【文章內容簡介】 412105 名稱 信用管理作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 一 信用管理作業(yè)流程 客戶資料調查 授信額度申請 審戶徵信調查 審核 退回業(yè)務處理 授信額度設定 出貨授信查核 授信超限處理 呈報簽核 審核 業(yè)務接受 訂單 銷售及收款循環(huán)內控制度 16/35 臺灣華杰股份有限公司 文號 412106 名稱 發(fā)貨運送作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 內 容 依據資料及使用窗體 一、 目的： 為確保本公司各客戶之訂單均能依訂單、合約規(guī)定、如期出貨運交客戶，避免延遲交貨損失及公司商譽與客戶關系，特訂立本作業(yè)程序。 二、 范圍： 自客戶訂單出貨日期追蹤確認、銷貨憑證之建立打印、以至于貨物運交客戶簽收確認等，均屬本作業(yè)范圍。 三、 職掌： (一 )業(yè)務單位：負責客戶訂單交期之控制、相關銷貨憑證之建立與打印、各項與銷貨有關憑證之匯總等。 (二 )生管單位：出貨日期之確認 、出貨通知單之簽核。 (三 )采購單位：采購品進貨日期之確認。 (四 )品保單位：品質檢驗與入庫作業(yè)之執(zhí)行。 (五 )物料單位：產品入庫及出貨之確認，負責備貨、將貨物運交客戶，以及取回簽收憑證。 (六 )財務單位：負責各項與銷貨有關之會計帳務處理。 四、 作業(yè)程序： (一 )業(yè)務單位應與生管單位確認是否可按時出貨。 (二 )倘若有無法如期出貨情形，生管單位應追蹤進度，并于通知相關權責人員后作適當之處置。 (三 )原料、物料、半成品及商品： 確認可如期出貨后，再分別依內、外銷按相關作業(yè)程序辦理： ： (1)生管單位開立之「出貨通知單」經權責人員簽核后，「出貨通知單」二聯 轉交物料單位安排出貨事宜。 (2)物料單位開立「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )并備貨。另確認產品、數量等內容與「出貨通知單」、「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )內容一致后，將「出貨通知單」一聯及「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )三聯由物料單位轉交業(yè)務單位。 (一 )作業(yè)依據： 1. 會計制度： 柒、各種會計事務處理程序 －第一章、財務出納會計收支處理程序 －第二章、銷貨收入會計處理程序。 2. 合約審查管理辦法。 3. 物品包裝及裝運出貨管理辦法。 (二 )使用窗體： 1. 出貨通知單 2. 送貨單 3. 樣品送貨單 4. 蘇州送貨單 5. 其它銷貨單 6. 送貨單 PAC 7. Packing List 8. Invoice 9. 采購訂單 銷售及收款循環(huán)內控制度 17/35 (3)業(yè)務單位由「出貨通知單」、「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單PAC」 )資料開立銷貨發(fā)票后，將「送貨單」及銷貨發(fā)票轉交物料單位安排出貨。 (4)物料單位則連 系貨運單位并根據出貨狀況將「送貨單」、銷貨發(fā)票交給客戶及財務單位。 ： (1)生管單位開立之「出貨通知單」經權責主管人員簽核后，「出貨通知單」二聯轉交物料單位安排出貨事宜。另將一聯「出貨通知單」交出口船務人員，制作正式之「 Packing List」及「 Invoice」。 (2)物料單位開立「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )并備貨。另確認產品、數量等內容與「出貨通知單」、「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )內容一致后，將「出貨通知單」一聯及「送貨單 (或「樣品送 貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )」三聯由物料單位轉交業(yè)務單位。 (3)生管單位則通知出口船務人員，由其安排相關出貨事宜，并配合報關行等機構辦理出口報關手續(xù)，將貨物送交客戶指定之對象及向業(yè)務單位確認「 Packing List」及「 Invoice」之正確性。再由出口船務人員將相關單據給各相關部門。 (4)物料單位則根據出貨狀況將「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單PAC」 )、「 Packing List」及「 Invoice」等相關資料交給客戶及財務單位。 ： 生管單位通知出貨倉之物料人員 出貨，經發(fā)貨倉之人員回寄 Ivoice、 Packing List 等，確認已出貨后，由生管人員開立「蘇州送貨單」。 