【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 11頁，共 67頁 作者：余珊珊 i. 工具 ?選項(xiàng)? ?電子郵件選項(xiàng) , 在“ 答復(fù)郵件時(shí) ”的下面選擇 “ 附加原始郵件 ” : 5. 附件的處理 a) 發(fā)送的附件大小不能超過 2 兆（ MB），若大于 2 兆，你將無法發(fā)送此郵件。對(duì)于較大的附件，可以使用壓縮軟件 WinZip 壓縮一下，再發(fā)出。 b) 怎樣將若干文件夾壓縮成一個(gè)壓縮文件包？ i. 用 shift 或 ctrl 鍵選擇若干個(gè)文件夾或文件，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊選中的文件夾或文件，在彈開的快捷菜單中選擇“ 添加到壓縮文件 ? ” ii. 然后，在新郵件里，點(diǎn)擊 插入 ?文件 附加此壓 縮文件包。 6. 郵件的后續(xù)標(biāo)志 a) 標(biāo)記郵件以提醒自己對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行跟蹤后續(xù)。點(diǎn)擊郵件標(biāo)題右端的 ，標(biāo)記變?yōu)榧t色 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 12頁，共 67頁 作者：余珊珊 b) 右擊 ? 選擇 添加提醒? 設(shè)置標(biāo)志類型、到期日期和時(shí)間? 7. 使用視圖和顏色 a) 在收藏文件夾下 : 點(diǎn)擊 未讀郵件 以查看還沒有讀取過的郵件；點(diǎn)擊 后續(xù)標(biāo)志 來查看已標(biāo)記過的郵件； 已發(fā)送郵件 去查看已經(jīng)被成功發(fā)送出去的郵件。 b) 在 收件箱 ，點(diǎn)擊位于 高級(jí)工具欄 上的 郵件 下拉箭頭 ， 選擇不同的視圖方式來查看你的郵件 ： 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 13頁，共 67頁 作者：余珊珊 c) 在菜單欄上，點(diǎn)擊 視圖 ?排列方式 ，選擇不同的分組選項(xiàng)來將你的郵件進(jìn)行分類。 d) 你可以通過 工具 ? 組織? 給你 收件箱 里的郵件標(biāo)題著色，一個(gè)小窗口會(huì)在收件箱上方彈出： i. 點(diǎn)擊左邊的 使用顏色 。 ii. 輸入 發(fā)件人名稱 (或者最簡(jiǎn)單的方法就是，在收件箱里點(diǎn)擊一封那個(gè)發(fā)件人發(fā)給你的郵件，發(fā)件人的名稱就會(huì)自動(dòng)顯示。 ). iii. 點(diǎn)擊 顏色下拉箭頭 選擇顏色 。 iv. 點(diǎn)擊 應(yīng)用顏色 按鈕。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 14頁，共 67頁 作者：余珊珊 v. 要?jiǎng)h除你已應(yīng)用的顏色，可以點(diǎn)擊組織窗格右上方的 自動(dòng)設(shè)置格式 按鈕， 高亮要?jiǎng)h除的格式，點(diǎn)擊 刪除 按鈕： e) 有時(shí)你希望把那些只發(fā)給你的郵件突出顯示，可在 將只發(fā)送給我的郵件顯示為 后選擇一個(gè)顏色，然后點(diǎn)擊“ 打開 ”按鈕。 8. 清理郵箱 a) 查看郵箱大小 i. 右擊 收件箱 ?屬性 ： ii. 在 收件箱屬性對(duì)話框 下方，點(diǎn)擊 文件夾大小? 按鈕以查看郵箱大小 : b) 查找較舊和較大的條目 i. 方法一 ： 在 所有文件夾 下展開 搜索文件夾 ， 點(diǎn)擊 大郵件 to 以查看大小超過100KB 的郵件 (可以通過右擊 大郵件 ?自定義此搜索文件夾 ... ?條件 ... 