【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 市場(chǎng)信息、情報(bào)方面的文檔資料資料 1）市場(chǎng)資訊信息資料； 2）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料； 3）市場(chǎng)調(diào)查信息資料； 4）市場(chǎng)推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計(jì)類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料； 7）其他具有利用和保存價(jià)值的信息資料。 銷售 管理文檔資料 1）營(yíng)銷前期資料； 2）營(yíng)銷合同； 3）售后服務(wù)記錄。 4) 客戶資料 二、檔案資料形式與載體 決定、條例、規(guī)章制度、重要通知等法規(guī)性文件； 會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、各種方案； 簽定的各類合同、設(shè)計(jì)方案、標(biāo)書； 訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書、光盤； 拍攝和錄音檔案資料資料：原版底片、文字說(shuō)明、唱片、錄音帶、錄像帶； 管理過(guò)程中使用的各種表單、報(bào) 告、記錄； 政府及各相關(guān)部門提供的政策文件； 產(chǎn)品研制的技術(shù)資料、圖紙、方案、說(shuō)明、報(bào)告。 包括文本文件、實(shí)物、光盤刻錄文檔資料、電子文檔資料 第二節(jié) 機(jī)要檔案資料 14 一、機(jī)要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。 二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案資料包括： 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)資料、重要物資采購(gòu)信息資料。 機(jī)密檔案資料包括： 1）財(cái)務(wù)資料； 2） 重大 合同； 3）公司經(jīng)營(yíng)情況； 4）薪資性檔案資料、勞動(dòng)合同 ； 5）技術(shù)資料； 秘密檔案資料包括： 1）重要項(xiàng)目資料； 2）項(xiàng)目合同協(xié)議； 3）公司重要會(huì)議紀(jì)要； 4）重要項(xiàng)目信息； 5）公司收集整理的素材； 6）人事檔案資料； 7）公司登記信息 第三節(jié) 檔案資料整理裝訂編號(hào) 一、檔案資料編號(hào)分類原則 文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實(shí)物； 文擋分類編碼（英文字母）：財(cái)務(wù)、人事、技術(shù)、行政、營(yíng)銷等； 文擋期間編碼（數(shù)字）：年份； 文擋順序：月份； 以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼； 檔案資料編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有 一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn) 行編號(hào)。 15 二、文擋裝訂 以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼； 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 合訂文檔資料封面有目錄表； 電子文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份； 光盤應(yīng)做好編號(hào)標(biāo)識(shí)，做好包裝存放，編制好目錄； 機(jī)要檔案資料須在檔案資料編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。 第四節(jié) 保管部門及保管責(zé)任 一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案資料由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)按會(huì)計(jì)制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。 二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案資料由人力資源部負(fù)責(zé)按本制度規(guī) 定整理裝訂存檔保管。 三、 股東會(huì) 合同資料由行政管理部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。 四、其他檔案資料均由部門負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理裝訂存檔，按規(guī)定時(shí)間與要求移交行政管理部保管； 五、不需移交的文檔及未到移交日的文檔由部門編制檔案清單，每季交行政管理部備檔；行政管理部定期核對(duì)文檔。 第五節(jié) 檔案資料移交 一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交行政管理部。 二、公司章程，股東會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交行政管理部。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交行政管理部。 四、財(cái)務(wù)檔案資料、人事檔案資料由部門 自行立卷、歸檔、管理。 五、其余檔案資料每年移交一次，時(shí)間為每年的１月。 六、檔案資料移交須填寫《檔案資料移交清 單 》 。 七、《檔案資料移交清 單 》一式三份，移交雙方各一份，行政管理部留存一份。 檔案移交清單見(jiàn)附件 :檔案移交清單 第六節(jié) 保存期限 檔案資料保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照 16 下列規(guī)定辦理： 一、永久保存： 公司章程； 股東名簿； 股東會(huì)會(huì)議紀(jì)要； 公司證照；各級(jí)批文； 印鑒； 公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃； 公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)； 年度財(cái)務(wù)報(bào)表； 技術(shù)資料； 1不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1人事資料； 1大型活動(dòng)圖片、音像資料； 1其他核定須永久保存的檔案資料。 二、十五年保存： 會(huì)計(jì)憑證； 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。 (其它財(cái)務(wù)檔案資料的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 ) 三、五年保存： 期滿或解除的合同協(xié)議； 完結(jié)后的項(xiàng)目方案； 其他經(jīng)核定須保存五年的檔案資料。 