【文章內容簡介】 ? 有助于在職者了解該職位的責任 ? 幫助管理階層分析并改進公司的組織結構 ? 作為職位評價、薪資調查以及建立薪資結構的基礎 ?人力規(guī)劃 ?人員招聘及甄選 ?人員任用及配置 ?薪資調查 ?薪資結構 ?員工培訓及發(fā)展 ?職業(yè)規(guī)劃 ?工作評價 ?職位分類 ?績效評估 ?目標管理計劃 ?工作流程分析 ?組織研究 ?職位基本資料 ?主要目的 ?工作描述 ?工作環(huán)境 ?任職資格 ?完整型工作說明書 ?標準型工作說明書 2021/12/24 52 工作說明書的簡介 — 2 工作說明書 — 標準型 職稱 部門 工作地點 描述人 直屬主管 填寫日期 工作編號 核準人簽名 主要目的 主要職責 5 任職資格 年齡 性別 語言 教育 /培訓 經驗 技能 2021/12/24 53 工作說明書的簡介 — 3 工作說明書－完整型 工作名稱 工作代碼 部門 直屬上級 編制 直屬下級 工資標準 分析日期 分析人 工作說明（逐項說明工作任務） 工作摘要 任職資格 年齡區(qū)間 性別 教育背景 所需最低學歷 __________________專業(yè) _______ 說明 ______________ 培訓 培訓科目 _______培訓時限 _______證書 _______ 經驗 技能 個性 體能 職位關系 可升遷職位 _______待升遷職位 _______ 可輪換職位 _______ 工作環(huán)境 工作場所 工作時間 工作用具 環(huán)境狀況 危險性 職位概括 職位名稱 指公司內部的工作崗位頭銜 .它應該能反映此職位的主要功能。如會計，銷售經理。 部門名稱 指各部門，辦公室。例如，人事部、財務部、維修部，如果是分公司，請注明名稱后，再同時寫明部門名稱。 分支部門 指各職能，各大部門下屬的分支機構或部門。如果沒有，該欄目可以省略。 職位概括 直接主管 直接上級主管的工作頭銜 . 直接主管簽字和任職人簽字 在職位說明書編制完成之后，或新的任職者就任之前，直接主管將說明書交給下屬，雙方簽字確認。 職位說明書撰寫 /修改人姓名 職位說明書撰寫 /修改日期 總體工作目標 ? 請使用一兩句簡捷概括的話，準確說明該崗 位存在的原因是什么。 ? 通常情況下一兩句話就足以說明，除非該崗 位是由一個任職人同時完成著兩個或更多的 不同的工作。 ? 此部分的撰寫目的主要是從公司整體的角度 看待該崗位的總體重要性，或者是該崗位對 公司業(yè)務的獨特貢獻。 ? 通常以一個動詞開始總體工作目標的撰寫， 如計劃，指導，監(jiān)督，協(xié)調等。 總體工作目標 例如：銷售經理 計劃，組織并控制銷售的動作以完成銷售額，達成銷售利潤，同時降低銷售費用。 干什么？ 計劃組織并控制 影響什么？ 銷售的運作 這樣做的目的？ 在降低銷售費用的同時，完成銷售額，達成銷售利潤。 匯報及聯(lián)絡關系 下屬人數(shù) 指可以支配和管理的人數(shù)。是直接管理和間接管理的全部員工數(shù)之和。 內部關聯(lián) 在完成工作時，該崗位會同公司內什么樣的主管上級 /同部門同事 /其它部門發(fā)生工作關系；也可以說是對該職位有或受該職位影響的單位或個體有哪些。 外部關聯(lián) 指因完成該崗位工作而必須發(fā)生聯(lián)系的所有公司以外的機構，包括供應商，客戶，上級單位，關系單位，政府機關等。 工作性質及范圍 用一段或兩段話概括說明該職位的主要工作內容，以描繪該職位是如何融匯到企業(yè)當中。