【正文】 PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿； 定稿的 PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者； ?參加彩排；對重大活動中需要配合演示的 PPT一定要反復(fù)演練； 41 活動當(dāng)天 ?參加外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡； ?帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等； ?活動中配合演示 PPT，做好錄音； ?活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求； ?在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔(dān)會務(wù)人員的工作； 活動后 ?整理業(yè)務(wù)資料和名片； ?根據(jù)錄音整理講話稿； ?總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進(jìn)落實。 42 五、接待突發(fā)來訪流程說明： ?問清對方來訪目的； ?對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方領(lǐng)導(dǎo)的下一個約會何時開始，請對方注意時間； ?對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)方便時轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排； ?對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見； 43 ? 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理； ? 對于確實應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待他，并做出解釋。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄 的方式告訴領(lǐng)導(dǎo)； ? 在領(lǐng)導(dǎo)方便時告知來訪情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排。 注意事項： ?有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié) — 但要注意禮貌 — 反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā) 給領(lǐng)導(dǎo)，而且領(lǐng)導(dǎo)一定會看。 44 接待 45 第三部分 溝通協(xié)調(diào) 一、內(nèi)部溝通 ?秘書要與所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)建立經(jīng)常性的溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達(dá)的工作。 ?秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與上級領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時整理反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作 ?作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。 46 二、外部溝通 外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因 此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。 （一）業(yè)務(wù)合作： ? 作為上級領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作方建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。 ? 尊重合作伙伴，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。 （二）禮尚往來： ? 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求上級領(lǐng)導(dǎo)意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護(hù)與外界的友好關(guān)系。 ? 在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒上級領(lǐng)導(dǎo)并為其安排與外界的定期溝通活動或輕松的就餐，建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。 47 三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外， 更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手 又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決 策，同時還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。 （一）作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。 秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。 首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。其次是超前搞好調(diào) 研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份 量的文稿。其中要把握三點： 第一，要有觀察力，跟蹤了解上級領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡，敏 于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時預(yù)測總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn) 備什么。 48 第二、要站在上級領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一 定的高度、廣度和深度。 第三，主動與上級領(lǐng)導(dǎo)交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意 見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地 體現(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)的思想。 參與實踐，協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作。 （ 1）積極介入有關(guān)工作，及時掌握相關(guān)情況，適時提出建 議。 （ 2）經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主 動權(quán)。 49 參與要有度，參謀要有方 （ 1）參與決策調(diào)研，注重 “ 多謀 ” ，切忌 “ 擅斷 ” 。 （ 2）參與督促檢查，工作要 “ 到位 ” ，不能 “ 越位 ” （ 3）參與工作實踐，要當(dāng)好助手，不能做 “ 主手 ” ，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。 （二）輔助上級領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。 文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很 大程度上反映了文秘工作的服務(wù)水準(zhǔn)。秘書可從以下幾方 面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。 語言形象 上級領(lǐng)導(dǎo)在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標(biāo)識。公務(wù)活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供上級領(lǐng)導(dǎo)參考準(zhǔn)備。 50 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排 中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了 解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)樹立行為激勵形象。要尊重別人，幫 助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商多征求大家意見，在堅持 原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強(qiáng)合力。 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自 身的行動影響他人，秘書是上級領(lǐng)導(dǎo)對外界面的口，必須 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項工作： （ 1）要待人熱情，例如在上級領(lǐng)導(dǎo)開展某項活動之 前，詳細(xì)了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身 份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好 的交際活動創(chuàng)造條件。 （ 2）對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握 上級領(lǐng)導(dǎo)的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要 時提醒上級領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓 舞他人。 51 四、秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的效果，除 了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對自身 素質(zhì)的培養(yǎng)。 （一）培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自 然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。 1. 公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于 “ 公心 ” ，幫助他人要出于 “ 誠心 ” 。 2. 忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方