[管理學(xué)]第十一章電子檔案的管理ke(完整版)
【正文】 要求 P424 ? 1。 ? 1．紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔 ? 電子文件備份三份異地存放。 ? 內(nèi)容 —— 是指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息。 圖像文件 —— 指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的 圖像，如用掃描儀掃描的各種畫面、用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。 二是電子檔案具 有保存價(jià)值 ，具有保存價(jià)值：主要是本單位自身的文件，具體指：反映本單位主要職能或業(yè)務(wù)工作、反映本單位歷史面貌、反映本單位的主要財(cái)務(wù)與產(chǎn)權(quán)關(guān)系。 ? 三是電子檔案要按一定方法 整理 ，不是雜亂無章的，而且要求集中統(tǒng)一管理。圖像文件所占空間比較大。 ? 背景 —— 指能證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息，包括表示文件來源與傳送目的地的信息以及與內(nèi)容信息相關(guān)的其他信息，如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者等。 ? 2．與數(shù)據(jù)文件配套的計(jì)算機(jī)軟件、程序和技術(shù)文檔 ,也需同時(shí)收集齊全。完整齊全 ? 2。 ? （一）電子文件的保管單位 ? 電子文件一般以一盤、帶（稱為一卷）為一保管單位。 ? 2. 豎放 在專門制做的防磁柜里。 ? 每四年要復(fù)制一次。 ? 十一、電子文件的利用特點(diǎn) ? 1．檢索自動化、快速化。 ? 3．檢索效果好。 ? 、三個(gè)備份，備份盤帶和原盤帶應(yīng)異地存放。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質(zhì)庫房中。 例如 ?文傳系 2021 ? 2021 一般文件 科技文件 ? …… 數(shù)據(jù)文件 命令文件 ? 會計(jì)系 2021 ? 2021 ? 。整理、編輯、劃分保管期限、 ? 4。沒有實(shí)用價(jià)值的中間數(shù)據(jù)、草稿、程序軟件等不必歸檔。 可讀性保障原則 電子文件的長期可讀是指電子文件經(jīng)過存儲 、 傳輸 、 壓縮 、 加密 、 載體轉(zhuǎn)換 、 系統(tǒng)遷移等處理后能夠被人 可以識讀 ， 可以理解的方式輸出 ， 并保持其 內(nèi)容的真實(shí)性 。 通用格式： DWG（ PDF） 音頻文件 ———— 指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件
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