【文章內容簡介】 管理，由 總經(jīng)理和財務部經(jīng)理共同保管 公司 銀行 帳戶預留 印鑒，不得交由出納管理 ，也不得由一個人保管支付款項所需的全部印章。 總經(jīng)理或財務經(jīng)理出差，應將所管印鑒委托他人代管，以保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行，但必須辦理移交手續(xù)，妥善保管，嚴防遺失。 四、現(xiàn)金管理程序 （ 一 ） 現(xiàn)金的使用范圍 支 付 職工薪酬 ；支付個人勞務報酬、稿費等。 向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資而支付的 貨款 。 出差人員必須隨身攜帶的差旅費。 結算起點（結算起點暫定為人民幣 5000 元）以下的零星開支 ，不屬于現(xiàn)金開支范圍或超過現(xiàn)金開支限額的業(yè)務應當通過銀行辦理轉賬結算。 其他確需現(xiàn)金支付的其他支出。 （二 ） 庫存現(xiàn)金 限額 總部及各公司財務部應嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額，超出部分應及時送存銀行。 庫存現(xiàn)金限額應根據(jù)公司的日常開支業(yè)務量確定，一般控制在 3－ 5 天的日常零星開支所需的庫存現(xiàn)金限額。邊遠 地區(qū)，離開戶銀行較遠，且交通不便的公司可適當放寬，但最多不超過 10 天的日常零星開支。超過部分應于當日終了前存入銀行。 各公司 只能 在 基本賬戶開戶行進行現(xiàn)金結算，支取現(xiàn)金， 除基本戶外的特殊離線帳新希望 內部控制制度匯編 11 戶只能按用途使用， 并接受該家銀行的現(xiàn)金監(jiān)管。 （三 ） 現(xiàn)金收入的管理 收款人員在辦理現(xiàn)金收款時，必須認真審核票據(jù)，保證計算正確，并認真清點票款，確保應收款項準確無誤。 對認為是假、偽鈔票，應開出收據(jù)，注明交款人及票號、數(shù)量 ,經(jīng)銀行確認是假鈔的由銀行處理，真鈔則退還交款人或沖抵貨款。 當日收入的現(xiàn)金 ,應及時送存銀行 。 當日送存銀行后又收取的現(xiàn)金，或銀行下班以后收取的現(xiàn)金應妥善保管，有條件的公司可與銀行聯(lián)系臨時收存現(xiàn)金或交由銀行代保管。 （四）現(xiàn)金支出的管理 現(xiàn)金支出原始憑證，必須要有完整的審核手續(xù)，同時還必須由會計人員填制會計記賬 憑證，支付現(xiàn)金時必須由領款人簽字。 出納不得直接憑原始憑證支付現(xiàn)金 ,不得以白條抵庫。 貨幣資金的日常支付業(yè)務由公司 財務經(jīng)理、 總經(jīng)理審批，重大貨幣資金支付業(yè)務由公司領導小組集體審批，超出公司管理權限的貨幣資金支付業(yè)務應報總部或公司董事會審批，財務部審核后填制會計記 賬 憑證交出納員 辦理付款手續(xù)，同時還應由領款人本人簽字后方能付款。 （五）庫存現(xiàn)金的管理 庫存現(xiàn)金應全部由出納收入保險柜保管，如有短缺負責賠償。并建立防盜報警設施，夜間應安排人員看守。 會計人員與出納人員應定期對庫存現(xiàn)金進行盤點，現(xiàn)金的賬面余額要同實際庫存現(xiàn)金核對相符，并編制現(xiàn)金盤點表。財務部應不定期抽查現(xiàn)金實際庫存情況，監(jiān)督檢查出納人員的工作，每月不得少于一次。 不準保留賬外公款，即不得“公款私存”，不得設置“小金庫”。 出納人員應妥善保管現(xiàn)金支票，建立支票領用登記手續(xù)，及時清理注銷。 出納人員和其他 經(jīng)管現(xiàn)金的人員工作調動、辭職 ，在 辦理工作移交時必須盤點庫存現(xiàn)金和經(jīng)管的有價證券。 五、銀行存款的管理 （一 ） 銀行存款收入的管理 出納人員應及時到開戶銀行索取銀行入 賬 通知單和銀行對 賬 單，認真核對，如有差錯， 應 立即 查明原因后進行 更正。 財務人員應隨時和客戶取得聯(lián)系，了解客戶匯付貨款情況，必要時取得客戶匯付款新希望 內部控制制度匯編 12 的底單復印或傳真件與銀行入 賬 情況進行核對，及時發(fā)現(xiàn)問題并避免差錯。 對因銀行記 賬 差錯造成貨款延誤入 賬 給公司帶來損失或影響資金正常周轉，應追究銀行的責任。 （二 ） 銀行存款支出的管理 由銀行存款支 付的款項，必須經(jīng)過認真審核，確認無誤后，編制付款憑證，辦理付款 手續(xù)。 出納員必須認真審核銀行付款憑證，確認收款人名稱、開戶銀行及賬號是否正確，收款人與發(fā) 票開 具 單位和合同簽訂方 是否 一致，不一致時， 應 由 相關方 出據(jù)書面委托證明，否則不能辦理 付款業(yè)務 。 辦理銀行結算的方法應盡量與客戶要求的一致，不一致時應和客戶聯(lián)系，取得客戶同意，不能按照客戶的要求辦理時，應向客戶說明原因。 出納必須按照審核無誤的會計憑證辦理銀行結算，若因出納的原因造成匯出憑證錯誤，應立即與匯出銀行聯(lián)系，若未付出時，應予及時糾正，若已經(jīng) 付出，則 應 盡快與收款人聯(lián)系，及時辦理補（退）匯手續(xù)，若因此造成公司損失，出納人員應承擔責任。 