【文章內(nèi)容簡介】 。具體包括兩個方面的內(nèi)容， ①維護檔案的完整。所謂完整，是指檔案數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一，從數(shù)量上來說，要求做到檔案齊全，即應(yīng)歸檔的文件材料都必須及時向本機關(guān)檔案室歸檔，該向國家檔案館移交的檔案都必須按時移交，任何單位或個人都不得拒絕歸檔和移交。從質(zhì)量上來說，不應(yīng)歸檔的文件材料一份也不準歸檔， 不該移交的檔案一份也不得移交，并且歸檔的文件材料必須做到按照形成規(guī)律保持一定的聯(lián)系性和系統(tǒng)性。數(shù)量和質(zhì)量兩者缺一不可，互相聯(lián)系，才能有效的維護黨和國家的歷史真實面貌。②維護檔案的安全。所謂安全，包括了檔案的物質(zhì)安全和政治安全兩個方面。物質(zhì)安全是指檔案實體不能受到任何人為的或自然的損毀。政治安全是指檔案內(nèi)容的機密不被盜竊和泄露。維護檔案的完整與安全是有機的統(tǒng)一，完整是安全的物質(zhì)基礎(chǔ)，安全是完整的有力保證，即做到完整是安全的完整，安全是完整的安全。 便于社會各方面的利用。 這條原則體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，是 檢驗檔案和檔案工作質(zhì)量的重要標準。利用是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，因此，即要反對重藏輕用，又要圍繞利用做好各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作。 檔案工作基本原則是一個有機整體。統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理是組織和制度保證，維護檔案的完整和安全是物質(zhì)基礎(chǔ)，便于社會各方面的利用是目的和宗旨。相互缺一不可，相輔相成，相互作用，共同促進檔案工作向健康有序的方向發(fā)展。 二、檔案工作機構(gòu) 我國檔案工作機構(gòu)在當今世界各國中是最為完整和系統(tǒng)的，外國檔案同行對此極為羨慕。根據(jù)不同的性質(zhì)和任務(wù)，我國檔案工作機構(gòu)可分為四種基本類型： （一）檔案室 檔案室是 各級各類機關(guān)、單位統(tǒng)一管理本機關(guān)、單位檔案和指導、監(jiān)督、檢查本機關(guān)、單位各部門檔案工作的內(nèi)部組織機構(gòu)，一般具有檔案業(yè)務(wù)管理和檔案行政管理的雙重職能，因此，有的單位也稱為檔案處、科，隸屬于本機關(guān)辦公廳（室）領(lǐng)導。 （二）檔案館 檔案館是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，是檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用中心和檔案信息服務(wù)中心?？茖W文化性是檔案館的基本屬性，是區(qū)別于檔案室的本質(zhì)特征。檔案館的主要任務(wù)，《中華人民共和國檔案法》第八條規(guī)定為：“負責接收、收 集、整理、保管和提供利用各分管范圍的檔案?！? 《中華人民共和國檔案法實施辦法》將其具體化為三項主要職責：“ 收集和接受本館保管范圍內(nèi)對國家和社會有保存價值的檔案； 對所保存的檔案嚴格按照規(guī)定整理和保管； 采取各種形式開發(fā)檔案信息資源，為社會利用檔案資源提供服務(wù)?！敝?2020年，我國已有各級綜合檔案館 3121 多個，連同上萬個專門檔案館，形成了功能比較完善的全國檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。 （三）檔案科研、教育、出版、宣傳機構(gòu) 檔案科研機構(gòu)有各級各類檔案科研所和群眾性學術(shù)團體。教育機構(gòu)有檔案大中專學校和培訓中心。檔案 出版機構(gòu)有中國檔案出版社，檔案宣傳機構(gòu)有百余家檔案專業(yè)報刊。 （四）檔案事業(yè)行政管理機關(guān) 現(xiàn)在設(shè)有國家各級檔案局，在同級黨委和政府的雙重領(lǐng)導下，負責該行政區(qū)域檔案事業(yè)行政管理工作和對下級檔案事業(yè)進行指導、監(jiān)督、檢查。 