【文章內(nèi)容簡介】 額項目，可由工程部報部門經(jīng)理同意后辦理采購申請，付款時必需由使用部門簽字驗收合格，方可辦理報銷手續(xù)。維修項目報告（部門經(jīng)理）→總經(jīng)理（審批）六, 上述各項采購申請經(jīng)審批后，將審批單分發(fā)到各有關(guān)部門執(zhí)行。1. 各項請示報告應(yīng)一式三份：1） 財務(wù)部存檔2） 采購部存檔3） 使用部門存檔2. 采購申請單一式四聯(lián)：a) 財務(wù)部審核，核算依據(jù)b) 采購部采購，結(jié)算依據(jù)c) 倉庫驗收依據(jù)d) 使用部門存檔七, 為了加強采購管理，酒店所有財產(chǎn)物類的采購，一律應(yīng)填寫“采購申請單”，由采購部統(tǒng)一辦理，各使用部門不得自行購置。任何物品無采購計劃或未經(jīng)批準同意，倉庫應(yīng)拒絕驗收，財務(wù)部不辦理付款。對大宗、貴重物品以及使用部門在品種、規(guī)格、質(zhì)量上有要求的，應(yīng)由使用部門、財務(wù)部與采購員共同尋價采購，采購員進行市場尋價報價等市場調(diào)查時，必需嚴格執(zhí)行貨比三家的原則，在保質(zhì)保量的前提下，嚴格降低采購成本。采購員必須遵守國家政策法令和法規(guī)，杜絕營私舞弊，任何折扣、優(yōu)惠、贈送、回扣等均屬酒店所有。對于酒店采購大宗或批量的財產(chǎn)、物資、用品用具等，按《采購招標實施細則》執(zhí)行，應(yīng)簽訂購貨合同，合同要注明產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、保質(zhì)期、到貨時間及付款方式等。合同初稿擬定后，填寫“合同審批表”報酒店行政部、財務(wù)部修訂審閱，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。合同批準后，正式簽約蓋章生效。第八節(jié) 貨物驗收管理一． 酒店任何物資的采購，無論金額大小，都必須經(jīng)倉管員、使用部門驗收合格，辦理貨物驗收手續(xù)后方可入庫或直接進入使用部門。二． 供應(yīng)商或采購員采購的物品，必須有采購申請單方可收貨，如特殊急用的零星　　　　采購，必須有使用部門經(jīng)理簽字，經(jīng)財務(wù)倉管員驗收后，補辦采購申請手續(xù)。三． 大宗、貴重物品必須經(jīng)財務(wù)倉管員、使用部門共同驗貨,并在收貨單上簽字認可，嚴把質(zhì)量關(guān)。四． 一切貨物驗收時，必須檢驗其品名、數(shù)量、規(guī)格、單價、有效期限、質(zhì)量等是否符合要求，對于質(zhì)次、過期、品名與規(guī)格不符等物品堅決拒絕收貨。五． 財務(wù)倉管員驗收以實收貨物為依據(jù)，對于未見實物的拒絕辦理收貨手續(xù)。六． 進口食品、酒水，必須有動植物檢驗、檢疫局的證明標簽及國內(nèi)代理商、經(jīng)銷商的方可收貨。七． 除鮮活食品及倉庫難以保存的物品直撥到使用部門外，其他一切購進物資，原則上不論哪個部門申請采購的物品，經(jīng)倉管員驗收后，按物資類別分別入庫，使用部門需要領(lǐng)用時，填寫“領(lǐng)料單”經(jīng)審批后到倉庫領(lǐng)用。八． 未辦理收貨手續(xù)或驗收手續(xù)不全，財務(wù)部將拒絕支付貨款。九． 收貨直撥單、收貨入庫單均一式四聯(lián)： a) 財務(wù)成本成本核算(應(yīng)付賬款依據(jù))b) 供應(yīng)商/采購員報銷憑證c) 倉管員驗收留存d) 使用部門存檔第九節(jié) 物資采購付款及費用報銷程序為規(guī)范酒店物資采購管理，嚴格控制采購成本及費用支出，使采購付款及費用報銷更加規(guī)范化、程序化，現(xiàn)制定以下采購付款及費用報銷程序。一、 采購付款程序1） 物品、食品酒水采購到貨，根據(jù)采購申請單，由倉庫、使用部門驗貨并按收貨程序分別填制“收貨直撥單” 、“收貨入庫單”。