【文章內(nèi)容簡介】 ? 通過對核心流程的梳理，發(fā)現(xiàn)部門職能短缺和部門之間的配合協(xié)作方面的問題； ? 基于公司的戰(zhàn)略，在總經(jīng)理辦公會上對各部門的職能進行重新定位，并進一步對流程進行限 38 3－ 流程存在的弊端 ? 原流程可能存在的弊端 ? 弊端 1 ? 癥狀：過多的信息交換，過多的數(shù)據(jù)處理， 任務重復 ? 原因：職責劃分不清，任意分割流程 ? 弊端 2 ? 癥狀：檢查、控制等活動比增值活動還多 ? 原因：部門分割，授權不夠 ? 弊端 3 ? 癥狀：過多的返工和重做 ? 原因：工作流程長，流程中反饋不夠 ? 弊端 4 ? 癥狀：過于復雜、例外和特殊情況 ? 原因：原工作流程不完善 39 3－ 改進流程的方法 ? 活動本身的突破 ? 活動的清除 ? 活動的簡化 ? 活動的整合 ? 活動的自動化 ? 活動間關系的突破 ? 活動的先后順序改變 ? 活動的邏輯關系改變 40 3－ 流程改進的誤區(qū) ? 流程改進中容易出現(xiàn)的錯誤 ? 為完美而完美 ? 唯技術主義 ? 短視行為 ? 脫離不了原有窠臼 ? 業(yè)務部門不參與 41 舉例：招聘、甄選流程 提出需求 每年 5月和 11月，各部門根據(jù)經(jīng)營計劃和財務預算計劃，以及部門人員狀況，提出人員需求，并提出具體的人員素質能力要求，遞交人力資源部 匯總 人力部匯總人員需求，提出處理意見，形成半年度人力資源規(guī)劃報告，報公司高層 審議 公司高層召集相關部門負責人，討論人力資源規(guī)劃報告，提出修訂意見，交人力資源部 需求分析 根據(jù)人力資源規(guī)劃，人力資源部分析各部門的人員需求，并進行人員素質和獲得渠道分析 招聘計劃 人力資源部作出具體招聘計劃（日常招聘計劃和專項招聘計劃），報公司高層 收集簡歷 通過各種渠道（報紙雜志廣告、招聘會、網(wǎng)絡廣告等），發(fā)部招聘信息，收集簡歷，并進行簡歷初步篩選 書面測驗 人力資源部組織對所有篩選出來的人員進行能力素質測驗 人力資源部組織根據(jù)不同申請職位性質，進行專業(yè)素質測驗，測試試題由用人部門提供 再次篩選 人力資源部，根據(jù)個人簡歷、書面測驗結果，確定參加復試人員 復合面試 公司領導、用人部門、人力資源部對所有參加復試人員，采取無領導小組討論、角色扮演、文本筐等方法考察能力 各用人單位，對應試者進行背景性結構化面試，考察實際經(jīng)驗等 確定人選 綜合考慮個人背景、能力、素質、專業(yè)水平以及公司人員結構，確定最終人選 42 部門職責的編制 ? 根據(jù)業(yè)務流程，將流程的職責落實到具體的部門，就是部門職責 ? 部門職責的編制需要清晰界定相應部門在流程中承擔的準確任務 43 各部門職位體系建設 ? 根據(jù)各部門職能，對各部門職位進行規(guī)劃； ? 對各職位名稱進行規(guī)范； ? 各部門反饋意見； ? 與主管領導及各部門交流并最終確認 44 5－ 如何認識職位體系 ? 部門職責和功能要通過具體的人來完成，需要將部門的職責進行分解，即職位的設置。 ? 所謂職位（ Position）是指在一個特定的組織中的一定時間內(nèi)，由特定的人所擔負的一個或數(shù)個任務的集合。 ? 職位是組織的基本單位，職位存在的目的是落實組織使命，是具體的承擔者。職位伴隨著應付的責任，必須有產(chǎn)出的結果。職位不是人，職位的實質是工作活動（ work activities）； ? 職位可以理解為業(yè)務流程上的節(jié)點，或者理解為漁網(wǎng)的網(wǎng)結，也可以理解為按照一定的順序和規(guī)則擺放的一把把椅子； ? 組織內(nèi)所有的職位組成組織的職位體系，即職位的集合，其中包含職位與職位之間在分工、合作與管理中的關系 45 5－ 如何確立職位體系 ? 職位分析為職位體系設計的基本工具。職位分析有多種方法，變革公司的職位分析要采取下行法，自上而下確定職位的設計； ? 研究部門職責和業(yè)務流程，將部門職責進一步分解到可操作的職責、任務或活動。將近似或者由一個人完成更方便的職責、任務或活動歸為一個職位； ? 借鑒先進公司的職位設置，尤其是通用部門 /職位。 46 5－ 職位體系示意圖 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 a部經(jīng)理 職員 1 職員 2 b部經(jīng)理 職員 1 職員 2 副總經(jīng)理 47 5－ 舉例：某公司職位體系設置 ? 各部門職位設置是根據(jù)部門職能調(diào)整后的需要設置的； ? 為各部門設置職位時考慮了現(xiàn)有人員素質狀況以及新職能對任職者素質提出的新的要求，為此，在許多部門增設了一些專家職位，所增設的專家職位有的可以兼任現(xiàn)有的職位，有的可以替代現(xiàn)有的職位，有的可以在現(xiàn)有職位的基礎上增加職位； ? 