【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 公司所有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。 行政部員工月檢、抽檢考評(píng)表 XZQR01 編碼： 崗 位 姓 名 工作效果 20 執(zhí)行規(guī)程程度 10 工作效率 10 培訓(xùn) 15 公物維護(hù) 10 服務(wù)質(zhì)量 20 其他相關(guān)規(guī)程 10 其他 10 總 分 檢 查 人 備注 目的 規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及 各部門(mén)辦公區(qū)的日常管理工作。 職責(zé) 行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。 各部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公區(qū)域的日常管理工作。 辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。 程序要點(diǎn) 物品擺放。 辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。 各崗位員工上班前需檢 查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無(wú)關(guān)的其他用品。 下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。 遇到雨天，管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門(mén)前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標(biāo)識(shí)。 辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。 常用辦公設(shè)備的使用。 常用辦公設(shè)備包括：電腦、 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。 電腦。 a) 經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用。 b) 啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序： —— 啟動(dòng)電源插座開(kāi)關(guān)； —— 啟動(dòng)穩(wěn)壓器開(kāi)關(guān)； —— 啟動(dòng)電腦主機(jī)開(kāi)關(guān)； —— 啟動(dòng)顯示器開(kāi)關(guān)（電腦開(kāi)始正常操作）； —— 關(guān)閉電腦程序：首先在“開(kāi)始”欄選擇“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊‘關(guān)閉計(jì)算機(jī)”，然后按開(kāi)啟程序的反方向操作。 c) 電腦應(yīng)避免頻繁的開(kāi)關(guān)程序，暫時(shí)不用時(shí)，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài) 。 d) 正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書(shū)的指導(dǎo)進(jìn)行操作。 e) 財(cái)務(wù)、行政人事等專用電腦，電腦管理員須設(shè)置密碼。 打印機(jī)。 a) 聯(lián)機(jī)。一般情況下，打印機(jī)與電腦連通之后，無(wú)須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。 b) 打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序、 —— 啟動(dòng)打印機(jī)開(kāi)關(guān)； —— 放好所需打印的紙張； —— 在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作； —— 關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。 c) 打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開(kāi)關(guān)機(jī)操作。 d) 正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說(shuō)明書(shū)的指導(dǎo)進(jìn)行操作。 e) 打印文稿須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn)，在文稿上簽字后方可予以打印。 f) 打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門(mén)／人校對(duì)，然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進(jìn)行打印。 g) 為節(jié)約紙張，文稿未進(jìn)行校對(duì)之前，打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。 復(fù)印機(jī)。 a) 管理人員應(yīng)在開(kāi)始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源： —— 開(kāi)啟復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān)，復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱； —— 檢查復(fù)印紙是否放好（可以開(kāi)始工作）； —— 復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān)； —— 關(guān) 閉復(fù)印機(jī)電源插座； —— 正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。 b) 復(fù)印程序： —— 所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記，然后再?gòu)?fù)印； —— 復(fù)印頁(yè)數(shù)在五份（含）以上或 10 頁(yè)以上的，須部門(mén)負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)??； —— 復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開(kāi)始”鍵復(fù)?。? —— 復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí)，屬實(shí)的，在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn)； —— 如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò)，應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。 c) 復(fù)印機(jī)一般情況下每天開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)各一次，盡量避免頻繁開(kāi)關(guān)。 d) 為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。 傳真機(jī)：傳真機(jī)一般情況下保持 24 小時(shí)開(kāi)機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。 a) 接收傳真： —— 傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定； —— 收到傳真件后，由文員及時(shí)將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門(mén)、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)； —— 10 分鐘以內(nèi)通知接收部門(mén) ／人領(lǐng)取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時(shí)間。 b) 發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度：部門(mén)傳真件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；公司／管理處的傳真件由公司行政人事部／管理處經(jīng)理審批，內(nèi)容包括： —— 傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門(mén)、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等； —— 文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過(guò)去； —— 文員應(yīng)在 3 分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對(duì)方收到為止，然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真 記錄表》內(nèi)。 —— 傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。 碎紙機(jī)： a) 碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具，普通文稿無(wú)須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀； b) 碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書(shū)釘或膠紙等）取出，以免損壞機(jī)器； c) 按照碎紙機(jī)要求，一次不得超過(guò)最大放入量，一般情況下，不得超過(guò)三張復(fù)印紙的厚度； d) 操作人員按以上要求，打開(kāi)碎紙機(jī)電源，將須切碎的紙張放人切紙口，讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張； e) 當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎 紙清理出來(lái)后方能繼續(xù)操作； f) 正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。 電話：正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作。 a) 為有效控制電話費(fèi)，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。 b) 除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其他電話均須取消長(zhǎng)途直撥功能，須打長(zhǎng)途電話的部門(mén)／人均需辦理審批手續(xù)，并在行政部接待處登記后，方可操作。 c) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。 d) 上班時(shí)間原則上禁止打私人長(zhǎng)途電話，特殊情況須經(jīng)部門(mén)主管審批，到行政部登記后，方可操作，電 話費(fèi)從工資中扣除。 e) 個(gè)別部門(mén)因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后，可開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能，部門(mén)主管需指定人員做好登記記錄，次月 I 日?qǐng)?bào)行政人事部備案。 f) 行政部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢。 —— 到電信局打印電話費(fèi)清單。 —— 逐項(xiàng)核對(duì)登記記錄。 —— 將未登記的長(zhǎng)途電話登記在《長(zhǎng)途電話登記表》內(nèi)，報(bào)行政人事部主管審核，內(nèi)容包括：日期、部門(mén)、姓名、所撥號(hào)碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、備注等；偷打長(zhǎng)途電話的，除雙倍扣罰電話費(fèi)外，還將給予警告處分。 —— 每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門(mén)工作的指標(biāo)之一。 g) 電話接打技巧詳見(jiàn)《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修： a) 常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)，維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說(shuō)明書(shū)： —— 防塵； —— 防曬； —— 防潮； —— 防腐蝕； —— 其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。 b) 保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。 —— 評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維修單位； —— 簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書(shū)； —— 按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。 環(huán)境管理。 衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)由行 政部主管處理，詳見(jiàn)《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 a) 行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無(wú)灰塵、污跡，地面無(wú)垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無(wú)異味； b) 各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。 綠化：辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)由行政人事部處理，詳見(jiàn)《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰 當(dāng)、是否缺水、有無(wú)病、枯現(xiàn)象； 安全管理。 工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。 保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無(wú)損壞、丟失現(xiàn)象。 各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí)，下班時(shí)應(yīng)將重要資料放人安全地點(diǎn)，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門(mén)窗。 客戶服務(wù)中心實(shí)行 24 小時(shí)服務(wù)制度，值晚班時(shí)應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé)，值班保安人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位，并做 好相應(yīng)的記錄，詳見(jiàn)《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》： a) 消防設(shè)施、配電房； b) 領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室； c) 水源、空調(diào)的關(guān)閉情況； d) 加班情況。 記錄 《打印／復(fù)印審批表》。 《復(fù)印記錄表》。 《接收傳真登記表》。 《發(fā)送傳真登記表》。 《長(zhǎng)途電話登記表》。 相關(guān)支持文件 《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《文書(shū)處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 。 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 打印 /復(fù)印審批表 XZQR03 編號(hào)： 部門(mén) 姓名 職務(wù) 申請(qǐng)時(shí)間 打印 /復(fù)印內(nèi)容 要求完成時(shí)間 實(shí)際完成時(shí)