【文章內(nèi)容簡介】 《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》。 公司所有相關(guān)標準作業(yè)規(guī)程。 行政部員工月檢、抽檢考評表 XZQR01 編碼： 崗 位 姓 名 工作效果 20 執(zhí)行規(guī)程程度 10 工作效率 10 培訓(xùn) 15 公物維護 10 服務(wù)質(zhì)量 20 其他相關(guān)規(guī)程 10 其他 10 總 分 檢 查 人 備注 目的 規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及 各部門辦公區(qū)的日常管理工作。 職責(zé) 行政部主管負責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 管理處經(jīng)理負責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 管理部負責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。 各部門主管負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。 辦公區(qū)各崗位工作人員負責(zé)本崗位的日常管理工作。 程序要點 物品擺放。 辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。 各崗位員工上班前需檢 查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的補救措施。須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。 上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。 下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。 遇到雨天，管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標識。 辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。 常用辦公設(shè)備的使用。 常用辦公設(shè)備包括：電腦、 打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。 電腦。 a) 經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用。 b) 啟動與關(guān)閉的一般程序： —— 啟動電源插座開關(guān)； —— 啟動穩(wěn)壓器開關(guān)； —— 啟動電腦主機開關(guān)； —— 啟動顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）； —— 關(guān)閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關(guān)閉計算機”對話框，用鼠標點擊‘關(guān)閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。 c) 電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時不用時，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài) 。 d) 正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進行操作。 e) 財務(wù)、行政人事等專用電腦，電腦管理員須設(shè)置密碼。 打印機。 a) 聯(lián)機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯(lián)機。 b) 打印機啟動與關(guān)閉的一般程序、 —— 啟動打印機開關(guān)； —— 放好所需打印的紙張； —— 在電腦對話框進行打印操作； —— 關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。 c) 打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作。 d) 正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進行操作。 e) 打印文稿須經(jīng)部門負責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準，在文稿上簽字后方可予以打印。 f) 打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門／人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進行打印。 g) 為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。 復(fù)印機。 a) 管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源： —— 開啟復(fù)印機開關(guān)，復(fù)印機需自動預(yù)熱； —— 檢查復(fù)印紙是否放好（可以開始工作）； —— 復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān)； —— 關(guān) 閉復(fù)印機電源插座； —— 正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進行操作。 b) 復(fù)印程序： —— 所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記，然后再復(fù)??； —— 復(fù)印頁數(shù)在五份（含）以上或 10 頁以上的，須部門負責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準簽字后，方可復(fù)??； —— 復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開始”鍵復(fù)??； —— 復(fù)印機管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復(fù)印記錄本》上簽名確認； —— 如果復(fù)印機出錯，應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。 c) 復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次，盡量避免頻繁開關(guān)。 d) 為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。 傳真機：傳真機一般情況下保持 24 小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。 a) 接收傳真： —— 傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定； —— 收到傳真件后，由文員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)； —— 10 分鐘以內(nèi)通知接收部門 ／人領(lǐng)取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。 b) 發(fā)送傳真實行一級審批制度：部門傳真件由部門負責(zé)人審批；公司／管理處的傳真件由公司行政人事部／管理處經(jīng)理審批，內(nèi)容包括： —— 傳真機管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等； —— 文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去； —— 文員應(yīng)在 3 分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真 記錄表》內(nèi)。 —— 傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。 碎紙機： a) 碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀； b) 碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書釘或膠紙等）取出，以免損壞機器； c) 按照碎紙機要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復(fù)印紙的厚度； d) 操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放人切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張； e) 當(dāng)碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎 紙清理出來后方能繼續(xù)操作； f) 正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關(guān)操作說明書進行操作。 電話：正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。 a) 為有效控制電話費，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。 b) 除經(jīng)理批準的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門／人均需辦理審批手續(xù)，并在行政部接待處登記后，方可操作。 c) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。 d) 上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經(jīng)部門主管審批，到行政部登記后，方可操作，電 話費從工資中扣除。 e) 個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后，可開通長途直撥功能，部門主管需指定人員做好登記記錄，次月 I 日報行政人事部備案。 f) 行政部每季度至少進行一次電話費查詢。 —— 到電信局打印電話費清單。 —— 逐項核對登記記錄。 —— 將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi)，報行政人事部主管審核，內(nèi)容包括：日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等；偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分。 —— 每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。 g) 電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。 常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修： a) 常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護，維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書： —— 防塵； —— 防曬； —— 防潮； —— 防腐蝕； —— 其他需要預(yù)防的事項。 b) 保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。 —— 評審、選擇保養(yǎng)與維修單位； —— 簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書； —— 按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。 環(huán)境管理。 衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責(zé)清潔。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由行 政部主管處理，詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。 a) 行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味； b) 各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。 綠化：辦公區(qū)綠化由保潔組負責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由行政人事部處理，詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。 行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰 當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象； 安全管理。 工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。 保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識，下班時應(yīng)將重要資料放人安全地點，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門窗。 客戶服務(wù)中心實行 24 小時服務(wù)制度，值晚班時應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責(zé)，值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位，并做 好相應(yīng)的記錄，詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》： a) 消防設(shè)施、配電房； b) 領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室； c) 水源、空調(diào)的關(guān)閉情況； d) 加班情況。 記錄 《打?。瘡?fù)印審批表》。 《復(fù)印記錄表》。 《接收傳真登記表》。 《發(fā)送傳真登記表》。 《長途電話登記表》。 相關(guān)支持文件 《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。 《室內(nèi)清潔標準作業(yè)規(guī)程》。 《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》 。 《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。 《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。 《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。 打印 /復(fù)印審批表 XZQR03 編號： 部門 姓名 職務(wù) 申請時間 打印 /復(fù)印內(nèi)容 要求完成時間 實際完成時