【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 部門承辦的事務(wù)。比如一份文件要迅速?gòu)?fù)制多份下發(fā)，有的文書要傳真、發(fā)電子郵件。 辦會(huì) 秘書“辦會(huì)工作”所指的“會(huì)”，是以“會(huì)”為代表的一系列相近事務(wù)。在程序上，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。在內(nèi)容上，辦會(huì)工作既有討論研究工作、商恰談判合作的工作會(huì)議、會(huì)談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會(huì)見和會(huì)議事務(wù)或文娛活動(dòng)事務(wù)。在形式上，辦會(huì)工作既包括領(lǐng)導(dǎo)層召開的小型的常規(guī)性工作例會(huì)會(huì)務(wù)，也包括幾個(gè)單位聯(lián)合召開的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù)；既包括準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)案、議程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督辦落實(shí)的工作，也包括準(zhǔn)備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。 主要分三項(xiàng)，即信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。 信息工作，是指圍繞信息處理展開的工作。黨政機(jī)關(guān)的政策研究、公司企業(yè)的市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析和調(diào)查、情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)，都是信息工作。收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等等，也是信息工作。 在黨政機(jī)關(guān)，還有一項(xiàng)督辦查辦工作，主要指秘書按照領(lǐng)導(dǎo)的批示和既定的工作安排，對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行定期的督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。負(fù)責(zé)查辦工作的秘書一般不親自辦案，不代替各部門的工作，而是從秘書的角度督促并協(xié)助具體事項(xiàng)的貫徹落實(shí)。督辦查辦工作在機(jī)關(guān)中常常對(duì)無人過問、推諉扯皮、久拖不決的事情起著重要的協(xié)調(diào)解決，督促落實(shí)的作用。其實(shí)質(zhì)是秘書履行輔助管理職能，為領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。 技術(shù)工作，主要指機(jī)要工作、計(jì)算機(jī)安全工作、特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。 機(jī)要工作是機(jī)關(guān)機(jī)密文件的保管、傳遞，以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)等工作。計(jì)算機(jī)安全工作主要指計(jì)算機(jī)信息安全工作，像設(shè)置防火墻、防黑客襲擊、防計(jì)算機(jī)病毒等。 特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等等。 日常行政事務(wù)工作，主要指值班工作、接待工作、印章管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、環(huán)境管理、車輛管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。 在黨政機(jī)關(guān)，專門設(shè)立信訪辦公室，主要辦理群眾來信和群眾來訪的接待和相關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，秘書工作還包括公關(guān)事務(wù)。 秘書工作原則 準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，秘書工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作負(fù)責(zé)。因此，秘書工作質(zhì)量的優(yōu)劣，與領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的權(quán)威息息相關(guān)。而衡量秘書工作質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)，就是準(zhǔn)確無誤,也就是沒有差錯(cuò)和疏漏。 及時(shí)原則，是對(duì)秘書工作的效率要求。 秘書工作大都具有較強(qiáng)的時(shí)限性，務(wù)必在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理完各項(xiàng)事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。