各部門原則上不設副職，考慮到管理幅度過大所造成的困難，在部門人數(shù)超過八人以上的部門設置了助手型的副職，該副職除在正職指派下協(xié)助正職從事管理工作外，必須與其他業(yè)務經(jīng)理 /主管一樣分管一塊業(yè)務； 48 5－ 舉例：某公司職位體系設置 ? 這次職位設置統(tǒng)一了職位的名稱，即： ? 業(yè)務部門負責人稱 “ XX部門經(jīng)理 ” ， 其副職稱 “ XX部門副經(jīng)理 ” ； ? 行政部門負責人稱 “ XX部門主任 ” ， 其副職稱 “ XX部門副主任 ” ； ? 部門經(jīng)理以下分管一塊業(yè)務的負責人稱 “ XX業(yè)務經(jīng)理 /主管 ” ； ? 在業(yè)務中從事某項專門工作的人員稱 “ XX業(yè)務專員 ” ； ? 在部門內(nèi)從事綜合性事務工作的人員稱 “ 文員 ” ； ? 對于專業(yè)性 、 技術性要求很高的工作設技術職位 ， 包括會計師 、 工程師 、 策劃師 、專家 （ 法律事務專家 、 金融事務專家 、 經(jīng)濟事務專家 ） 。 技術職位設為三個層次 ，資深級 （ 包括資深會計師 、 資深工程師 、 資深策劃師 、 資深專家 ） 、 高級 （ 包括高級會計師 、 高級工程師 、 高級策劃師 、 高級專家 ） 、 師級 （ 包括會計師 、 工程師 、 策劃師 、 專家 ） 。 ? 黨工部門職位的稱呼仍沿用原來的名稱； ? 各子公司 /分公司 /事業(yè)部負責人稱 “ XX公司 /事業(yè)部總經(jīng)理 ” ， 其副職稱 “ XX公司 /事業(yè)部副總經(jīng)理 ” ； ? 各工廠負責人稱 “ XX廠廠長 ” ， 其副職稱 “ XX廠副廠長 ” 。 49 目 錄 第一部分 理解工作分析與職位說明書 第二部分 工作分析的程序與方法 第三部分 職位說明書的編制 50 編制各部門職位的職位說明書 ? 根據(jù)各部門職責編制各職位說明書； ? 職位說明書制定的原則是直接上級為下屬制定職位說明書。職位說明書實際上是傳遞了上級對下級的期望和要求，并且職位說明也要定期根據(jù)公司業(yè)務和戰(zhàn)略的變化而不斷更新和修訂，所以說為下級制定職位說明書也是管理者的一項職責，同時也有利于規(guī)范管理； ? 職位說明書包括職位名稱、所在部門、報告關系、職位基薪等級、職位編號、編制日期、職位概要、職位位置、任職資格（資歷、所需資格證書、知識技能要求、能力要求、素質要求）、工作聯(lián)系、職業(yè)通道、職責要求、關鍵績效指標（ KPI）、簽字確認。 51 如何填寫 “ 職位名稱 ” ? 職位名稱是對工作名稱的進一步明確，規(guī)范職位的名稱有利于進行職位管理； 52 如何填寫 “ 所在部門 ” ? 所在部門是指該職位所屬的機構或部門； ? 繁簡程度要是企業(yè)具體情況來定，原則是應該寫到該職位所屬的最小組織細胞； ? 一般會有以下幾種情況： ? 機構或公司的正職和副職填寫所在機構或公司的名稱； ? 各部門人員的所在部門填所在機構或公司及對應部門的名稱；如果部門內(nèi)還有處，則一般員工還應該寫到屬于哪個處； ? 例如：某一般規(guī)模子公司人力資源部員工，填 “ 子公司名稱 +人力資源部 ” ；如果部門很大，還分有各處，則招聘處的員工填 “ 公司名稱 +人力資源部招聘處 ” 53 如何填寫 “ 報告關系 ” ? 報告關系指該職位的直接上級； ? 一般會有以下幾種情況： ? 機構（包括子公司、分公司、事業(yè)部、分廠）或部門副職的直接上級是正職； ? 各部門或機構正職的直接上級是對應的主管領導； ? 各部門內(nèi)人員的直接上級一般來講都是該部門的正職；但如果部門內(nèi)還有處，則處長的直接上級是否部門正職，各處內(nèi)的員工直接上級是該處處長； 54 如何填寫 “ 職位薪資等級 ” ? 職位薪資等級是指該職位經(jīng)過職位評估和薪酬設計后的薪資等和級別的位置 55 如何填寫 “ 職位編號 ” ? 職位編號是指職位的代碼，組織中的每個職位都應當能有一個代碼； ? 編碼的繁簡程度視企業(yè)具體需要而定； ? 職位編號的目的是為了便于快速查找所有的職位； ? 職位編碼的步驟： ? 為整個集團所有機構進行編號； ? 機構內(nèi)部門編碼； ? 對部門內(nèi)各處進行編碼； ? 對各處職位進行編碼； ? 例如：某一職位編碼 01010202，表示公司某區(qū)局綜合部人力資源部副主任 ? 這一欄將在全公司職位說明書編制完成后由人力資源部為全公司所有職位說明書統(tǒng)一編號并填補上； 56 如何填寫 “ 編制日期 ” ? 編制日期是指工作說明書的具體編寫日期是什么時間； ? 這一欄可以暫時不填，將在職位說明書出臺時有人力資源部統(tǒng)一填補上 ； 57 ? 職位概要也就是職位設置的目的，應該用一句話簡單地概括工作的主要功能，簡短而準確地表示該職位為什么存在； ? 機構整體目的的哪一部分由該職位完成？ ? 該職位對機構的獨特貢獻是什么？ ? 如果該職位不存在，會有什么工作完