三、機關(guān)檔案工作 機關(guān)檔案工作是泛指我國各級黨、政、軍機關(guān)和各種社會組織、企事業(yè)單位為了集中統(tǒng)一保存和管理該機關(guān)檔案而建立起來的檔案工作，是我國為數(shù)最多的檔案基礎(chǔ)工作，截至1999 年底，我國已有省直以上機關(guān)、大型企事業(yè)單位檔案室 16905 個，省直以下機關(guān)和中小型企事業(yè)單位普遍建立了檔案工作。機 關(guān)檔案工作是提高機關(guān)工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要 10 工作，已成為我國檔案工作的一項重要制度和中國特色社會主義檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)。 （一）機關(guān)檔案工作的性質(zhì)、地位與作用 1983 年 4 月 28 日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》指出：“機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作?！睂C關(guān)檔案工作的性質(zhì)、地位與作用都作了明確的規(guī)定，現(xiàn)具體分析如下： 機關(guān)檔案工作在機關(guān)工作中的地位與作用表現(xiàn)在： （ 1）機關(guān)檔案工作在辦公廳、室的 領(lǐng)導下，擔負維護檔案完整與安全的重要任務(wù)，是一個重要的機要部門。 （ 2）機關(guān)檔案工作直接為機關(guān)工作的領(lǐng)導、決策、管理和日常業(yè)務(wù)的開展提供咨詢、參謀和條件等服務(wù)。 （ 3）機關(guān)檔案工作對本機關(guān)所屬系統(tǒng)各部門的文書歸檔工作進行指導和監(jiān)督。 機關(guān)檔案工作在國家檔案工作中的地位與作用表現(xiàn)在 ： （ 1）機關(guān)檔案是整個國家檔案的主要來源。 （ 2）機關(guān)檔案工作是整個國家檔案工作的基礎(chǔ)。 機關(guān)檔案工作的性質(zhì)是：它是機關(guān)工作的組成部分。 （二）機關(guān)檔案工作的任務(wù) 《機關(guān)檔案工作條例》和《檔案法實施辦法》規(guī)定機關(guān)檔案工作任 務(wù)主要有四項： 貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。 指導和監(jiān)督。 指導、監(jiān)督文書部門和業(yè)務(wù)部門，把應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全；指導和幫助各部門按照文件歸檔的原則與要求整理文件材料，根據(jù)需要與可能，做好各項技術(shù)性工作，如紙質(zhì)文件的裝訂、電子文件的錄入、聲像材料的文字說明等；指導和監(jiān)督各部門定期向檔案部門歸檔，使機關(guān)全部檔案得以集中統(tǒng)一的保管。 管理與服務(wù)。 管理主要是指做好兩項工作，一是要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計及檢索工具編制、檔案資料編研等基 礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作；二是統(tǒng)一管理本機關(guān)的全部檔案，保證該機關(guān)檔案的完整與安全。服務(wù)是指檔案部門應(yīng)為機關(guān)各項工作提供檔案資料的咨詢、查閱和利用等工作。 檔案移交。 《機關(guān)檔案工作條例》和《檔案法實施辦法》規(guī)定，機關(guān)長久保存的檔案，在本機關(guān)保存一定期限（中央和省級機關(guān) 20 年，其他機關(guān) 10 年）后向指定的國家檔案館移交。移交時注意：一要把有關(guān)檢索工具、參考資料一并移交；二要把一個機關(guān)的全部檔案統(tǒng)一向一個檔案館移交，不得分散移交幾個檔案館，以保持一個全宗的完整性；關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)、撤的機關(guān)單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交檔案，其中國有企 業(yè)產(chǎn)權(quán)變動的，其檔案處置要按原國家經(jīng)貿(mào)委等六部委頒發(fā)的《關(guān)于國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動的檔案處置辦法》執(zhí)行。