【正文】 指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚： a) 正文文字一律自左而右橫排； b) 要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每段開頭空兩個(gè)字； c） 正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。 主送機(jī)關(guān)。 c) 文號(hào)統(tǒng)一使用 5 號(hào)宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。簡(jiǎn)稱文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容。 a) 按《國(guó)家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、指令；決定（決議）；指示 ；公告、通告（布告）；通知；通報(bào)；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要；計(jì)劃；總結(jié)。 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。 合同期滿且需辦理續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室，由行政部主管按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審．重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。 合同履約完畢，對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。 對(duì)外提供服務(wù)的合同，由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 行政部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后，由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。 生效的合同原則上一式四份，公司與顧客各兩份，需進(jìn)行公證的須報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。 b) 對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： — — 分供方的履約能力； —— 分供方提供的價(jià)格； —— 分供方的信譽(yù)； —— 分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否違法； —— 合同的風(fēng)險(xiǎn)； —— 合同履約監(jiān)控能力； —— 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 合同的制定 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款： a) 標(biāo)的； b) 數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）； c) 價(jià)款或酬金； d) 履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件； e) 合同終止條件； f) 違約責(zé)任； g) 專用合同約定的其他必要條款。 書面的和非書面的。 程序要點(diǎn) 合同管理的范圍：包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。 c） 經(jīng)行政部主管復(fù)核同意后報(bào)總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批同意的按正常手續(xù)辦理（申請(qǐng)人第一次申請(qǐng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的，以后的申請(qǐng)無須再報(bào)總經(jīng)理審批）；總經(jīng)理不同意的不予辦理。 名片印刷程序。 行政部主管負(fù)責(zé)名片、工作證、圖書管理工作的監(jiān)督。 《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 記錄 《公 章印模登記表》。 印章的保管。 相關(guān)部門提出廢止印章意見書。 使用部門提出重新刻制申請(qǐng)，并經(jīng)審批、刻制。 損壞、丟失處理。 行政部收到經(jīng)審批同意的申請(qǐng)后方可借出公章并登記。 借用。 行政部審核印章圖案是否美觀及合法，要求是否符合規(guī)格。 財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的管理并承擔(dān)管理責(zé)任。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司各類印章的管理。 批準(zhǔn)后由綜合部對(duì)外聯(lián)系制作。 標(biāo)識(shí)的設(shè)置制作程序。用圖形和符號(hào)進(jìn)行的標(biāo)識(shí)，圖形和符號(hào)應(yīng)符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)或通用法則。有建筑高度限制車輛最大高度的，應(yīng)在建筑物車輛通過位置作限高的標(biāo)識(shí)。 c) 重點(diǎn)設(shè)備如電梯用標(biāo)識(shí)牌標(biāo)識(shí)出其位置及使用注意要點(diǎn)。 特殊場(chǎng)所、環(huán)境的標(biāo)識(shí)： a) 消防箱、消防栓、消防管道用紅色標(biāo)識(shí)，且在消防箱上噴有 。 a) 各類房屋用樓號(hào)、單元號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)標(biāo)牌予以識(shí)別。 各類服務(wù)產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)。 a) 公司機(jī)關(guān)和各管理處及下屬各部門的大門設(shè)置有醒目的門牌和指引牌。 b) 各類服務(wù)人員在當(dāng)值工作時(shí)必須佩戴統(tǒng) 一的工作卡。 程序要點(diǎn) 服務(wù)標(biāo)識(shí)的使用、設(shè)置范圍。 打印 /復(fù)印審批表 XZQR03 編號(hào)： 部門 姓名 職務(wù) 申請(qǐng)時(shí)間 打印 /復(fù)印內(nèi)容 要求完成時(shí)間 實(shí)際完成時(shí)間 打印復(fù)印份數(shù) 部門負(fù)責(zé)人審批 審批時(shí)間 復(fù)印記錄 XZQR04 編號(hào)： 日期 復(fù) 印 內(nèi) 容 規(guī)格 頁數(shù) 作廢 頁數(shù) 部 門 姓 名 管理員 簽 名 接收傳真登記表 XZQR05 編號(hào)： 日 期 內(nèi) 容 接收部門 發(fā)送部門 傳真號(hào) 接收部門簽 名 接 收 時(shí) 間 備 注 發(fā)送傳真登記表 XZQR06 編號(hào)： 日 期 內(nèi) 容 發(fā)送部門 接收部門 傳真號(hào) 簽 名 發(fā) 送 時(shí) 間 備 注 長(zhǎng)途電話登記表 XZQR09 編號(hào)： 日 期 電話號(hào)碼 打電話 時(shí) 間 通 話 時(shí) 間 通 話 費(fèi) 用 部 門 簽 名 備 注 8. 服務(wù)標(biāo)識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范服務(wù)標(biāo)識(shí)的使用與設(shè)置，為小區(qū)住戶的居家工作生活提供方便。 《文書處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 。 《發(fā)送傳真登記表》。 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé)，值班保安人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位，并做 好相應(yīng)的記錄，詳見《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》： a) 消防設(shè)施、配電房； b) 領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室； c) 水源、空調(diào)的關(guān)閉情況； d) 加班情況。 工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。 a) 行政部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味； b) 各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。 —— 評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維修單位； —— 簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書； —— 按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。 —— 每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。 f) 行政部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢。 b) 除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其他電話均須取消長(zhǎng)途直撥功能，須打長(zhǎng)途電話的部門／人均需辦理審批手續(xù)，并在行政部接待處登記后，方可操作。 —— 傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 傳真機(jī)：傳真機(jī)一般情況下保持 24 小時(shí)開機(jī)。 a) 管理人員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源： —— 開啟復(fù)印機(jī)開關(guān)，復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱； —— 檢查復(fù)印紙是否放好（可以開始工作）； —— 復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān)； —— 關(guān) 閉復(fù)印機(jī)電源插座； —— 正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。 f) 打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。 b) 打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序、 —— 啟動(dòng)打印機(jī)開關(guān)； —— 放好所需打印的紙張； —— 在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作； —— 關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。 e) 財(cái)務(wù)、行政人事等專用電腦，電腦管理員須設(shè)置密碼。 a) 經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用。 辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。 職責(zé) 行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。 《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 考評(píng)時(shí)受考人的行為造成的不良后果已觸犯《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》所列出的必須加以懲處的條款，則除在考評(píng)檢查表相應(yīng)欄目?jī)?nèi)扣完相應(yīng)分值外，另依據(jù)《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》對(duì)受考人追加處罰。 行政部文員考評(píng)扣分細(xì)則。具體構(gòu)成： a) 工作效果（滿分 20 分）； b) 執(zhí)行規(guī)程質(zhì)量（滿分 20 分）； c) 工作效率（滿分 10 分）； d) 培訓(xùn)質(zhì)量（滿分 10 分）； e) 服務(wù)質(zhì)量（滿分 20 分）； f) 執(zhí)行其他相關(guān)作業(yè)規(guī)程質(zhì)量（滿分 10 分）； g) 其他質(zhì)量（滿分 10 分）。 行政部主管除應(yīng)嚴(yán)格按以上的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程進(jìn)行工作外，還需嚴(yán)格遵守公司其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的要