【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 深圳某物業(yè)管理公司公文批辦單編號(hào)：HFWY. QR/TY－031 版本：A/0 序號(hào)：文 件 標(biāo) 題附 件擬 文 部 門擬 文 人收 文 時(shí) 間返 文 時(shí) 間辦公室意見(jiàn)：相關(guān)部門意見(jiàn)：總經(jīng)理意見(jiàn)：備注：深圳某物業(yè)管理公司工作聯(lián)系函編號(hào)： HFWY. QR/TY－032 版本： A/0 序號(hào)：發(fā)函部門發(fā)函時(shí)間發(fā)函經(jīng)辦人收函部門收函時(shí)間收函經(jīng)辦人發(fā)函內(nèi)容收函部門回復(fù)要求回復(fù)時(shí)間200 年 月 日實(shí)際回復(fù)時(shí)間200 年 月 日協(xié)調(diào)事宜：發(fā)函部門經(jīng)理（主任）簽名回函部門經(jīng)理（主任）簽名深圳某物業(yè)管理公司發(fā)送傳真審批單 編號(hào)：HFWY. QR/TY－033 版本： A/0 序號(hào)： 部 門姓 名職 務(wù)申請(qǐng)時(shí)間傳真標(biāo)題頁(yè) 數(shù)接收部門傳真號(hào)接 收 人部門經(jīng)理（主任）審批時(shí) 間完成時(shí)間備 注深圳某物業(yè)管理公司發(fā)送傳真審批單 編號(hào)：HFWY. HFWY. QR/TY－033 版本： A/0 序號(hào)： 部 門姓 名職 務(wù)申請(qǐng)時(shí)間傳真標(biāo)題頁(yè) 數(shù)接收部門傳真號(hào)接 收 人部門經(jīng)理（主任）審批時(shí) 間完成時(shí)間備 注深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 合同管理規(guī)程頁(yè) 碼第1頁(yè) 共3頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 目的規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作，確保公司利益和信譽(yù)。 適用范圍適用于公司所有合同的管理工作。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司合同的審批和簽署。 辦公室負(fù)責(zé)公司合同的評(píng)審、管理和歸檔。 與合同內(nèi)容有關(guān)的部門負(fù)責(zé)按合同條款執(zhí)行。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督執(zhí)行,憑合同原件收款或付款。 工作程序 合同的起草 合同的起草原則A. 符合國(guó)家《合同法》的規(guī)定，遵循合法、真實(shí)、平等、協(xié)商的原則。B. 凡標(biāo)的金額較大的非即時(shí)結(jié)清的經(jīng)濟(jì)交易行為，及其他要明確權(quán)利、義務(wù)及責(zé)任的經(jīng)濟(jì)交易行為，皆應(yīng)簽訂文書(shū)化的合同，以保證其順利履行。C. 合同起草前應(yīng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格、對(duì)方的主體資格、對(duì)方的履約能力及信譽(yù)等收集足夠的信息，做好充分的準(zhǔn)備。D. 標(biāo)的金額較大的建筑工程合同，應(yīng)通過(guò)議標(biāo)或招標(biāo)訂立。 合同必備條款A(yù). 標(biāo)的；B. 數(shù)量和質(zhì)量；C. 價(jià)款或酬金；D. 履行期限、地點(diǎn)和方式；E. 違約責(zé)任；F. 爭(zhēng)議解決辦法；深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第 0 次修改標(biāo)題 合同管理規(guī)程頁(yè) 碼第 2 頁(yè) 共3頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 公司各類合同由經(jīng)辦部門或公司領(lǐng)導(dǎo)指定部門起草。 合同的評(píng)審與審批 由起草部門填寫《合同審批表》，交辦公室。 辦公室根據(jù)合同標(biāo)的情況認(rèn)真審核后，呈公司總經(jīng)理審批。如合同標(biāo)的金額較大，需召集相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。 凡屬集團(tuán)公司規(guī)定要法律主管審核的合同，一律送集團(tuán)公司法律主管審核同意后再行簽署合同。 合同的簽訂 簽訂合同的原則A. 公司所有合同統(tǒng)一由總經(jīng)理簽字，加蓋公司公章；B. 一般由對(duì)方先簽字蓋章后，再呈總經(jīng)理簽字，蓋章；如對(duì)方要求同時(shí)簽約，可由辦公室確定時(shí)間、地點(diǎn)，作好相關(guān)簽約準(zhǔn)備；C. 合同原則上要求加蓋騎縫章。 合同約定擔(dān)保的，必須由擔(dān)保單位法定代表人或授權(quán)委托人簽字，并加蓋擔(dān)保單位公章或合同專用章。 根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要應(yīng)呈報(bào)主管機(jī)關(guān)鑒證或批準(zhǔn)、工商行政管理部門鑒證、公證處公證的合同，應(yīng)在合同簽字后及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。 