【文章內(nèi)容簡介】 2．發(fā)文 凡以公司名義制發(fā)的文件，一般文件由主管總監(jiān)簽發(fā)，重要文件需請示副總裁同意后，由有關(guān)部門負責擬稿，由副總裁簽發(fā)。 副總裁簽發(fā)的文件底稿，由秘書進行登記，統(tǒng)一編號后打印、校對，蓋章后發(fā)出。 以部門名義發(fā)文，由文件起草部門打印、校對，蓋章后發(fā)出。 復印公司內(nèi)部傳閱文件，使用已復印過的單面紙或進行雙面復印，以節(jié)省開支。 發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。3．公文格式 公文一般由發(fā)文字號、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章（簽名）、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。 發(fā)文字號格式：部門簡稱+ （年號）+文件編號（**號），例如行政人事部發(fā)文：行政人事（2008）012號，表示行政人事部2008年發(fā)的第12次公文。 緊急文件分別標明“特急”、“急件”。 公文標題應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關(guān)于******請示”（報告、通知、決定、通報）。 公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。 公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。4．行文規(guī)則 “請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關(guān)聯(lián)的事可以一文多事。 “報告”中不得帶請示事項。 行文統(tǒng)一使用《簽報單》并付上公文，給各級領(lǐng)導批示。5．公文立卷、歸檔及銷毀 公文收、發(fā)完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。第八章 請示報告制度目的：為建立良好的工作秩序，進一步規(guī)范集團的辦事程序，提高工作和辦事效率，特制定本制度。1 請示或報告工作應堅持逐級請示報告的原則，非特殊情況，不得越級請示或報告工作。2 請示工作可采取發(fā)送《簽報單》及口頭請示兩種形式進行，重大、重要工作的請示，必須報送《簽報單》。3 《簽報單》的報送，需經(jīng)本部門及有關(guān)職能部門審核后，再報主管總監(jiān)、副總裁審批。審批時間一般不超過3個工作日，緊急工作事宜，需及時簽署審核、審批意見。4 請示的工作事項辦畢后，承辦部門負責人（承辦人）應及時向有關(guān)領(lǐng)導匯報辦理情況，便于領(lǐng)導統(tǒng)籌安排下一步工作。5 涉及費用支出的事項，未經(jīng)請示不得擅自決定，否則，其費用由有關(guān)責任人自理。6 本規(guī)定也適用使用電子辦公系統(tǒng)的請示與報告。第九章 資料管理1．目的明確公司資料管理原則，建立完善準確的資料系列，積累和儲存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務的有效運作和決策提供必要的資料服務。2．定義資料是指公司在經(jīng)營活動中形成的，具有價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的文件、書信、會議記錄、單據(jù)、契約、合同等。3．原則 部門重要資料在項目完成前應由部門自已管理，項目完成后所有資料原件應移交給行政人事部統(tǒng)一保管。 各部門上交資料，需填寫移交表。 行政人事部按規(guī)定格式填寫案卷目錄。 公司對外簽訂的所有合同統(tǒng)一由財務部管理。 公司所有資料實行統(tǒng)一管理、分級查閱（即根據(jù)行政級別的不同對查閱資料的內(nèi)容加以限制）、網(wǎng)絡化管理。4．需要保管的檔案資料及其分類 文書類：營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件；工作計劃、總結(jié)、會議記要、重要文件；公司領(lǐng)導的重要講話、批示；人事檔案、考勤表等由行政人事部負責保管。 財務類：各種會計憑證（單證、記賬、匯總）、會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、會計報表等由財務部負責保管。 物業(yè)類：施工記錄、維修記錄、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告、重要的工程圖表、結(jié)算文件資料、竣工項目總結(jié)報告等在項目完工前由物業(yè)部保管，項目完工后移交給行政人事部。 策劃類：市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等在項目完成前由策劃部負責保管，項目完成后統(tǒng)一移交給行政人事部。 銷售類：客戶檔案、認購書、賣房契約、銷售資料等在項目完成前由銷售部保管，項目完成后統(tǒng)一移交給行政人事部資料室。 圖書資料：公司各部門所購買的圖書資料統(tǒng)一交由行政人事部，存放于閱覽室，員工需要用時需辦理借閱手續(xù)。5．有關(guān)注意事項 各部門須指定專人進行文件資料管理，并做好整理、分類、立卷、歸檔工作。 各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對借出資料必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等；更不能隨便亂放，以免遺失。