【推薦】檔案管理制度(編輯修改稿)
2025-05-30 11:43 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。 ?。?）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目完成或告一段落后及時歸檔。 ?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。 凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關(guān)職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。 歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。 凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。 歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。 按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。 卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。 卷內(nèi)文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即： 裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號； 不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號； 圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。 凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。 （1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）； ?。?）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制； （3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關(guān)項內(nèi)； ?。?）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容； ?。?）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整； （6）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上； （7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。 聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。 1凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。 1凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。 1歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。 1歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應由卷內(nèi)文件的負責者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。十、檔案移交制度 國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。 檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。 對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。 移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。十一、會計檔案管理制度 為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實際，制定本制度。 每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務(wù)科
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