說明該職位在完成工作過程中主要需處理的問題和所面臨的挑戰(zhàn)，同時說明該崗位所能夠作出的決定或建議是什么。例如： ? 在完成工作過程中主要需處理的問題和所面臨 的挑戰(zhàn)是什么？ ? 其自行作出的決定是什么？ ? 在工作中要向其上級主管作出的建議是什么？ 主要工作職責 這一部分是職位說明書的核心部分。 主要工作內容（按重要性順序排列） 每個職位都有若干項職責，最多不超過 10項，最少不能少于 4項，一般為 6至 8項。每項職責都有一個概括，用幾個關鍵字來概括說明該項 工作內容 ，然后再具體描述怎么干 ，有什么 限制條件 ，所要達成什么結果 。 主要工作職責 ? 例如：某行政助理的第 4項工作是負責公司車 輛管理，可以寫成： “ 按照車輛管理規(guī)定，審批用車申請，監(jiān)督駕駛員按照規(guī)定保養(yǎng)與駕駛車輛，并進行日?？己恕?” ? 又例：財務部某職位，其第三項職責是： “ .預測和估計債務人和債權人的短期和長期的資本需求，保持足夠的流動現(xiàn)金和獲得最高的回報。 ” 主要工作職責 ? 再例：人力資源部某經理的職責之一是招聘 員工，可以寫成： “ .辨別，選擇，面試，推薦，聘請合格的人選，在時間，成本和素質上滿足用人部門的要求。 公式： 用動詞表示反應或行動 +行為對象 +限制條件 +要達到的結果 +考核標準 注意要點： ? 使用簡短而明確的詞語。如果可能，請使用 只有一種含義的詞。 ? 要注意語言的簡練和準確，具有概括性，不 要寫成每日的工作流程。切忌寫成流水帳。 ? 在描述時，要將具有相同特征的事項歸類， 總結為一項工作。 ? 避免使用不必要的詞語。 注意要點： ? 盡量用通用語言以替代獨特名詞。 ? 著重強調能帶來某一最終結果的行動。最 好能便于衡量。 ? 建議使用動詞詞組： 主要活動 帶來的 最 終結果 。例如： “ 在計劃的費用內，領導， 控制銷售活動以取得預期的銷售額。 ” ? 要包括應做的和希望它做的工作。 ? 不要遷就現(xiàn)在的任職者。 影響范圍 財務數(shù)字： 預算（計劃 /實際發(fā)生 /未來預測），項目費用，銷售目標，營業(yè)額，工資總額，費用支出，客戶數(shù)目，定單數(shù)目，供貨商數(shù)目等。 財務權限 : 指根據公司有關財務規(guī)章制度而賦予該崗位的最高財務批準權限。 人員數(shù)量： （包括直接主管和間接主管的人數(shù)） 影響范圍 ? 描述該職位說明書范圍的有關數(shù)字。 ? 以相關數(shù)字和 /或事實說明該崗位會影響 到的工作活動的范圍和程度。 ? 該崗位直接或間接影響到的重要的數(shù)字。 該數(shù)字可以年度 /年度 /月份 /不固定期限 為單位（視具體工作崗位及具體工作職 責而定）。 衡量標準 包括數(shù)量，費用，時限和質量四個方面的要求，如果能全部涵蓋最好， 至少 也要包括其中的一項： ? 數(shù)量： 利潤率，產量，收入增長，增長率，市場占有率，顧客保有率，新顧客數(shù)，新產品比例，投資回報率，每股收益等等； ? 費用： 單位成本，預算與實際之比，人工成本與銷售額之比等 ； ? 時限： 按時交貨，投放市場時間，單位生產時間，客戶響應時間等； ? 質量： 準確率（錯誤率，次品率），可靠性等。 任職條件 此部分羅列了任何任職人必須帶到崗位上的， 必須符合的，基本的，最低的，必需的知識、能力等的要求 。 知能 本崗位所必需的受教育程度，專業(yè)知識水平及工作經驗等。例如：注冊會計師，質量審核員證書，高壓電工本，鍋爐工上崗證等。 