2）長期供貨商（月結(jié)戶）付款：每月10號至20號為上月貨款的對賬期，經(jīng)雙方核對確認無誤后，由采購部填寫“付款通知單”后附“收貨直撥單”或“收貨入庫單”、“發(fā)票”等有關(guān)票據(jù)，經(jīng)成本會計、會計主管復(fù)核，財務(wù)經(jīng)理審核后報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。5萬元以上的大額貨款，由財務(wù)部根據(jù)資金狀況，安排分期分批付款。流程圖如下：采購員或經(jīng)辦人填“付款通知單”成本會計審核、會計主管復(fù)核財務(wù)經(jīng)理審核 總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)審批財 務(wù) 部統(tǒng)籌資金 出納付款 3）日常采購付款：由采購人員或經(jīng)辦人填寫“付款通知單”、“收貨直撥單”或“收貨入庫單”、“發(fā)票”等，經(jīng)財務(wù)部成本會計、會計主管復(fù)核（復(fù)核是否與采購單一致，票據(jù)是否準確、齊全，大小寫金額是否正確），財務(wù)經(jīng)理審核后報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批，大額貨款分批支付。流程圖如下： 財務(wù)經(jīng)理審核成本會計審核、會計主管復(fù)核采購員/經(jīng)辦人填付款通知單 出納付款總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)審批 二、 往來款、預(yù)付款支付流程： 往來款、預(yù)付款支付由部門經(jīng)辦人提出付款申請報告，附合同等相關(guān)資料，經(jīng)會計主管復(fù)核、財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后支付。 經(jīng)辦人（付款申請報告、合同）部門經(jīng)理審核成本會計審核、會計主管復(fù)核會計主管復(fù)核 財務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理審批財務(wù)經(jīng)理審核 出納付款 三、費用報銷程序： 各部門歸口管理的費用報銷，如水電、燃汽、維修保養(yǎng)、辦公費、保安消防費、勞動保險費、電話費、洗滌費、消殺費、綠化費、汽車費、衛(wèi)生防疫費、檢查費、培培費、交通差旅費、招待費、年審費等，由歸口管理部門經(jīng)辦人填制費用報銷單（附發(fā)票、報告、協(xié)議書等有關(guān)資料），經(jīng)部門經(jīng)理簽字、會計核算、財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批、出納付款。 酒店正常發(fā)生的一些相對固定費用（銀行托收的水電費、電話費劃款），由財務(wù)人員根據(jù)銀行劃款單、發(fā)票，填寫費用報銷單，經(jīng)會計核算、財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后入賬，費用報銷流程圖如下： 部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人填制付款通知書費用會計審核、會計主管復(fù)核會計主管復(fù)核財務(wù)經(jīng)理審核總經(jīng)理審批出納付款或財務(wù)入帳 各部門所發(fā)生的一次性費用報銷必須在費用發(fā)生前以報告形式報總經(jīng)理批準。各項費用必須嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，特殊情況應(yīng)加以說明并報批。 第十節(jié) 資產(chǎn)管理規(guī)定一、固定資產(chǎn)管理 固定資產(chǎn)是指使用期限較長，單位價值較高，并在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產(chǎn)。企業(yè)使用期限在一年以上的房屋、建筑物、汽車、機器設(shè)備、工具等資產(chǎn)應(yīng)作為固定資產(chǎn)；不屬于生產(chǎn)經(jīng)營中的主要設(shè)備的物品，單位價值在RMB2000元以上，并且使用期限超過兩年的，也應(yīng)作為固定資產(chǎn)。