【正文】 ，須辦理借閱手續(xù)， 按時(shí)歸還，如超過兩天以上者，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才能借出，但一周內(nèi)必須如期歸還。 檔案的利用，是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 30 若使用日光燈，要加防紫外線裝置。沒有欄則從上而下編號(hào)。 定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、校對(duì)，做到帳物相符。 目錄備注項(xiàng) 填寫以下內(nèi)容： 整理人 填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。 題名應(yīng)全面揭示文件內(nèi)容，如不能，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充，并在新加內(nèi)容外加“ [ ]”，如：濟(jì)寧市檔案局通報(bào)，重新擬寫為：濟(jì)寧市檔案局 [關(guān)于市直機(jī)關(guān)達(dá)標(biāo)升級(jí)情況 ]的通報(bào)。 按事由具有的共同屬性分別集中排列。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 21 漢文本在前、少數(shù)民族文本在后。 （字跡材料要選用耐久的墨、墨汁，或較耐久的藍(lán)黑墨水、印泥等，不能選用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆油、鉛筆等材料）。 企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料。 S W— ○○ — ○○ 順序號(hào) 分類號(hào) 實(shí)物檔案實(shí)體代號(hào) 第一段為實(shí)物檔案實(shí)體代號(hào)，用“ SW”標(biāo)識(shí)。第 9 大類目錄代號(hào)由工期代號(hào)與機(jī)組代號(hào)組合而成，如： 0100為一期工程 2機(jī)組共用安裝資料或共用設(shè)備資料； 0101為一期工程 1機(jī)組的安裝資料或設(shè)備資料； 0102 為一期工程 2 機(jī)組安裝資料或設(shè)備資料。 基本建設(shè)類按項(xiàng)目和專業(yè)性質(zhì)分類。 提高自身素質(zhì)，鉆研業(yè)務(wù)，熟悉檔案工作現(xiàn)代化管理工具的性能，并能熟練使用，不斷提高檔案科學(xué)管理水平。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 5 第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)體系 綜合辦公室主任是檔案管理工作的主管領(lǐng)導(dǎo)。 ，配備檔案管理專職人員，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織籌建處的建檔立卷工作，督促指導(dǎo)各兼職檔案員對(duì)檔案資料的收集和歸檔管理，代表籌建處對(duì)外聯(lián)系有關(guān)檔案業(yè)務(wù) (在檔案室未成立之 前，各部門各自管理自己歸口范圍內(nèi)的檔案管理工作 )。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 9 第四章 檔案收集制度 對(duì)本企業(yè)需要?dú)w檔檔案的接收。 設(shè)備（儀器）類按專業(yè)、用途分類。同理 0200為二期工程共用安裝資料。 第二段為分類號(hào)，以 01— 06分別標(biāo)識(shí)。 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 （材料以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)較活潑的金屬為主的訂書釘、曲別針、大頭針等）。 中文本在前，外文本在后。 按照第五章有關(guān)規(guī)定對(duì)歸檔文件進(jìn)行編號(hào)。 日期 即文件的形成時(shí)間（文件的落款時(shí)間）。 檢查人 填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案，并由檔案室負(fù)責(zé)人在離職單上簽字。 庫房中檔案架（柜）的排列要求 整齊、空間適度， 所有的架（柜）均不應(yīng)緊靠墻壁， 避光通風(fēng)、統(tǒng)一編號(hào)。庫內(nèi)照明要分區(qū)控制，減少紫外線照射。 ，可以利用已開放的檔案。除財(cái)務(wù)部工作需要外，財(cái)務(wù)檔案一律不得外借。財(cái)務(wù)檔案必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字同意方可查閱。檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力。 防光措施 庫內(nèi)照明最好用白熾燈，即普通的鎢絲燈泡，長波強(qiáng)，短波弱，紫外線較少。 檔案柜架自門口起依次編架（柜）號(hào)，每個(gè)架（柜）的欄從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)。 庫房內(nèi)案卷排列要科學(xué)，便于利用和保管。 備考表 放在所有文件的最后，對(duì)盒內(nèi)文件情況進(jìn)行說明，包括下列內(nèi)容： 盒內(nèi)文件情況說明 文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況；整理工作完畢后文件的修改、補(bǔ) 充、移出、銷毀等情況。