五、 控制重點： (一 ) 受訂交貨應查詢交期，必須準時交貨；如有逾期，應檢討逾期未交原因并提出改善對策。 (二 ) 生管單位對于「采購訂單」之交貨日期，如無法于預定完成日期完成時，必須及時反應業(yè)務單位處理。 (三 ) 送貨單應由計算機自動編號并列有客戶名稱、品號、數量及出貨日期。 銷售及收款循環(huán)內控制度 18/35 (四 ) 交貨之種類與數量應與「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「蘇州送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單PAC」 )及發(fā)票上、 Invoice、 Packing List 之內容一致。 (五 ) 貨品打包時，包裝應符合訂單要求，抬頭等應填寫清楚。 (六 ) 貨物裝運時應注意物品包裝之完整與牢固。 銷售及收款循環(huán)內控制度 19/35 出貨通知單 送貨單 否 出貨通知單 送貨單 Invoice Packing List Invoice Packing List 是 出貨通知單 送貨單 Invoice Packing List 否 是 臺灣華杰股份 有限公司 文號 412106 名稱 發(fā)貨運送作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 一 發(fā)貨運送作業(yè)流程－外銷 會計單位 Shipping 業(yè)務單位 生管單位 物料單位 報關行 訂單處理作業(yè) 客戶交期管理 採購訂單管理 /進度追蹤 出貨通知單 權責主管核準 出貨通知單 銷貨單建立系統(tǒng) 權責主管核準 製作報關文件 安排船期或班機 備貨並送交客戶指定對象 報驗放行 應收帳款作業(yè) 收 取出口文件 押匯文件經權責主管審核無誤後轉送銀行押匯 應收帳款作業(yè) 押匯 將提單、 invoice及 packing list 寄交客戶 銷售及收款循環(huán)內控制度 20/35 出貨單通知單 送貨單 否 是 發(fā)票 出貨單通佑單 送貨單 否 發(fā)票 送貨單 發(fā)票副聯 送貨單 是 臺灣華杰股份有限公司 文號 412106 名稱 發(fā)貨運送作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 二 發(fā)貨運送作業(yè)流程－內銷 會計單位 業(yè)務單位 生管單位 物料單位 貨運 公司 訂單處理作業(yè) 客戶交期管理 採購訂單管理 /進度追蹤 出貨通知單 權責主管核準 出貨通知單 銷貨單 建立系統(tǒng) 權責主管核準 發(fā)票 建立系統(tǒng) 權責主管核準 出貨 出貨並簽收 應收帳款作業(yè) 銷售及收款循環(huán)內控制度 21/35 臺灣華杰股份有限公司 文號 412107 名稱 客訴處理作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 內 容 依據資料及使用窗體 一、 目的： 為確?？蛻裟芤烙唵?、合約規(guī)定，并對客訴事件能以適切及有效的方式處理，增加客戶對本公司的信心，并提升客戶服務滿意程度，特訂定本作業(yè)程序。 二、 范圍： 凡本公司所有之產品引發(fā)客戶抱怨之客訴事件均適用之 。 三、 職掌： (一 )業(yè)務單位：為客訴事件之處理窗口。 (二 )品保單位：確認產品不良點、責任歸屬之判定，及矯正措施之追蹤。 (三 )相關權責單位：負責訂定防止不良再發(fā)生的對策并執(zhí)行。 四、 作業(yè)程序： (一 ) 本公司有關客戶抱怨之處理，原則上由業(yè)務單位直接面對客戶，必要時方由其它相關單位與客戶連絡。 (二 ) 凡本公司各部門單位收到客戶抱怨時 (如電話、傳真、書信、電子郵件、 … 等 )，應將此訊息轉至業(yè)務單位。業(yè)務單位應主動了解事件發(fā)生狀況，并要求客戶提供有關信息或寄回樣品，以供相關單位分析對應。 (三 ) 客戶抱怨事件發(fā)生時，業(yè)務單位應即填寫「客戶抱怨處理單」，并 將「客戶抱怨處理單」轉送品保單位，由品保單位判定責任歸屬及不良原因，業(yè)務單位并填寫「客戶抱怨一覽表」。倘若判定結果非本公司之責任時，業(yè)務單位應即刻將結果通知客戶。 (四 ) 品保單位并應就品質異常原因調查分析結果，并就處置內容結果，由責任單位出品質異常改善提案報告；如責任單位未明時，應由品保單位召集相關單位，決議責任單位。 (五 ) 客訴事件如需提出書面改善對策報告回復客戶時，應由品保單位統(tǒng)一匯總，交由業(yè)務單位回復客戶。 (六 ) 「客戶抱怨處理單」由業(yè)務單位回復客戶并請客戶確認。處理期間以一個禮拜為原則。 (一 )作業(yè)依據： 1. 會計制度： 柒、各種會計事務處理程序－第二章、銷貨收入會計處理程序。 2. 客戶抱怨處理辦法 (二 )使用窗體： 銷售及收款循環(huán)內控制度 22/35 (七 ) 若客戶不同意處理方式，應由相 關單位再議處理