【文章內(nèi)容簡介】 412105 名稱 信用管理作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 一 信用管理作業(yè)流程 客戶資料調(diào)查 授信額度申請 審戶徵信調(diào)查 審核 退回業(yè)務(wù)處理 授信額度設(shè)定 出貨授信查核 授信超限處理 呈報簽核 審核 業(yè)務(wù)接受 訂單 銷售及收款循環(huán)內(nèi)控制度 16/35 臺灣華杰股份有限公司 文號 412106 名稱 發(fā)貨運送作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 內(nèi) 容 依據(jù)資料及使用窗體 一、 目的： 為確保本公司各客戶之訂單均能依訂單、合約規(guī)定、如期出貨運交客戶，避免延遲交貨損失及公司商譽與客戶關(guān)系，特訂立本作業(yè)程序。 二、 范圍： 自客戶訂單出貨日期追蹤確認(rèn)、銷貨憑證之建立打印、以至于貨物運交客戶簽收確認(rèn)等，均屬本作業(yè)范圍。 三、 職掌： (一 )業(yè)務(wù)單位：負(fù)責(zé)客戶訂單交期之控制、相關(guān)銷貨憑證之建立與打印、各項與銷貨有關(guān)憑證之匯總等。 (二 )生管單位：出貨日期之確認(rèn) 、出貨通知單之簽核。 (三 )采購單位：采購品進(jìn)貨日期之確認(rèn)。 (四 )品保單位：品質(zhì)檢驗與入庫作業(yè)之執(zhí)行。 (五 )物料單位：產(chǎn)品入庫及出貨之確認(rèn)，負(fù)責(zé)備貨、將貨物運交客戶，以及取回簽收憑證。 (六 )財務(wù)單位：負(fù)責(zé)各項與銷貨有關(guān)之會計帳務(wù)處理。 四、 作業(yè)程序： (一 )業(yè)務(wù)單位應(yīng)與生管單位確認(rèn)是否可按時出貨。 (二 )倘若有無法如期出貨情形，生管單位應(yīng)追蹤進(jìn)度，并于通知相關(guān)權(quán)責(zé)人員后作適當(dāng)之處置。 (三 )原料、物料、半成品及商品： 確認(rèn)可如期出貨后，再分別依內(nèi)、外銷按相關(guān)作業(yè)程序辦理： ： (1)生管單位開立之「出貨通知單」經(jīng)權(quán)責(zé)人員簽核后，「出貨通知單」二聯(lián) 轉(zhuǎn)交物料單位安排出貨事宜。 (2)物料單位開立「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )并備貨。另確認(rèn)產(chǎn)品、數(shù)量等內(nèi)容與「出貨通知單」、「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )內(nèi)容一致后，將「出貨通知單」一聯(lián)及「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )三聯(lián)由物料單位轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)單位。 (一 )作業(yè)依據(jù)： 1. 會計制度： 柒、各種會計事務(wù)處理程序 －第一章、財務(wù)出納會計收支處理程序 －第二章、銷貨收入會計處理程序。 2. 合約審查管理辦法。 3. 物品包裝及裝運出貨管理辦法。 (二 )使用窗體： 1. 出貨通知單 2. 送貨單 3. 樣品送貨單 4. 蘇州送貨單 5. 其它銷貨單 6. 送貨單 PAC 7. Packing List 8. Invoice 9. 采購訂單 銷售及收款循環(huán)內(nèi)控制度 17/35 (3)業(yè)務(wù)單位由「出貨通知單」、「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單PAC」 )資料開立銷貨發(fā)票后，將「送貨單」及銷貨發(fā)票轉(zhuǎn)交物料單位安排出貨。 (4)物料單位則連 系貨運單位并根據(jù)出貨狀況將「送貨單」、銷貨發(fā)票交給客戶及財務(wù)單位。 ： (1)生管單位開立之「出貨通知單」經(jīng)權(quán)責(zé)主管人員簽核后，「出貨通知單」二聯(lián)轉(zhuǎn)交物料單位安排出貨事宜。另將一聯(lián)「出貨通知單」交出口船務(wù)人員，制作正式之「 Packing List」及「 Invoice」。 (2)物料單位開立「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )并備貨。另確認(rèn)產(chǎn)品、數(shù)量等內(nèi)容與「出貨通知單」、「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )內(nèi)容一致后，將「出貨通知單」一聯(lián)及「送貨單 (或「樣品送 貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單 PAC」 )」三聯(lián)由物料單位轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)單位。 (3)生管單位則通知出口船務(wù)人員，由其安排相關(guān)出貨事宜，并配合報關(guān)行等機(jī)構(gòu)辦理出口報關(guān)手續(xù)，將貨物送交客戶指定之對象及向業(yè)務(wù)單位確認(rèn)「 Packing List」及「 Invoice」之正確性。再由出口船務(wù)人員將相關(guān)單據(jù)給各相關(guān)部門。 (4)物料單位則根據(jù)出貨狀況將「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單PAC」 )、「 Packing List」及「 Invoice」等相關(guān)資料交給客戶及財務(wù)單位。 ： 生管單位通知出貨倉之物料人員 出貨，經(jīng)發(fā)貨倉之人員回寄 Ivoice、 Packing List 等，確認(rèn)已出貨后，由生管人員開立「蘇州送貨單」。 五、 控制重點： (一 ) 受訂交貨應(yīng)查詢交期，必須準(zhǔn)時交貨；如有逾期，應(yīng)檢討逾期未交原因并提出改善對策。 (二 ) 生管單位對于「采購訂單」之交貨日期，如無法于預(yù)定完成日期完成時，必須及時反應(yīng)業(yè)務(wù)單位處理。 (三 ) 送貨單應(yīng)由計算機(jī)自動編號并列有客戶名稱、品號、數(shù)量及出貨日期。 銷售及收款循環(huán)內(nèi)控制度 18/35 (四 ) 交貨之種類與數(shù)量應(yīng)與「送貨單」 (或「樣品送貨單」、「蘇州送貨單」、「其它銷貨單」、「送貨單PAC」 )及發(fā)票上、 Invoice、 Packing List 之內(nèi)容一致。 (五 ) 貨品打包時，包裝應(yīng)符合訂單要求，抬頭等應(yīng)填寫清楚。 (六 ) 貨物裝運時應(yīng)注意物品包裝之完整與牢固。 銷售及收款循環(huán)內(nèi)控制度 19/35 出貨通知單 送貨單 否 出貨通知單 送貨單 Invoice Packing List Invoice Packing List 是 出貨通知單 送貨單 Invoice Packing List 否 是 臺灣華杰股份 有限公司 文號 412106 名稱 發(fā)貨運送作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 一 發(fā)貨運送作業(yè)流程－外銷 會計單位 Shipping 業(yè)務(wù)單位 生管單位 物料單位 報關(guān)行 訂單處理作業(yè) 客戶交期管理 採購訂單管理 /進(jìn)度追蹤 出貨通知單 權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn) 出貨通知單 銷貨單建立系統(tǒng) 權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn) 製作報關(guān)文件 安排船期或班機(jī) 備貨並送交客戶指定對象 報驗放行 應(yīng)收帳款作業(yè) 收 取出口文件 押匯文件經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核無誤後轉(zhuǎn)送銀行押匯 應(yīng)收帳款作業(yè) 押匯 將提單、 invoice及 packing list 寄交客戶 銷售及收款循環(huán)內(nèi)控制度 20/35 出貨單通知單 送貨單 否 是 發(fā)票 出貨單通佑單 送貨單 否 發(fā)票 送貨單 發(fā)票副聯(lián) 送貨單 是 臺灣華杰股份有限公司 文號 412106 名稱 發(fā)貨運送作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 二 發(fā)貨運送作業(yè)流程－內(nèi)銷 會計單位 業(yè)務(wù)單位 生管單位 物料單位 貨運 公司 訂單處理作業(yè) 客戶交期管理 採購訂單管理 /進(jìn)度追蹤 出貨通知單 權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn) 出貨通知單 銷貨單 建立系統(tǒng) 權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn) 發(fā)票 建立系統(tǒng) 權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn) 出貨 出貨並簽收 應(yīng)收帳款作業(yè) 銷售及收款循環(huán)內(nèi)控制度 21/35 臺灣華杰股份有限公司 文號 412107 名稱 客訴處理作業(yè) 版本 發(fā)行版 附件 內(nèi) 容 依據(jù)資料及使用窗體 一、 目的： 為確?？蛻裟芤烙唵?、合約規(guī)定，并對客訴事件能以適切及有效的方式處理，增加客戶對本公司的信心，并提升客戶服務(wù)滿意程度，特訂定本作業(yè)程序。 二、 范圍： 凡本公司所有之產(chǎn)品引發(fā)客戶抱怨之客訴事件均適用之 。 三、 職掌： (一 )業(yè)務(wù)單位：為客訴事件之處理窗口。 (二 )品保單位：確認(rèn)產(chǎn)品不良點、責(zé)任歸屬之判定，及矯正措施之追蹤。 (三 )相關(guān)權(quán)責(zé)單位：負(fù)責(zé)訂定防止不良再發(fā)生的對策并執(zhí)行。 四、 作業(yè)程序： (一 ) 本公司有關(guān)客戶抱怨之處理，原則上由業(yè)務(wù)單位直接面對客戶，必要時方由其它相關(guān)單位與客戶連絡(luò)。 (二 ) 凡本公司各部門單位收到客戶抱怨時 (如電話、傳真、書信、電子郵件、 … 等 )，應(yīng)將此訊息轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)單位。業(yè)務(wù)單位應(yīng)主動了解事件發(fā)生狀況，并要求客戶提供有關(guān)信息或寄回樣品，以供相關(guān)單位分析對應(yīng)。 (三 ) 客戶抱怨事件發(fā)生時，業(yè)務(wù)單位應(yīng)即填寫「客戶抱怨處理單」，并 將「客戶抱怨處理單」轉(zhuǎn)送品保單位，由品保單位判定責(zé)任歸屬及不良原因，業(yè)務(wù)單位并填寫「客戶抱怨一覽表」。倘若判定結(jié)果非本公司之責(zé)任時，業(yè)務(wù)單位應(yīng)即刻將結(jié)果通知客戶。 (四 ) 品保單位并應(yīng)就品質(zhì)異常原因調(diào)查分析結(jié)果，并就處置內(nèi)容結(jié)果，由責(zé)任單位出品質(zhì)異常改善提案報告；如責(zé)任單位未明時，應(yīng)由品保單位召集相關(guān)單位，決議責(zé)任單位。 (五 ) 客訴事件如需提出書面改善對策報告回復(fù)客戶時，應(yīng)由品保單位統(tǒng)一匯總，交由業(yè)務(wù)單位回復(fù)客戶。 (六 ) 「客戶抱怨處理單」由業(yè)務(wù)單位回復(fù)客戶并請客戶確認(rèn)。處理期間以一個禮拜為原則。 (一 )作業(yè)依據(jù)： 1. 會計制度： 柒、各種會計事務(wù)處理程序－第二章、銷貨收入會計處理程序。 2. 客戶抱怨處理辦法 (二 )使用窗體： 銷售及收款循環(huán)內(nèi)控制度 22/35 (七 ) 若客戶不同意處理方式，應(yīng)由相 關(guān)單位再議處理