科技檔案管理ppt課件-閱讀頁(yè)
2025-01-24 11:12本頁(yè)面
【正文】 議紀(jì)要 董事會(huì)秘書(shū) 部門經(jīng)理 紙質(zhì) 是 管理 經(jīng)營(yíng)管理 文件 總經(jīng)理工作部 企業(yè)年度計(jì)劃 總經(jīng)理 部門經(jīng)理 紙質(zhì)，電子版 是 管理 經(jīng)營(yíng)管理 單據(jù) 商務(wù)部 出貨單 部門經(jīng)理 項(xiàng)目經(jīng)理 紙質(zhì)，電子版 否 業(yè)務(wù) 產(chǎn)品類 手冊(cè) 生產(chǎn)部 毛絨電著處理工藝手冊(cè) 部門經(jīng)理 項(xiàng)目工程師 紙質(zhì) 是 管理 人力資源管理 表格 生產(chǎn)部 個(gè)人績(jī)效評(píng)核表 部門經(jīng)理 班組長(zhǎng) 紙質(zhì) 否 輔助 設(shè)備類 單據(jù) 生產(chǎn)部 設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)申請(qǐng)單 部門經(jīng)理 工程師 紙質(zhì)，電子版 否 輔助 生活服務(wù) 聲像材料 工會(huì) 元旦晚會(huì)錄像 主席 文藝部負(fù)責(zé)人 磁帶，光盤 是 財(cái)務(wù) 臺(tái)帳 帳簿 財(cái)務(wù)部 年度結(jié)算記帳單 部門經(jīng)理 會(huì)計(jì) 紙質(zhì) 是 部門 數(shù)據(jù)名稱 負(fù)責(zé)人 責(zé)任人 載體類型 是否檔案 大類 二級(jí)類 數(shù)據(jù)形式 企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（舉例） 數(shù)據(jù)清理的方法 ? 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理一般采用調(diào)研統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行。 ? 對(duì)于無(wú)意義信息應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并建議其進(jìn)一步查清這種信息是否可以清除。在清理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動(dòng)的規(guī)律性，對(duì)于分析數(shù)據(jù)價(jià)值，理順數(shù)據(jù)運(yùn)行關(guān)系，高效率地開(kāi)展信息資源的配置，具有重要意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位 ,會(huì)由于其既定的職責(zé)對(duì)該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理 ,并在處理過(guò)程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動(dòng)過(guò)程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)特征，以及由這種運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。 ? 一般來(lái)說(shuō) ,分析一個(gè)企業(yè)的各種數(shù)據(jù)的互動(dòng)規(guī)律是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們可以采用圖視的方式進(jìn)行直觀示意。數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作流程示意圖。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出 具體文件名稱 。 分類的程序 : 設(shè)計(jì)分類方案 劃分全宗 劃分大類 劃分屬類 給定編號(hào) 企業(yè)檔案分類方案 (示意圖 ) 一類 二類 三類 四類 五類 A B C D 1 2 3 4 類列 類系 ? XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ? X2022 常用的分類方法 : 1. 職能分類 2. 時(shí)間分類 3. 作者分類 4. 專題分類 5. 項(xiàng)目分類 6. 型號(hào)分類 7. 區(qū)域分類 8. 外形分類 職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分 。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷毀 .(有長(zhǎng)期參考價(jià)值的圖書(shū)期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外 ) ? ,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn) :有法律依據(jù)性 ?；蚴痉缎?。 ? 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)現(xiàn)實(shí)和今后工作的查考、憑證以及歷史研究的價(jià)值確定。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。 ? 企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。銷毀清冊(cè)永久保存。檔案庫(kù)房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫(kù)房建筑應(yīng)符合 JGJ 25的要求，庫(kù)房一般應(yīng)滿足日后二十年檔案存儲(chǔ)需要。 ? 企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。陳列室（展覽室）宜設(shè)置在適于觀覽的場(chǎng)所。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護(hù)功能的柜架。 ? 各類檔案卷盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合 GB/T 970 GB/T 1182DA/T 22和 GB/T 11821的要求。 ? 根據(jù)庫(kù)房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備。 ? 技術(shù)設(shè)備 ? 配備檔案整理工作所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。 ? 配備信息化管理需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。 六 .文檔的利用 ? 文檔的利用是文檔管理的最終目的 .主要內(nèi)容是 : ? ,確保文檔信息有存有取 . ? ,確保被利用文檔的安全和有效利用 . ? ,實(shí)現(xiàn)信息的增值 . ? ,適時(shí)開(kāi)展即時(shí)監(jiān)管 ,及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息產(chǎn)生 ,傳遞和利用中的問(wèn)題 ,疏通信息渠道 ,協(xié)調(diào)信息資源的配置 . ? 在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的條件下 ,文檔中心應(yīng)當(dāng)采用較為適用的文檔管理軟件系統(tǒng) ,促使檢索工具的自動(dòng)生成 ,信息內(nèi)容的自動(dòng)組配 ,利用過(guò)程的自動(dòng)監(jiān)督等功能的實(shí)現(xiàn) . 建議 : ? ,與新管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施后的歸檔文件分別采用兩種方法進(jìn)行管理 .這樣做的目的一是不以今天的認(rèn)識(shí)水平輕易地替代過(guò)去的歷史 ,二是不給今后的工作增加過(guò)重的負(fù)擔(dān) . ? ,如果希望將其管理狀況進(jìn)一步規(guī)范化 ,可以考慮借助社會(huì)檔案管理服務(wù)力量 ,請(qǐng)專業(yè)的檔案公司派人幫助整理 ,這樣可以在較短時(shí)間內(nèi) ,以一次性投入 ,實(shí)現(xiàn)所有文檔資料的規(guī)范化管理 ,且不增加企業(yè)人力投入 ,確保文檔工作人員將主要精力投入到新標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施當(dāng)中 . ? ,同時(shí)將新的管理體制與管理標(biāo)準(zhǔn)制定出來(lái) ,才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化 ,否則 ,容易形成實(shí)體狀況與管理手段的 ”兩層皮 ” . ? 名詞解釋 – 企業(yè) – 科技檔案 – 檔案保管單元 – 企業(yè)檔案工作原則 – 企業(yè)檔案分類 ? 簡(jiǎn)答 ? 簡(jiǎn)述現(xiàn)代企業(yè)制度極其特征。 – 簡(jiǎn)述企業(yè)數(shù)據(jù)清理的常
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