【文章內(nèi)容簡介】 用印件，印章管理部門及印章保管人應(yīng)及時督促有關(guān)使用部門和用印業(yè)務(wù)承辦人進行上交收回，并及時辦理空白用印件的銷毀事務(wù)。 企業(yè)的印章保管人員不得擅自將印章讓他人保管。 企業(yè)印章必須放在安全的地方，所放的抽屜、柜要加鎖，重要的印章應(yīng)置于保險箱內(nèi)，且須管好放印章柜子的鑰匙，不可亂扔。 印章只能在保管人員辦公室內(nèi)使用，不得擅自拿出辦公室。保管人員外出時，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后交他人代管，填寫《公章借用檔案卡》(參閱附表2) ，在此期間，由代管人對印章的使用及管理負責(zé)。 特殊情況需攜印外出使用時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或公司負責(zé)人批準，并嚴格規(guī)定使用范圍和使用時間、地點，并指定執(zhí)印人、監(jiān)印人、填寫《公章借用檔案卡》。 保管人員發(fā)現(xiàn)印章丟失或有異?，F(xiàn)象，應(yīng)保護現(xiàn)場，并報告領(lǐng)導(dǎo)迅速查明情況及時處理，必要時報告公安部門協(xié)助處理，對確己丟失的印章要向當?shù)毓矙C關(guān)登記并申明作廢。 把印章管理列為企業(yè)的保密范圍，嚴防印章被盜或被盜用。 公司如果發(fā)生一定的機構(gòu)變動或因其它原因而停止用章時，各公司保管人員應(yīng)將印章交公司行辦封存，或按主管領(lǐng)導(dǎo)或公司負責(zé)人的書面批示在一定的監(jiān)督下銷毀、銷毀時應(yīng)有兩個以上的監(jiān)銷人。6 印章的使用管理 用印審批：用印必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的批準，印章保管人員在蓋印前，驗收《用印申請登記表》。 審閱：印章保管人員在蓋章前應(yīng)對所需蓋印的文件進行審閱，如在文件的內(nèi)容、手續(xù)、格式等方面發(fā)現(xiàn)問題或疑點，應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)，在一些重要的用印情況下更要加強審閱工作。 登記：用印需履行用印登記手續(xù)，建立詳細的《用印申請登記表》，既使是證明信、匯款單、包裹單等的加蓋公司印章也需進行登記手續(xù)，以備出現(xiàn)問題時核查。 公章 使用范圍：主要用于以公司名義簽發(fā)的文件，發(fā)出的重要公函以及以公司名義與有關(guān)單位的業(yè)務(wù)往來、函件等。 批準權(quán)限：公司公章使用由分管領(lǐng)導(dǎo)批準。，公司印章原則上存放在行政部，行政部部長為管理人，不予外借。 財務(wù)專用章 使用范圍：公司財務(wù)專用章主要是就公司財務(wù)方面使用：包括各種財務(wù)報表、發(fā)票、銀行支票、匯票用章等。 批準權(quán)限：公司的財務(wù)專用章的使用須經(jīng)公司總經(jīng)理及批準。 公司財務(wù)專用章原則上存放在財務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)處，不予外借。 合同專用章 使用范圍：公司合同專用章主要用于以公司名義簽訂的協(xié)議、合同等。 批準權(quán)限：公司合同專用章須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。，原則上一律使用公司合同專用章，在必要情況下，允許加蓋公章。除此之外，其它印章一律不準代替使用。 未經(jīng)公司許可,擅自將加蓋合同專用章、法人印章、公司公章的文件流失出去，造成損失的應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。合同專用章的外借須經(jīng)總經(jīng)理批準，并做好登記。 公司領(lǐng)導(dǎo)私人章： 使用范圍：需公司領(lǐng)導(dǎo)出具蓋章的文件等。 批準權(quán)限：由領(lǐng)導(dǎo)本人批準。 保管：原則上私人章由本人自行管理（如有特殊情況可指定專人代為管理）。 管理：私人者的管理與正式章一樣加強管理。 蓋印： 蓋出的印章須位置恰當，圖案清晰，文字端正。 有固定或指定蓋印處的文件應(yīng)在規(guī)定蓋印處蓋印，如果沒有規(guī)定蓋印處，蓋印人應(yīng)參照有關(guān)規(guī)定，選擇恰當位置蓋印，通常蓋在文章末尾年、月、日的中間,不可出現(xiàn)印章的文字及圖標上下或左右顛倒的現(xiàn)象。 