來為較大郵件定義標(biāo)準(zhǔn) ) 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 15頁，共 67頁 作者：余珊珊 ii. 方法二：點(diǎn)擊 常用工具欄 上的 “ 查找 ”按鈕，然后點(diǎn)擊 選項(xiàng) ?高 級(jí)查找 ... iii. 在高級(jí)查找對(duì)話框中，選擇要查找的舊條目的接收或發(fā)送的時(shí)間范圍： 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 16頁，共 67頁 作者：余珊珊 iv. 在 其他選擇 選項(xiàng)卡下，指定要查找的較大條目的大小范圍： v. 然后點(diǎn)擊 開始查找 按鈕。 c) 存檔 1) 如果你要 存檔 你的收件箱，確保你是在收件箱里，然后點(diǎn)擊 文件 ?存檔 ... 2) 存檔 與 個(gè)人文件夾 比較 ： 你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，存檔和個(gè)人文件夾的功能非常相似。他們所實(shí)現(xiàn)的功能選擇要存檔的文件夾。 選擇日期。 選擇存檔到 硬盤上的那個(gè)位置。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 17頁，共 67頁 作者：余珊珊 實(shí)際上是一樣的，就是釋放你在服務(wù)器上的郵 箱空間到你的本地硬盤(C:\ 或 D:\)；它們只是將服務(wù)器上的數(shù)據(jù)本地化到你硬盤上的不同方式而已。你可以嘗試任何一種方法。 d) 清空已刪除的郵件 右擊 已刪除的郵件 文件夾 ?選擇 清空 “已刪除郵件”文件夾。 9. 代理 由于工作需要，你可能需要將處理你的 Outlook 文件夾（收件箱、日歷、聯(lián)系人、任務(wù)等等）的權(quán)限支配給你的同事，就好比有一個(gè)助手在幫你管理你的郵件和日程安排等等。這個(gè)授權(quán)給他人來打開你的文件夾、閱讀和創(chuàng)建條目，并代表你回復(fù)邀請(qǐng)的過程就叫 代理 。操作過程如下： a) 菜單欄上， 工具 ?選項(xiàng)? ，點(diǎn)擊 代理 選項(xiàng)卡。 b) 點(diǎn)擊 添加 按鈕，從全球通訊簿中選擇一個(gè)用戶，然后點(diǎn)擊 確定 。 c) 代理權(quán)限對(duì)話框 彈開，為不同的文件夾選擇不同的權(quán)限： d) 代理權(quán)限有： 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 18頁，共 67頁 作者：余珊珊 i. 作者 作為代理，你可以讀取、創(chuàng)建條目，并修改和刪除你創(chuàng)建的條目。 ii. 編輯 作為代理，你擁有所有作者的權(quán)限，并且可以修改和刪除經(jīng)理人創(chuàng)建的條目。 iii. 校對(duì)員 作為代理，你可以讀取條目。 e) 你的代理怎樣打開你的文件夾？ 例如，你授權(quán)的用戶要打開你的收件箱，他 /她可以點(diǎn)擊 文件 ?打開 ?其他用戶的文件夾? 10. 緩沖交換模式（ Cached Exchange Mode） a) 當(dāng)你首次啟動(dòng) MS Outlook 2020，你就已經(jīng)在緩沖模式下了。 . b) 關(guān)于 緩沖交換模式（ Cashed Exchange Mode） : i. 當(dāng)你使用 Microsoft Exchange Server 的 電子郵件賬戶 時(shí)， Cashed Exchange Mode 在你的電腦里存貯了一個(gè)你的郵箱的副本。這個(gè)副本提供了一個(gè)通向數(shù)據(jù)的快速通道，并頻繁的與郵件服務(wù)器進(jìn)行更新。 ii. 無論你在哪里，如果你脫機(jī)工作，你仍舊可以馬上訪問到你的數(shù)據(jù)。如果由于某種原因，你無法連接到郵件服務(wù)器， Outlook 會(huì)自動(dòng)切換到 嘗試連接 或 斷開連接 狀態(tài)。