合同的存檔合同原件由辦公室統(tǒng)一存檔，合同附件及相關(guān)資料應(yīng)與合同原件一并保存（實(shí)物樣品、樣板應(yīng)由執(zhí)行部門保存），合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部存復(fù)印件。 合同的履行 合同簽訂后，經(jīng)辦部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)保證其順利履行。 在合同履行過(guò)程中，確需變更、解除或簽訂補(bǔ)充協(xié)議的，應(yīng)由經(jīng)辦部門提出書(shū)面申請(qǐng)，按原合同審批程序辦理審批手續(xù)，并積極采取措施防止或減少經(jīng)濟(jì)損失。 合同糾紛處理深圳某物業(yè)管理公司文 件 編 號(hào)修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 合同管理規(guī)程頁(yè) 碼第 3 頁(yè) 共3頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 合同糾紛處理的原則A 堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)，以合同條款為準(zhǔn)則，采用友好協(xié)商方式加以解決。B 因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，經(jīng)辦部門必須堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)主動(dòng)與對(duì)方協(xié)商，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失。C 在處理糾紛時(shí)，各部門應(yīng)協(xié)調(diào)一致，積極配合，堅(jiān)持統(tǒng)一行動(dòng)，一致對(duì)外，不互相推諉、指責(zé)、埋怨。 發(fā)生合同糾紛應(yīng)按以下程序進(jìn)行處理：A 糾紛發(fā)生后，經(jīng)辦部門在處理未果的情況下，應(yīng)及時(shí)以書(shū)面報(bào)告報(bào)公司。B 經(jīng)辦部門按公司批示意見(jiàn)，會(huì)同相關(guān)部門和人員進(jìn)行取證，并和對(duì)方進(jìn)一步商談，將雙方談判結(jié)果整理匯總，報(bào)公司審批。C 經(jīng)辦人員按批示意見(jiàn)和對(duì)方商定最終處理方案，如雙方達(dá)成一致，簽定書(shū)面文件；如雙方無(wú)法達(dá)成一致，則采用法律手段加以解決。 相關(guān)文件和記錄 《合同審批表》 －034 《公文管理規(guī)程》 《公章管理規(guī)程》 《檔案管理規(guī)程》 深圳某物業(yè)管理公司合同審批表編號(hào)：HFWY. QR/TY－034 版本： A/0 序號(hào)：合 同名 稱申報(bào)單位申 報(bào) 人合 同雙 方甲方：聯(lián) 系 人聯(lián)系電話乙方：聯(lián) 系 人聯(lián)系電話合同主要條款（事項(xiàng)）：（1） 標(biāo)的（2） 數(shù)量與質(zhì)量要求（3） 價(jià)款酬金（4） 履行期限、地點(diǎn)與方式（5） 違約責(zé)任申報(bào)部門意見(jiàn)相關(guān)部門意見(jiàn)辦公室意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)深圳某物業(yè)管理公司修 改 編 號(hào)HFWY/WI/BG04修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 檔案管理規(guī)程頁(yè) 碼第1頁(yè) 共3 頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 目的建立和健全公司檔案管理制度，確保檔案的齊備和完整，更好地為公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展、科學(xué)決策和管理工作服務(wù)。 適用范圍適用于公司檔案管理工作。 職責(zé) 辦公室主任負(fù)責(zé)審批檔案資料的借閱。 行政秘書(shū)負(fù)責(zé)公司檔案資料的管理。 各部門資料管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的整理和存檔管理工作。 工作程序 檔案資料的收集和整理 辦公室行政秘書(shū)負(fù)責(zé)公司公文資料的收集，將分散在各部門和個(gè)人手中的文件、資料集中整理：其中包括呈文資料、收文資料、發(fā)文資料、公司各種榮譽(yù)證書(shū)、上報(bào)資料、書(shū)籍、膠卷、照片、錄音帶、錄相帶等的收集。 各部門資料管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集整理。 檔案資料的分類A. 行政檔案；B. 人事檔案；C. 會(huì)計(jì)檔案（參照公司《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)程》）；D. 工程檔案；E. 其它檔案。 檔案資料的歸檔 行政秘書(shū)或部門資料管理員將公司或部門經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的呈文、收文和發(fā)文資料進(jìn)行科學(xué)分類和立卷，擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面和裝訂案卷。