[管理學(xué)]第十一章電子檔案的管理ke(編輯修改稿)
2024-11-15 02:04 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。 ? 五、電子檔案的管理體系 ? 集中統(tǒng)一管理電子檔案的問(wèn)題 ? 紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問(wèn)題 ? 文書(shū)檔案管理一體化問(wèn)題 ? 六、電子文件的歸檔范圍 ? 原則上與紙質(zhì)文件的歸檔范圍相同，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均屬歸檔范圍。但考慮到電子文件的特性，應(yīng)注意下述文件的收集和歸檔。 ? 1．紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔 ? 電子文件備份三份異地存放。 ? 2．與數(shù)據(jù)文件配套的計(jì)算機(jī)軟件、程序和技術(shù)文檔 ,也需同時(shí)收集齊全。 ? 3．沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件不歸檔。沒(méi)有實(shí)用價(jià)值的中間數(shù)據(jù)、草稿、程序軟件等不必歸檔。 ? 七、建立電子文件歸檔制度 ? 目前電子文件還沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔規(guī)范。應(yīng)當(dāng)建立必要的、切實(shí)可行的歸檔制度，對(duì)電子文件的歸檔范圍、時(shí)間、份數(shù)、手續(xù)等加以規(guī)定。 (一 )歸檔方式 P423 ? (物理歸檔 ) ? (邏輯歸檔 ) (二 )歸檔的范圍、時(shí)間 ? 凡反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的電子文件及支持軟件都屬于歸檔范圍，按照國(guó)家檔案局有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔范圍執(zhí)行。此外，還應(yīng)該特別收集： ? 文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、命令文件 歸檔時(shí)間 ? 邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行 物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。（不超過(guò) 23月） （三）歸檔要求 P424 ? 1。完整齊全 ? 2。真實(shí)有效 ? 3。整理、編輯、劃分保管期限、 ? 4。統(tǒng)一規(guī)定載體形式、質(zhì)量要求 ? 5。防病毒 ? 6。編制說(shuō)明（電子文件內(nèi)容、軟硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件完整、準(zhǔn)確性說(shuō)明） ? 對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等。 ? 采用非通用文件格式的圖像電子文件，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式、如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 ? 對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，應(yīng)注明其軟、硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù) ?八、電子文件的整理 ?遵從一般紙質(zhì)檔案整理工作的原則，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 ? （一）電
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