【文章內(nèi)容簡介】 設(shè) 備 檔案 歸 檔時 間為 設(shè)備 安 裝調(diào) 試完 畢 三個 月內(nèi) 歸 檔。 基建檔案 基建檔案歸檔時間為各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。 會計檔案 會計檔案歸檔時間為隔年向檔案室移交。 束后及時歸檔。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 17 ，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。 下列文件材料應(yīng)隨時 歸檔 變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。 企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。 企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。 其他臨時活動中形成的文件材料。 ，但重要的、使用頻繁的可歸檔兩份以上。 重要文件應(yīng)歸檔若干份副本供日常使用。 需要開架閱覽的文件應(yīng)歸檔若干份副本。 ，需要上報上級部門或科技專業(yè)檔案館的文件應(yīng)歸檔若干份副本。 歸 檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映籌建處基建、生產(chǎn)、科研、技改和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。 在生產(chǎn)活動中形成的文件材料，由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理立卷，交檔案室統(tǒng)一管理。 歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項簽字手續(xù)陽城電廠籌建處檔案管理制度 18 完備，書寫材料要益于長期保管，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙。 凡本單位在各項業(yè)務(wù)中形成的具有保存價值的文件材料、包括聲像材料都必須移交檔案室歸檔，任何部門和個人都不得占為已有。 工作人員因工外出學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件 材料，應(yīng)按文件歸檔范圍的要求交檔案室歸檔。 ：包括本項目名稱、任務(wù)來源、文件材料的完整、準(zhǔn)確程度、項目負(fù)責(zé)人等。 填寫歸檔文件移交清單（移交目錄）：一式兩份或若干份，雙方簽字，以備查考。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 19 第七章 檔案整理立卷制度 “件”為整理單位，一般為一份文件為一件。 特例 正本與定稿、正文與附件、請示與批復(fù)、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，實體上裝訂在一起，編目時只體現(xiàn)為一條條目。 對破損文件進(jìn)行修裱（修補(bǔ)、托裱）。 （字跡材料要選用耐久的墨、墨汁，或較耐久的藍(lán)黑墨水、印泥等，不能選用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆油、鉛筆等材料）。 （材料以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)較活潑的金屬為主的訂書釘、曲別針、大頭針等）。 收集 確定“件” 文件分類 文件排列 文件裝訂 編目 編制歸檔號 裝盒 檔案排架 陽城電廠籌建處檔案管理制度 20 （盡量減少折疊次數(shù)，折痕盡量位于文件、圖表字跡之外， 文件頁數(shù)多時，宜單頁折疊）。 裝訂要求 左上角裝訂，左、上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對齊。 材質(zhì)符合檔案保護(hù)要求：裝訂用品對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。 裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原貌。 裝訂方法簡便易行，盡量降低成本。 裝訂方式 線裝：最利于檔案保護(hù)的一種裝訂方式。 變形材料：金屬制品（不銹鋼夾、燕尾夾）和塑料制品。 粘接式：膠水或漿糊粘貼。 無酸紙封 套。 裝訂前排序 正本在前、定稿在后。 正文在前、附件在后。 原件在前、復(fù)制件在后。 轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。 復(fù)文在前、來文在后。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 21 漢文本在前、少數(shù)民族文本在后。 中文本在前，外文本在后。 文件處理單在前、正本在后。 按照第五章相關(guān)規(guī)定對文件進(jìn)行分類。 文件的排列是指在 分類方案的最低一級類目內(nèi) ，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。其它諸如不同類 別歸檔文件之間的排列、檔案盒排架等則不在此范圍內(nèi)。 排列原則 按事由排列歸檔文件，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。按公文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。 