【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 管理部門(mén)：印章用途：申請(qǐng)人：_________________ 日期：____________________審批人：_________________ 日期：____________________6 / 34附表二：xx 公司印章使用登記表□ 辦公室 □ 財(cái)務(wù)部 □ 銷售部　序號(hào) 印章類別 印章用途 用印人 日期 備注1 　 　 　 　 　2 　 　 　 　 　3 　 　 　 　 　4 　 　 　 　 　5 　 　 　 　 　6 　 　 　 　 　7 　 　 　 　 　8 　 　 　 　 　9 　 　 　 　 　10 　 　 　 　 　11 　 　 　 　 　12 　 　 　 　 　13 　 　 　 　 　14 　 　 　 　 　15 　 　 　 　 　16 　 　 　 　 　17 　 　 　 　 　18 　 　 　 　 　19 　 　 　 　 　20 　 　 　 　 　說(shuō)明：要將印章帶出公司使用時(shí)，需在備注欄中注明地點(diǎn)，及在還章時(shí)注明還章時(shí)間。 7 / 34三、文件與檔案管理制度總則第一條 為規(guī)范公司各部門(mén)的文件和檔案的管理，做到文檔流轉(zhuǎn)及時(shí)、保管安全，制定本制度。第一章 文檔的分類第二條 公司文檔分類（包括電子文檔）：1. 合同類文檔：指公司與其他法律實(shí)體簽訂的具有法律效力的文件。包括合同、協(xié)議以及備忘錄。2. 規(guī)劃類文檔。指涉及到公司發(fā)展和計(jì)劃的各種文件：公司發(fā)展規(guī)劃、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、公司年度市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃、公司年度銷售計(jì)劃、公司人力資源計(jì)劃、公司年度預(yù)算方案等。3. 制度、政策類文檔。指公司各種規(guī)章制度文件、公司銷售政策和公司的各類通知等。4. 報(bào)告類文檔。指各種最終提交的方案或者分析結(jié)果：各期財(cái)務(wù)分析報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、新產(chǎn)品方案的報(bào)告、廣告和促銷方案的報(bào)告等。5. 方案類文檔。指各種未最終獲得通過(guò)的申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃或者方案：各種計(jì)劃方案、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)方案、廣告促銷方案、銷售政策調(diào)整方案等。6. 信息類文檔。指記錄客戶信息的各種文檔以及財(cái)務(wù)部的各種會(huì)計(jì)記錄：客戶檔案和會(huì)計(jì)帳目、會(huì)計(jì)憑證等。7. 表單類文檔。指公司運(yùn)作過(guò)程中產(chǎn)生的各種表單。借款單、報(bào)銷單、銷售訂單、出庫(kù)單、入庫(kù)單、采購(gòu)申請(qǐng)單、送貨單、辦公用品領(lǐng)用單等等。8. 外來(lái)文檔。指和公司業(yè)務(wù)無(wú)直接聯(lián)系的各種外來(lái)文檔：書(shū)籍、報(bào)刊、雜志、信件。第三條 文檔按照是否處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)又可劃分為文件和檔案兩類：文件是指處于流轉(zhuǎn)過(guò)程中的文檔；檔案是指已經(jīng)停止流轉(zhuǎn)，有人專門(mén)留存保管的文檔。文檔的編號(hào)按照文件8 / 34和檔案的區(qū)別也有所區(qū)別。第四條 規(guī)劃類文檔、制度政策類文檔、合同類文檔和信息類文檔屬于檔案；方案類文檔屬于文件；表單類文檔和外來(lái)文檔屬于文件。第二章 文件的編號(hào)與管理第五條 文件的編號(hào)：文件按發(fā)起部門(mén)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則：總經(jīng)理發(fā)文：【總】_____年文______號(hào) V_____辦公室發(fā)文：【辦】_____年文______號(hào) V_____人力資源部發(fā)文：【人】_____年文______號(hào) V_____市場(chǎng)部發(fā)文：【市】_____年文______號(hào) V_____銷售部發(fā)文：【銷】_____年文______號(hào) V_____設(shè)計(jì)部發(fā)文：【設(shè)】_____年文______號(hào) V_____財(cái)務(wù)部發(fā)文：【財(cái)】_____年文______號(hào) V_____規(guī)則說(shuō)明：【】?jī)?nèi)文字為部門(mén)第一個(gè)字；“_____年文______號(hào)”是某年第幾個(gè)文件，空格處用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)；“V______”是版本號(hào)，是指該文件經(jīng)過(guò)了幾次修訂，空格用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。