【正文】 、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。 注意事項(xiàng)： ?有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié) — 但要注意禮貌 — 反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。 42 五、接待突發(fā)來訪流程說明： ?問清對方來訪目的； ?對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對方大概要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對方領(lǐng)導(dǎo)的下一個(gè)約會何時(shí)開始，請對方注意時(shí)間； ?對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時(shí)都會受到歡迎，同時(shí)征詢來訪者意見，主動(dòng)和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排； ?對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見； 43 ? 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理； ? 對于確實(shí)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待他，并做出解釋。 會后材料整理 工作跟進(jìn)反饋 結(jié)束 37 四、大型活動(dòng) （一） 一陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動(dòng)： 部門 時(shí)序 秘書 領(lǐng)導(dǎo) 接 受 活 動(dòng) 邀 請 開始 了解活動(dòng)議程 征求領(lǐng)導(dǎo)意見 安排日程 Y N 38 預(yù)定車輛 提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng) 活動(dòng)前一天 帶好活動(dòng)議程 、 名片等資料 關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要 ， 為領(lǐng)導(dǎo)擋駕 活動(dòng)當(dāng)天 整理業(yè)務(wù)資料和名片 結(jié)束 活動(dòng)后 陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動(dòng)流程說明： 接受活動(dòng)邀請 ?得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見； ?對于領(lǐng)導(dǎo)同意參加的活動(dòng)事先安排日程； 39 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作 ?做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等； ?提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)； 活動(dòng)當(dāng)天 ?著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡； ?帶好活動(dòng)議程、名片等資料； ?活動(dòng)中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的需要，注意保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線內(nèi)，在必要時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)擋駕； 活動(dòng)后 ?整理業(yè)務(wù)資料和名片。 （一） 內(nèi)部會議安排 ? 上級領(lǐng)導(dǎo)主持的會議 33 開 始 確 定 會 議 目 的 、 參 會 人 員 、 時(shí)間 、 議 程 安排會議室 、 落 實(shí)參會人員 擬訂會議通知 （ 注意文件格式 ） 修改 審批 下發(fā) 接收 反饋 N Y 34 會前準(zhǔn)備 （儀器調(diào)試） 會中服務(wù) 整理會議記錄 / 紀(jì)要 審批 修改 下發(fā) 結(jié)束 Y N 注意事項(xiàng)： ?會前與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人； ?綜合考慮各種因素，安排會議地點(diǎn)及時(shí)間； ?下發(fā)會議通知后，確認(rèn)參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話 確認(rèn)； ?會中協(xié)助放映 PPT，并時(shí)刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變； ?對會中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤。保證會議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。 ? 各種差旅費(fèi)用報(bào)銷； ? 跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜； 30 （三）陪同出差 陪同領(lǐng)導(dǎo)出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求， 在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要 求秘書注意以下事項(xiàng)： ? 登機(jī)前，為領(lǐng)導(dǎo)辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人； ? 到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解領(lǐng)導(dǎo)房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo)； ? 每日及時(shí)核對本日及第二天的日程安排； ? 提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐； ? 根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛； ? 及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排； ? 攜帶領(lǐng)導(dǎo)名片、必要的會議資料（報(bào)告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）； ? 注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者） ? 著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止； ? 出差返回后將領(lǐng)導(dǎo)與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。 ? 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排，隨時(shí)聯(lián)系的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況； ? 配合領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。 ? 擬寫授權(quán)書并于領(lǐng)導(dǎo)出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。） 28 ? 確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型 ? 及班次）、酒店（選擇領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接 /送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）； ? 完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等）（見范例）。通過秘書的計(jì)劃，把領(lǐng)導(dǎo)出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。 （一）總體原則： ? 了解上級領(lǐng)導(dǎo)的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、 身體狀況， 優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察上級領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣與做 事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； 了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)上級領(lǐng)導(dǎo)的 業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)； 25 ? 對計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免 安排沖突； ? 明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序， 分清輕重緩急，酌情安排處理； ? 定期與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通，將雙方的要求、需求和可能會 遇到情況的處理原則達(dá)成共識，以利工作開展； ? 注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排； （二）經(jīng)驗(yàn)與技巧 ? 周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)； ? 在兩個(gè)約會間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會議延長引起時(shí)間沖突，并給領(lǐng)導(dǎo)留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)； ? 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息； 26 ? 對于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)核對日程，保證秘書與領(lǐng)導(dǎo)日程表內(nèi)容一致； ? 不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對各種預(yù)約酌情處理； ? 控制約會時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程； ? 掌握近期要回避的人物； 周計(jì)劃安排模版 ? 利用領(lǐng)導(dǎo)一周活動(dòng)安排表掌握領(lǐng)導(dǎo)周活動(dòng)安排，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。 24 一、總體日程安排 領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對 固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí) 安排的事情）兩類。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí) 23 慣做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié) 拍在 沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次 深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會遇到的 一些情況的處理原則達(dá)成共識，為日后工作的順利開展做鋪 墊。 日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種 現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。 “ 日程安排 ” 是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作 量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集 中體現(xiàn)。 20 五、名片 分類：可根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、 客戶類型、地域等； 存放： ? 名片盒 ? 錄入到 NOTES通訊錄