青園集團(tuán)(農(nóng)業(yè)機(jī)械、物流)秘書手冊(cè)培訓(xùn)課件-資料下載頁(yè)
2025-05-23 13:07本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是。優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，無(wú)論如何，秘書這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從。事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想象。然而,秘書的工作到包括哪。些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理?；蛉?，有時(shí)我們需要扮演更多角色，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。并逐一核對(duì)無(wú)遺漏。查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開始撥打。撥通電話后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而。如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好。通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。判斷WHO，分以下幾種情況：。以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。如遇上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不愿接聽對(duì)方電話，則可用委婉的
【正文】 百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。 52 3. 擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身 份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超 權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和 下屬或其它部門的工作。 （二）培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高 估計(jì)自己，不過低估計(jì)別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改 正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對(duì)方的 人格，誠(chéng)懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往 往是一個(gè)人的神態(tài)、語(yǔ)言、動(dòng)作和行為的綜合表現(xiàn)。 1. 表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以 表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談 時(shí)，眼神要能顯示你在傾聽對(duì)方的談話，因?yàn)槊總€(gè)人都 喜歡用語(yǔ)言表達(dá)自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用 眼神告訴對(duì)方 “ 你是一個(gè)值得我傾聽的人 ” 無(wú)形中會(huì)提高 對(duì)方的自尊心和信心，使對(duì)方感到你能理解他、尊重他 53 才能贏得對(duì)方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠(chéng)的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。 。手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場(chǎng)合，更應(yīng)注意禮節(jié)。在社交場(chǎng)合要主動(dòng)、大方地與對(duì)方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對(duì)方盡快了解自己，言談中注意語(yǔ)言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語(yǔ)速不急不徐，落落大方。 ，稱呼恰當(dāng)親切。一般人對(duì)于自己的姓名特別在意，如果記得對(duì)方的姓名，會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對(duì)方的姓名，也要委婉地 “ 套 ” 出或不動(dòng)聲色地處理。，切忌直白對(duì)方 “ 記不起了 ” 或 “ 我忘記了 ” 等讓對(duì)方難堪。 。衣著儀表是個(gè)性的表征，反映一個(gè)人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場(chǎng)合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。 54 第四部分 文字支持 秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求： ? 針對(duì)性強(qiáng) —— 文檔處理要直接、明確地去解決某個(gè)具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對(duì)一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。比如寫一個(gè)準(zhǔn)備開展一項(xiàng)活動(dòng)的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動(dòng)和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對(duì)象，對(duì)需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對(duì)于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識(shí)符。 ? 具體真實(shí) —— 具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。 ? 條理性強(qiáng) —— 文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對(duì)擬制文稿的條理性要求尤為突出。 55 ?時(shí)限性強(qiáng) —— 文字工作是解決隨時(shí)發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時(shí)，否則會(huì)延誤時(shí)機(jī)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成公司的損失。 ?有固定的格式 —— 格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對(duì)的穩(wěn)定性。對(duì)于文件的格式，可參考 《 公文管理規(guī)定 》 中的格式。 秘書文字支持的種類： ?傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前） ?