6．檔案目錄制定所有檔案的前二級目錄（公司名+部門名）由行政人事部統(tǒng)一制定，第三級及第四級子目錄由部門擬定上報行政人事部。7．處理條例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：1) 毀損、丟失或擅自銷毀公司資料；2) 擅自向外界提供、抄摘公司資料；3) 涂改、偽造資料；4) 未及時歸還；5) 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（資料管理者同罰）第十章 門禁管理規(guī)定1．總則：為維護公司安全及使人員、車輛、物品出入的管理有所遵循，特訂定本規(guī)則。2．適用范圍：人員、車輛、物品出入公司門口時，應遵守本規(guī)定，由保安負責管理。3．人員出入管理： 本公司人員：總監(jiān)及以下員工（周六除外），應按規(guī)定穿著工裝。 非本公司人員：如因公需入公司者，前臺文員應登記并聯(lián)系相關(guān)人員接待，離開時登記出公司時間，同時須注意是否有物品出入。 參觀人員： 政府機關(guān)或本公司人員親友等如有必要入公司參觀，須先經(jīng)得行政人事負責人同意。入公司時前臺文員應于登記并簽注入公司時間，參觀完畢出公司時簽注出公司時間，翌日送行政人事部門存查。 本公司經(jīng)理級以上人員陪伴賓客參觀事前免辦申請手續(xù)，但應于當日內(nèi)補填登記，送保安簽注入出公司時間后送行政人事部門存查 參觀時間以上班時間內(nèi)為限。未經(jīng)行政人事部同意，不允許來訪人員拍照或攝影。4．大件物品出入管理： 外來物品：攜帶大件物品入公司應在來訪人員登記時備注，出公司時核查。 公司物品：公司大件物品要搬出公司，須提供相關(guān)部門提供的證明，由前臺文員/保安電話向行政人事部匯報，得到肯定答復后予以放行。第十一章 名片管理1. 公司員工的名片經(jīng)行政人事部審核后統(tǒng)一印制，個人不得私自印制。2. 印制名片要提前三天填寫《名片印刷申請表》，由部門負責人簽字后送行政人事部。3. 新印制名片要在行政人事部備案，已備案的名片，在增印時可不再備案。4. 員工離職時，應將名片交回行政人事部。第十二章 通訊管理1. 公司辦公樓電話總機由行政人事部負責安排人員轉(zhuǎn)接。2. 部門的電話機、傳真機及其它辦公設備的購買、維修，由行政人事部統(tǒng)一負責。3. 手機由員工個人購買。4. 手機話費限額標準： 公司根據(jù)員工的職責及級別實行限額包干，超出部分自付，具體每月限額如下： (1) 副總裁：1000元； (2) 總經(jīng)理：800元； (3) 副總理：700元； (4) 總 監(jiān)：600元； (5) 經(jīng) 理：500元； (6) 副經(jīng)理：300元； (7) 主 管：200元； (8) 司 機：0200元； (9) 其他職員通訊標準按“行政人事”、“財務”雙簽執(zhí)行；注：沒有設置手機費定額因工作需要手機費的崗位，或者是已設置定額因工作需要超標的崗位，由部門負責人申請，經(jīng)行政人事負責人、主管總監(jiān)審核后，報副總裁批準生效；以上已設置定額的崗位，但實際工作中不需要，或者是定額高于實際工作需要的，由各部門負責人提出，經(jīng)行政人事負責人、主管總監(jiān)批準報行政人事部備案生效。5．第四條所定的崗位話費標準只是一個原則性參考標準，所有在職員工及新入職員工必須經(jīng)過批準，財務部才可在員工工資中予以發(fā)放。6．話費實施憑發(fā)票報銷，享有話費補貼員工的手機必須24小時開機。7．手機號碼由員工自行購買，為了節(jié)省費用要選擇話費優(yōu)惠號碼及盡量使用固定電話。因工作需要需在公司直線撥打長途電話時，應在行政人事文員處做好登記。8．公司固定電話費行政人事部每月5號以前要及時到電信局繳交，否則造成欠費停機一次，將對責任人進行一定的經(jīng)濟處罰。第十三章 會議管理辦法1．職責/權(quán)限： 行政人事部：公司會議室的日常管理，會議室的統(tǒng)一安排。會議的接待工作。會議室的日常清潔。行政人事文員：公司例會的接待與會后的臺面整理工作。部門文員：部門會議的接待與會后的臺面整理工作。2．會議的組織： 公司例會由行政人事部負責組織，行政人事文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 部門會議由各部門自行組織，部門文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 會議準備：會議都必須有目的、有計劃和有組織地進行，對會議應做出事先安排與準備，是實現(xiàn)會議目的的首要條件。 擬定會議內(nèi)容：決定會議目的，歸納會議事項與要點。 確定參會者。 決定會議方式。 選擇開會時間、地點。 擬定議事日程。 會場布置：會議空間安排、會議座位安排、會議用品及設備調(diào)配工作。 會議通知：通知內(nèi)容包括：會議地點、時間、出席人員、主持、會議內(nèi)容、議程、注意事項等等。 會前審核：會議的一切準備工作就緒后，必須做好最后審核，以免出現(xiàn)重大的疏漏。 會場準備：擴音設備、投影、桌椅、資料、照明、溫度、空氣及噪音等問題、茶水。 會中事務：簽到、會場服務、分發(fā)會議文件的資料、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息、會場秩序。 會議記錄。 會后工作：撰寫會議記錄或紀要、議定事項的檢查催辦。3．會議室使用：會議室使用須向行政人事部統(tǒng)一提出申請，由行政人事部統(tǒng)一安排。