【正文】 保管期限 檔案保管期限以能源部 2020年出版的《火電企業(yè)檔案分類表》和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) PA/T282020 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表為依據(jù)制定， 本企業(yè)檔案保管期限分永久、長期（ 1650 年）、短期（ 15 年以下）三種。 防火防盜監(jiān)控裝置。 檔案裝具 常用的裝具有：檔案箱、檔案架。 檔案柜架自門口起依次編架（柜）號(hào)，每個(gè)架（柜）的欄從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)。 檔案的安全檢查 檔案安全檢查以下內(nèi)容： 檔案數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無遺失。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 29 庫房保護(hù)技術(shù) 檔案庫房的保護(hù)要求做到 “八防 ”： 防火、防 盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染。 降溫：灑冷水、機(jī)械通風(fēng)、自然通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備等。 防光措施 庫內(nèi)照明最好用白熾燈，即普通的鎢絲燈泡，長波強(qiáng)，短波弱，紫外線較少。 防蟲 防止微生物、害蟲對(duì)檔案 制成材料 的 破壞。其啃咬碎屑、排泄物等隨空氣流動(dòng)，飄散整個(gè)庫房，造成庫內(nèi)環(huán)境污染。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 32 第九章 檔案提供與利用制度 《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，分期分批地向企業(yè)開放，并同時(shí)公布開放檔案的目錄。檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力。 ，須經(jīng)本企業(yè)檔案主管部門批準(zhǔn)同意。 日常的鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，對(duì)新入庫的檔案應(yīng)正確劃分保管期限 。 檔案銷毀清冊(cè)要永久保存。財(cái)務(wù)檔案必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字同意方可查閱。 凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件，一律不外借。如檔案管理員沒有發(fā)現(xiàn)或沒有發(fā)出警示通知，即為失職，則應(yīng)扣發(fā)檔案管理員 個(gè)人獎(jiǎng)金陽城電廠籌建處檔案管理制度 36 200500 元 /例。財(cái)務(wù)檔案禁止查閱。除財(cái)務(wù)部工作需要外，財(cái)務(wù)檔案一律不得外借。 ，因工作需要查閱檔案者，應(yīng)做好登記，一 般只允許在檔案室閱檔室查閱。 檔案銷毀 銷毀的檔案需嚴(yán)格掌握，銷毀前要編制清冊(cè)，提交銷毀報(bào)告，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 ，其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及個(gè)人需要利用的，須經(jīng)本陽城電廠籌建處檔案管理制度 33 企業(yè)檔案主管部門批準(zhǔn)同意。 ，可以利用已開放的檔案。 、企業(yè)重大機(jī)密、利益的檔案， 以及其他不宜開放的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)，可以不向企業(yè)開放。 防盜 防各種 自然災(zāi)害 陽城電廠籌建處檔案管理制度 31 檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。 害蟲：對(duì)檔案制成材料的破壞，主要是吞食和咬壞檔案。庫內(nèi)照明要分區(qū)控制，減少紫外線照射。 通風(fēng) 自然通風(fēng)是最好的調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度的方法， 但并不是任何情況下都可以通風(fēng)，只有通風(fēng)有利于使庫風(fēng)空氣溫濕度得到改善的情況才可通風(fēng)。 擺放溫濕度記錄儀注意事項(xiàng) 不要放在窗口、太陽直射地方、加濕器去濕機(jī)上方，不要放在辦公室。 檔案進(jìn)出，存取登記是否準(zhǔn)確。 庫房中檔案架（柜）的排列要求 整齊、空間適度， 所有的架（柜）均不應(yīng)緊靠墻壁， 避光通風(fēng)、統(tǒng)一編號(hào)。如：底圖柜、照片柜、防磁柜。 吸濕（加濕）設(shè)備。 庫房設(shè)備。 凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案，并由檔案室負(fù)責(zé)人在離職單上簽字。 定期檢查庫房的安全措施，庫房的溫、濕度分別控制在 14℃ 24℃和 45%60%。 以防為主，防治結(jié)合。 檔案保管的工作要求 帳物相符。 檢查人 填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 檔案盒封面 檔案盒封面格式見附件 6（《檔案盒封面格式表》）。 不同保管期限的不能放入同一檔案盒。 文件目錄的格式 見附件 4（《歸檔文件目錄格式表》）。 日期 即文件的形成時(shí)間（文件的落款時(shí)間）。 正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般不錄。 文號(hào) 即發(fā)文的字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。 依據(jù)分類方案和室編件號(hào)編制歸檔文件目錄。 按照第五章有關(guān)規(guī)定對(duì)歸檔文件進(jìn)行編號(hào)。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 22 同一事由內(nèi)的文件排列 同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時(shí)間先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對(duì)重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。其它諸如不同類 別歸檔文件之間的排列、檔案盒排架等則不在此范圍內(nèi)。 中文本在前，外文本在后。 原件在前、復(fù)制件在后。 粘接式：膠水或漿糊粘貼。 裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原貌。 （材料以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)較活潑的金屬為主的訂書釘、曲別針、大頭針等）。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 19 第七章 檔案整理立卷制度 “件”為整理單位，一般為一份文件為一件。 凡本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料、包括聲像材料都必須移交檔案室歸檔，任何部門和個(gè)人都不得占為已有。 ，需要上報(bào)上級(jí)部門或科技專業(yè)檔案館的文件應(yīng)歸檔若干份副本。 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。 管理文檔 管理文檔一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。 第二段為分類號(hào)，以 01— 06分別標(biāo)識(shí)。 ○○ — ○○○ — ○○ 順序號(hào) 分類號(hào) 聲像檔案實(shí)體代號(hào) 陽城電廠籌建處檔案管理制度 15 第一段為聲像檔案實(shí)體代號(hào)，見下表。（ 0— 綜合 1— 燃料 2— 鍋爐 3— 汽機(jī) 4— 電氣 5— 熱工 6— 化學(xué) 7— 水工 8— 土建 9— 其他） 三級(jí)及以下類目按照《火電企業(yè)檔案分類表》中的三級(jí)類目設(shè)備，按檔案所屬的類目歸靠。 科學(xué)技術(shù)研究（ 7大類）：各專業(yè)科研課題的項(xiàng)目、陽城電廠籌建處檔案管理制度 14 立 項(xiàng)、鑒定及各種技改項(xiàng)目大小修更新改造過程中所形成的所有檔案資料均歸入此類。同理 0200為二期工程共用安裝資料。 第 二段為類目代號(hào)（采用四級(jí)類目）即分類號(hào)。 第一段為年度代號(hào)。 檔案全宗分類大綱 一級(jí)類目的設(shè)置 本企業(yè)分類設(shè)十個(gè)一級(jí)類目，見下表： 類 號(hào) 類 目 名 稱 0 黨群工作 1 行政管理 2 經(jīng)營管理 3 生產(chǎn)技術(shù)管理 陽城電廠檔案全宗 文書檔案 黨 群 工 作 類 行政管理 類 人事勞資 類 業(yè)務(wù)檔案 經(jīng)營管理 類 生產(chǎn)技術(shù) 類 電力生產(chǎn) 類 科技檔案 科研 類 基本建設(shè) 類 設(shè) 備 類 財(cái)務(wù)審計(jì) 綜合 類 財(cái)務(wù)管理 類 會(huì)計(jì)帳務(wù) 類 審計(jì)工作 類 錄音 類 聲像檔案 實(shí)物檔案 錄像 類 照片 類 其他 類 獎(jiǎng)杯錦旗 類 證書 類 獎(jiǎng)牌 類 陽城電廠籌建處檔案管理制度 12 4 財(cái)務(wù)審計(jì) 5 人事勞資 6 電力生產(chǎn) 7 科學(xué)技術(shù)研究 8 基本建設(shè) 9 設(shè)備 二級(jí)及以下類目的設(shè)置 二級(jí)及以下類目的設(shè)置，詳見附 件 1（《檔案分類編碼表》）。 設(shè)備（儀器）類按專業(yè)、用途分類。 會(huì)計(jì)帳務(wù)按照其形式和所屬單項(xiàng)內(nèi)容分類，單獨(dú)排架管理。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 10 第五章 檔案分類與編碼制度 依據(jù)本企業(yè)職能 ,結(jié)合全部檔案構(gòu)成的內(nèi)容特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與綜合開發(fā)利用。 基建工程應(yīng)于工程竣工交接驗(yàn)收后，在 30 天之內(nèi)由基建部門將竣工圖及工程檔案移交檔案室。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 9 第四章 檔案收集制度 對(duì)本企業(yè)需要?dú)w檔檔案的接收。 、大事記、組織沿革、文件匯編、數(shù)字匯編、全宗介紹及必備檢索工具的編研，積極開展檔案工作多種形式的服務(wù)，提供利用，努力提高檔案的利用效率。 、征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作，定期總結(jié)，搞好各種資料的科學(xué)管理，力爭檔案齊全、完整、安全、方便利用。 檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)是以檔案室歸口管理、監(jiān)督為主，以各部門兼職檔案人員為輔的管理體系網(wǎng)絡(luò)。 ，配備檔案管理專職人員，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織籌建處的建檔立卷工作，督促指導(dǎo)各兼職檔案員對(duì)檔案資料的收集和歸檔管理，代表籌建處對(duì)外聯(lián)系有關(guān)檔案業(yè)務(wù) (在檔案室未成立之 前，各部門各自管理自己歸口范圍內(nèi)的檔案管理工作 )。 《中華人民共和國檔案法》、《電力工業(yè) 企業(yè)檔案分類規(guī)則》及有關(guān)部門的規(guī)定，結(jié)合企業(yè)具體情況制定。陽城電廠籌建處檔案管理制度 1 山東濟(jì)礦魯 能煤 電有限公司 陽城 電廠籌建處 檔案管理制度 濟(jì)寧礦業(yè)集團(tuán)有限公司 2020 年 07 月 26 日 陽城電廠籌建處檔案管理制度 2 陽城電廠籌建處檔案管理制度 1 目 錄 目錄 .............................................................1 第一章 總則 ......................................................4 第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)體系 ..........................................5 檔案管理機(jī)構(gòu) ............................................5 檔案管理體系網(wǎng)絡(luò) ........................................5 第三章 檔案管理員崗位職責(zé) ........................................7 第四章 檔案收集制度 ..............................................9 檔案收集的內(nèi)容 ..........................................9 檔案收集的要求 ..........................................9 第五章 檔案分類與編碼制度 .......................................10 分類原則 ...............................................10 分類方法 ...............................................10 一級(jí)類目分類方法 .................................10 二級(jí)類目分類方法 .................................10 聲像檔案分類方法 .................................11 實(shí)物檔案分類方法 .................................11 類目設(shè)置 ...............................................11 一級(jí)類目設(shè)置 .....................................11 二級(jí)及以下類目設(shè)置 ...............................12 編碼規(guī)則 ...............................................12