各機關(guān)單位均不得自行轉(zhuǎn)移和擅自銷毀檔案。 （三）機關(guān)檔案工作體制與機構(gòu)設(shè)置 我國現(xiàn)行機關(guān)檔案工作體制為： 行政上接受機關(guān)辦公廳、室的領(lǐng)導。 業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政機關(guān)和本系統(tǒng)上級機關(guān)檔案部門的指導、監(jiān)督和檢查。 駐地方的上級機關(guān)的直屬機關(guān)單位的檔案工作實行以專業(yè)主管機關(guān)為主，地方檔案行政機關(guān)為輔的管理體制。 我國現(xiàn)行機關(guān)檔案工作機構(gòu)設(shè)置是：省直以上機關(guān)和大型企事業(yè)單位可設(shè)檔案處（館），省直以下機關(guān)和中型企 事業(yè)單位可設(shè)檔案科（室），縣屬機關(guān)和小型企事業(yè)單位可獨立設(shè)置檔案室，也可設(shè)置聯(lián)合檔案室，或配置專、兼職檔案工作人員。機關(guān)檔案室現(xiàn)有這樣幾種類型：綜合檔案室、文書檔案室、人事干部檔案室、科技檔案室、聲像檔案室、財會檔案室等。 （四）機關(guān)檔案人員素質(zhì) 11 政治可靠，道德良好； 知識面比較廣泛； 具有相當?shù)臋n案管理理論知識和實踐經(jīng)驗； 熟悉本機關(guān)單位性質(zhì)、職能、業(yè)務(wù)、任務(wù)和機構(gòu)設(shè)置等。 四、學習參考書目 吳寶康主編：《檔案學概論》，中國人民大學出版社， 1999 年 11 次印刷。 馮惠玲、張輯哲主編 ：《檔案學概論》，中國人民大學出版社， 2020 年 6 月第 1 版。 陳兆吳、和寶榮主編：《檔案管理學基礎(chǔ)（修訂本）》，中國人民大學出版社， 1996年 5 月第 2 版。 傅榮校著：《檔案管理現(xiàn)代化》，浙江大學出版社， 2020 年 8 月第 1 版。 張緝哲著：《維系之道 —— 檔案與檔案管理》，中國人民大學出版社， 1995 年 12 月第 1 版。 郭樹銀主編：《歸檔文件整理工作指南》，中國大百科全書出版社， 2020 年 2 月第一版。 孫淑揚、邱曉威主編：《檔案計算機管理教程》，中國人民大學出版社年 1999 年 12月第 1 版。 中國檔案學會主辦：《檔案學研究》（雙月刊）。 中國檔案局主辦：《中國檔案》（月刊）。 中國人民大學主辦：《檔案學通訊》（雙月刊）。 1四川檔案局主辦：《四川檔案》（雙月刊）。 思考與練習 了解檔案的起源、我國檔案的演變。 認識檔案的定義及其含義。 認識檔案的作用及其發(fā)揮的規(guī)律、條件。 認識國家全部檔案的實質(zhì)與組成。 怎樣完整準確地理解檔案工作的基本原則？ 如何認識機關(guān)檔案工作的性質(zhì)、地位與任務(wù)？ 怎樣做一個合格的檔案工作者？ 第二章 檔案收集工作 教學目的與要 求 認識檔案收集工作的內(nèi)容、意義、要求，掌握機關(guān)檔案收集工作的制度和組織，了解檔案館的檔案收集工作和專門檔案收集工作的范圍。 教學重點與難點 重點認識檔案收集工作的要求、掌握機關(guān)檔案收集工作的制度和組織。 難點是機關(guān)文件歸檔制度的指定與實施。 教學方法 課堂講授與參觀見習 教學時數(shù) 3 學時 第一節(jié) 檔案收集工作概述 檔案收集就是接受和征集檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關(guān)、部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到機關(guān)檔案室和國家檔案 館進行科學管理的一項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。 一、檔案收集工作的內(nèi)容 12 檔案收集工作的內(nèi)容，可以從檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)和檔案內(nèi)容特征兩個方面來認識。從檔案機構(gòu)來看，可分為機關(guān)檔案室對本機關(guān)歸檔文件材料的收集和國家檔案館對檔案形成機關(guān)需要長久保管的檔案的接收、征集。從檔案內(nèi)容特征來看，可分為文書檔案收集、科技檔案收集及其他專門檔案的收集。 二、檔案收集工作的意義 （一）檔案收集工作是檔案工作的起點，是整個檔案工作得以正常進行的首要環(huán)節(jié)?？梢哉f，沒有檔案收集工作，就沒有檔案工作。 （二）檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一個具體措施 前述已知，檔案收集工作的任務(wù)就是把分散形成的檔案通過接收、征集等方法集中到檔案室和檔案館統(tǒng)一管理起來。 （三）檔案收集工作是維護黨和國家歷史真實面貌的必要手 段 黨和國家歷史面貌的真實性，是通過檔案的完整性來顯示的，收 集工作就是要使檔案完整齊全的集中保存起來。舍此，維護黨和國家歷史真實面貌就只是一句空話。 （四）檔案收集工作是直接影響整個檔案工作質(zhì)量的重要因素 檔案收集是否齊全完整，對于檔案的整理、鑒定、保管、編研、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，都具有決定性的影響作用，這是不言而喻的。 三、檔案收集工作的要求 （一）大力豐富館室藏。具體做到： 積極收集，完整積累。 建立合理的檔案收藏結(jié)構(gòu)。 注意館、室藏的檔案特點。這一點在檔案精品化和分布式管理的信息社會尤為重要。 （二）提高收集檔案的質(zhì)量。具體做到： 加強館、室外調(diào)查工作，了解、分析和掌握各機關(guān)、部門檔案形成規(guī)律，以增強檔案收集的目的性、針對性。 合理安排各類檔案的接收時間，制定切實可行的接收制度和要求，提高檔案收集工作的質(zhì)量。 做好館、室外的檔案形成的指導工作，保證所收集檔案的質(zhì)量。 推行并加強檔案標準化和規(guī)范化工作。 盡可能精 煉應(yīng)收集的檔案。 （三）保持全宗和全宗群的不可分散性。具體做到： 必須把一個獨立的機關(guān)、單位的全部檔案作為一個全宗，集中在一個檔案室或檔案館統(tǒng)一保管。 保持全宗內(nèi)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系和各個全宗之間的相互關(guān)系。 第二節(jié) 機關(guān)檔案收集工作 一、機關(guān)文件的歸檔 《檔案法實施辦法》第十二條規(guī)定：“按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當立卷歸檔的材料由單位的文書或業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！边@條規(guī)定明確指出了文件 歸檔是機關(guān)檔案室收集檔案的主要途徑。機關(guān)文件歸檔工作包括兩個方面的內(nèi)容。 （一）建立歸檔制度 13 《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機關(guān)應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度?！薄胺矙C關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行整理、立卷，并定期向檔案部門移交。”可見，建立文件材料歸檔制度是保證機關(guān)檔案收集工作正常進行的重要保證。文件材料歸檔既是文書工作最后一項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，又是檔案工作的起始環(huán)節(jié)，它是文件轉(zhuǎn)化為檔案的進口，通常把它叫做文書工作和檔案工作的結(jié)合部。（關(guān)于“歸檔”不應(yīng)作為文件與檔案區(qū)別的界限 問題，近年來檔案學界開展了較為熱烈的討論，《檔案學研究》 2020年第 3 期登載了浙江大學歷史系教授陳作明的《論檔案》，文中提出這樣一個觀點：“歸檔與否不是區(qū)別文件與檔案的界限?！辈⒄f明三條理由，一是有些單位應(yīng)歸檔的文件沒有歸檔，不能因此說沒歸檔的文件就不是檔案；二是有些歸檔的文件還未辦理完畢，嚴格說并不是檔案；三是電子文件時代，實行文、檔一體化管理，文件形成后即可歸檔，或者一邊辦理、一邊歸檔，那么，它們到底是文件，還是檔案？對此，可作進一步的探討。）因此，抓好文件歸檔制度的建立、健全與執(zhí)行，具有十分重要的意義 。 文件材料歸檔制度的內(nèi)容主要包括了文件材料歸檔和不歸檔范圍、歸檔時間和歸檔質(zhì)量要求三個部分。 文件材料歸檔和不歸檔范圍 1987 年國家檔案局制發(fā)了《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍》，不少專業(yè)系統(tǒng)的主管部門據(jù)此制定了各系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔范圍。所謂歸