采購貨物原則上不預付貨款，特殊情況應征得 上一級財務部和業(yè)務主管部門 同意，且必須確保貨款安全。 銀行存款 賬 戶必須定期與銀行對 賬 單進行逐筆核對，發(fā)現(xiàn)差錯應查明原因，并予調整。 按月編制銀行存款余額調節(jié)表 ，銀行存款余額調節(jié)表應由出納以外的人員編制 。 出納人員應妥善保管好空白付款憑證，建立付款憑證領用登記手續(xù)，及時清理注銷。 六、其他貨幣資金的管理 主要包括外埠存款、銀行本票存款、銀行匯票存款、信用證保證金存款、 信用卡存款等 。 （一） 外埠存款是公司到外地進行采購或零星采購時匯往采購地銀行專戶的款項。匯款時必須將責任落實到人頭，明確由誰管理、由誰負責，匯入后應 根據(jù)需要 及時到銀行 憑預留支取印鑒 （ 由兩人以上分開保管 ）取出相應款項 ，并作好登記。剩余款項由采購人員在返回公司前轉回公司 賬 戶，公司嚴禁一個人攜帶大額資金到外地采 購。 （二） 銀行匯票存款是指公司為取得銀行匯票而按規(guī)定存入銀行的存款。辦理時應根據(jù)采購量合理預計采購資金，凡是由公司派人自帶匯票到外地采購，原則上都不申請現(xiàn)金銀行匯票，匯票必須寫明收款人和兌付地點。在采購過 程中為確保資金安全， 應 待對方辦理完發(fā)貨手續(xù)后再拿到銀行去解匯。同時應仔細核對應付給對方的金額，避免多付金額，并將多余的金額填入?yún)R票規(guī)定的欄目內由銀行自動退回。 新希望 內部控制制度匯編 13 （三） 信用卡存款是指公司為了取得信用卡而按規(guī)定存入銀行的款項。 各 公司應加強個人攜帶信用 卡 的管理，避免因管理不善造成資金流失。必要時可由持卡人交納一定的信用保證金。 七、本規(guī)范由總部財務部負責修訂和解釋。 新希望 內部控制制度匯編 14 企業(yè)內部控制 — 采購 一、 為了加強對采購業(yè)務的內部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范 采購過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和 《企業(yè)內部控制 基本規(guī)范》 ，制定本制度。 二、本制度所稱采購，主要是指各公司外購商品并支付價款的行為。 各公司外購服務并支付價款的控制，應當參照本制度的規(guī)定執(zhí)行。 三、 各公司至少應當關注涉及采購業(yè)務的下列風險： （一）采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失。 （二）采購 未經(jīng) 適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致?lián)p失。 （三） 請購依據(jù)不充分、不合理，相關審批程序不規(guī)范、不正確，可能導致 本公司 資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊 。 （ 四） 采購行為違反法律法規(guī)和 本公司 規(guī)章制度的規(guī)定， 可能受到有關部門的處罰造成資產(chǎn)損失。 （五） 驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或 資產(chǎn)損失。 （六） 付款方式不恰當、執(zhí)行有偏差，可能導致 本公司 資金損失或信用受損。 四、各公司在建立與 實施 采購內部控制中，至少應當強化對下列關鍵方面或者關鍵環(huán)節(jié)的控制： （一）職責分工、權限范圍和審批程序應當明確規(guī)范，機構設置和人員配備應當科學合理。 新希望 內部控制制度匯編 15 （二）請購事項應當明確，請購依據(jù)應當充分適當。 （三） 采購行為應當合法合規(guī)， 采購與驗收流程及有關控制措施應當明確規(guī)范。 （四）付款方式和 程序、與供應商的對賬辦法應當有明確規(guī)定。 五、 職責分工與授權批準 （一）本公司主管事業(yè)部（或二級控股公司） 負責建立相關采購業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，經(jīng)分管領導審核，報總經(jīng)理審批。各公司財務部負責制定付款業(yè)務的崗位責任制，經(jīng)財務負責人批準，報上一級財務部備案。確保辦理采購業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。 采購業(yè)務的不相容崗位至少包括： 采購業(yè)務的請購與審批； 采購業(yè)務詢價與供應商的選擇； 采購合同或協(xié)議的擬訂、審核與審批； 采購、驗收、保管與相關記錄； 付款的 申請、審批與執(zhí)行。 （二）公司應當建立采購業(yè)務的授權制度和審核批準制度，并按照規(guī)定的權限和程序辦理采購業(yè)務。 有條件的公司，采購職責權限應當盡量集中，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。 飼料： （ 1）采購、驗收與付款程序及授權批準。