文件的附件，如需要可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”，如：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）。 按事由的重要程度進(jìn)行排列。 復(fù)文在前、來文在后。 對(duì)破損文件進(jìn)行修裱（修補(bǔ)、托裱）。 企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。 實(shí)物類 實(shí)物類檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為三段制，由檔案實(shí)體代號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)組成各段之間用“ ”號(hào)分隔。 ○○○○ — ○ ○ ○ ○ — ○○ 案卷號(hào) 四級(jí)類號(hào) 三級(jí)類號(hào) 二級(jí)類號(hào) 一級(jí)類號(hào) 目錄代號(hào) 目錄代號(hào)的設(shè)置 第 7大類目錄代號(hào)采用年度代號(hào)，如 1999或 2020。 科學(xué)技術(shù)研究類按專業(yè)性質(zhì)和課題分類。 ，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做到不陽城電廠籌建處檔案管理制度 8 損毀、不遺失、不泄密。 管理。 、指導(dǎo)。 接收。 文件材料內(nèi)容涉及到兩個(gè)以上類目時(shí)，可入其同位類目的“綜合”類內(nèi)。 分類號(hào)的設(shè)置 科技檔案分類設(shè) 9 四個(gè)一級(jí)類目。（ 01光榮冊； 02證書； 03獎(jiǎng)杯； 04獎(jiǎng)狀； 05錦旗； 06牌匾） 第三段為歸檔順序號(hào)。 ，但重要的、使用頻繁的可歸檔兩份以上。 收集 確定“件” 文件分類 文件排列 文件裝訂 編目 編制歸檔號(hào) 裝盒 檔案排架 陽城電廠籌建處檔案管理制度 20 （盡量減少折疊次數(shù)，折痕盡量位于文件、圖表字跡之外， 文件頁數(shù)多時(shí)，宜單頁折疊）。 文件處理單在前、正本在后。 蓋章 歸檔章的項(xiàng)目 全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號(hào)、館編件號(hào)。標(biāo)注為 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字，如 2020 年 7 月 10 日，標(biāo)注為 20202020，填寫目錄時(shí)，一般陽城電廠籌建處檔案管理制度 24 填寫成二行，即： 2020 0710 頁數(shù) 一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的即為一頁，空白頁不計(jì)。 日期 填寫歸檔文件整理完畢的日期。 檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)，要辦理工作移交手續(xù)。 便于管理、相對(duì)穩(wěn)定、有益于檔案的保密 和保護(hù) 檔案排列的方法 通常采用全宗群 (按系統(tǒng) )排列的方法， 特殊載體的檔案，可分別保管，但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點(diǎn)，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。 防污染與灰塵 防止空氣中的有害氣體與灰塵對(duì)檔案材料的不良影響。本企業(yè)正式員工利用檔案室保存的未開放的檔案，須經(jīng)本企業(yè)檔案主管部門批準(zhǔn)同意。 復(fù)制、涂改、拆散、損壞，不得轉(zhuǎn)借 他人或外單位，如有違反者，視情節(jié)輕重嚴(yán)肅處理。查閱協(xié)議合同及其他重要技術(shù)資料必須經(jīng)籌建處有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可查閱。 ，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件。 通風(fēng)中應(yīng)注意防塵、防有害氣體，庫外溫濕度高于庫內(nèi)溫濕度時(shí)不宜通風(fēng)，防蟲、防鼠，防止庫內(nèi)溫濕度劇烈波動(dòng)。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 28 庫房的管理 檔案庫房的編號(hào) 編號(hào)規(guī)則 每幢房子的內(nèi)部，應(yīng)根據(jù)建筑及房間的劃分情況進(jìn)行編號(hào)，樓層應(yīng)自下而上編號(hào)，每層應(yīng)從入口開始，從左向右編號(hào)。 庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不準(zhǔn)堆放易燃、易爆物品，下班前陽城電廠籌建處檔案管理制度 27 要切斷電源，關(guān)閉門窗。 檔案盒脊背 檔案盒脊背格式見附件 7（《檔案盒脊背格式表》）。并列題名，需要時(shí)可一并抄錄。 不同事由內(nèi)的文件排列 按形成時(shí)間的先后順續(xù)進(jìn)行排列。 轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。 特例 正本與定稿、正文與附件、請示與批復(fù)、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)只體現(xiàn)為一條條目。 