本酒店固定資產(chǎn)的范圍包括：（1）房屋建筑物；（2）大型基建設(shè)備；（3）維修設(shè)備、電梯；（4）通訊和運輸設(shè)備；（5）電器設(shè)備及其他設(shè)備五類。酒店固定資產(chǎn)實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理相結(jié)合的原則，各部門經(jīng)理（負責人）對本部門的財產(chǎn)物資負責，離任時必需辦理財產(chǎn)移交手續(xù)。(1) 財務(wù)部A. 負責建立固定資產(chǎn)明細賬，并按會計核算的要求正確計提折舊，折舊方法采用直線法，房屋建筑物折舊年限為20年，機器設(shè)備折舊年限為10年，家具辦公設(shè)備及其他設(shè)備折舊年限為5年。B. 定期組織好固定資產(chǎn)（含低值易耗品）的清查盤點工作,并對各部門資產(chǎn)增減情況進行匯總登記核實，建立資產(chǎn)明細清冊。準確反映酒店資產(chǎn)的使用情況，對毀壞的資產(chǎn)及時按程序辦理報廢手續(xù)并作賬務(wù)處理。C. 監(jiān)督酒店員工離職前的財產(chǎn)移交工作。(2) 工程部、電腦部A. 掌握固定資產(chǎn)的技術(shù)狀態(tài)及增減變動的管理工作。B. 負責設(shè)備的運行維護和技術(shù)更新，并組織檢查和驗收。(3) 使用部門A. 負責本部門所使用固定資產(chǎn)的保管、維護、保養(yǎng)工作，保證資產(chǎn)處于良好狀 態(tài)，確保所管轄財產(chǎn)的安全完整并落實相關(guān)責任人。B. 負責配備專職人員建立固定資產(chǎn)登記薄，記錄資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、購建日期、放置地段、資產(chǎn)增減變動等，各部門之間調(diào)撥資產(chǎn)必需填寫資產(chǎn)“內(nèi)部調(diào)撥單”，由部門經(jīng)理簽字確認并報財務(wù)部登記備案。C. 負責所屬員工變動的資產(chǎn)移交工作。(4)　固定資產(chǎn)發(fā)生毀損報廢處理時，由使用部門提出申請，填制“物資報損單”，經(jīng)工程部鑒定、財務(wù)部審核、報總經(jīng)理審批。二、低值易耗品的管理低值易耗品為使用年限在一年以內(nèi)，購進單位價值在2000元以下，不符合固定資產(chǎn)標準的各種工具器具、家具、物品等，低值易耗品攤銷方法采用一次攤銷法。 低值易耗品的購置可由倉庫或使用部門填制“采購申請單”，按有關(guān)采購程序辦理購置。低值易耗品在使用過程中，各部門必需安排專人負責管理，進行明細登記，定期核對掌握資產(chǎn)增減情況，員工離職及時辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，對于損壞而不能繼續(xù)使用的資產(chǎn)，使用部門按規(guī)定填寫“物資報損單”，辦理有關(guān)報廢手續(xù)。長期待攤費用：酒店內(nèi)部裝修以及包含在裝修費用中的部分家具和廚房設(shè)備等，均按5年攤銷期限進行分期攤銷。三， 庫存物資的管理倉庫是儲存、管理物資的重要部分，倉庫物資管理必須建立科學(xué)的、完善的管理制度，以適應(yīng)酒店管理的需要，達到為經(jīng)營管理服務(wù)的目的。1. 按照存貨物資的分類、性能、規(guī)格設(shè)置存貨二級明細賬，建立物資收發(fā)領(lǐng)用登記卡片，嚴格物資管理，確保賬卡物相符。2. 保持庫內(nèi)清潔，合理運用庫房，物資擺放整齊，并加強防潮防腐措施，如發(fā)現(xiàn)物品中有短缺、損壞、霉爛等現(xiàn)象要及時報告處理。3. 對食品原材料的驗收一定要嚴格把關(guān)，對異味、異色及不符合衛(wèi)生標準的要堅決拒收，驗收合格的物品、食品要迅速入庫或直接調(diào)撥經(jīng)營場所。 4. 認真做好物品原材料的保管工作，發(fā)貨時本著“先進先出”的原則，防止