會務(wù)接待手冊說明(編輯修改稿)
2025-05-05 11:52 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 作安排表：在所發(fā)會務(wù)通知的基礎(chǔ)上，按會務(wù)流程分析會務(wù)工作，要求盡量詳細(xì)并將任務(wù)落實(shí)到人。11. 會務(wù)宣傳品的制作：根據(jù)會議名稱制作相應(yīng)的簽到背景板、歡迎條幅、會議條幅、溫馨提示卡等，并根據(jù)會議議程需要，制作相應(yīng)的宣傳品。12. 食品的采買：根據(jù)會議的長短，采購相應(yīng)的水果（水果應(yīng)盡量選擇應(yīng)季、便于剝皮的水果，水果旁擺放干、濕紙巾及溫馨提示卡等）、干果及小點(diǎn)心，參考明細(xì)如下：客房、會議室水果茶歇水果點(diǎn)心香蕉、蘋果、梨、橘子、草莓、青棗、葡萄、櫻桃等西瓜、火龍果、哈密瓜、柑橘、桃子等咖啡、牛奶、小面包、餅干、巧克力、薩其馬等13. 會務(wù)指導(dǎo)服務(wù)人員的工作：（1） 確定每次會議須有23名會務(wù)人員。（2） 通知服務(wù)員每15分鐘續(xù)茶。（3） 事先與酒店人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時到位。（4） 在抵達(dá)酒店后將會議所用水果及點(diǎn)心交由服務(wù)人員清洗，并在會前30分鐘擺放完畢（需覆保鮮膜，臨近會前取下）（5） 擺放指路導(dǎo)示牌，指明會議室及會務(wù)組的地點(diǎn)。會務(wù)人員需在會前30分鐘布置好簽到臺，做好會議簽到準(zhǔn)備。（6） 所有會議所需用品必須在會前2小時運(yùn)送到場。會議室所需物品（投影儀、幕布、白板、激光筆）需在會前30分鐘擺放并調(diào)試完畢。（7） 會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前30分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。（8） 會議室內(nèi)的茶水需在會前10分鐘開始沖泡。（9） 通知匯報(bào)人員于會前5分鐘就坐并貯備好匯報(bào)資料。*會中工作（按順序）1. 會議室的保障：（1） 會議室全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作。（2） 每次匯報(bào)開始時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。（3） 協(xié)助匯報(bào)人員做好包PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。（4） 在會議休息期間，要協(xié)助下一個匯報(bào)人員進(jìn)行調(diào)試及資料的收發(fā)。（5） 及時了解會議的進(jìn)展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整。2. 參會人員的保障：（1） 落實(shí)參會人員及時到會，了解參會人員資料的準(zhǔn)備情況，并協(xié)助做好準(zhǔn)備工作（如筆記本、資料準(zhǔn)備等）（2） 落實(shí)參會人員的用餐情況。（3） 落實(shí)參會人員的返回情況。3. 用餐的保障：（1） 要結(jié)合會議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯餐的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時間。（2） 要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時上桌，盡量減少等待時間。（3） 如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安排為工作餐。（4） 午餐時間原則上不能晚于12:30開餐。4. 住宿的保障：（1） 提前與酒店溝通房間及房卡的去用程序，盡量先取得房卡。在需要住宿的人員抵達(dá)酒店時，要及時做好簽到。手機(jī)身份證并提供相應(yīng)的房卡。待酒店將身份證登記后再予以退還住宿人。（2） 在當(dāng)晚要與總臺確定設(shè)定好第二天早上及中午的叫醒服務(wù)。（3） 會議期間落實(shí)住宿人的時間安排，確定退房時間。做好與酒店的房卡交還。*會后工作（按順序）1. 離會車輛安排：全部會議結(jié)束后，做好參會人數(shù)返程車輛安排工作。確定尚需要住宿人員名單及客房號碼，做好用餐及退房安排。2. 退房：在會議最后一天的中午12:00之前，將所有住宿房間的房卡收齊后，辦理退房手續(xù)，并向酒店索要住宿清單。3. 設(shè)備整理：在送走所有參會人員后，進(jìn)行設(shè)備的收拾和整理工作。4. 結(jié)賬：在確認(rèn)所有會議項(xiàng)目均已結(jié)束后，結(jié)賬并開具發(fā)票。5. 設(shè)備歸還：返回公司后，歸還所有所借設(shè)備。6. 費(fèi)用報(bào)銷：在會后一周內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，并附此次會議的費(fèi)用決算表。7. 會務(wù)總結(jié)：會后盡快進(jìn)行會務(wù)總結(jié)工作。四、 注意事項(xiàng)1. 會務(wù)人員要做好會議保障工作并攜帶公司通訊錄方便聯(lián)系。2. 全程會議至少保證有1輛會議用車。3. 會議所需儀器應(yīng)在出發(fā)前進(jìn)行檢測與調(diào)試。4. 會務(wù)人員要攜帶至少5份會務(wù)通知，以備查詢。5. 對于涉及機(jī)密的受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。6. 會議期間如發(fā)生緊急情況，會務(wù)人員要沉著冷靜，及時檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。附件：附件一：會議通知 樣式 附件二：會務(wù)通知 樣式 附件三：會議期間 公司領(lǐng)導(dǎo)行程安排 附件四：會議預(yù)算 /結(jié)算清單樣式 附件五：會務(wù)分工 明細(xì)表 附件六：會議簽到 表附件一：會議通知樣式河北本森農(nóng)業(yè)科技有限公司XXXXXX會議通知一、會議地點(diǎn)： ；二、會議時間： ；三、會議主題： ；四、參會人員名單： ；五、會議議程安排：時間安排議程安排發(fā)言人時長與會地點(diǎn)備注日期07:00—08:15叫醒服務(wù)/自助用餐01:15XX餐廳08:30—08:35會議開場00:05XXX會議室08:35—10:20上午會議內(nèi)容01:4510:20—10:30茶歇10分鐘00:1010:30—12:00商務(wù)會議內(nèi)容
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