正式印章應(yīng)用正紅色印泥或印油，專用章或其它印章根據(jù)有關(guān)規(guī)定可選用紅色、藍色或紫色印泥、印油。 如果文件需蓋多個印章，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，不能蓋出紙邊。 對于集團或分公司在各類行政公文上的用印，應(yīng)嚴格按照集團公司下發(fā)的《公文管理規(guī)定》有關(guān)條款執(zhí)行。 印章的停用 按照要求停用印章，并查清所有印章，不得遺漏。 按上級的規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的書面指示，做好印章的上繳、清退、存檔或銷毀工作。領(lǐng)導(dǎo)個人名章應(yīng)歸還本人保管。 做好換用新章的通知工作。并在《印章登記臺帳》上進行登記。附表： 1.《印章使用登記簿》 2.《公章借用檔案卡》印章使用登記簿日期文件名稱及簡要內(nèi)容部門枚數(shù)章別經(jīng)辦人審批人簽字備 注印章借用檔案卡 借用事由　印章名稱　執(zhí)印責(zé)任人　使用地點　使用日期 年 月 日 時至 年 月 日 時部門領(lǐng)導(dǎo)批準 　公司領(lǐng)導(dǎo)批準 　使用范圍　備 注　四、公章遺失緊急處理辦法1 目的：為公章遺失提供緊急處理依據(jù)2 適用范圍：公司各部門3 處理辦法 自公章發(fā)現(xiàn)遺失后必須立即到公安機關(guān)報案并保護現(xiàn)場,并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門報告。 各職能部門應(yīng)在公安機關(guān)調(diào)查期間,積極與各需用印證明單位(如銀行等相關(guān)單位)聯(lián)系，聲明啟用新公章，通知對方暫停公司的一切支付活動。 公章一經(jīng)確定丟失必須立即申請新的公章,并將新、舊公章在一個工作日內(nèi)立即同時登報，聲明啟用新公章，作廢舊公章。同時聲明自舊公章遺失之日起加蓋舊公章的所有文件一律無效。 取得印章模式后必須在一個工作日將新的印章模式發(fā)給各相關(guān)單位 (如銀行等)，原有印章模式立即作廢，以新的印章模式為準。自通知相關(guān)單位之日起加蓋舊公章模式的文件一律無效。
五、檔案管理制度1 目的：為規(guī)范檔案管理提供依據(jù)、確保檔案資料收集的完整性。2適用范圍：公司各部門 3規(guī)定 管理方式：公司檔案室工作采取集中管理為主，分散管理為輔的檔案管理方式。行政部是檔案管理工作的主管部門，設(shè)立綜合檔案室，由行政干事、人事干事負責(zé)管理各類檔案資料，并對公司的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)和檢查。 文件歸檔范圍： 檔案的含義：凡是反映公司主要職能活動和與主要職能活動有密切聯(lián)系的,具有查看、利用價值的文獻資料都應(yīng)納入檔案管理范圍。 公司文件歸檔范圍如下：地方政府及行業(yè)主管等各部門頒發(fā)的法規(guī)命令、指標、決定、通知、計劃、統(tǒng)計年報、預(yù)決算、規(guī)章制度等文件：公司對地方政府及行業(yè)主管部門的請示報告，工作計劃及對下屬各分公司的批復(fù)；公司的各種協(xié)議書、合同等；公司主要會議的原始記錄、紀要和決定下發(fā)的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及規(guī)章制度，公司制度的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)、基建工程資料、設(shè)備圖紙等，以公司名義下發(fā)的文件；具有保存價值的文件資料，重要的工作經(jīng)驗材料；外單位直接發(fā)送給公司保存價值的主、抄送文件；有關(guān)反映公司工作情況的圖片、光盤、錄音(像)帶等。 文件的立卷歸檔： 歸檔時間、要求：歸檔須在每年4月1日前完成。歸檔文件必須完整、齊全、系統(tǒng)。 :見檔案借閱流程圖 ：企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的重要部分，又是重要的歷史資料，檔案的收集、整理、歸檔等工作，是變分散為集中，化零散為系統(tǒng)，把檔案妥善保存起來，以備長遠利用，是基礎(chǔ)性、條件性的工作。 檔案的保管：首先在防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全，檔案室必須設(shè)有防光、防火、防塵、防有害生物的污染、防盜措施。 