第六條 文件的流轉(zhuǎn)：文件是需要經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱的文檔，每一位審閱人接收到文件后， 2 天內(nèi)應(yīng)做出響應(yīng)，把文件交給下一位審閱人，如果該文件未獲通過(guò)，則返回給文件發(fā)起者，讓其進(jìn)行修訂。第七條 文件的歸檔：文件獲得審批通過(guò)之后，文件的最后獲得通過(guò)的版本應(yīng)該由相應(yīng)部門(mén)的人員留存歸檔。將文件進(jìn)行檔案編號(hào)。第八條 表單類文件用日期加簡(jiǎn)單數(shù)字加以編號(hào)。如在 2022 年 12 月 26 日的出庫(kù)單編號(hào)為：20221226－0234；其中前面八位數(shù)字是日期，后四位數(shù)字是該類表單在本年度的流水編號(hào)，由流轉(zhuǎn)過(guò)程最后一個(gè)接收者留存。第九條 外來(lái)文件不需要進(jìn)行編號(hào)，由統(tǒng)一由辦公室留存。第三章 檔案的編號(hào)與管理9 / 34第十條 規(guī)劃類檔案、報(bào)告類檔案和制度政策類檔案的編號(hào)：檔案按照留存部門(mén)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則：總經(jīng)理存檔：【總】_____年檔________類______號(hào)【 】辦公室存檔：【辦】_____年檔________類______號(hào)【 】人力資源部存檔：【人】_____年檔________類______號(hào)【 】市場(chǎng)部存檔：【市】_____年檔________類______號(hào)【 】銷售部存檔：【銷】_____年檔________類______號(hào)【 】設(shè)計(jì)部存檔：【設(shè)】_____年檔________類______號(hào)【 】財(cái)務(wù)部存檔：【財(cái)】_____年檔________類______號(hào)【 】規(guī)則說(shuō)明：前一個(gè)“【 】 ”內(nèi)文字為部門(mén)第一個(gè)字；后一個(gè)“【 】 ”填“機(jī)密”或“普通” ，表示該檔案是否屬于公司機(jī)密，機(jī)密檔案按照《保密制度》進(jìn)行管理?！癬____年檔________類______號(hào)”是某年某個(gè)類別第幾個(gè)檔案，年份和編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，類別主要為：規(guī)劃類、計(jì)劃類、預(yù)算類、報(bào)告類、制度類、政策類。第十一條 信息類檔案的編號(hào)：1. 會(huì)計(jì)帳目和會(huì)計(jì)憑證在一定期限（一年）后裝訂成冊(cè)，在封面上標(biāo)明內(nèi)部記錄的內(nèi)容和記錄的開(kāi)始結(jié)束時(shí)間。2. 客戶檔案的編號(hào)：客戶檔案可以分為客戶基本信息卡、客戶評(píng)估、客戶信用評(píng)級(jí)、銷售合同副本、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表?？蛻魴n案總編號(hào)：省份―客戶簡(jiǎn)稱―客戶類別－客戶等級(jí)；客戶基本信息卡編號(hào)：JC－客戶簡(jiǎn)稱－客戶類別－V_____－日期；客戶評(píng)估報(bào)告：PG－客戶簡(jiǎn)稱－客戶類別－V_____－日期；客戶信用評(píng)級(jí)卡：XY－客戶簡(jiǎn)稱－客戶類別－V_____－日期；客戶銷售合同復(fù)印件：HT－客戶簡(jiǎn)稱－客戶類別－日期；客戶銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表：XS－客戶簡(jiǎn)稱－客戶類別－V_____－日期。