對(duì)于關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的重要事項(xiàng)，如重大決策、中心工作、重要部署和突發(fā)性事件，秘書人員更要反應(yīng)靈敏，講究效率，注意速度。 堅(jiān)持秘書工作的及時(shí)原則，必須做到如下事項(xiàng): 要確立正確的時(shí)間觀念，以適時(shí)為本，該快則快，該慢則慢，快慢適中，只要符合領(lǐng)導(dǎo)工作的需要即可。 要講究工作效率，以較少的人力、物力和時(shí)間，去獲取較大的工作效果。 要分辨輕重緩急，重要的工作，緊急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得滿意的成果為止。 要變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)于常規(guī)性秘書工作，應(yīng)積極主動(dòng)，盡可能做到快捷、迅速，及時(shí)著手。 嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書工作的作風(fēng)要求。 從某種意義上說，秘書工作屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。由于秘書工作同領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作密不可分，哪怕是一件微不足道的瑣事，如果處理不當(dāng)，也會(huì)對(duì)涉及全局的領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作產(chǎn)生不良影響。 因此，嚴(yán)密、周詳和謹(jǐn)慎是秘書工作的優(yōu)良作風(fēng)。 經(jīng)驗(yàn)表明，粗枝大葉、拖拖拉拉和忘乎所以的人，是絕對(duì)做不好秘書工作的。 堅(jiān)持秘書工作的嚴(yán)謹(jǐn)原則，必須做到如下事項(xiàng): 要嚴(yán)密地思考，秘書工作不論巨細(xì)，均有“牽一發(fā)而動(dòng)全身”之勢(shì)，這就需要秘書人員在處理每一件事情之前，多想幾種可能，多想幾種方案，多想幾種方案，多想幾種后果，盡量做到?jīng)]有疏漏。 要周詳?shù)剡\(yùn)作，在事務(wù)處理的過程中，由于內(nèi)外部條件的變化，即使事前已經(jīng)做了嚴(yán)密的思考和準(zhǔn)備，也會(huì)有始料不及的事情發(fā)生，這就需要秘書人員進(jìn)行周詳?shù)陌才?、周詳?shù)慕M織、周詳?shù)膮f(xié)調(diào)，盡量做到萬無一失。 要謹(jǐn)慎地行事，秘書工作的特殊意義和秘書機(jī)構(gòu)的特殊地位，要求秘書人員要格外地謹(jǐn)慎行事，嚴(yán)以律己。 不論是待人接物，還是為人處世，特別是與同事相處，都要謙和包容，平易近人，盡量做到謙虛而又謹(jǐn)慎。 同步原則，是對(duì)秘書工作的態(tài)勢(shì)要求。 秘書工作的輔助性質(zhì)，決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作的關(guān)系是一種工作上的主輔關(guān)系。 就是說，秘書工作的運(yùn)行及其態(tài)勢(shì)，必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為主導(dǎo)，以滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求為目標(biāo)，而不能在領(lǐng)導(dǎo)工作之外“另起爐灶”，也不能我行我素，或“你動(dòng)我不動(dòng)”。 堅(jiān)持秘書工作的同步原則，必須做到如下事項(xiàng): 要同步思維，大凡有作為的領(lǐng)導(dǎo)者，都有獨(dú)到的工作思路，既有對(duì)當(dāng)前和今后工作的宏觀思考，又有對(duì)具體工作的微觀思考，一位合格的秘書，要想領(lǐng)導(dǎo)者之所想，急領(lǐng)導(dǎo)者之所急，盡量做到與領(lǐng)導(dǎo)者同步思維。 要同步行動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)工作確定之后，接著便是一系列的領(lǐng)導(dǎo)行動(dòng)，對(duì)此，秘書工作要及時(shí)到位，同步運(yùn)行，盡量做到招之即來,揮之即去。 要同步提高，秘書人員必須努力提高自己的綜合素質(zhì)，以便與領(lǐng)導(dǎo)者綜合素質(zhì)的提高保持同步，否則，秘書工作就無法適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要和發(fā)展。 . 保密原則，是對(duì)秘書工作的紀(jì)律要求。 保守秘密，特別是保守國(guó)家秘密，是秘書工作的原則，也是秘書工作的紀(jì)律。任何一位從事秘書工作的人員，都必須嚴(yán)守黨和國(guó)家的秘密，不得有失密、泄密的行為發(fā)生。 堅(jiān)持秘書工作的保密原則，必須做到如下事項(xiàng): 要強(qiáng)化保密意識(shí)，對(duì)于保密的意義和泄密的危害，以及當(dāng)今社會(huì)保密與竊密、間諜與反間諜的斗爭(zhēng)情況，秘書人員應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)和深刻的了解，以保持高度的警惕性。 要具備法律知識(shí)，熟知國(guó)家頒發(fā)的一系列保密法規(guī)，明確國(guó)家秘密的定義、范圍和等級(jí)，以及保密工作的方針、制度和法律責(zé)任。 