如果連 接恢復(fù)了， Outlook 就會(huì)自動(dòng)的切換回連接狀態(tài)。任何你在未連接時(shí)做過的修改都會(huì)在連接后自動(dòng)同步的。同步過程中，你仍舊可以繼續(xù)工作。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 19頁，共 67頁 作者：余珊珊 單元 2: Outlook 日歷 1. 使用日歷視圖 a) 在工具欄上， 按鈕將把你帶到當(dāng)前的日期；要在天 /周 /月視圖之間切換，可點(diǎn)擊 按鈕 b) 改變天 /周 /月視圖 ? 在 日歷 ， 在菜單蘭， 視圖 ?排列方式 ?當(dāng)前視圖 ， 點(diǎn)擊 自定義當(dāng)前視圖 。 ? 點(diǎn)擊 其他設(shè)置 ? 按鈕 。 ? 嘗試以下任何一項(xiàng) : ? 改變天視圖的顯示，改變 時(shí)間字體 和 時(shí)間刻度 。 ? 要將周末在同一格內(nèi)顯示，選擇 壓縮周末 復(fù)選框。 ? 若要用微型時(shí)鐘顯示約會(huì)時(shí)間，在 周 或 月 視圖，選擇 以鐘表方式顯示 復(fù)選框。 2. 安排約會(huì) ? 注 ：不要重疊約會(huì)條目 不要超負(fù)荷安排約會(huì)或會(huì)議條目。 . 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 20頁，共 67頁 作者：余珊珊 ? 在 日歷 ，點(diǎn)擊 工具欄 上的“新建”按鈕， 或點(diǎn)擊 文件 ?新建 ?約會(huì) 。 ? 在 主題 框內(nèi)輸入約會(huì)主題。 ? 在 地點(diǎn) 框內(nèi)輸入約會(huì)地點(diǎn)。 ? 輸入 開始 和 結(jié)束時(shí)間 。 ? 選擇其它你需要的選項(xiàng)。 ? 要使此約會(huì)周期性地循環(huán)，點(diǎn)擊“ 重復(fù)周期 ”。 ? 點(diǎn)擊 確定 。 ? 點(diǎn)擊 保存并關(guān)閉 。 提示 : 在 日歷 ，你也可以通過選擇一個(gè)時(shí)間段來新建約會(huì)，右擊，然后在彈出的快捷菜單里點(diǎn)擊 新建約會(huì) 或 新定期約會(huì) 。 ? 提醒窗口 : 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 21頁，共 67頁 作者：余珊珊 i. 所有的提醒條目都列在一個(gè)對(duì)話框中。 ii. 提醒日期會(huì)彈出。 iii. 提醒可以被消除。 3. 發(fā)送會(huì)議要求 a) 在 日歷 ，菜單欄上， 動(dòng)作 ?新會(huì)議要求 . b) 點(diǎn)擊 收件人? . c) 輸入或從全球通訊簿中選擇與會(huì)者名稱。 d) 對(duì)每一個(gè)輸入的名稱，點(diǎn)擊 必選 , 可選 , 或 資源 . (必選 和 可選 與會(huì)者會(huì)顯示在約 會(huì)選項(xiàng)卡下 收件人 框內(nèi)， 資源 則顯示在 地點(diǎn) 框內(nèi) .也可右擊 資源 ，以查看其屬性。 )， 然后點(diǎn)擊 確定 。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 22頁，共 67頁 作者：余珊珊 e) 點(diǎn)擊 計(jì)劃 。 選擇一個(gè)所有與會(huì)者都可行的時(shí)間。你可以用 自動(dòng)選取 按鈕來查找下一個(gè)所有與會(huì)者的可行時(shí)間。 f) 點(diǎn)擊 約會(huì) 選項(xiàng)卡 。 g) 輸入 主題 。 h) 若還未安排會(huì)議室的話，就輸入 地點(diǎn) 。 i) 若要會(huì)要周期性循環(huán)，點(diǎn)擊 重復(fù)周期 按鈕 。 j) 選擇其它必要的選項(xiàng)。 k) 點(diǎn)擊 發(fā)送 。 