【文章內(nèi)容簡介】 ，印發(fā)部門及印發(fā)日期位于抄送部門之下占1行位置；用3號新宋體字。印發(fā)部門左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以文件復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。（十三）反線和位置版記的主題詞、主送抄報抄送部門、印發(fā)部門印發(fā)日期之間均加一條反線，寬度同版心，最后一個要素置于最后一行。（十四）會議紀(jì)要格式會議紀(jì)要標(biāo)識由“會議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識位置同“發(fā)文標(biāo)識”，用紅色方正姚體。會議紀(jì)要不加蓋印章。其它要素同本規(guī)定相關(guān)要素說明，發(fā)文字號由年份和序號組成。第四節(jié)　發(fā)文管理第八條　公司對內(nèi)對外發(fā)文必須按以下程序辦理：（一）擬搞要求觀點(diǎn)須明確、條理清楚、層次分明、文字簡練、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅簡短。公文中涉及的人名、地名、數(shù)字、名稱、引文須準(zhǔn)確無誤。公文中所涉及的日期一般用漢字表示。公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要規(guī)范化：第一層為一，第二層為（一），第三層為1，第四層為（1）、依次類推。公文內(nèi)不得使用簡稱，如要簡稱，必須先用全稱，然后在括號內(nèi)注明簡稱。（二）審核擬定的稿件須符合文件格式，無錯別字，用詞恰當(dāng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，所有以公司名義的對外發(fā)文必須經(jīng)公司總經(jīng)理在印章使用申請單上簽字后方可對外報送；所有以公司名義的對內(nèi)發(fā)文須由行政部擬稿，經(jīng)行政總監(jiān)審核后報總經(jīng)理審批同意后方可發(fā)文，具體審核程序根據(jù)公文簽發(fā)權(quán)限增減。行政人事部審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬文的有關(guān)要求，文件格式是否符合本規(guī)定的要求等。（三）編號并打印發(fā)文單位的公文管理部門對已簽發(fā)的文書進(jìn)行編號登記并打印，原稿存檔。（四）用印發(fā)文單位對打印的文件進(jìn)行校對，準(zhǔn)確無誤后填寫《印章使用申請單》，經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)和公司行政總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后加蓋公章。（五）登記行政人事部文員對所發(fā)文書進(jìn)行登記，內(nèi)容包括：順序號、發(fā)文日期、發(fā)文字號、文書標(biāo)題、附件、密級、份數(shù)、發(fā)送單位、歸卷日期、歸入卷號等。（六）分發(fā)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)的對內(nèi)發(fā)文由行政部統(tǒng)一在OA上公布。（七）報送公司各部門對外報送加蓋公章的文書，由擬定部門送達(dá)主送和報送部門，并填寫收文回執(zhí)，由送達(dá)單位簽收后交行政部存檔。第九條　公文傳閱對所需傳閱的文書須填寫《公司文件處理表》，各部門須根據(jù)傳閱范圍組織傳閱。（一）各部門必須配備《公司文件處理表》，已閱過的文書，傳閱人員必須在《公司文件處理表》上簽字，以示閱知文書有關(guān)事宜。（二）同一文書的傳閱，涉及多個部門的，其文書不得橫向傳閱，一個部門的員工閱畢，須交回行政部門，再進(jìn)行下一個部門傳閱。（三）文書傳閱時，須保持文書的整潔，不得在文書上批劃、不得損毀文書，傳閱必須及時、保證文書的安全、完整。第十條　文書的歸檔各部門的公文處理完畢后，必須歸檔保存。對檔案的保存必須完整、有序，便于查找、安全。第五節(jié)　收文辦理第十一條 外來文件的處理（一）簽收登記行政人事部文員將收到的外來文書填寫《公司收文登記表》，內(nèi)容包括：來文編號、來文單位、標(biāo)題、密級、份數(shù)、簽收人、歸檔卷號等。前臺接收文件應(yīng)在接收后20分鐘內(nèi)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，私人文書應(yīng)交其部門及本總經(jīng)理的信函由行政部簽收。（二）分送由行政人事部對外來文書按性質(zhì)、內(nèi)容和要求分類，并及時將之送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。（三）批辦收到文書的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，須填寫《公司文件處理表》并在文件處理表上批示處理意見，并指明承辦人員和辦理時限。（四）承辦承辦部門或承辦人員須按批辦事宜予以督辦，直到辦妥。第七章 請示文件辦理規(guī)定第一條 辦理流程部門意見經(jīng)辦人分管領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理意見總經(jīng)理意見職能部門辦理行政人事部存檔一般請示重大請示第二條 流程說明公司所有需請示的報告事宜一律由經(jīng)辦人在OA上填寫《請示報告辦理表》，經(jīng)提交部門簽署意見、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽署意見，超越權(quán)限的再報董事長審批，經(jīng)公司審批同意后交職能部門辦理，最后電子檔案由檔案管理員在OA文檔里存檔。第三條 辦理范圍公司正常發(fā)文，日常事務(wù)，組織各項(xiàng)活動，突發(fā)事件等需請示報告的事情均屬此列。第四條 辦理要求（一）屬于各單位職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)或各主管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)解決的問題不得按請示報告程序辦理；（二）對經(jīng)營管理中出現(xiàn)的問題，各層級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)首先提出明確意見，不能沒有明確意見而將“矛盾上交”。否則按《管理人員獎懲規(guī)定》進(jìn)行相應(yīng)處罰。第八章 檔案管理制度第一節(jié) 總則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案資料，維護(hù)、保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。