排列方法 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列?！俺商仔浴笔侵改承┦掠尚纬傻奈募舜碎g聯(lián)系比較松散，但這些事由間則有著較密切的聯(lián)系。例如一次會議往往包括許多事由，它 們形成的文件在時間上可能跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等在形式上較為特殊，成套利用的情況也較普遍，因此也宜于集中排列。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 22 同一事由內(nèi)的文件排列 同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。 不同事由內(nèi)的文件排列 按形成時間的先后順續(xù)進(jìn)行排列。 按事由的重要程度進(jìn)行排列。 按事由具有的共同屬性分別集中排列。 按照第五章有關(guān)規(guī)定對歸檔文件進(jìn)行編號。 蓋章 歸檔章的項目 全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號、館編件號。 歸檔章格式 長 45mm,寬 16mm，等分成 6小塊，歸檔章格式詳見附件 3（《歸檔章格式表》）。 蓋章位置 首頁上端空白處，不要蓋在文字上。 依據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 23 歸檔文件目錄的項目 件號 檔案室填寫室編件號。 責(zé)任者 填寫全稱或通用簡稱。如文件未注明責(zé)任者，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。 文號 即發(fā)文的字號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成。 題名 即文件標(biāo)題。是重要的檢索途徑。完整的題名由責(zé)任者、問題、文種 3 部分組成。 正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般不錄。并列題名，需要時可一并抄錄。文件的附件，如需要可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”，如：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）。 題名應(yīng)全面揭示文件內(nèi)容，如不能，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充，并在新加內(nèi)容外加“ [ ]”，如：濟(jì)寧市檔案局通報，重新擬寫為：濟(jì)寧市檔案局 [關(guān)于市直機(jī)關(guān)達(dá)標(biāo)升級情況 ]的通報。 日期 即文件的形成時間（文件的落款時間）。標(biāo)注為 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字，如 2020 年 7 月 10 日，標(biāo)注為 20202020，填寫目錄時，一般陽城電廠籌建處檔案管理制度 24 填寫成二行，即： 2020 0710 頁數(shù) 一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的即為一頁，空白頁不計。 備注 填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明情況，包 括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況。如情況較多時，可在備注中加“ *”，在備考表中填寫具體內(nèi)容。 文件目錄的格式 見附件 4（《歸檔文件目錄格式表》）。 ，封面格式見附件 5（《歸檔文件目錄封面格式表》） 裝盒要求 按件號先后順序裝盒。 與歸檔文件目錄相應(yīng)的條目順序一致。 不同年度的不能放入同一檔案盒。 不同保管期限的不能放入同一檔案盒。 不同機(jī)構(gòu)（問題）的不能 放入同一檔案盒。 嚴(yán)格按件號的先后順序裝入檔案盒。 檔案盒格式 檔案盒外型尺寸 陽城電廠籌建處檔案管理制度 25 長 310mm、寬 220mm、厚度 20mm、 30mm、 40mm。 檔案盒封面 檔案盒封面格式見附件 6（《檔案盒封面格式表》）。 檔案盒脊背 檔案盒脊背格式見附件 7（《檔案盒脊背格式表》）。 備考表 放在所有文件的最后，對盒內(nèi)文件情況進(jìn)行說明，包括下列內(nèi)容： 盒內(nèi)文件情況說明 文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況；整理工作完畢后文件的修改、補(bǔ) 充、移出、銷毀等情況。 目錄備注項 填寫以下內(nèi)容： 整理人 填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。 檢查人 填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 日期 填寫歸檔文件整理完畢的日期。 備考表格式 備考表格式見附件 8（《檔案盒備考表格式表》）。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 26 第八章 檔案保管保護(hù)與統(tǒng)計制度 維護(hù)檔案的完整與安全是檔案保管工作的中心任務(wù)。 檔案保管的工作要求 帳物相符。 突出重點，兼顧一般。 處理好保管工作與其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)系，處理好 “管 ”與 “用 ”的關(guān)系。 