【文章內(nèi)容簡介】 內(nèi)，特殊業(yè)務不在此限制。嚴禁用公司電話撥打私人電話，不提倡在工作時間撥打私人電話，如員工在上班時間接聽私人電話應簡短。如電話鈴響而本人不在，其他工作人員應代其回答或留言。嚴禁撥打任何聲訊電話或其他收費電話，如工作需要，應向行政部提出申請，經(jīng)確認實屬業(yè)務需要方可 撥打；否則對責任人予以10 倍罰款。查不出責任人的，由部門負責人承擔。 長途電話使用規(guī)范： 各部如業(yè)務需要撥打長途電話，通話時間一般限定在 3 分鐘之內(nèi)， 員工撥打長途需經(jīng)部門經(jīng)理批準，在行政部撥打長途需經(jīng)行政部經(jīng)理同意，未經(jīng)允許撥打私人長途電話，公司一經(jīng)查明應扣除撥打人相應花費并處以10 倍罰款，無法核實責任人的，由部門負責人承擔處理。 行政部每月打印長話清單，核查費用發(fā)生，適時落實非正常費用的責任，并向財務部出具相關(guān)罰單。 14 四、 移動電話管理 因工作需要，享有公司移動電話費用報銷標準的員工應保證其持有 的移動電話暢通，不得出現(xiàn)未開機或欠費停機現(xiàn)象，一經(jīng)查證月關(guān)機 2 次（含2 次）以上或不能及時應答的，如無正當理由，當月話費不予報銷。 五、 傳真機、復印機管理 行政部負責傳真機、復印機的申請配備及定期維護、保養(yǎng)、按公司固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。傳真機、復印機的使用應有部門指定專人管理，收發(fā)傳真和復?。òǎ簷n案、圖紙、文件、資料、證件、賬冊、發(fā)票憑證、統(tǒng)計報表等）應認真填寫登記表。嚴格控制辦公 紙張的使用。發(fā)送傳真應事先確認其傳真內(nèi)容及接收人正確無誤，防止人為性重復操作造成浪費。公司行政部收發(fā)后要按照公司公文管理規(guī)定進 行處理，部門業(yè)務傳真應及時傳遞并進行處理。 六、 計算機及網(wǎng)絡管理 行政部負責計算機及網(wǎng)絡設備的配置、網(wǎng)絡的申請開通、局域網(wǎng)的建立和服務及各種費用的繳納、設備商、軟件商的售后聯(lián)絡工作等。 公司采取誰使用、誰管理、誰負責的管理原則，各部門經(jīng)理負責監(jiān)督管理本部門員工按操作標準使用計算機。員工應正確使用計算機和打印機，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告部門經(jīng)理及行政部。各部對電子文檔實行分級加密制度，有使用權(quán)限的員工才可打開該電子文檔，未經(jīng)允許任何人不得復制、刻錄公司密集電子文檔。公司財務部、行政部或其他部門存在 有重要內(nèi)容的計 算機不得上網(wǎng)，以免重要文件和資料、財務賬冊、數(shù)據(jù)的丟失或 損 壞。 為了保證工作的正常開展，禁止員工利用計算機網(wǎng)絡聊天或玩網(wǎng)絡游 15 戲或網(wǎng)上股票或其他金融產(chǎn)品交易及查閱相關(guān)行情，利用網(wǎng)絡查閱不健康的、淫穢信息和觀賞電影，及其他與工作無關(guān)的行為。在上網(wǎng)處理業(yè)務完成后，應立即 關(guān)閉 相關(guān)上網(wǎng)程序，嚴禁長期掛網(wǎng)。 各部應定期對所屬計算機進行病毒檢查，及時發(fā)現(xiàn)及時排除，如無法解決的報請公司行政部處理。有效利用公司電子郵箱收發(fā)郵件，并定期對本部門有關(guān)的郵件進行存檔和刪除，以保證電子信箱有足夠的空間可以使用。行政部定期對公 司電子信箱進行清理，保證其正常。 員工違反有關(guān)計算機管理規(guī)定，公司視其情節(jié)輕重或所造成的經(jīng)濟損失的大小給予相應的行政和經(jīng)濟處罰。 第 六 節(jié) 公司印鑒管理規(guī)定 凡以公司名義簽訂的合同、協(xié)議等，必須按審批權(quán)限嚴格執(zhí)行。 使用公司行政章、合同章、財務章原則上須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。各部門印章的使用必須經(jīng)部門經(jīng)理批準，必要時須報總經(jīng)理批準。 行政部經(jīng)理負責公司行政章和合同章的管理，財務部和法人章由財務部負責管理。