【正文】 61 公司級會議 ? 總裁辦公會議（發(fā)出會議通知、落實(shí)例會地點(diǎn)、菜單、參會人員、請假人員，會議當(dāng)天落實(shí)人員參會情況并通知主持人、進(jìn)行會議紀(jì)要、關(guān)注會中需求，會后完成會議紀(jì)要并發(fā)出） 總裁辦安排并參加的會議一覽表 會議類型 會議名稱 參會時間 慶 典 大 會 ﹁ 座 談 會 ﹂ 農(nóng)機(jī)五金機(jī)電城慶典大會 1月 8日 青園創(chuàng)建慶典大會 10月 30日 德海公司創(chuàng)建大會 10月 13日 青園商業(yè)城 1月 8日 62 員 工 大 會 安慶區(qū)域 安慶區(qū)域月員工大會 月員工 大會 每月 2530日 安慶區(qū)域季員工大會 季員工 大會 每季最后一月 的 2530日 首 執(zhí) 辦 ︹ 商 貿(mào) 事 業(yè) 部 ︺ 望江區(qū)域 (機(jī)械公司 ) 望江區(qū)域 (機(jī)械部 )月員工大會 月員工大會 每月 2530日 望江區(qū)域 (機(jī)械部 )季員工大會 季員工大會 每季最后一月的2530日 望江區(qū)域 (百貨公司 ) 望江區(qū)域 (工貿(mào)部 )月員工大會 月員工大會 每月 2530日 望江區(qū)域 (工貿(mào)部 )季員工大會 季員工大會 每季最后一月的2530日 全年總結(jié)大會 (全體員工 ) 12月 20日 1月 10日 年初工作布置會 (全體員工 ) 正月初六 正月十五 63 總裁辦公會 集團(tuán)及各公司中高層管理人員 每月上旬 (110號 ) 安慶區(qū)域各公司 及職能部門工作 例會 安慶區(qū)域中高層 每周一晚 。 ? 整理會議紀(jì)要（例會和業(yè)務(wù)會議一般是有針對性的解決問題，會議紀(jì)要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計(jì)劃。 60 第五部分 會議支持 例會、業(yè)務(wù)會議 ? 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給上級領(lǐng)導(dǎo) ? 確定需參加的人員、時間、地點(diǎn)。 59 ? 審核修改、發(fā)布 文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修 正。 ?用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號。 ?日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。 ? 寫好開頭與結(jié)尾。在接受上級領(lǐng)導(dǎo)授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用 “ 請示 ” 而不用 “ 報(bào)告 ” ，因?yàn)?“ 報(bào)告 ” 不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與上級領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。對于文件的格式，可參考 《 公文管理規(guī)定 》 中的格式。要寫得及時，否則會延誤時機(jī)，嚴(yán)重時會造成公司的損失。 ? 條理性強(qiáng) —— 文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項(xiàng)活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。 54 第四部分 文字支持 秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求： ? 針對性強(qiáng) —— 文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。切忌直白對方 “ 記不起了 ” 或 “ 我忘記了 ” 等讓對方難堪。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。 。特別在與人交談 時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因?yàn)槊總€人都 喜歡用語言表達(dá)自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用 眼神告訴對方 “ 你是一個值得我傾聽的人 ” 無形中會提高 對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他 53 才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。表情中最主要的因素是眼神和微笑。謙虛而恭敬的態(tài)度往 往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。不過高 估計(jì)自己，不過低估計(jì)別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改 正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身 份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超 權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和 下屬或其它部門的工作。要忠誠老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于 “ 公心 ” ，幫助他人要出于 “ 誠心 ” 。 1. 公正客觀。 51 四、秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的效果，除 了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對自身 素質(zhì)的培養(yǎng)。 （ 2）對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握 上級領(lǐng)導(dǎo)的處事原則，并在對外交往中很好地運(yùn)用，必要 時提醒上級領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，以身作則。 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)樹立行為激勵形象。 50 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。 語言形象 上級領(lǐng)導(dǎo)在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標(biāo)識。 文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很 大程度上反映了文秘工作的服務(wù)水準(zhǔn)。 （ 2）參與督促檢查，工作要 “ 到位 ” ，不能 “ 越位 ” （ 3）參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做 “ 主手 ” ，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。 （ 2）經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主 動權(quán)。 參與實(shí)踐，協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作。 48 第二、要站在上級領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一 定的高度、廣度和深度。其中要把握三點(diǎn)： 第一，要有觀察力，跟蹤了解上級領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡，敏 于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。其次是超前搞好調(diào) 研，多提供決策預(yù)案。 秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。一個好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手 又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決 策，同時還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。 （二）禮尚往來： ? 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求上級領(lǐng)導(dǎo)意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護(hù)與外界的友好關(guān)系。 （一）業(yè)務(wù)合作： ? 作為上級領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作方建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。 ?秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與上級領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時整理反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作 ?作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。 44 接待 45 第三部分 溝通協(xié)調(diào) 一、內(nèi)部溝通 ?秘書要與所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)建立經(jīng)常性的溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)近期的工作重點(diǎn)