檔案的利用：利用是檔案工作的最終目的，也是整個檔案工作成果的體現(xiàn)。為企業(yè)經(jīng)營決策者提供檔案信息，為保護企業(yè)合法權(quán)益服務(wù)。查閱時要求查得準、查得全。要利用中可提供原件、復(fù)印件、匯編歷史資料、專題目錄、分發(fā)目錄、基礎(chǔ)數(shù)字等。 ：檔案檢索是以檔案材料的內(nèi)容和形式特征著錄下來，存貯在各種檢索工具中，根據(jù)利用者的要求，及進查找檔案。它是檔案工作的重要內(nèi)容。常用的檢索工作：有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄 、專題目錄、全宗介紹、專題會議目錄等。檔案的編研：為使公司檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項活動，綜合檔案室須熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫參考資料。如企業(yè)歷年大事記、組織沿革、會議簡介等等。做好檔案編研，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的各項活動提供參考，憑據(jù)作用。 檔案的鑒定與銷毀，由公司領(lǐng)導(dǎo)及專兼職檔案員組成檔案鑒定工作小組，對公司未歸檔的文件資料及到期的檔案進行鑒定，登記造冊后銷毀，銷毀時應(yīng)有兩人以上在指定地點銷毀，并填寫《文件資料銷毀清單》。 六、檔案借閱流程資料移交登記表序號移交時間文件編號文件名稱移交人備注證件復(fù)印件領(lǐng)取登記表時間部門證件復(fù)印件名稱事由數(shù)量簽名備注收文登記明細表 序號收文日期文件編號文件名稱原件/復(fù)印件份數(shù)交文人簽字收文人簽字備注　　　　　　　　　調(diào)閱檔案登記表時間部門調(diào)閱檔案名稱事由數(shù)量簽名備注歸 檔 文 件 目 錄件號責(zé)任者文件編號文件材料提名日期頁次備注　　　　　　　檔案銷毀清冊 編號：序號文件內(nèi)容數(shù)量鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字地點銷毀人員簽字音像檔案目錄編號：類型序號日期內(nèi)容說明編制單位存放地點備注照片光盤錄像帶七、合同管理制度1 目的：為規(guī)范合同管理，加強風(fēng)險防范，依法維護公司的合法權(quán)益、最終保障公司經(jīng)營活動的順利進行。 2 適用范圍：公司各部門。 3 相關(guān)職責(zé)： 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)，凡知曉、接觸合同的公司有關(guān)人員有保守合同秘密的義務(wù)。 行政部、財務(wù)部應(yīng)當根據(jù)公司所訂立的合同進行分類管理、建立臺帳，按月匯總各自工作范圍內(nèi)的合同履行（執(zhí)行、資金支付）情況并相互核對。 合同主簽部門經(jīng)辦人員應(yīng)在合同簽定后將合同原件及有關(guān)資料（包括與合同有關(guān)的文書、圖紙、傳真件、報告、批示、合同會簽單、對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書復(fù)印件等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔，并將合同文本報財務(wù)部等相關(guān)部門備份。 合同蓋章前應(yīng)經(jīng)過會簽，以下情形除外： 在外地簽訂合同的,且主要條款(貨品規(guī)格、價款、付款方式等)已經(jīng)集團公司領(lǐng)導(dǎo)事先同意的； 情況緊急，無法進行合同“會簽”的。 合同“會簽”人員均在休假過程中的。 合同相對方提供格式合同且不同意修改的(如天燃氣入戶安裝協(xié)議、銀行按揭貸款協(xié)議等)。 標的金額在20000元以下的簡單小額必須物品購置（貨銀兩訖），由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門填寫購置單由集團公司、公司領(lǐng)導(dǎo)審批即可，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)當保留購置物品的質(zhì)保證書，并將銷售票據(jù)交付財務(wù)。 其他經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意無需進行合同會簽的； ，做好合同專用章的使用情況登記工作；凡未經(jīng)登記或超出合同專用章使用范圍擅自蓋章的，追究綜合管理部相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。 