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正文內(nèi)容

質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系內(nèi)部審核員培訓教程(編輯修改稿)

2024-11-16 09:29 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 素: 受審核方規(guī)模 —— 人數(shù),組織結(jié)構(gòu)等。 生產(chǎn)方式(自動化程度、過程繁簡); 審核場所的多少,組織機構(gòu)設(shè)置以及部門集中程度; 產(chǎn)品類型和復雜程度 —— 技術(shù)含量等; 審核人員素質(zhì); 標準條款的刪減情況。 具體計算方式略 三 、 注意事項 審核計劃應(yīng)經(jīng)管理層批準及受審核部門確認 , 并在首次會議上再次確認 。 受審核部門在確認審核計劃時 , 對審核組成員 、審核日期等要求調(diào)整 , 審核組在了解情況后 , 可予以調(diào)整; 制定審核計劃涉及到審核方法的確定 ( 順 、 逆 、 部門 、過程 ) ; 充分利用初訪及文審得到的信息 , 合理分工 , 讓專業(yè)人員審核技術(shù)含量較高的過程或者部門; 可局部修改和調(diào)整審核計劃 , 但審核過程要基本遵循審核計劃; 防止部門和過程遺漏 , 安排和保證恰當時間; 在制定審核計劃時 , 如采用按部門審核時 , 則應(yīng)列出該部門所包含的主要過程 , 如采用過程審核時 , 則列出該過程所涉及的主要部門 。 目前 , 第三方認證大都采用按部門審核; 要安排好四個會議的時間 , 一般首次會議的時間約為 30分鐘 , 審核組內(nèi)部總結(jié) 2- 3小時 , 與受審核部門領(lǐng)導通 30- 60分鐘 ,末次會議約 30- 60分鐘; 部門 、 過程審核時間的分配要合理 , 且時間安排最好與受審核部門的作息時間基本保持一致 , 不要搞特殊 , 否則會打亂受審核部門正常的工作秩序 , 造成不便; 審核員人數(shù)的確定 , 在確定現(xiàn)場審核員人數(shù)時 , 不要走極端 , 如現(xiàn)場審核工作量確定為 9人 日 , 不要采用 1人 9日或 9人 1日 。 因為: ? 人數(shù)多 , 溝通量大 , 無法充分利用審核時日 , 以保證審核的質(zhì)量 。 ? 人數(shù)為 1人時 , 又容易發(fā)生系統(tǒng)誤差 ( 如個人偏見 、 專業(yè)能力不足等 ) 很難糾正 。 最好是 3人 3日或 4人 。 四、審核計劃示例 第五節(jié) 編制審核文件 審核文件包括:檢查表、不合格報告格 式、審核報告格式、審核記錄格式、會議記 錄格式、會議簽到表。 一 、 檢查表 ( 一 ) 含義 審核員的工作文件 、 提綱或工具 、 備忘 錄 , 是如何進行審核的策劃性結(jié)果 , 由審核 員在現(xiàn)場審核前編寫 , 審核組長審查 、 協(xié)調(diào) 。 (二)作用 保持審核目標的清楚和明確 保持審核內(nèi)容的周密和完整 保持審核節(jié)奏和連續(xù)性 減少審核員偏見和隨意性 (三)內(nèi)容 列出審核項目和要點(查什么),確保審核覆蓋面完整。 明確審核步驟和方法(怎么查),進行抽樣量的設(shè)計。 (四)編制檢查表的思路 明確總體,從中隨機 /獨立抽樣(從總體抽樣,不能選擇); 從規(guī)定查實施 /操作(對照規(guī)程現(xiàn)場查實施); 從記錄查過程(如交付); 從發(fā)現(xiàn)部門追查到處置 /批準部門(如不合格控制); 從主管部門查到使用部門(如文件控制); 從使用部門查到主管部門(如監(jiān)視和測量裝置); 從部門查到車間 /倉庫 /站(如銷售科 —— 成品庫); 關(guān)鍵要素 /過程重點查; 按部門?按過程? ( 五 ) 抽樣 隨機抽樣 a. 抽取一定的數(shù)量 。 樣本量應(yīng)適宜 , 一般抽 3- 12個 , 具體抽樣數(shù)應(yīng)考慮調(diào)查對象的基數(shù)和調(diào)查項目的重要程度和復雜程度 , 以確保觀察結(jié)果的置信程度 。 b. 分層 ( 樣本典型性 ) 即抽取最能反映問題實質(zhì)的作為樣本 , 如調(diào)查設(shè)備檢測能力時應(yīng)多抽取產(chǎn)品關(guān)鍵項目的檢測設(shè)備的能力的證據(jù) 。 c. 均衡 ( 樣本的代表性 ) 應(yīng)反映不同時間 、 地點 、 產(chǎn)品 、活動 、 人員對某一管理活動的實施情況 , 確保能反映活動的全貌 , 若把樣本集中在某一范圍 , 這僅能反映活動的局部 。 樣本一般由審核員去選取 , 確保其隨機性 。 設(shè)計檢查表的注意事項 以審核準則確定審核項目 ( 管理體系認證標準 、受審核方管理體系文件 、 合同 、 審核計劃等 ) ; 以部門審核為主 , 列出有關(guān)主要過程的審核內(nèi)容和審核方法 , 也可進行過程審核 , 但必須說明到哪些部門去查 , 如何查 。 檢查表涉及的部門和過程應(yīng)與審核計劃中的部門和過程相對應(yīng); 注意邏輯順序 , 明確審核步驟 , 檢查表應(yīng)反映過程方法 , 體現(xiàn) PDCA循環(huán) , 并列出相應(yīng)的條款 , 同時 ,要考慮一個過程在不同部門之間的系統(tǒng)性及接口關(guān)系; 抽樣應(yīng)有代表性 、 典型性 ( 抓重點 ) 。 編制部門檢查表時 , 該部門負責的過程必查 , 與該部門有關(guān)的過程選查( 由組長定 ) 。 檢查表編制后由審核組長審定 , 確保其覆蓋面 、 接口的協(xié)調(diào)和審核方法的適當 。 常見問題: 將管理體系認證標準中的肯定句原封不動地加上疑問詞變?yōu)橐蓡柧?, 即作為檢查表 。 只列審核項目 , 忽視審核方法和抽樣量的設(shè)計 。 僅按管理體系標準來編制檢查表 , 不看管理體系文件 , 不結(jié)合企業(yè)實際 。 ? 運用檢查表的注意事項: 不需受審核方確認 。 檢查表是審核員的工作文件 , 沒有必要披露給受審核方 , 更不能事先展示給受審核方 , 使其有針對性地作好準備 。 檢查表最好由審核員默記腦中 , 并以自然而巧妙的方式提問 , 審核員手中雖有檢查表 , 但主要起備忘錄作用 , 不可逐條宣讀 , 變成生硬地你問我答的檢查過程 。 如遇重大線索 , 可修改和調(diào)整檢查表的內(nèi)容 ,但要防止完全拋開檢查表的 “ 隨機應(yīng)變 ” 式審核 。 第三章 實施審核 現(xiàn)場審核目的: 查證管理體系標準和體系文件的實施情況; 對管理體系運行狀況、符合標準和文件要求的判斷; 對管理體系進行評價,并以此作出審核結(jié)論。 整個審核過程需要召開的會議: 審核準備會; 首次會議; 組內(nèi)交流會 ( 通報審核情況 、 審核客觀事實 、 組內(nèi)接口協(xié)調(diào) 、 確定不合格項 、 體系評價 ) ; 與受審核部門領(lǐng)導溝通會 ( 通報審核情況 、確認不合格事實 , 溝通協(xié)調(diào)所遇到的問題 、 征求受審核部門意見等 ) 末次會議 。 