四、一年保存： 部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)； 完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告； 完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書。 五、公司規(guī)章制度由行政管理部永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。 第七節(jié) 檔案資料調(diào)閱 一、因工作需要調(diào)閱檔案資料時(shí)，按以下辦理手續(xù)： 調(diào)閱部門內(nèi)文檔：一般資料，由資料保管人決定；部門內(nèi)機(jī)要資料有部門經(jīng)理批準(zhǔn)；機(jī)密級(jí)以上資料由總經(jīng)理批準(zhǔn) 調(diào)閱部門間文檔資料：普通文檔填寫登記表部門經(jīng)理批準(zhǔn)調(diào)閱；機(jī)要資料填寫《檔案資料調(diào)閱申請(qǐng) 表 》，并經(jīng)行政管理部核準(zhǔn)后方可調(diào)閱；絕密級(jí)以上資料經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。 調(diào)閱檔案室文檔資料：普通文檔填寫登記冊(cè)調(diào)閱；機(jī)要資料須填寫《檔案資料調(diào)閱申請(qǐng) 表 》，并經(jīng)行政管理部核準(zhǔn)后方可調(diào)閱；絕密級(jí)以上資料經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。 文檔使用分為： 調(diào)閱：閱讀 、查看 復(fù)制：復(fù)印、電子文檔拷貝 外借：原件借出辦事 二、調(diào)檔人必須是《檔案資料調(diào)閱申請(qǐng) 表 》里注明的查閱人。 三、《檔案資料調(diào)閱申請(qǐng) 表 》由檔案資料管理人員留存?zhèn)洳椤? 四、檔案資料借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò) 8 個(gè)工作時(shí)。 五、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 檔案資料調(diào)閱申請(qǐng) 表 見(jiàn)附件 :檔案資料調(diào)閱申請(qǐng) 表 17 第八節(jié) 檔案資料銷毀 一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料應(yīng)銷毀。 二、需銷毀的檔案資料由保管部門填報(bào)《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。 三、部門內(nèi)部檔案資料由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷 毀；機(jī)要檔案資料由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案資料由行政管理部經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。 四、銷毀檔案資料須兩人以上人員共同完成，行政管理部指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案資料銷毀登記表》。 五、檔案資料銷毀每年進(jìn)行一次，即每年的１月。 六、《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》、《檔案資料銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，行政管理部一份。 檔案資料銷毀 申請(qǐng)表及銷毀登記表見(jiàn)附件 : 《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》、《檔案資料銷毀登記表》 第九節(jié) 文檔資料分類、定級(jí)、保管、移交、調(diào)閱等諸事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)文檔管理目錄及授權(quán)標(biāo)準(zhǔn) 第 八 章 印 信管理規(guī)定 根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定印信管理制度。 第一節(jié) 印信的種類和使用規(guī)定 一、印信分類 印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。 名章印鑒：刻有總經(jīng)理簽名的印章，一般為特定用途。 部門章：刻有公司部門名稱的印章。 職銜簽字章：刻有經(jīng)理 /總經(jīng)理職銜及簽名的印信（可用簽名代替）。 其他功能章：刻有特殊事項(xiàng)完成的印章 二、印信的使用規(guī)定 對(duì)公司經(jīng)營(yíng)權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問(wèn)題或以 公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金 18 融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋總經(jīng)理職銜簽字章、公司印章。 以公司名義對(duì)外核發(fā)的證明文件，及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名的，蓋總經(jīng)理職銜簽字章、公司印章。不署名的蓋公司印章。 以公司名義與各方廠商、客戶簽定的合同、協(xié)議、意向書等蓋公司印章、經(jīng)辦人職銜簽字章。 以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者，蓋部門章、經(jīng)理職銜簽字章。 各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門章。 完成特殊 事項(xiàng)：如驗(yàn)收入庫(kù)、圖書登記、公文郵件收發(fā)等蓋該項(xiàng)功能完成章。 財(cái)務(wù)事項(xiàng)蓋財(cái)務(wù)印鑒、名章印鑒。 第二節(jié) 印信的監(jiān)印及蓋用 一、印章監(jiān)印 總經(jīng)理名章印鑒由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。 總經(jīng)理職銜簽字章由總經(jīng)理核定監(jiān)印人員。 公司印章由行政管理部主管為監(jiān)印人員。 經(jīng)理職銜簽字章及部門章由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。 功能章由功能執(zhí)行人為監(jiān)印人員 二、 印信蓋用 需用印時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)先填寫 用印申請(qǐng)表 ，經(jīng)審核職能主管核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。 監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外， 并應(yīng)于 用印申請(qǐng)表上 上加蓋用印樣式。 第三節(jié) 印信制作與管理 一、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政管理部統(tǒng)