任職條件 專業(yè)技能 為完成崗位工作，任職人所必備的技能，包括實用性的，功能性的和技術性的（例如：存檔，文字處理軟件應用，大客戶管理等） 行為素質能力 即任職人所必需的個人的，人際關系類的和 /或管理素質及能力（例如：靈活性，承受壓力能力，說服力，團隊合作能力，計劃能力，激勵）。 三、工作說明書的發(fā)展趨勢 ?結合工作流程編寫“履行職責”已成為一個趨勢。 結合工作流程編寫“履行職責”就是在搞清楚工作鏈相互關系的基礎上，在描述職責的任務時加入對象狀語，也就說加人工作輸入和工作輸出即可。結合工作流程的描述可以提煉成下面的格式，‘‘輸入的對象和內容 +動詞 +賓語 +輸出的對象和內容 +目的狀語”。 ?第二個趨勢就是企業(yè)越來越重視工作規(guī)范，尤其是其中的能力和素質要求，以“素質模型”為主要標志的新的招聘標準正在逐步形成。這是因為在新經濟條件下，人的因素已經變得越來越重要，擁有優(yōu)秀的員工已成為企業(yè)成功的關鍵，為了招聘到合格的人員，必須對任職資格條件做出詳細的規(guī)定，因此工作規(guī)范就焚得越來越重要。 第三節(jié) 工作分析的方法 一、定性的方法 二、量化的方法 工作分析的常用方法 ? 工作實踐法 ? 直接觀察法 ? 訪 談 法 ? 問卷調查法 ?工作日志法 ? 典型事例法 需要多種方法的結合 工作實踐法 ? 工作分析人員 親自從事 所需研究的 工作 。 ? 優(yōu) 點： 可以準確地了解 工作的實際任務； 在體力、知識、經驗等方面對任職者的要求； ? 適 用 ： 適用于 短期內可以掌握的工作 。 ? 缺 點： 不適用于 需要進行 大量訓練 和 危險的工作 。 打字員 直接觀察法 ? 工作分析人員 觀察 所需分析的工作的過程。 ? 優(yōu) 點： 工作分析人員能夠 比較全面、深入地了解 工作的要求 ? 適 用 ： 適用于 工作內容主要是由 身體活動 來完成的工作， 如，裝配線工人、保安人員等。 ? 缺 點： 不適用于 腦力勞動成分較高的工作、 處理緊急情況的間歇性工作 。 如，律師、教師、急救站的護士等等。 訪談法及其類型 ? 與 工作的承擔者面談 是收集信息的 一種有效方法。 （ 最有發(fā)言權！ ） 。 ? 主要 類型： ? 個別訪談法 工作之間有明顯差別時使用 ， 時間比較充分的情況下采用。 ? 群體訪談法 多名員工從事同樣的工作時使用 。 訪談時提出的典型問題 ? 你平時需要做哪些工作？ ? 主要的職責有哪些？ ? 如何去完成它們？ ? 在哪些地點工作？ ? 工作需要怎樣的學歷、經驗、技能或專業(yè)執(zhí)照？ ? 基本的績效標準是什么？ ? 工作有哪些環(huán)境和條件？ ? 工作有哪些生理要求和情緒及感情上的要求？ ? 工作的安全和衛(wèi)生狀況如何？ 訪談法優(yōu)缺點 ? 優(yōu) 點： 能夠 簡單、迅速地 收集工作分析資料， 適用性強 。 由任職者 親口 講出工作內容， 具體而準確 。 ? 缺 點： 被訪談者 往往夸大 其承擔的責任和工作的難度 ， 容易引起 工作分析資料的失真和扭曲。 訪談時需要注意的幾個問題 ? 選擇 最了解工作內容、最能客觀描述職責的 員工 。 ? 盡快建立融洽的感情，說明訪談的目的及 選擇對方 進行訪談的原因， 目的是 不要讓 對方有 正在進行績效考核的感覺 。 ? 事先準備一份完整的 訪談問題表 ， 重要的問題 先問 ，次要的問題后問。 ? 如果工作 不是每天都相同 ，就請對方將各種工作責任一一列出，然后根據 重要性排出次序 ，以