深圳某物業(yè)管理公司修 改 編 號(hào)HFWY/WI/BG04修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 檔案管理規(guī)程頁(yè) 碼第2 頁(yè) 共3 頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某 將相應(yīng)標(biāo)題、編號(hào)和內(nèi)容錄入電腦存檔。 檔案資料的保管 檔案資料的保管期限A. 政府機(jī)關(guān)和行業(yè)主管部門的批文、公司董事會(huì)的各種決議、公司的各種證件以及公司獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)應(yīng)永久性保存；B. 各種建筑工程圖紙?jiān)诮ㄖ镆平怀鋈ブ皯?yīng)妥善保管；C. 各部門要指定專人，妥善保管好本部門的檔案資料；D. 一般的檔案資料應(yīng)保管3年（質(zhì)量體系的記錄保存期限按《記錄控制程序》執(zhí)行），3年后視情況而定：a) 無(wú)查考價(jià)值的，進(jìn)行銷毀；b) 有查考價(jià)值的，重新進(jìn)行分類、歸檔、保管。 各檔案保管人員做好檔案資料的防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防高溫，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。 檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作和辭職時(shí)，應(yīng)在離職前辦理好交接手續(xù)。 公司下屬各部門撤銷時(shí)，應(yīng)將本部門全部的檔案資料認(rèn)真整理，妥善保管，并向公司辦公室移交；各種臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案資料也應(yīng)向公司辦公室移交。 檔案資料借閱 各部門檔案資料的借閱A. 借閱人填寫《檔案借閱審批表》，寫明借閱用途、借閱文件名稱和編號(hào)、歸還日期等情況。B. 檔案保管部門經(jīng)理（主任）審批，同意后方可借出。 公司檔案資料的借閱A. 借閱人填寫《檔案借閱審批表》。B. 借閱人所在部門經(jīng)理（主任）簽署借閱意見(jiàn)，同意后方可報(bào)辦公室審批。C. 辦公室主任審批，重要檔案資料的借閱需經(jīng)公司總經(jīng)理批示，批示同意后，方可辦理深圳某物業(yè)管理公司修 改 編 號(hào)HFWY/WI/BG04修 改 狀 態(tài)A版 第0次修改標(biāo)題 檔案管理規(guī)程頁(yè) 碼第3頁(yè) 共3頁(yè)編 制唐某某審 核楊某某批 準(zhǔn)卜某某D. 檔案的借閱手續(xù)。E. 行政秘書(shū)根據(jù)審批意見(jiàn)辦理借用手續(xù)，并作好記錄。 檔案借閱的其他要求A. 檔案資料一般不向外單位借閱。集團(tuán)所屬單位借閱本單位與業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案文件時(shí)，需公司總經(jīng)理批示后，方可借閱。B. 閱讀C. 機(jī)密以上文件，只限在檔案室查閱。確因工作需要必須攜出的（只限于本集團(tuán)內(nèi)部），需經(jīng)總經(jīng)理同意，并應(yīng)按時(shí)歸還注銷，注意保密。D. 借閱的檔案文件，一般不許摘抄。借閱人要對(duì)借閱檔案嚴(yán)加愛(ài)護(hù)，不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、轉(zhuǎn)借、遺失、不得帶出所在部門。E. 借閱人應(yīng)定期歸還借閱檔案，借出檔案的期限最長(zhǎng)不得超過(guò)一周，如因工作需要，可辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員或借閱人員因不按規(guī)定辦理借閱手續(xù)而造成不良后果，應(yīng)該按公司規(guī)定追究責(zé)任，并進(jìn)行嚴(yán)肅處理。 檔案資料銷毀 公司無(wú)查考價(jià)值檔案資料的銷毀，由辦公室行政秘書(shū)提出，辦公室主任審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 各部門無(wú)查考價(jià)值檔案資料的銷毀，由資料保管員提出，報(bào)部門經(jīng)理（主任）批準(zhǔn)后執(zhí)行。 檔案資料的銷毀由專人負(fù)責(zé)，一般為辦公室行政秘書(shū)和各部門資料管理員。同時(shí)，要有專人進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案遺失和泄密。 檔案資料銷毀時(shí)，原保管人要做好所銷毀檔案資料的登記工作。 相關(guān)文件和記錄 《檔案借閱審批表》 －001 《檔案銷毀登記表》 《行政獎(jiǎng)罰規(guī)程》 深圳某物業(yè)管理公司檔案借閱審批表編號(hào)：HFWY. QR/BG－001 版本： A/0 序號(hào)： 文件名稱文件編號(hào) 文件數(shù)量（ ）頁(yè)（ ）本（ ）套申請(qǐng)部門借閱原因： 借閱人： 年 月 日借閱部門意見(jiàn)檔案管理部門意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)辦 理 結(jié) 果歸 還 時(shí) 間深圳某物業(yè)管理公司檔案銷毀登記表編號(hào)：HFWY. QR/BG－002 版本： A/0 序號(hào)：序號(hào)文件名稱頁(yè) 數(shù)存檔時(shí)間銷毀時(shí)間銷毀人見(jiàn)證人備注