第一節(jié) 首次會議 一 、 首次會議的目的 向受審核部門介紹審核組成員; 重申審核范圍和目的; 簡要介紹實施審核所采用的方法和程序; 在審核組和受審核方之間建立正式聯(lián)系; 確認審核組所需資源和設(shè)施已齊備 , 包括復印 、 電話 、 辦公地點等; 確認末次會議及溝通會議時間; 確認審核計劃 , 包括其中不明確的內(nèi)容以及是否需要調(diào)整和修改 。 二 、 首次會議的程序 首次會議由審核組長主持 , 大致有如下程序 , 視情況可歸并或簡化: 與會者簽到 。 與會的審核成員和受審核部門與會人員( 一般包括受審核部門領(lǐng)導 、 部門代表 、 陪同人員等 ) 分別在規(guī)定的記錄上簽到 , 并說明身份或職務(wù) 。 人員介紹 。 審核組長介紹審核組成員等 。 重申審核目的 、 范圍 、 依據(jù) 。 說明為什么要進行審核 ,審核涉及哪些產(chǎn)品和部門 。 審核方法及程序介紹 。 審核組長應(yīng)說明審核的基本方法是抽樣 , 有一定的局限性 , 審核結(jié)果只對抽樣負責;審核組長還應(yīng)介紹審核的程序 , 包括審核組內(nèi)部交流和與受審核方溝通的安排 , 并說明不合格項的記錄與確認方法 , 如何正確對待不合格項 。 審核結(jié)論的報告方式 ( 內(nèi)部審核的結(jié)論是管理體系運行是否有效 ) 。 審核計劃的確認 。 如確有需要 , 可修改計劃 , 但應(yīng)雙方協(xié)商 , 總的日程不應(yīng)大變 , 要讓每一受審核部門了解審核計劃 。 確定聯(lián)絡(luò) 、 陪同人員 。 主要作用是向?qū)?、見證和記錄 。 強調(diào)審核的公正性 、 客觀性; 澄清疑問 。 三、注意事項 審核組長作為主持者應(yīng)控制會議時間在 30分鐘左右; 受審核部門主要領(lǐng)導應(yīng)參加,特殊情況可指定代表參加; 審核計劃如有需要可適當調(diào)整; 會議風格:守時、講究效率、務(wù)實、開誠布公、氣氛融洽而又坦率透明; 首次會議應(yīng)作記錄。 第二節(jié) 審核方法 審核的基本方法 —— 抽樣 一、審核方式 —— 如何查證,審核路線 順向追蹤 按管理體系運作的順序進行審核。如從計劃 → 實施 → 結(jié)果、從合同評審 → 設(shè)計 → 制造→ 服務(wù)、從文件 → 實施、從生產(chǎn)制造過程的第一道工序 → 最后一道工序(不是逐道工序查證,而是抽樣)、從影響質(zhì)量或環(huán)境、職業(yè)健康安全的因素查到其結(jié)果、從接收訂單開始跟蹤到交付。 特點:可系統(tǒng)了解體系運作整個過程,查證其接口和協(xié)調(diào)情況,但耗時較長。 逆向追溯 接管理體系運作的反向進行審核,如從實施 → 文件、從交付 → 訂單、從結(jié)果 → 影響因素、從后道工序 → 前面工序等。 特點:問題集中,有強烈針對性,切實具體,但在問題復雜且時間有限時,不易達到預(yù)期的目的。 部門審核 ( 以部門為中心 ) 以部門為中心開展審核 , 一個部門往往承擔若干職能 , 因此 , 該部門歸口管理的過程要進行重點審核 , 不能遺漏 , 相關(guān)性過程可以依據(jù)其相關(guān)程度進行抽樣 , 不一定全部查到 。 特點:審核效率高 , 不重復到一個部門去 , 但內(nèi)容分散 , 特別
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