要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，并敢于同一切泄密和竊密行為作斗爭(zhēng)。 從屬性 從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 被動(dòng)性 秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。 事務(wù)性 秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性 秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。 機(jī)要性 指秘書工作的機(jī)密性和重要性。 秘書工作的作用 樞紐作用 秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。 參謀助手作用 秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過程中。 形象作用 秘書人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。 秘書工作的發(fā)展趨勢(shì) 秘書工作將隨著社會(huì)的發(fā)展，逐步形成以下趨勢(shì): 、社會(huì)秘書為主體的職業(yè)階層 各行各業(yè)的秘書，將形成一支不可或缺的職業(yè)大軍。 在秘書隊(duì)伍中，公務(wù)秘書處于“中心”位置，它的“舉動(dòng)”仍制約和影響到其他行業(yè)的秘書，因而它應(yīng)居于主導(dǎo)地位。社會(huì)秘書由于活動(dòng)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)的主戰(zhàn)場(chǎng)，在秘書隊(duì)伍中，其人數(shù)將會(huì)越來越多，它應(yīng)該居于主體地位，成為一個(gè)職業(yè)階層。 近年來，在激烈競(jìng)爭(zhēng)的人才市場(chǎng)中，各級(jí)各類工商、企業(yè)、事業(yè)單位及個(gè)體等，都根據(jù)自己的實(shí)際需要公開招聘秘書。 秘書人員根據(jù)條件要求，選擇用人單位或個(gè)人，以實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。以知識(shí)、智力服務(wù)于用人單位。 當(dāng)前，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)已相繼出現(xiàn)了秘書事務(wù)所、商務(wù)秘書中心、信息咨詢單位、市場(chǎng)調(diào)查單位、文秘單位等提供秘書性服務(wù)的民營(yíng)性、私營(yíng)性機(jī)構(gòu)。 這種以各種形式面向全社會(huì)提供全方位的秘書性服務(wù)，表明了秘書工作職業(yè)化的多元組合形式已經(jīng)形成。 隨著信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來以及知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，對(duì)秘書工作形成了一股強(qiáng)大的沖擊波，甚至改變了相關(guān)的思想觀念和組織觀念。 越來越多的秘書部門和秘書人員使用錄音、錄像、復(fù)印、電子文字處理與信息儲(chǔ)存、電子傳真等先進(jìn)辦公設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，同時(shí)也逐步引入信息論、控制論等原理對(duì)秘書工作進(jìn)行科學(xué)管理，對(duì)秘書人員從思想意識(shí)、組織觀念到知識(shí)構(gòu)成、職能要求，從心理品質(zhì)、行為方式到工作方法、工作習(xí)慣等方面都提出了更高、更新的要求，促使秘書工作向科學(xué)化的道路發(fā)展。 第五章 秘書人員教 學(xué) 目 的通過闡釋秘書的職業(yè)道德和素質(zhì)的正確理念，了解秘書職業(yè)的特殊性和秘書組織訓(xùn)練的重要性，掌握和理解秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)和職業(yè)道德。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)教學(xué)重點(diǎn)：秘書素質(zhì)修養(yǎng)與道德修養(yǎng)的概念；秘書職業(yè)道德的具體要求。技能訓(xùn)練。教學(xué)難點(diǎn)：如何理解秘書應(yīng)具備的素質(zhì)和職業(yè)道德；案例分析與理解。技能訓(xùn)練 秘書的知識(shí)和能力知識(shí)素養(yǎng)基礎(chǔ)知識(shí)：社會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)：文書寫作與處理、辦公管理、會(huì)議組織等。行業(yè)知識(shí)：所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)等。相關(guān)知識(shí)：經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)等。準(zhǔn)格爾？準(zhǔn)葛爾？一次，某煤炭部門要發(fā)一個(gè)文件給準(zhǔn)葛爾煤田。秘書小廖馬上問到：“哪個(gè)準(zhǔn)格（葛）爾？”一字之差，稍不留意，就可能把文件錯(cuò)發(fā)到千里之外的另一地方。