編號(hào)說(shuō)明：“省份” 用拼音簡(jiǎn)稱，如天津簡(jiǎn)稱為 TJ，如果出現(xiàn)容易出現(xiàn)混淆的編號(hào)，如河南和湖南，則用三個(gè)字母標(biāo)注，河南簡(jiǎn)稱為 HEN，湖南簡(jiǎn)稱為HUN；客戶簡(jiǎn)稱，用客戶中文名字四字簡(jiǎn)稱的漢語(yǔ)拼音首字母表示； “客戶類別”10 / 34分為經(jīng)銷商和零售終端分別用其英文首字母（經(jīng)銷商：Distributor；零售終端：Terminal） “D”和“T”表示；“客戶等級(jí)”是該客戶的級(jí)別，用英文字母表示?？蛻魴n案中五個(gè)子項(xiàng)的編號(hào)中“V”表示版本號(hào)，第一次記錄的時(shí)候版本號(hào)為 V1，以后依次增加， “日期”表示該項(xiàng)記錄更新的日期。銷售合同副本不存在更新的問(wèn)題，所以不需要版本號(hào)。3. 其他部門(mén)的各種信息類文檔，編號(hào)規(guī)則與客戶資料編號(hào)類似。第十二條 信息類檔案的更新和保管1. 信息類檔案需要經(jīng)常更新，保管方式和編碼和一般檔案應(yīng)有所區(qū)別。2. 信息類檔案中最主要的是財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)帳目、會(huì)計(jì)憑證，市場(chǎng)部歸集的客戶資料卡及其他各部門(mén)各自的信息。信息類檔案由專門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)信息收集的人員保管，并及時(shí)更新。第十三條 合同類文檔的編號(hào)。合同類文檔主要分為三類，銷售合同，一般合同，協(xié)議，備忘錄。銷售合同編號(hào)：【銷售合同】－地區(qū)－年份－客戶類別－編碼；一般合同編號(hào)：【一般合同】－年份－編碼；協(xié)議編號(hào)：【協(xié)議】－年份－編碼；備忘錄編號(hào)：【備忘錄】－年份－編碼。比如 2022 年和河南的經(jīng)銷商簽訂的合同，編碼如下：【銷售合同】－河南－2022年－經(jīng)銷商－002。 “002”表示該合同是本年該地區(qū)的該類經(jīng)銷商的第二份合同。第十四條 合同的正本統(tǒng)一由辦公室歸檔，其中銷售合同在公司財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部和銷售部存有復(fù)印件。第十五條 檔案的查閱查閱公司檔案需要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理的審批，如果是機(jī)密檔案需要總經(jīng)理的批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)查閱人需要在檔案查閱登記表上簽字，并規(guī)定歸還時(shí)間；機(jī)密檔案只能在當(dāng)時(shí)查閱，不能領(lǐng)走。第四章 文檔的保存期限第十六條 文檔的保存期限1. 永久保存：公司規(guī)章制度，財(cái)務(wù)報(bào)表、合同以及其他經(jīng)核定須永久保存的文11 / 34書(shū)。2. 10 年保存：預(yù)算，會(huì)計(jì)憑證以及其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書(shū)。3. 5 年保存：期滿或解除之合約以及其他經(jīng)核定保存 5 年的文書(shū)。4. 1 年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5. 須銷毀的文件須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，由負(fù)責(zé)保管該文檔的人員銷毀并派專人監(jiān)銷。第五章 附則第十七條 本規(guī)定從公布之日起實(shí)施。第十八條 本規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第六章 附表第十九條 文檔管理制度表格。1. 《檔案查閱申請(qǐng)表》2. 《檔案查閱登記表》12 / 34附表一：xx 公司檔案查閱申請(qǐng)表查閱理由：借閱時(shí)間：___________預(yù)計(jì)歸還時(shí)間：_________申請(qǐng)人：________ 日期：________審批人：________ 日期：________13 / 34附表二：xx 公司檔案查閱登記表部門(mén)：____________________序號(hào) 檔案名稱 查閱人 借閱時(shí)間 歸還時(shí)間 備注1 　 　 　 　 　2 　 　 　 　 　3 　 　 　 　 　4 　 　 　 　 　5 　 　 　 　 　6 　 　 　 　 　7 　 　 　 　 　8 　 　 　 　 　9 　 　 　 　 　10 　 　 　 　 　11