳及傳真等；（2）財(cái)務(wù)存檔資料：支票、帳簿、財(cái)產(chǎn)目錄、報(bào)價(jià)單、統(tǒng)計(jì)及會(huì)議資料等；（3）銷售單據(jù)類：售貨發(fā)票、購(gòu)貨定單、運(yùn)費(fèi)帳單、提貨單、裝載收據(jù)等；（4）重要文件類：法律文件、商業(yè)交易契約等；（5）重要工程圖表類：各種設(shè)計(jì)圖、地形圖及統(tǒng)計(jì)圖等；（6）企業(yè)有關(guān)參考資料、各種報(bào)告、演講稿及雜志等；（7）報(bào)刊、雜志的剪報(bào)資料，重要的報(bào)刊、雜志隨時(shí)做剪報(bào)存檔；（8）記錄要件：股票記錄、銷售記錄、人事檔案、圖書目錄等；（9）會(huì)議資料：會(huì)議記錄、議程、會(huì)議報(bào)告及其他相關(guān)資料等；（10）電腦資料：電腦磁盤、磁碟等。 檔案管理原則規(guī)定：（1）公司檔案由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)管理；（2）各部門檔案和財(cái)務(wù)檔案（除會(huì)計(jì)檔案）必須配合綜合管理部統(tǒng)一集中化管理；（3）檔案應(yīng)進(jìn)行編目，包括案卷封面的編目和卷內(nèi)目錄，備考表的填寫；（4）檔案的裝具執(zhí)行檔案局統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；（5）檔案的復(fù)制應(yīng)以完整、準(zhǔn)確、安全、保密為原則；（6）檔案一律不得涂改；（7）每年對(duì)達(dá)到保管期限的檔案由綜合管理部組織進(jìn)行一次鑒定審查，揀出確無(wú)保存價(jià)值的檔案，以便銷毀；（8）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要編造清單，一式兩份，由綜合管理部起草銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并備案；（9）檔案的借閱本著積極提供檔案信息資料和嚴(yán)格執(zhí)行保密制度相結(jié)合的原則，擴(kuò)大檔案的利用度。有關(guān)借閱檔案的規(guī)定如下：1） 查閱檔案應(yīng)在公司閱覽；2） 借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案登記簿上登記方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱；3） 借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得損毀檔案，應(yīng)保持檔案的整潔，如毀損檔案，應(yīng)視情節(jié)進(jìn)行處理；4） 外單位借閱，摘抄檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱；5） 檔案確需借出使用時(shí)，應(yīng)持有主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的簽字證明，并填寫外借單；6）外借的檔案送還時(shí)，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；7） 檔案管理責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守以上檔案管理規(guī)定，如有違反將給予50—500元罰款，并追究責(zé)任人行政責(zé)任。 檔案管理階段：檔案管理分為三個(gè)階段（1）未處理階段：對(duì)不能立即歸檔入庫(kù)存、尚需在有關(guān)部門中繼續(xù)流轉(zhuǎn)和使用的檔案資料，應(yīng)設(shè)立專門的文件柜來(lái)暫存，并按“地點(diǎn)到位，責(zé)任到人”的原則進(jìn)行管理，誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)。（2）處理事項(xiàng)階段：檔案用完或與檔案有關(guān)的事項(xiàng)處理完畢后，進(jìn)入檔案歸檔過(guò)程，分為兩個(gè)階段：1） 保管階段：檔案資料處理完畢后，所有檔案資料都必須從經(jīng)辦人個(gè)人使用的文件柜中取出，移交部門共用文件柜中，原則上個(gè)人保管已處理完的檔案資料不超過(guò)1個(gè)月，每月應(yīng)清查移交一次。2） 保存階段：全部處理完畢的文件資料在各部門共同的文件柜中保管時(shí)間原則上不得超過(guò)3個(gè)月，即應(yīng)最終移交公司檔案庫(kù)保存。各部門應(yīng)于每季末進(jìn)行清理或整理，去掉沒(méi)有保存價(jià)值的文件資料，把必須保存的文件，于第二個(gè)季度初統(tǒng)一移交公司檔案庫(kù)集中保存。（3）廢除階段：對(duì)保存期滿的檔案文件資料，按規(guī)定程序予以廢除或銷毀。 