能力要求 寫作能力，口頭表達(dá)能力聽知能力，閱讀概括能力交際能力，協(xié)調(diào)能力辦事能力，應(yīng)變能力操作能力，管理能力。觀察分析能力，預(yù)測(cè)能力哪種行為好新星公司張總經(jīng)理突然收到一封非常無禮的來信，信是由一家平時(shí)交往很深的協(xié)作單位的廠長(zhǎng)寫來的。總經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓他記錄自己口述的回信：“我實(shí)在沒有料到會(huì)收到這樣一封來信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的往來，并且按照慣例，我要將此事公布于眾?！笨偨?jīng)理命令秘書立即將信抄寫好寄出對(duì)于這位總經(jīng)理的命令，秘書可以采取三種行為： 1．“是，馬上辦理?！闭f完，秘書回到自己的辦公室，立即將信抄好寄走。 2．秘書不僅沒有退下去抄寫，反而直言相勸：“總經(jīng)理，請(qǐng)您三思，給對(duì)方回這樣的信，后果將不堪設(shè)想。在這個(gè)問題上，難道我們自己沒有需要反省的地方嗎?” 3．當(dāng)天下午快下班的時(shí)候，秘書將抄寫好的信遞給已心平氣和的總經(jīng)理，問：“總經(jīng)理，這封信可以寄走嗎?” 你認(rèn)為哪種方法正確？ 夾縫中的王秘書某商業(yè)公司趙副總經(jīng)理因一項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)工作，與焦總經(jīng)理爭(zhēng)執(zhí)起來。后來，趙經(jīng)理在與王秘書外出乘車中，埋怨焦總經(jīng)理主觀、武斷、不尊重他的意見，導(dǎo)致決策失誤，給公司經(jīng)營(yíng)造成了損失。王秘書知道總經(jīng)理與副總經(jīng)理因工作意見不同，有些分歧。 總經(jīng)理是一位有能力、有魄力、辦事雷厲風(fēng)行的人，但不太注意方法，工作中得罪了不少人，職員中對(duì)他這一點(diǎn)也頗有意見。副總經(jīng)理考慮問題周到，群眾關(guān)系好，也關(guān)心別人，但決斷能力差些。從心底講，王秘書個(gè)人感情上更傾向副總經(jīng)理。今天，副總經(jīng)理談起他與焦總的分歧，明明是想爭(zhēng)得秘書對(duì)他的支持和同情。 王秘書此時(shí)應(yīng)如何辦? 1．投其所好，表示對(duì)趙副總的支持和同情，并對(duì)總經(jīng)理的缺陷頗有微詞。 2．維護(hù)第一把手的權(quán)威，指出總經(jīng)理為公司發(fā)展做出的種種努力，取得的累累成效。 直言相諫，指出副總經(jīng)理把領(lǐng)導(dǎo)之間分歧講給下級(jí)聽，這樣不利于領(lǐng)導(dǎo)班子團(tuán)結(jié)，也弄得下級(jí)無所適從。 保持沉默，對(duì)副總的話不表態(tài)，或轉(zhuǎn)移話題，談其他事情。 耐心解釋，說好話不說閑話，以彌合領(lǐng)導(dǎo)間的裂痕。 一、秘書的理論修養(yǎng) 二、思想作風(fēng) 全心全意為人民服務(wù) 對(duì)黨和人民負(fù)責(zé) 密切聯(lián)系群眾 謙虛謹(jǐn)慎 實(shí)事求是 踏實(shí)細(xì)致、一絲不茍 敏捷干練，講究實(shí)效 富于創(chuàng)造，勇于開拓三、職業(yè)道德 忠于職守 嚴(yán)守機(jī)密 恪守信用 文明禮貌 廉潔奉公 秘書的心理和性格一、秘書的心理修養(yǎng)秘書心理健康的基本品質(zhì)（性格） 秘書的心理健康是指秘書個(gè)體能以良好的心理狀態(tài)適應(yīng)職業(yè)活動(dòng)的環(huán)境，它包括以下幾個(gè)方面的基本品質(zhì)：①開朗 ②機(jī)敏 （思維機(jī)敏、動(dòng)作機(jī)敏） ③穩(wěn)重（處世穩(wěn)重、辦事穩(wěn)當(dāng)、應(yīng)急穩(wěn)妥） ④堅(jiān)毅 ⑤ 隨和 ⑥ 幽默 ⑦ 自制 秘書的心理調(diào)適 ① 秘書的心理障礙常有：壓抑心理、焦慮心理、厭煩心理、依賴心理、羞怯心理、自負(fù)和自卑心理 ② 秘書心理調(diào)適的方法p 博覽群書，開闊胸襟。p 培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。p 善于反省，自我調(diào)適。p 傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情趣。 秘書的性別特征一、性別的性格和職業(yè)特征性別的性格特征女性：溫和、順從、細(xì)致、敏感、條理性強(qiáng)、偏重于感性認(rèn)識(shí)、善于形象思維男性：剛強(qiáng)、果斷、粗獷、獨(dú)立、冒險(xiǎn)、偏理性認(rèn)識(shí)，善于邏輯思維能力方面：女性的忍耐力、復(fù)述力、自制力高于男性男性的計(jì)算力、概括力、分析力高于女性興趣、愛好不同性別的職業(yè)特征女性適合從事簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的、活動(dòng)范圍小的、體力較輕的、程式性強(qiáng)的職業(yè)秘書的女性特征n 秘書工作的特點(diǎn)適合女性n 女性富于同情心、關(guān)心、體貼，容易給人溫暖感和信任感，男性群體需要女性三、 女性秘書的自我保護(hù)p 自尊自重自愛。p 有正確的認(rèn)識(shí)和心態(tài)。p 把握交往的尺寸。p 采取有力有效的方法工作態(tài)度認(rèn)真踏實(shí)，不浮夸，不取巧穿著打扮樸素優(yōu)雅，