第二節(jié) 細(xì)則第二條 管理規(guī)定（一）公司檔案是指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成應(yīng)歸檔、保存、備查具有保存價格和參考利用價值的文件材料。（二）歸檔范圍大致可分為：行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項(xiàng)目工程檔案和營銷客戶檔案、合同協(xié)議、外來重要公函等。公司檔案所涉及的職能部門是檔案的重要來源。各部門應(yīng)按規(guī)定完整、準(zhǔn)確、及時地向檔案管理員移交歸檔案卷資料,并做好檔案歸檔記錄，由檔案管理員簽收，檔案管理員應(yīng)做好來文登記，并合理分類整理歸檔。（三）崗位設(shè)置公司設(shè)檔案管理人員一名，負(fù)責(zé)公司文書類檔案的收集、整理與妥善保管，并提供利用。按照系統(tǒng)、科學(xué)的原則，建立案卷目錄。各部門設(shè)專員或兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。各部門檔案人員應(yīng)對本部檔案進(jìn)行劃分，該入公司檔案的應(yīng)及時將原件交公司檔案人員處歸檔，對于本部門須經(jīng)常使用的檔案資料，應(yīng)將復(fù)印件留存本部門存檔，以便及時查閱。第三條 文書檔案立卷歸檔辦法及原則（一）各單位在工作活動中形成的各種具有保存價值的文件材料，必須按年度分別立卷歸檔。（二）歸檔的文件材料必須對公司和社會當(dāng)前及長遠(yuǎn)發(fā)展具有參考作用、憑證作用和研究價值。（三）歸檔的文件材料必須反映各部門職能活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（四）歸檔的文件材料必須遵循其自然而然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系，照顧不同部門的不同特點(diǎn)。（五）對規(guī)定應(yīng)立卷歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定定期及時向檔案室移交，集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為已有。第四條 歸檔的文件材料的范圍：凡是反映公司各項(xiàng)管理工作活動所直接形成的具有保存和參考利用價值的文字、圖表、照片、音像等各種文件材料均屬歸檔范圍。（一）上級機(jī)關(guān)的文件材料上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本公司主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本公司的文件。（二）本公司的文件材料公司召開的工作會議、專業(yè)會議材料；公司頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿；公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；公司及其內(nèi)部職能部門活動形成的計劃、總結(jié)、報告；反映本公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；公司形成財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計、驗(yàn)資等文件材料；公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料；公司領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與本公司有關(guān)和未經(jīng)文書處理登記的文件材料；公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證件及其它重要證照。1公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；1公司制定的章程、管理制度、工作條例等文件材料；1公司的大事記、年鑒，反映本公司重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像文件材料；1公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任，干部及職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休、離休、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文件材料；1公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；1公司編印的畫冊、招商手冊等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；1公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；1反映本公司重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽(yù)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像文件材料；1本公司各部門報送的報告、請示、申請、典型材料、預(yù)、決算等文件材料；本公司形成的具有保存價值的其它文件材料。第五條 歸檔文件材料的立卷、歸檔整理（一）對立卷歸檔文件材料的要求歸檔文件材料必須齊全完整，文件的初稿、正本、主件、附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件均應(yīng)齊全、完整。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 文件的排列要遵循文件材料的形式和特點(diǎn)，按規(guī)定排列。公文處理的情況和結(jié)果要有詳細(xì)記載。上報的的請示、報告，沒有文字批復(fù)的擬稿人應(yīng)注明回復(fù)的情況和意見后一并存檔。存檔文件的份數(shù)：統(tǒng)編文號的文件，含與其它單位聯(lián)合發(fā)文編其它單位文號和未編文號的重要文件，存二份。一般的存一份，重要的，需批復(fù)、批轉(zhuǎn)的存二份，會議文件存二份。存檔文件的份數(shù)原則上為一份，對于重要的文件材料備份一份電子文檔，對于易損壞的文件材料應(yīng)復(fù)制一份。以O(shè)A形式形成的電子文檔存于OA系統(tǒng)里的文檔管理中的公文檔案中。（二）歸檔文件的整理要求遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。