其他部門印章 由 部門負責人管理。印章使用時必須登記清楚。 公司各類印章原則上不準帶出公司，卻因公務需借 出時，除特殊工作外（如財務工作），必須經(jīng)總經(jīng)理批準，各類印章外借時須由兩人以上的簽字。 凡對外使用印鑒的各類文件資料，管理部門應將復印件歸檔或記錄。 印鑒保管人員發(fā)現(xiàn)不符合審批權(quán)限的，應予以堅決拒絕。若發(fā)現(xiàn)徇 16 私舞弊、弄虛作假現(xiàn)象，對雙方當事人予以開除處理，并依法追究其法律責任。 行政部負責對印鑒的管理進行監(jiān)督檢查，對違紀人員按公司相關(guān)規(guī)定嚴肅處理。 第 七 節(jié) 公司合同管理制度 合同簽訂前，簽約部門必須填制《簽約申請表》，或口頭告知總經(jīng)理 。嚴格按工作程序和權(quán)限審批。 合同金額 2 萬元以上的 項目，必須上會評審。 2 萬元以下的合同可由業(yè)務部門嚴格按照采購程序簽訂。所有合同文本必須報總經(jīng)理批準后方能簽字、蓋章生效。 個人及部門不得擅自人為將整體合同分簽。主管領(lǐng)導對合同執(zhí)行過程負全面責任。主辦部門對合同的條款完備性負全面責任。 所有合同、協(xié)議原件須交由行政部存檔，相關(guān)部門留存復印件，財務部備存作為付款依據(jù)。合同簽訂部門負責審查合作單位的主體資格。如果因合作單位的主體資格問題引起法律糾紛而造成公司損失的，合同簽訂部門負主要責任。 合同簽訂后，執(zhí)行部門負責合同的跟蹤執(zhí)行工作。如發(fā)生合同的補簽和換簽，其批轉(zhuǎn) 流程與合同簽署相同，換簽的，簽字執(zhí)行部門須負責將原合同收回，送交行政部。若發(fā)生合同糾紛，執(zhí)行部門應及時上報公司領(lǐng)導妥善解決。 分管員工對合同承擔具體實行責任，如發(fā)生招標和簽約過程中的泄密、玩忽職守等違紀行為致使公司利益受到損失時，責任人應承擔 17 全部責任，同時公司保留對其追究法律責任的權(quán)利。 合同因故中止，執(zhí)行部門應以書面形式逐級上報至總經(jīng)理審批。 第 八 節(jié) 公司檔案管理制度 （一） 總則 公司檔案一律由行政部統(tǒng)一建檔管理，整理立卷，并設專人對檔案經(jīng)行管理。 （二） 檔案主要分類 行政管理類：分對外和對內(nèi)發(fā)文（發(fā)文格式同公文管理 制度）； 人力管理類：包括職務任免、崗位調(diào)遷、培訓、招收錄用、使用轉(zhuǎn)正、獎罰、工資表等。 綜合管理類： （ 1） 企業(yè)評定：工作計劃、總結(jié)、報告等 ； （ 2） 公司設立之章程、協(xié)議、公司合并、撤銷、變更等工商注冊、資質(zhì)評定； （ 3） 各類與公司經(jīng)營運作相關(guān)的（采購）合同協(xié)議、法律文書； （ 4） 外頒證件、資質(zhì)、書籍等。 業(yè)務規(guī)程與記錄：包括業(yè)務管理程序、流程、業(yè)務信息報表等。 開發(fā)報批資料。包括：項目開發(fā)批準文件、規(guī)劃許可證、用地紅線圖、土地使用合同，建筑開工許可證等。 工程技術(shù)資料。包括：竣工驗收資料和設計施工資料、機電設備資料等。如：地質(zhì) 報告書、沉降觀測記錄、 機電設備資料（包括合格證、說明書、安裝、調(diào)試報告）、電器原理及接線圖、設備保修資料 18 等。 與客戶有關(guān)的資料，如客戶檔案包括已購房業(yè)主的身份資料、戶型、面積、房號、聯(lián)系電話、付款方式等。 與企業(yè)銷售有關(guān)的資料。包括：企劃案、營銷推廣綱要、銷售策略、銷售報表、優(yōu)惠單等。 （三） 檔案保管 所有檔案在形成核準后， 由 指定檔案管理人員按執(zhí)行日期的先后順序編號，并歸類建檔存放。檔案管理人員進行存放的檔案必須是原件，有原始人簽字和蓋章，復印件或傳真件無效。 （四） 檔案借閱管理 如公司內(nèi)部員工借閱行 政檔案，則需向檔案員填寫“借閱單”，或登記本人簽字，并 由 部門領(lǐng)導和行政部管理人員同時認可，方可借閱。借閱時限原則上 不 超過十日。若借閱人僅在檔案室閱覽檔案，則所閱檔案 僅需行政部經(jīng)理同意即可，不需要填寫“借閱單”但需登記簽字。 對涉及公司機密檔案的借閱僅限 經(jīng) 公司經(jīng)理以上領(lǐng)導允許，其借閱的程序除需填寫“借閱單”外或登