【文章內(nèi)容簡介】 結(jié)果是這樣，理由有三個，一是?！?。（4）一定要簡短、扼要、流暢；（5）如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼? 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：單位印章主要有（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；（4）另一種是由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。1 按照2000年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。答：（1）命令；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會議紀(jì)要。1提高會議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。？答案：（1）會議名稱； （2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結(jié)束時間）； （4）會議地點；（5）議題； （6）主持人、主席； （7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （9）相關(guān)的資料； （10）下次會議預(yù)定日期?！返囊?guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答案: （1）命令（令）； （2）決定； （3）公告；通告；（4）通知；通報； （5）議案； （6）報告； （7）請示； （8）批復(fù)；意見； （9）函； （10）會議紀(jì)要。18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)參考答案：（1）接受任務(wù) （2）了解來賓 （3）制訂計劃 （4）預(yù)訂宿食（5）迎接來賓 （6）商議日程 （7）安排會議 （8）陪同參觀 （9）送別客人 （10）接待小結(jié)四、設(shè)計題：1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)答：（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123)答:他應(yīng)考慮L1)會議名稱。(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間；（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）（4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等。（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？(P145)答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人意見，不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。要求與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。以作查證。5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？(P150)答：（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；（7）會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談。可使氣氛輕松。6．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，　為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留言時，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（8）攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(P161)答：（1）會議成本＝23[（G+S）T]n+后勤開支＝6（G＋S）＋后勤開；（2）G－參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，（2400247。30247。8）；（3）S－參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；。（600247。30247。8）；（4）T－參加會議人員人均到會時間為5小時；（5）N－參加會議人數(shù)為50人（46+4）；（6）后勤開支－等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800（200+100+1050）；（7）會議成本＝6（10+）550+800＝18750+800＝19550（元）8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P1182)答：（1）準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（3）為商務(wù)洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。（6）安排差旅費。（7）建立旅行－旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126)答：（1） 客人的選擇。確定名單， 再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（6）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P152)答：（1）接受任務(wù)。（2）了解來賓、制訂計劃。（3）預(yù)訂食宿。（4）歡迎來賓、商議日程。（5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（6）正式會談。（7）簽訂協(xié)議書。（8）陪同參觀游覽。（9）互贈禮品。（10）歡送來賓、接待小結(jié)。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有 國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248)答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖vk因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等詳細(xì)登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？答案 : （1）會議的名稱： （2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？答案:（1）要替搭車回去