檔案管理程序： （1）點(diǎn)收與整理：1)點(diǎn)收，收到各部門歸檔文書，應(yīng)加以清點(diǎn)，檢查文書是否齊全，有無(wú)附件，不必歸檔者即退還；2）整理，文書檔案經(jīng)清點(diǎn)后，應(yīng)加以整理，同一事由的收發(fā)文應(yīng)集為一個(gè)單元，破損文書將及時(shí)修補(bǔ)完善，盡量使文書檔案整理成統(tǒng)一規(guī)格。（2）分類：以各部門文書檔案內(nèi)容為分類標(biāo)準(zhǔn)。（3）立卷：1）立卷，將性質(zhì)相同、類號(hào)相同的文書予以集中，給予適當(dāng)?shù)拿Q， 顯示檔案內(nèi)容，以便管理及應(yīng)用；2）歸檔，將新的性質(zhì)、類號(hào)相同歸檔文書，歸入前已立卷內(nèi)，使整個(gè)案卷便于查考。（4）編目：1）將檔案編成種種目錄以便隨時(shí)查考檔案內(nèi)容，檔案目錄應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，詳細(xì)完備；2）檔案目錄可以采用卡片式和書本式，在目錄上應(yīng)有案名、收發(fā)文號(hào)、事由、附件、立卷日期、件數(shù)、案名登記號(hào)碼、轉(zhuǎn)移銷毀、備考等項(xiàng)目。（5）分裝：歸檔整理后的文書應(yīng)分裝成冊(cè)，以便長(zhǎng)久保存，方便管理。（6）保存：1）保存：依編號(hào)順序存放于文件夾內(nèi)，以便隨時(shí)調(diào)用；2）調(diào)卷：查卷、調(diào)卷、還卷三種步驟；3）清點(diǎn)：檔案管理負(fù)責(zé)人定期（每月）按卡片分類目錄對(duì)照清點(diǎn)。（7）防護(hù)：檔案保管處空氣應(yīng)流通、干燥、并做好保密、防霉、防火、防蟲、防污、防盜工作。檔案管理責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守以上檔案管理程序，如有違反將給予50—500元罰款，并追究責(zé)任人行政責(zé)任。第三節(jié) 公司印章、介紹信管理規(guī)定使用公司印章及介紹信即代表了公司不同程度的對(duì)外承諾，因此，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：公司有關(guān)部門指定專人保管印章及介紹信，公司的公章、合同章財(cái)務(wù)章及介紹信均由綜合管理部負(fù)責(zé)管理。 印章、介紹信必須妥善保管，隨用隨取，用后立即存放原處并及時(shí)上鎖。若不慎遺失應(yīng)立即登報(bào)聲明作廢。造成后果的，將追究責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任，并進(jìn)行處罰。 公司印章、介紹信保管者必須維護(hù)公司利益，嚴(yán)格照章辦事，嚴(yán)禁濫用公章。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，介紹信保管人員不得開(kāi)具空白介紹信，印章保管人員不得委托他人代為保管、使用印章，不得將印章攜出綜合管理部。 如印章需借出，須經(jīng)總負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由綜合管理部人員隨同現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。用印程序和規(guī)定： （1）用印須經(jīng)申請(qǐng)人所在部門和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。凡涉及公司對(duì)外合同、擔(dān)保、承諾的，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。（2）用印須進(jìn)行登記，登記項(xiàng)目包括：用印日期、編號(hào)、內(nèi)容摘要、批準(zhǔn)人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印次數(shù)等事項(xiàng)。 印章保管人員發(fā)現(xiàn)不符合上述程序和規(guī)定的，應(yīng)拒絕用印并及時(shí)報(bào)告上級(jí)。 開(kāi)具介紹信，必須將存根所列項(xiàng)目填寫清楚，如需公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，則應(yīng)在簽批后，再加蓋公章。 使用信箋開(kāi)介紹信，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的底稿抄清后，再蓋公章，并保存底稿。 用印登記、介紹信存根、授權(quán)書由綜合管理部留存保管。 違反上述規(guī)定的，視情節(jié)及危害后果程度，予以處分或經(jīng)濟(jì)處罰，直至追究刑事責(zé)任。