下列文件材料應(yīng)隨時(shí) 歸檔 變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。 名稱 代號(hào) 單位 備注說明 錄像 SX 盒 S— 聲 像檔案“聲”字拼音第一個(gè)字母 X— 錄像檔案“像”字拼音第一個(gè)字母 Y— 錄音檔案“音”字拼音第一個(gè)字母 Z— 照片檔案“照”字拼音第一個(gè)字母 D— 底片檔案“底”字拼音第一個(gè)字母 P— 磁盤檔案“盤”字拼音第一個(gè)字母 錄音 SY 盒 照片 SZ 張 底片 SD 張 磁盤 SP 片 聲像檔案分類號(hào)、順序號(hào)同文書檔案相同。 第三段為案卷順序號(hào)。 電力生產(chǎn)（產(chǎn)品）類按專業(yè)性質(zhì)分類。 ，定期清點(diǎn)核對(duì)檔案，保證目錄與檔案相一致。 、整理立卷、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。 檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則。 對(duì)歷史檔案的接收和征集。 聲像檔案的分類方法 陽城電廠籌建處檔案管理制度 11 聲像檔案不單獨(dú)設(shè)置類目，根據(jù)內(nèi)容及載體的特征對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。即生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備。 各類檔案的編碼分類，詳見附件 1（《檔案編碼分類表》）。 重要文件應(yīng)歸檔若干份副本供日常使用。 裝訂要求 左上角裝訂，左、上側(cè)對(duì)齊；左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對(duì)齊。 按照第五章相關(guān)規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行分類。 歸檔章格式 長 45mm,寬 16mm，等分成 6小塊，歸檔章格式詳見附件 3（《歸檔章格式表》）。 備注 填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明情況，包 括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況。 備考表格式 備考表格式見附件 8（《檔案盒備考表格式表》）。 保管期限 檔案保管期限以能源部 2020年出版的《火電企業(yè)檔案分類表》和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) PA/T282020 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表為依據(jù)制定， 本企業(yè)檔案保管期限分永久、長期（ 1650 年）、短期（ 15 年以下）三種。 檔案的安全檢查 檔案安全檢查以下內(nèi)容： 檔案數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無遺失。 防蟲 防止微生物、害蟲對(duì)檔案 制成材料 的 破壞。 ，須經(jīng)本企業(yè)檔案主管部門批準(zhǔn)同意。 凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件，一律不外借。 ，因工作需要查閱檔案者，應(yīng)做好登記，一 般只允許在檔案室閱檔室查閱。 、企業(yè)重大機(jī)密、利益的檔案， 以及其他不宜開放的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)，可以不向企業(yè)開放。 通風(fēng) 自然通風(fēng)是最好的調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度的方法， 但并不是任何情況下都可以通風(fēng)，只有通風(fēng)有利于使庫風(fēng)空氣溫濕度得到改善的情況才可通風(fēng)。如：底圖柜、照片柜、防磁柜。 定期檢查庫房的安全措施，庫房的溫、濕度分別控制在 14℃ 24℃和 45%60%。 檔案盒封面 檔案盒封面格式見附件 6（《檔案盒封面格式表》）。 正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般不錄。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 22 同一事由內(nèi)的文件排列 同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時(shí)間先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對(duì)重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。 原件在前、復(fù)制件在后。 陽城電廠籌建處檔案管理制度 19 第七章 檔案整理立卷制度 “件”為整理單位，一般為一份文件為一件。 、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。 ○○ — ○○○ — ○○ 順序號(hào) 分類號(hào) 聲像檔案實(shí)體代號(hào) 陽城電廠籌建處檔案管理制度 15 第一段為聲像檔案實(shí)體代號(hào)，見下表。 第 二段為類目代號(hào)（采用四級(jí)類目）即分類號(hào)。 會(huì)計(jì)帳務(wù)按照其形式和所屬單項(xiàng)內(nèi)容分類，單獨(dú)排架管理。 、大事