科技檔案管理ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-05 11:12 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 中，你認為最不需要的信息是什么？ ? 在每個崗位的答案收集齊全后，通過對崗位與崗位之間信息互動狀況的了解，可以發(fā)現(xiàn)本部門的重要信息內(nèi)容，特別要尋找出本部門需要負責(zé)的信息。 ? 對于無意義信息應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并建議其進一步查清這種信息是否可以清除。 數(shù)據(jù)互動規(guī)律 ? 數(shù)據(jù)互動反映了某種工作的開展狀況。在清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動的規(guī)律性，對于分析數(shù)據(jù)價值，理順數(shù)據(jù)運行關(guān)系，高效率地開展信息資源的配置，具有重要意義。 ? 當一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后 ,它必然會對接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位 ,會由于其既定的職責(zé)對該數(shù)據(jù)信息進行處理 ,并在處理過程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項工作，其實就是圍繞著各種類型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運動過程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運動特征，以及由這種運動所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動規(guī)律。 ? 一般來說 ,分析一個企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動規(guī)律是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進行直觀示意。 工作聯(lián)絡(luò)單 產(chǎn)品檢測報告 絨布檢驗報告 絨布不良明細表 成品入倉單 商務(wù)部 文控中心 財務(wù) 研發(fā)部 人力資源 實驗室 倉務(wù)部 品檢部 業(yè)務(wù)員業(yè)績考核 客戶 產(chǎn)品報價（經(jīng)理）、生產(chǎn)訂單（客戶訂單、絨布訂單、絨布樣品訂單、 Email、投訴報告、客戶出貨明細表）打樣單、提貨通知單、 行政總務(wù) 商務(wù)部程序文件、公司通知文件、生產(chǎn)會議及廠部例會紀錄文件 外廠 外發(fā)加工單 生產(chǎn)部 試驗產(chǎn) 品通知單、打樣單 客戶訂購合同及查詢價、客戶每月開票資料、傳真、客戶確認樣、客戶信息反饋及投訴、傳真客戶調(diào)價單、調(diào)查表、 保衛(wèi)處 總經(jīng)理 來料加工物料送貨單 出門證 客戶匯款單、客戶每月開票資料、客戶資料 對賬單（每月應(yīng)收貨款對賬單） 歸檔 公司程序文件 絨布各類花型圖紙 工作任務(wù)通知單、打樣單 試驗通知單 絨毛生產(chǎn)交期回復(fù)單、 生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)留樣 入倉單 (絨布每日入倉單、絨布每日入倉記錄 ) 生產(chǎn)訂單、糾正及 預(yù)防措施單 產(chǎn)品報價單 訂貨出貨統(tǒng)計報表、統(tǒng)計報表 出貨通知單、貨物運輸單 常規(guī)絨布庫存數(shù)量表更新 倉庫數(shù)據(jù)報表 外發(fā)加工成品明細碼單、送貨單 出貨明細表 數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計與使用 ? 目前手工進行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種 :數(shù)據(jù)狀況問卷； 數(shù)據(jù)運動狀況示意圖； 數(shù)據(jù)匯總表 。數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作流程示意圖。 XX有限公司文件清理工作問卷 時間： 部門： 答卷人： 項目組成員： （說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實際狀況進行填寫的。請您根據(jù)實際工作的真實情況認真填寫，填寫時應(yīng)寫出 具體文件名稱 。） 您的崗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位） 您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是： 您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位） 您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？ 您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？ 在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是： 在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是： 您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？ 公司外部 各部門 總 經(jīng) 辦 部門報告、各部門的統(tǒng)計報表、 書刊資料、獎狀 /證書、 總經(jīng)理審閱的相關(guān)文件 涉及公司的相關(guān)信息文件及宣傳單章 涉及公司的相關(guān)通知類文件 工作計劃、通知、授權(quán)書、會議通知、 反饋各部門文件 總經(jīng)辦辦理的文件： 通知、會議記錄、人事任命、工作計劃、外部管理文件、會議通知、企業(yè)建設(shè)文件、 授權(quán)書、例會的會議記錄、部門文件 數(shù)據(jù)運動狀況示意圖 總經(jīng)辦文件清理表 崗位 /答卷人 收到的文件 辦理的文件 發(fā)出的文件 來源 去向 總經(jīng)理 /陳總 部門報告 各部門 書刊資料 公司外部 獎狀、證書 工藝配方、圖紙等 重要工作通知 董事會、總經(jīng)理辦公會、生產(chǎn)會議紀錄 人事任命 工作計劃 外來文件 重要會議通知 廠區(qū)建設(shè)規(guī)劃文件 檔案數(shù)字化加工的技術(shù)流程 二、企業(yè)文件的形成、積累與歸檔問題 企業(yè)文件的形成、積累與歸檔屬于各部門、各單位、各崗位的基本職責(zé) ,也是企業(yè)文檔科學(xué)管理與有效利用的前提條件 . 文檔管理部門有權(quán)對這項工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢
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