【導讀】秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是。優(yōu)秀的秘書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風，無論如何，秘書這個詞會讓許多正準備從。事這個職業(yè)的人們有著太多的想象。然而,秘書的工作到包括哪。些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。著許多日常繁雜事項的處理?；蛉?，有時我們需要扮演更多角色，以適應工作安排和領導需要。務為其根本性質，這在共性的尋找上為我們提供了依據。一理念的基礎上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。工作得到領導和專家的指點，以發(fā)現問題，補已之短。并逐一核對無遺漏。查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而。如告知對方的內容較復雜，應主動提醒對方做好。通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。判斷WHO，分以下幾種情況：。以便必要時再與對方聯(lián)系。如遇上級領導不愿接聽對方電話，則可用委婉的

　　

【正文】 百計辦，不能辦的事要向對方說明情由以得到他人的諒解。 52 3. 擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身 份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超 權限，既要積極地配合工作，又不能干預領導的決策和 下屬或其它部門的工作。 （二）培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高 估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現自己的缺點并改 正，善于發(fā)現別人的優(yōu)點欣賞和學習。恭敬就是尊重對方的 人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往 往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現。 1. 表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以 表現出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談 時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都 喜歡用語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用 眼神告訴對方 “ 你是一個值得我傾聽的人 ” 無形中會提高 對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他 53 才能贏得對方的信任，從而產生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。 。手勢和行立坐態(tài)都能表現出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經常與總經理出現于各種場合，更應注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。 ，稱呼恰當親切。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地 “ 套 ” 出或不動聲色地處理。，切忌直白對方 “ 記不起了 ” 或 “ 我忘記了 ” 等讓對方難堪。 。衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。 54 第四部分 文字支持 秘書文字支持應達到的要求： ? 針對性強 —— 文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。比如寫一個準備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。 ? 具體真實 —— 具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。 ? 條理性強 —— 文字工作具有明確的指導作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。 55 ?時限性強 —— 文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或將要出現的問題。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。 ?有固定的格式 —— 格式為內容服務，要有相對的穩(wěn)定性。對于文件的格式，可參考 《 公文管理規(guī)定 》 中的格式。 秘書文字支持的種類： ?傳真和郵件（詳細處理流程見前） ?業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、 PPT制作等） ?一般信件、感謝信、邀請函等 56 ? 準備 ? 明確行文要求。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內容，在與上級領導相互溝通中，準確領會領導意圖，并據此進行寫作。 ? 確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。 ? 選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用 “ 請示 ” 而不用 “ 報告 ” ，因為 “ 報告 ” 不要求批復而只適用于向領導反饋信息、提供參考。 ? 調查研究收集材料。在接受上級領導授意后，秘書應進行深入的調查研究，收集標志著材料。 57 ? 撰擬文稿 ? 合理安排正文的表述次序，可使文檔內容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。 ? 寫好開頭與結尾。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀，通常采用下述形式： （ 1）簡明交代擬文根據與目的 （ 2）概述有關情況，使收文人了解發(fā)文背景 （ 3）以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意 （ 4）闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識 （ 5）直接點明結論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明 性 （ 6）表明批準或轉發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的 通知 （ 7）表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 58 ?結尾通常采用下述形式： （ 1）使用文件詞語，強調行文目的，如 “ 特此報告 ” （ 2）概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文 （ 3）陳述具體要求，如 “ 上述要求，請予批準 ” （ 4）發(fā)出號召，提出希望與要求 （ 5）說明文件生效、施行時間 ?書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。 ?日期應當寫具體的年、月、日。結構層次序數第一層為“ 一 ” ，第二層為 “ （一） ” ，第三層為 “ ” ，第四層為 “ （ 1） ” 。 ?用詞用字應準確、規(guī)范，應正確標明標點符號。 ?文內使用簡稱時，一般應當先用全稱，再注明簡稱。 59 ? 審核修改、發(fā)布 文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修 正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修 改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的 領導人審核批準、發(fā)布。 60 第五部分 會議支持 例會、業(yè)務會議 ? 根據議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給上級領導 ? 確定需參加的人員、時間、地點。 ? 做詳細的會議紀錄。 ? 整理會議紀要（例會和業(yè)務會議一般是有針對性的解決問題，會議紀要需要特別明確對事件的處理結果或工作推進計劃。以供上級領導和參會人員參考） ? 根據紀要在限定的任務時間內進行跟蹤推進，及時向上級領導通報進展，并將推進結果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。 61 公司級會議 ? 總裁辦公會議（發(fā)出會議通知、落實例會地點、菜單、參會人員、請假人員，會議當天落實人員參會情況并通知主持人、進行會議紀要、關注會中需求，會后完成會議紀要并發(fā)出） 總裁辦安排并參加的會議一覽表 會議類型 會議名稱 參會時間 慶 典 大 會 ﹁ 座 談 會 ﹂ 農機五金機電城慶典大會 1月 8日 青園創(chuàng)建慶典大會 10月 30日 德海公司創(chuàng)建大會 10月 13日 青園商業(yè)城 1月 8日 62 員 工 大 會 安慶區(qū)域 安慶區(qū)域月員工大會 月員工 大會 每月 2530日 安慶區(qū)域季員工大會 季員工 大會 每季最后一月 的 2530日 首 執(zhí) 辦 ︹ 商 貿 事 業(yè) 部 ︺ 望江區(qū)域 (機械公司 ) 望江區(qū)域 (機械部 )月員工大會 月員工大會 每月 2530日 望江區(qū)域 (機械部 )季員工大會 季員工大會 每季最后一月的2530日 望江區(qū)域 (百貨公司 ) 望江區(qū)域 (工貿部 )月員工大會 月員工大會 每月 2530日 望江區(qū)域 (工貿部 )季員工大會 季員工大會 每季最后一月的2530日 全年總結大會 (全體員工 ) 12月 20日 1月 10日 年初工作布置會 (全體員工 ) 正月初六 正月十五 63 總裁辦公會 集團及各公司中高層管理人員 每月上旬 (110號 ) 安慶區(qū)域各公司 及職能部門工作 例會 安慶區(qū)域中高層 每周一晚