【文章內(nèi)容簡介】 業(yè)務進展情況，留意近期的工作興奮點； 25 ? 對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免 安排沖突； ? 明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序， 分清輕重緩急，酌情安排處理； ? 定期與上級領導溝通，將雙方的要求、需求和可能會 遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展； ? 注意日程安排的時間松緊，適當安排； （二）經(jīng)驗與技巧 ? 周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務； ? 在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給領導留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務； ? 根據(jù)領導習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息； 26 ? 對于領導的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間與領導核對日程，保證秘書與領導日程表內(nèi)容一致； ? 不要代替領導做決定，在領導的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理； ? 控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程； ? 掌握近期要回避的人物； 周計劃安排模版 ? 利用領導一周活動安排表掌握領導周活動安排，并做好相關(guān)準備工作。 27 二、出差日程安排 做為秘書，安排領導出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過秘書的計劃，把領導出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。 （一）國內(nèi)出差 ? 出差前： ? 確定出差目的和日期； ? 確認領導出差陪同人 ? 與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確 如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接 待人員等信息。） 28 ? 確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型 ? 及班次）、酒店（選擇領導習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接 /送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）； ? 完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。 ? 根據(jù)領導的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。 ? 擬寫授權(quán)書并于領導出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復印件（財務部等）。（見范例） ? 出差中 ： ? 在第一時間掌握領導到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。 ? 根據(jù)領導日程安排，隨時聯(lián)系的業(yè)務進展情況； ? 配合領導授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關(guān)信息。 ? 根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及領導溝通，及時調(diào)整日程安排； 29 ? 出差后： ? 及時向領導匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展； ? 出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔； ? 向領導認為有必要的合作方致感謝函。 ? 各種差旅費用報銷； ? 跟進業(yè)務后續(xù)事宜； 30 （三）陪同出差 陪同領導出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求， 在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要 求秘書注意以下事項： ? 登機前，為領導辦理機場建設費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人； ? 到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解領導房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知領導； ? 每日及時核對本日及第二天的日程安排； ? 提前設置清晨叫醒，并安排早餐； ? 根據(jù)當天的日程安排落實車輛； ? 及時提醒并事先落實各項安排； ? 攜帶領導名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）； ? 注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領導、合作伙伴、媒體記者） ? 著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止； ? 出差返回后將領導與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。 31 出差物品攜帶表 名片 若干 日程表 證件（身份證、護照、邊防證等） 筆記本電腦 2張 往返機票（將保險費保留在秘書手中） 書面講話稿及素材 2份 活動或會議等背景材料 出訪地聯(lián)系人通訊錄 準備現(xiàn)金或信用卡注款 備用筆等文具 準備一支彩色筆 禮品 包裝 應急藥及常用藥品 32 三、會議安排 召開和參加會議是領導的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務幾乎成為經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會務工作是組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務匯集一身。保證會議順利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責任心，沉著應對，以不變應萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。 （一） 內(nèi)部會議安排 ? 上級領導主持的會議 33 開 始 確 定 會 議 目 的 、 參 會 人 員 、 時間 、 議 程 安排會議室 、 落 實參會人員 擬訂會議通知 （ 注意文件格式 ） 修改 審批 下發(fā) 接收 反饋 N Y 34 會前準備 （儀器調(diào)試） 會中服務 整理會議記錄 / 紀要 審批 修改 下發(fā) 結(jié)束 Y N 注意事項： ?會前與相關(guān)部門負責人明確會議內(nèi)容、議程和參加人； ?綜合考慮各種因素，安排會議地點及時間； ?下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話 確認； ?會中協(xié)助放映 PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應變； ?對會中達成的決議及時跟蹤。 35 ? 領導參加的會議 開 始 接收通知 判斷與領導 業(yè)務是否有 關(guān) 回復或改請 確認時間 與對方確認后 另行安排 時間沖突 請示領導 是否參加 Y N N Y 36 回復邀請部門 并準備材料 會前協(xié)助準備 會前提醒 領導參會 注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。 會后材料整理 工作跟進反饋 結(jié)束 37 四、大型活動 （一） 一陪同領導參加的大型活動： 部門 時序 秘書 領導 接 受 活 動 邀 請 開始 了解活動議程 征求領導意見 安排日程 Y N 38 預定車輛 提醒領導應參與哪幾項活動 活動前一天 帶好活動議程 、 名片等資料 關(guān)注領導需要 ， 為領導擋駕 活動當天 整理業(yè)務資料和名片 結(jié)束 活動后 陪同領導參加的大型活動流程說明： 接受活動邀請 ?得到活動議程，判斷重要程度，征詢領導意見； ?對于領導同意參加的活動事先安排日程； 39 活動前一天的準備工作 ?做好準備工作，如預定車輛等； ?提醒領導應該參與活動的那幾項； 活動當天 ?著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡； ?帶好活動議程、名片等資料； ?活動中關(guān)注領導的需要，注意保持在領導的視線內(nèi)，在必要時為領導擋駕； 活動后 ?整理業(yè)務資料和名片。 40 （二）參與支持的大型活動： 參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請 ?得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見； ?如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期 ?參加分工會，明確領導和自己的職責，了解其他人職責，將領導日程細化落實； 如果講話稿、 PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間； ?幫助領導準備