凡對外簽訂的書面合同應(yīng)加蓋合同專用章，不得以行政(公)章、財務(wù)章代替合同專用章。 4 合同的簽訂： 凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動的，應(yīng)當簽訂書面合同，以下情況除外： 情況緊急或受條件限制；公司日常的正常業(yè)務(wù)開支。 、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等）、圖表等均應(yīng)為合同的組成部分，在資料形成后應(yīng)按照集團公司檔案管理規(guī)定及時歸檔。 訂立合同前，合同主簽部門必須認真了解、掌握對方當事人及其委托代理人的真實情況，包括：企業(yè)的經(jīng)營范圍；營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書年檢情況；履約能力；委托代理人的代理權(quán)限等。合同主簽部門應(yīng)要求對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件復(fù)印件（加蓋對方公章）；個人應(yīng)提供身份證復(fù)印件；有委托人的應(yīng)提供委托書原件，并與合同一起存檔備查，合同主簽部門對涉及各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同專業(yè)性條款應(yīng)嚴格把關(guān)，并對此進行負責(zé)； 4．4簽訂重大經(jīng)濟合同前, 合同主簽單位應(yīng)組織公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門對合同草案進行預(yù)先審核。 ： ：寫明合同當事人雙方全稱、簽約時間和簽約地點。 ：產(chǎn)品購銷合同應(yīng)注明，產(chǎn)品名稱、牌號、商標、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；技術(shù)標準、質(zhì)量要求要明確、具體；數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費（風(fēng)險）承擔(dān)應(yīng)具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應(yīng)明確；價款必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價、市場調(diào)節(jié)價或本公司統(tǒng)一采購價；違約責(zé)任，應(yīng)寫明約定的違約金數(shù)額或計算方法。合同履行爭議解決應(yīng)首選公司所在轄區(qū)人民法院管轄。 ：由雙方委托代理人或法定代表人簽字后加蓋合格的印章公章或合同專用章。 合同文本擬定完畢，憑合同會簽單按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、綜合管理部（法律）、審計部、財務(wù)部等職能部門和主管副總經(jīng)理及集團公司負責(zé)人審查、審批后方可簽訂。 合同內(nèi)容經(jīng)會簽后，由合同主簽部門在合同專用章管理部門統(tǒng)一登記后蓋章，如在外地簽訂合同必須由公司法定代表人出具書面授權(quán)委托書，代理人方可對外簽訂合同，其簽字與蓋合同專用章具有同等法律效力，代理人超出授權(quán)范圍簽訂的合同所產(chǎn)生的相關(guān)責(zé)任，由代理人自行承擔(dān)。 對外訂立的合同，嚴禁在空白文本上蓋章，且原則上先由對方簽字蓋章后公司才予以簽字蓋章。合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。 合同蓋章生效后即進入履行程序，行政部按公司的規(guī)定對合同進行編號并分類登記，合同編號由年份、分類、合同號組成，例如：（2009）XL物字第001號(物業(yè)公司)。 合同文本應(yīng)分為：正本、副本；合同正本應(yīng)由合同簽訂各方各執(zhí)壹份，副本可根據(jù)實際需要各執(zhí)若干份。正本原件必須在合同簽訂后一周內(nèi)報集團公司綜合管理部或各分（子）公司檔案室備案。合同履行情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應(yīng)妥善保管，按合同編號及時整理上交集團公司檔案室統(tǒng)一存檔。 5 合同的履行