各公司采購部門應以全年的采購預算為基礎，結合公司實際及原料市場行情及趨勢，按月度編制采購明細表，新希望 內部控制制度匯編 16 經(jīng)領導審核，原則上按預算要求開展采購業(yè)務；如果需要調整采購預算，應當履行采購業(yè)務預算調整程序并辦理相關調整手續(xù)。 （ 2）采購部門要隨時掌握原料市場行情，如果市場發(fā)生異常 變化，采購部門應及時向主管領導報告，并采取必要的應對措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營正常運行。 （ 3）各公司財務部應了解原料供應市場一般行情及供應商的基本情況和誠信狀況，了解主要原料的基本鑒別方法，以促進采購付款的合理性。 （ 4）采購程序。各公司根據(jù)經(jīng)營預算和產(chǎn)品質量要求，按照主管事業(yè)部制定的原料采購標準，編制采購計劃和預算，擇優(yōu)選擇和確定供應商，按授權審核程序簽訂供應合同或協(xié)議，正式合同或協(xié)議應存檔并報財務部備案。 （ 5）驗收入庫。收貨員按照公司相關原料質量標準、合同約定或其他規(guī)定對擬入庫原料進行嚴格的驗收。 （ 6）付款程序。由采購部門填寫原料付款申請書，公司財務部按照合同或協(xié)議的約定對申請書進行審核后支付原料采購款項。 乳業(yè)控股公司的原料采購除按照以上程序辦理采購業(yè)務外，還有以下規(guī)定。對主要原輔料（包括包裝物、白糖、奶粉等）的采購采取集中招標采購方式。乳業(yè)控股公司采購中心主要工作職責如下： （ 1）采購職責：通過市場調研、招標、協(xié)商、談判等方式組織采購并統(tǒng)一調配，對有共性的原輔料 在公司招標評審委員會指導下，匯同技術中心對主要供應商進行資質評定和審核（內容包括產(chǎn)品價格、產(chǎn)品質量、市場支持、交貨期、付款方式、售后服務 、信譽程度等） 審核篩選出來的供應商 由采購中心與 其 進行洽談，確定采購價格后由控股子公司執(zhí)行；其他原料由子公司自行采購，采購中心負責指導、檢查和評估 。 新希望 內部控制制度匯編 17 掌握大宗物資日常采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，并配合各公司及時處理。 一次性采購超過 50 萬元人民幣采購訂單或采購合同，實行上報備案管理 。 （ 2）建立并完善采購體系 ，審核、檢查各公司采購體系和制度執(zhí)行情況 ； （ 3） 收集市場價格信息，分析價格走勢，定期或不定期向分公司傳遞，協(xié)助分公司抓好機會采購。配合技術中心對有共性的輔料、添加劑供應商進行談判，下達采購 指導價格，并對各公司執(zhí)行情況進行指導監(jiān)督。 （ 4） 對控股子公司采購業(yè)務進行培訓。 肉食品： （ 1）對肉原料、蛋白、淀粉等原輔料；紙箱、紅膜、鋁線等包材及促銷料物、促銷用品等促銷物資采用招標形式實行集中采購； （ 2）對五金配件、辦公用品、工器具等備品備件實行定點采購； （ 3） 對香料、調味品、 標簽、粘膠帶等物料實行定點采購和統(tǒng)一定價制度； （ 4）對于不便于進行質量檢測的農(nóng)產(chǎn)品原輔料，建立供應商產(chǎn)品質量報告制度，并通過適當收取供應商質量保證金的辦法強化其質量管理意識； （ 5）逐步建立供應商的資格評審制度，嚴格 對供應商進行篩選，以保障原輔料供應質量；財務部、質檢部門等部門參加供應商的評審工作，共同確定合格供應商； （ 6）逐步建立肉原料生產(chǎn)過程的質量追溯體系，對肉原料的生產(chǎn)過程實施全程有效監(jiān)控； （ 7）建立供應商生產(chǎn)許可證備案制度，由質檢部門對供應商的生產(chǎn)許可證檔案進行管理，對于不能提供生產(chǎn)許可證及生產(chǎn)許可證過期未能及時更新新希望 內部控制制度匯編 18 的供應商應當取消其供貨資格； （ 8）逐步建立供應商黑名單制度，對于所供原輔材料出現(xiàn)經(jīng)常性不合格現(xiàn)象供應商、違法添加國家 明令禁止藥物或添加劑的供應商、國家或政府主管部門通報取消其生產(chǎn)或供應許可證資 格的供應商、因產(chǎn)品質量嚴重不合格造成嚴重社會危機被媒體曝光的供應商以及經(jīng)過現(xiàn)場考核根本不具備生產(chǎn)合格產(chǎn)品條件的供應商應當列入黑名單范圍，取消其供貨資格。 （三）各公司對辦理采購業(yè)務的人員原則上每三年進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害各公司利益的風險。 （四）各公司應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相 互核對工作。 六、 請購與審批控制 （一）各公司應當建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或服務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權， 并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。 飼料：