4. 安排全天事件 ? 事件是一個(gè)持續(xù) 24 小時(shí)甚至更長(zhǎng)的活動(dòng)。 i. 在 日歷 , 在菜單欄， 動(dòng)作 ?新建全天事件 。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 23頁，共 67頁 作者：余珊珊 ii. 輸入 主題 。 iii. 輸入 地點(diǎn) 。 iv. 選擇其它 必要的選項(xiàng)。 v. 向其他查看你日歷的人表示你是外出的，而不是空閑，在 時(shí)間顯示為 列表里，點(diǎn)擊 外出 。 vi. 指定 開始 和 結(jié)束時(shí)間； 如果需要的話，點(diǎn)擊 重復(fù)周期 。 . vii. 點(diǎn)擊 保存并關(guān)閉 。 提示 : 在 天 /周 /月 視圖，你可以快速的通過雙擊日期標(biāo)題來新建全天事件。 5. 用顏色來自定義日歷視圖 ? 給約會(huì)和會(huì)議條目著色 i. 在 日歷 ，右擊一個(gè)約會(huì)或會(huì)議，點(diǎn)擊 標(biāo)簽 ，然后在彈出的列表里選擇顏色。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 24頁，共 67頁 作者：余珊珊 6. 改變?nèi)諝v設(shè)置和選項(xiàng) a) 在日歷中查看多重日期 在日歷左上方的日期瀏覽器中，高亮你想查看的多個(gè)日期。 b) 并排顯示日歷 你可同時(shí) 在 日歷 中最多 并排顯 示 30 個(gè)日歷。 i. 在 日歷 窗口左側(cè)，點(diǎn)擊 打開共享日歷 。 ii. 點(diǎn)擊 姓名 按鈕或直接輸入要打開的那個(gè)日歷的用戶名稱。 iii. 新的日歷將會(huì)顯示在視圖中已有的日歷的旁邊。 7. 共享日歷 ? 在 日歷 窗口左側(cè)，點(diǎn)擊 . a) 允許任何人查看你的日歷： i. 在 名稱 框， 點(diǎn)擊 默認(rèn) 。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 25頁，共 67頁 作者：余珊珊 ii. 在 權(quán)限 選項(xiàng)卡下，在 權(quán)限級(jí)別 列表里，點(diǎn)擊你想要的級(jí)別。 b) 指定個(gè)別用戶來訪問你的日歷列 i. 點(diǎn)擊 添加 。 ii. 在 添加用戶 對(duì)話框中，選擇或輸入你想指派權(quán)限來訪問你日歷的用戶名稱，點(diǎn)擊 添加 iii. 在 名稱 框 ，點(diǎn)擊你剛才添加的用戶。 iv. 在 權(quán)限級(jí)別 列表里，點(diǎn)擊你 想要分配的權(quán)限級(jí)別。 貝卡爾特 MS Outlook 2020 用戶手冊(cè) 創(chuàng)建于 2020 年 3 月 11日 第 26頁，共 67頁 作者：余珊珊 單元 3: 聯(lián)系人和任務(wù) 1. 添加聯(lián)系人 i. 文件 ?新建 ?聯(lián)系人 。 ii. 為聯(lián)系人輸入 姓名 。 iii. 輸入聯(lián)系人的相關(guān)信息。 i. 表示為 ： 字段決定如何顯示該聯(lián)系人的姓名。 ii. 要在一個(gè)字段內(nèi)輸入多項(xiàng)，比如多個(gè)電子郵件地址，點(diǎn)擊電子郵件字段旁邊的下拉箭頭 。 提示 : 你可快速創(chuàng)建另一個(gè)有著相同公司信息的聯(lián)系人。在當(dāng)前聯(lián)系人窗口，點(diǎn)擊 動(dòng)作 ?來自相同單位的聯(lián)系人 . 注 ： 顯示西方人姓名時(shí)，名字在前、姓在后；顯示中國(guó)人姓名時(shí)，姓在前，名字在后。 2. 使用聯(lián)系人列表 a) 快速查找聯(lián)系 人 i. 在聯(lián)系人視圖，直接鍵入要查找的人的名字的首字母或首字。 b) 對(duì)于更進(jìn)一步的查