第四節(jié) 公司收、發(fā)文管理制度為了加強(qiáng)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)，規(guī)范管理，以免造成公文遺失或延誤等現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)收發(fā)文作如下規(guī)定：外來(lái)文件由綜合管理部統(tǒng)一簽收、拆封、分門別類進(jìn)行處理。登記：凡上級(jí)主管部門和業(yè)務(wù)主管單位的文件以及各類掛號(hào)件、機(jī)要文件和需要我司作答復(fù)的函件，均應(yīng)統(tǒng)一登記，造冊(cè)保管。 閱辦：屬于一般性業(yè)務(wù)文件，直接送對(duì)口部門承辦，同時(shí)，視情況送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門閱知。屬于政策性的，關(guān)系到公司全局工作的，涉及重要問(wèn)題的文件以及上級(jí)主管部門和業(yè)務(wù)主管單位的重要批件，如文秘不能確定由哪個(gè)部門承辦的，應(yīng)送綜合管理部負(fù)責(zé)人批辦并送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。 催辦：上級(jí)主管部門和業(yè)務(wù)主管單位指辦的文件，以及其他需要公司辦理或回復(fù)的事項(xiàng)，由綜合管理部指定專人催辦，各部門應(yīng)及時(shí)告知承辦事項(xiàng)的處理結(jié)果，防止漏辦延誤。傳閱：建立文件傳閱制度，重要文件、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、參考資料，由綜合管理部整理后及時(shí)送交公司有關(guān)人員傳閱。撰稿：撰寫文件，要求情況詳實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚、層次分明、文字精煉、書寫工整、篇幅簡(jiǎn)短，一事一文，能夠通過(guò)面談和發(fā)便函解決的問(wèn)題，盡量不發(fā)文。核稿工作由擬稿部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，部門撰擬以公司名義發(fā)出的文件（不包括簡(jiǎn)報(bào)、信息、函件等），在送公司領(lǐng)導(dǎo)審簽前須經(jīng)綜合管理部審核，文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門的，由擬稿部門負(fù)責(zé)在送審前與有關(guān)部門會(huì)審。發(fā)出文件應(yīng)在信封上寫明收件單位全稱，急件和掛號(hào)要向收發(fā)人員說(shuō)明，重要文件須使用掛號(hào)或特快專遞郵寄。重要文件的歸檔（1）凡記述和反映公司重要職能活動(dòng)的有具體價(jià)值和參考價(jià)值的文件，均應(yīng)立卷歸檔。重點(diǎn)包括：股東單位或業(yè)務(wù)主管單位的文件、電報(bào)、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)以及轉(zhuǎn)給公司或公司領(lǐng)導(dǎo)的批文和重要電函、談話記錄；公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員外出開(kāi)會(huì)帶回的文件資料。（2）公司活動(dòng)和內(nèi)部管理中形成的文件、資料；公司與外單位簽署的合同書、協(xié)議書、意向書原件；公司干部任免、考察、審查材料；各類介紹信存根；會(huì)議紀(jì)要等。（3）公司與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位的重要往來(lái)文件。（4）公司辦理其他重要事項(xiàng)的資料。查閱：歸檔文件的查閱，所有文件，均須綜合管理部負(fù)責(zé)人同意方可查閱，同時(shí)辦理查閱登記手續(xù)。1歸檔文書的管理公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)。對(duì)于應(yīng)該存檔的文件材料，任何個(gè)人不得私自保存或銷毀。1違反上述規(guī)定的，視情節(jié)及危害后果輕重，予以行政和經(jīng)濟(jì)處罰。1由各部門擬發(fā)的文函，如有與公司經(jīng)營(yíng)相?；蛟斐善渌涣加绊懙?，視情節(jié)及危害后果輕重，予以行政和經(jīng)濟(jì)處罰。附：海南*****有限公司發(fā)文登記發(fā)文部門發(fā)文人主管人收文單位收件人內(nèi)容：發(fā)文主旨經(jīng)辦日期部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期第二章 公司日常工作管理制度第一節(jié) 公司機(jī)動(dòng)車輛管理規(guī)定一、公司公用車輛管理規(guī)定：公司公用車輛由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。申請(qǐng)派車有關(guān)規(guī)定： 1）短途用車須提前1小時(shí)申請(qǐng)聯(lián)系派車單，長(zhǎng)途用車原則上必須提前一天申請(qǐng)聯(lián)系用車。 