歸檔文件的整理單位，一般每份文件為一件，文件的正本定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂時正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。歸檔文件分類，采用“年度——問題——保管期限”的方法進(jìn)行分類。歸檔文件排列，按分類檔案的最低一級類目，按事由結(jié)合時間，重要程度排列。歸檔文件編號，應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫歸檔章的相關(guān)內(nèi)容。歸檔文件編目應(yīng)依據(jù)分類方案逐件進(jìn)行編目，并編制歸檔。（三）文件目錄內(nèi)容件 號：卷內(nèi)文件件號。責(zé)任者：擬發(fā)文件的單位或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文 號：文件的發(fā)文字號。題 名：文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加[ ]號。日 期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20040227。頁 數(shù)：每件歸檔文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁。備 注：注釋文件需要說明的情況。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。將歸檔文件裝盒編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面，盒脊背及備考表項(xiàng)目。第六條 關(guān)于文書檔案保管期限的劃分文書檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。長期為十六年至五十年，短期為十五年以下。第七條 檔案管理的組織和分工（一）公司行政人事部為公司檔案管理部門，對公司其它部門檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職能。行政人事部設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）行政人事部負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計公司的檔案資料；負(fù)責(zé)指導(dǎo)各職能部門的檔案管理工作，把應(yīng)歸檔的文件材料整理、立卷、歸檔；負(fù)責(zé)督促其按規(guī)定時間及時向公司移交檔案，檢查其工作落實(shí)情況；負(fù)責(zé)辦理檔案的借閱，做好檔案利用的服務(wù)工作和日常管理工作。（三）財務(wù)會計檔案由財務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔，并按規(guī)定期限移交公司檔案室。（四）影音、設(shè)計稿源資料文件由產(chǎn)品推廣部負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔，并按規(guī)定期限及時移交公司檔案室。（五）按檔案管理有關(guān)規(guī)定，對已經(jīng)超過保管期限的檔案，由行政人事部檔案管理員負(fù)責(zé)提出存毀意見，由行政人事部經(jīng)理審核、行政總監(jiān)審定，總經(jīng)理審批后，對應(yīng)銷毀的檔案。第八條 檔案的查閱、借閱、復(fù)印確因工作需要需借出或復(fù)印檔案，應(yīng)完善以下手續(xù)：（一）各部門只能進(jìn)行查閱與其工作內(nèi)容有關(guān)的檔案，若查閱其它無直接關(guān)系的資料、文件，則必須經(jīng)本部門經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)的審核、批準(zhǔn)，并在檔案管理人員處辦理相關(guān)手續(xù)，方可查閱。（二）各類情況的借閱屬絕密內(nèi)容范圍內(nèi)的檔案，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可直接借出/復(fù)?。粚贆C(jī)密內(nèi)容范圍內(nèi)的檔案資料應(yīng)經(jīng)分管總監(jiān)同意后方可借出/復(fù)??；屬密級內(nèi)容范圍內(nèi)的檔案資料由行政人事部經(jīng)理同意后方可借出/復(fù)印。特別規(guī)定：凡借閱公司執(zhí)照等證件原件、借閱/復(fù)印一般合同協(xié)議、外借電子產(chǎn)品（如攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、硬盤）須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意并報行政總監(jiān)批準(zhǔn)后方可辦理；外借筆記本電腦的須總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。（三）借閱檔案一般不得超過三天。超過三天的應(yīng)向檔案管理人員提交書面情況說明，情況說明中應(yīng)明確歸還日期，并有公司領(lǐng)導(dǎo)的簽字。（四）檔案借出期間，借出人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，必須保證文件完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、污損、圈劃、折角或撕頁等。（五）檔案管理借閱人員、借閱文件人應(yīng)遵守公司保密制度的相關(guān)規(guī)定，不得向外泄漏公司秘密，違反者按公司《保密制度》執(zhí)行。第九章 印章管理規(guī)定第一節(jié) 總則第一條 為加強(qiáng)對企業(yè)印章的管理，規(guī)范申請及使用流程，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的資料上，因需以公司名稱或職能部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第三條 公章及合同專用印章的刻制由行政人事部負(fù)責(zé)，應(yīng)將每枚印章登記在“公司印章登記表”上留“印模”，永久保存；財務(wù)專用章由財務(wù)部負(fù)責(zé)刻制及保管。第二節(jié) 印章的種類第四條 正式印章，指公司公章。第五條 專用印章，指公司的財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章等。第六條 人名用章，指以公司法定代表人個人名義刻制的用于公務(wù)的簽名章或印鑒章。第三節(jié) 印章的使用范圍第七條 公司印章主要用于公司內(nèi)外公務(wù)活動，原則上不應(yīng)出現(xiàn)非公務(wù)使用情況。