檔案保護(hù)的工作要求 滿足不同載體檔案材料的特殊保管要求，確保其安全，延長其壽命。 以防為主，防治結(jié)合。 總體要求 接收檔案要認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)。 存放檔案必須有專用庫房、專用柜，做好辦公、閱覽、庫房三分開。檔案庫房應(yīng)具有良好的環(huán)境，具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光 直射等安全措施。 定期檢查庫房的安全措施，庫房的溫、濕度分別控制在 14℃ 24℃和 45%60%。 庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不準(zhǔn)堆放易燃、易爆物品，下班前陽城電廠籌建處檔案管理制度 27 要切斷電源，關(guān)閉門窗。 庫房內(nèi)案卷排列要科學(xué)，便于利用和保管。 定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、校對，做到帳物相符。 凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案，并由檔案室負(fù)責(zé)人在離職單上簽字。 檔案管理人員工作調(diào)動，要辦理工作移交手續(xù)。 保管期限 檔案保管期限以能源部 2020年出版的《火電企業(yè)檔案分類表》和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) PA/T282020 國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表為依據(jù)制定， 本企業(yè)檔案保管期限分永久、長期（ 1650 年）、短期（ 15 年以下）三種。 歸檔文件保管期限詳見附件 2（《 檔案歸檔范圍和保管期限表》 ）。 庫房設(shè)備。 溫濕度表。 防火防盜監(jiān)控裝置。 空調(diào)設(shè)備。 吸濕（加濕）設(shè)備。 庫房空氣凈化裝置。 檔案裝具 常用的裝具有：檔案箱、檔案架。 底圖、膠卷、底片、磁帶、 磁盤等具有特殊要求，要用特殊裝具。如：底圖柜、照片柜、防磁柜。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 28 庫房的管理 檔案庫房的編號 編號規(guī)則 每幢房子的內(nèi)部，應(yīng)根據(jù)建筑及房間的劃分情況進(jìn)行編號，樓層應(yīng)自下而上編號，每層應(yīng)從入口開始，從左向右編號。 檔案柜架自門口起依次編架（柜）號，每個架（柜）的欄從左向右編號，每欄的格自上而下編號。沒有欄則從上而下編號。 庫房中檔案架（柜）的排列要求 整齊、空間適度， 所有的架（柜）均不應(yīng)緊靠墻壁， 避光通風(fēng)、統(tǒng)一編號。 便于管理、相對穩(wěn)定、有益于檔案的保密 和保護(hù) 檔案排列的方法 通常采用全宗群 (按系統(tǒng) )排列的方法， 特殊載體的檔案，可分別保管，但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。 檔案的安全檢查 檔案安全檢查以下內(nèi)容： 檔案數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無遺失。 檔案受損情況和數(shù)量。 檔案進(jìn)出，存取登記是否準(zhǔn)確。 庫房管理的各種制度的執(zhí)行情況等。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 29 庫房保護(hù)技術(shù) 檔案庫房的保護(hù)要求做到 “八防 ”： 防火、防 盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染。 庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)（濕度：相對濕度） 檔案庫房溫濕度標(biāo)準(zhǔn) 溫、濕度分別控制在 14℃ 24℃和 45%60%。 擺放溫濕度記錄儀注意事項 不要放在窗口、太陽直射地方、加濕器去濕機(jī)上方，不要放在辦公室。 調(diào)節(jié)庫房溫濕度措施 密封門窗。 降溫：灑冷水、機(jī)械通風(fēng)、自然通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備等。 減濕。 通風(fēng) 自然通風(fēng)是最好的調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度的方法， 但并不是任何情況下都可以通風(fēng)，只有通風(fēng)有利于使庫風(fēng)空氣溫濕度得到改善的情況才可通風(fēng)。 通風(fēng)中應(yīng)注意防塵、防有害氣體，庫外溫濕度高于庫內(nèi)溫濕度時不宜通風(fēng)，防蟲、防鼠，防止庫內(nèi)溫濕度劇烈波動。 防光措施 庫內(nèi)照明最好用白熾燈，即普通的鎢絲燈泡，長波強(qiáng)，短波弱，紫外線較少。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 30 若使用日光燈，要加防紫外線裝置。庫內(nèi)照明要分區(qū)控制，減少紫外線照射。 防污染與灰塵 防止空氣中的有害氣體與灰塵對檔案材料的不良影響。 防蟲 防止微生物、害蟲對檔案 制成材料 的 破壞。 微 生物：分解檔案制成材料；增加檔案制成材料的酸度；污染檔案；菌絲分泌色素，遮蓋字跡，同時，增加檔案的濕度。 害蟲：對檔案制成材料的破壞，主要是吞食和咬壞檔案。 防鼠 破壞作用 老鼠是 “四害 ”之一，破壞