2）綜合管理部按事情輕重緩急、路途遠(yuǎn)近及時(shí)間長(zhǎng)短統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配車輛。 3）如申請(qǐng)無(wú)車，交通費(fèi)按有關(guān)規(guī)定核實(shí)報(bào)銷。二、公司專用車輛管理規(guī)定：各部門專用車輛由具體使用人負(fù)責(zé)管理。配備給相關(guān)部門的，由部門負(fù)責(zé)人管理。公司綜合管理部對(duì)各部門專用車輛使用管理進(jìn)行監(jiān)督。遇公司重大活動(dòng)和接待公司重要客人、關(guān)系戶時(shí)，各部門專用車輛由綜合管理部統(tǒng)一安排調(diào)配。配備專用車輛的部門，原則上不再申請(qǐng)派用公司公用車輛。綜合管理部在車輛調(diào)配困難時(shí)，有權(quán)調(diào)用各部門專用車輛。三、公司使用員工車輛管理規(guī)定：?jiǎn)T工自行負(fù)責(zé)自有車輛的使用、保管、維修、保養(yǎng)、清洗、保險(xiǎn)等工作。對(duì)部門負(fù)責(zé)人級(jí)以上管理人員利用自有車輛辦理公司業(yè)務(wù)的，由公司每月按相關(guān)業(yè)務(wù)用車量進(jìn)行核算，每月公司最多可報(bào)銷1000元人民幣作為燃油費(fèi)和基本維護(hù)費(fèi)，超過(guò)部分由責(zé)任人自行解決，公司不再補(bǔ)償，同時(shí)不再報(bào)銷市內(nèi)辦事交通費(fèi)。如長(zhǎng)途用車另行計(jì)算。責(zé)任人在上報(bào)公司同意后，進(jìn)行正常的車輛維修所發(fā)生的維修費(fèi)用由公司負(fù)責(zé)支付。責(zé)任人在駕駛自有車輛辦理公司事務(wù)過(guò)程中，若因違章駕駛所造成的證件被扣、人身意外傷害、車輛損壞等后果，概由責(zé)任人自負(fù)（事故責(zé)任以交警的判決為準(zhǔn)）。四、公司機(jī)動(dòng)車輛駕駛員管理規(guī)定：嚴(yán)格遵守交通法規(guī)和公司車輛管理的有關(guān)規(guī)定。公司專職駕駛員必須持有國(guó)家規(guī)定管理部門頒發(fā)的正式駕駛執(zhí)照。保管好隨車證件與工具，經(jīng)常自覺(jué)保養(yǎng)車輛，使車輛處于良好運(yùn)行狀態(tài)。出車前必須檢查車輛，不準(zhǔn)駕駛安全設(shè)備不全和機(jī)件失靈車輛。自覺(jué)服從公司領(lǐng)導(dǎo)和綜合管理部安排的出車任務(wù)，注意文明行車，自覺(jué)維護(hù)公司形象。嚴(yán)禁酒后、疲勞過(guò)度駕駛車輛和超速行駛。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將車輛外借他人使用。持有不合格駕照和無(wú)證駕駛所發(fā)生的交通事故責(zé)任自負(fù)。五、車輛耗油管理規(guī)定：公司車輛實(shí)行一車一卡加油，若無(wú)特殊情況未使用加油卡加油的油費(fèi)不予報(bào)銷，油費(fèi)由當(dāng)事人承擔(dān)。公司車輛燃油費(fèi)實(shí)行定額管理。公司車輛的用油量每月由綜合管理部進(jìn)行核對(duì)并報(bào)財(cái)務(wù)部復(fù)核審查。六、公司車輛的維護(hù)和保養(yǎng)管理規(guī)定：車輛必須做到定期保養(yǎng)，原則上以駕駛員日常保養(yǎng)為主。車輛實(shí)行定點(diǎn)維修，若無(wú)特殊情況未在定點(diǎn)維修站維修，其費(fèi)用不予報(bào)銷，費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)。公司車輛實(shí)行定點(diǎn)清洗。公司車輛的保險(xiǎn)年審由綜合管理部負(fù)責(zé)辦理。公司有關(guān)車輛維修、保養(yǎng)和其它費(fèi)用由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)結(jié)算。七、公司車輛獎(jiǎng)勵(lì)與處罰管理規(guī)定：獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定： 公司對(duì)車輛管理負(fù)責(zé)人和正式在編的駕駛員實(shí)行一年一次安全獎(jiǎng)勵(lì)，安全獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)為500元至2000元，符合下列四條者可獲安全獎(jiǎng)，反之遞減：（1）全年安全行車無(wú)任何責(zé)任事故的；（2）全年工作積極、服從領(lǐng)導(dǎo)安排的、車輛維護(hù)保養(yǎng)較好的；（3）全年按時(shí)上下班、無(wú)遲到、早退或缺勤的；（4）無(wú)酒后開(kāi)車違章紀(jì)錄的；（5）無(wú)私自借車或用車的。處罰規(guī)定：