業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、 PPT制作等） ?一般信件、感謝信、邀請(qǐng)函等 56 ? 準(zhǔn)備 ? 明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對(duì)象、主要內(nèi)容，在與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。 ? 確定主題。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。 ? 選擇正確的文種。如向上級(jí)請(qǐng)示批示或批準(zhǔn)宜用 “ 請(qǐng)示 ” 而不用 “ 報(bào)告 ” ，因?yàn)?“ 報(bào)告 ” 不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。 ? 調(diào)查研究收集材料。在接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。 57 ? 撰擬文稿 ? 合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。 ? 寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式： （ 1）簡(jiǎn)明交代擬文根據(jù)與目的 （ 2）概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景 （ 3）以簡(jiǎn)要文字提示全文主題，引起收文人注意 （ 4）闡明基本觀點(diǎn)，使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識(shí) （ 5）直接點(diǎn)明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強(qiáng)文件的鮮明 性 （ 6）表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的 通知 （ 7）表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 58 ?結(jié)尾通常采用下述形式： （ 1）使用文件詞語(yǔ)，強(qiáng)調(diào)行文目的，如 “ 特此報(bào)告 ” （ 2）概括與深化主題，幫助收文人進(jìn)一步理解全文 （ 3）陳述具體要求，如 “ 上述要求，請(qǐng)予批準(zhǔn) ” （ 4）發(fā)出號(hào)召，提出希望與要求 （ 5）說明文件生效、施行時(shí)間 ?書寫文稿，文檔中的人名、地名、時(shí)間、引文必須準(zhǔn)確、具體。 ?日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“ 一 ” ，第二層為 “ （一） ” ，第三層為 “ ” ，第四層為 “ （ 1） ” 。 ?用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 ?文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡(jiǎn)稱。 59 ? 審核修改、發(fā)布 文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修 正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修 改，對(duì)于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的 領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。 60 第五部分 會(huì)議支持 例會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)議 ? 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時(shí)將信息提供給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) ? 確定需參加的人員、時(shí)間、地點(diǎn)。 ? 做詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)錄。 ? 整理會(huì)議紀(jì)要（例會(huì)和業(yè)務(wù)會(huì)議一般是有針對(duì)性的解決問題，會(huì)議紀(jì)要需要特別明確對(duì)事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計(jì)劃。以供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員參考） ? 根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤推進(jìn)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)進(jìn)展，并將推進(jìn)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會(huì)開始向參會(huì)人員進(jìn)行通報(bào)。 61 公司級(jí)會(huì)議 ? 總裁辦公會(huì)議（發(fā)出會(huì)議通知、落實(shí)例會(huì)地點(diǎn)、菜單、參會(huì)人員、請(qǐng)假人員，會(huì)議當(dāng)天落實(shí)人員參會(huì)情況并通知主持人、進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要、關(guān)注會(huì)中需求，會(huì)后完成會(huì)議紀(jì)要并發(fā)出） 總裁辦安排并參加的會(huì)議一覽表 會(huì)議類型 會(huì)議名稱 參會(huì)時(shí)間 慶 典 大 會(huì) ﹁ 座 談 會(huì) ﹂ 農(nóng)機(jī)五金機(jī)電城慶典大會(huì) 1月 8日 青園創(chuàng)建慶典大會(huì) 10月 30日 德海公司創(chuàng)建大會(huì) 10月 13日 青園商業(yè)城 1月 8日 62 員 工 大 會(huì) 安慶區(qū)域 安慶區(qū)域月員工大會(huì) 月員工 大會(huì) 每月 2530日 安慶區(qū)域季員工大會(huì) 季員工 大會(huì) 每季最后一月 的 2530日 首 執(zhí) 辦 ︹ 商 貿(mào) 事 業(yè) 部 ︺ 望江區(qū)域 (機(jī)械公司 ) 望江區(qū)域 (機(jī)械部 )月員工大會(huì) 月員工大會(huì) 每月 2530日 望江區(qū)域 (機(jī)械部 )季員工大會(huì) 季員工大會(huì) 每季最后一月的2530日 望江區(qū)域 (百貨公司 ) 望江區(qū)域 (工貿(mào)部 )月員工大會(huì) 月員工大會(huì) 每月 2530日 望江區(qū)域 (工貿(mào)部 )季員工大會(huì) 季員工大會(huì) 每季最后一月的2530日 全年總結(jié)大會(huì) (全體員工 ) 12月 20日 1月 10日 年初工作布置會(huì) (全體員工 ) 正月初六 正月十五 63 總裁辦公會(huì) 集團(tuán)及各公司中高層管理人員 每月上旬 (110號(hào) ) 安慶區(qū)域各公司 及職能部門工作 例會(huì) 安慶區(qū)域中高層 每周一晚
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