4．會議紀律： 實行會議簽到制，不得無故缺席，有事不能出席者必須事先向召集人請假。 按時到會，不準遲到和早退。 會議期間不得接聽電話和接待客人，關(guān)掉或消音所有個人通訊工具。 會議室內(nèi)嚴禁大聲喧嘩與來回走動。5．會議要領(lǐng)：要嚴格遵守會議的開始時間。要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。 6．注意事項： 發(fā)言內(nèi)容不得偏離議題。 發(fā)言內(nèi)容不能出于個人的利害或進行人身攻擊。 個人發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕或過于冗長。 不可取用不正確的資料。 不要盡談些期待性的預測。 發(fā)言不可不懂裝懂，胡言亂語。 盡量不要談到抽象論或觀念論。 發(fā)言的內(nèi)容應該朝著結(jié)論推進。 主持人應當引導在預定時間內(nèi)做出結(jié)論。 討論會議發(fā)言者不可過于集中于某些人。 小組討論會議不可從頭到尾沉默到底。 全體會議人員都應專心聆聽發(fā)言。 不可打斷他人的發(fā)言。 不可對發(fā)言者吹毛求疵。 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。 應當把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認。 應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。7．其他：主持會議須知：注意開會時間。了解會議目的。善于引導參與討論、避免混亂與偏離主題、自由地表述意見、注意整理歸納、應付和表決、應獲得結(jié)論。參加會議須知：研究會議的目的、宗旨、議題及有關(guān)資料、準時出席、發(fā)言力求簡要明確、要有利于企業(yè)整體利益、避免無關(guān)的話題、反駁應注意態(tài)度和語氣、不能爭吵不休喋喋不休、應服從多數(shù)人的決定。會議中提問方法：間接提問、直接提問、反問、用正確的語言、語氣要親切、提問的順序、促人思考、重點說明、應說明所提問題的重點。8．附公司會議名錄：略。第十四章 辦公用品管理辦法1．目的：提高辦公人員的工作效率，減少辦公室的經(jīng)費開支，增加經(jīng)濟效益。2．職責/權(quán)限：物業(yè)部：負責辦公用品的統(tǒng)一申購、匯總、保管、分發(fā)、報損、盤點等管理。行政人事部：權(quán)限內(nèi)辦公用品申購的批準。部門負責人：部門辦公用品的申請的審核，指導部門員工避免浪費，節(jié)約資源。3．規(guī)定內(nèi)容： 為了統(tǒng)一所有辦公用品的上下限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公用品的購買，都應由物業(yè)部統(tǒng)一負責。 申購手續(xù)： 公司統(tǒng)一于每月25日由各部門統(tǒng)一匯總申購下個月部門/個人需使用辦公用品。 如平時耗量過大，每周一可補申購一次，其余時間一概不予辦理。 各部門須根據(jù)各辦公用品庫存情況以及消耗水平，結(jié)合日常需求量，確定最終申購量。 各部門根據(jù)最終申購量填寫《物品申購表》，須清楚寫明品名、規(guī)格、單價、數(shù)量、金額、用途及需用日期等。 報經(jīng)相關(guān)權(quán)限人審批。獲批后的《物品申購表》交行政人事部辦公用品管理人員分類匯總采購。 采購： 行政人事部嚴格追蹤到貨時間。 行政人事部對到貨用品必須認真核對品名、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保無誤。 行政人事部在對方送貨單上簽名后交財務部核簽，并登記到貨日期、數(shù)量等。 行政人事部協(xié)助供應商持簽收的送貨單，憑發(fā)票到公司財務部結(jié)算貨款。如手續(xù)不符，財務部應不予結(jié)款。 用品分發(fā)： 辦公用品不得重復領(lǐng)取，物業(yè)部統(tǒng)一建立《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》和《辦公用品個人領(lǐng)用登記表》。 部門/個人領(lǐng)用物品均須登錄領(lǐng)用登記表。部門用品需由部門負責人簽收，個人用品由本人簽收。 重復領(lǐng)用物品（包括有殘余部分的一次性損耗品如雙面膠）必須以舊換新。 負責辦公用品發(fā)放的部門負責人員應每次認真填寫《辦公用品申購受理與發(fā)放登記表》詳細記錄，作為發(fā)放與盤點依據(jù)。 庫存用品保管： 所有入庫的辦公用品，都必須一一填寫臺賬，做好進出控管記錄，建立基本庫存標準。 辦公用品管理人員必須清楚掌握辦公用品庫存情況，單品小于基本庫存時須進行申購。 庫存品切實履行先進先出原則。 經(jīng)常整理與清掃用品倉庫，必要時要實行防蟲防鼠等保全措施。 辦公用品盤存： 辦公用品每月25日盤點庫存。盤點工作由行政人事部負責。 盤點工作務必做到賬物一致，如果不一致必須查出原因，然后調(diào)整賬目，使兩者一致。物品遺失由負責辦公用品管理人員照價賠償。3．7 價值在100元以上的辦公用品發(fā)生故障，須報行政人事部聯(lián)系進行維修。3．8 離職回收： 員工調(diào)職/離職時需按《辦公用品個人領(lǐng)用登記表》記錄做好物品交接，交回物品經(jīng)查損壞的按原價賠償，未交回物品按原價賠償。 部門負責人調(diào)職/離職時需按照《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》、《辦公用品