【文章內(nèi)容簡介】 料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。 第十一條 電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一 并歸檔保存 ，即反映同一內(nèi)容而載體不同的文件材料要保持其一致性（紙質(zhì)、電子文件一致）。 第十二條 歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。 第十三條 歸檔文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 第十四條 兩個以上單位合作完成的項目，由主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。 第十五條 各部門的專（兼）職檔案人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門負責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要的文 件材料移交時應(yīng)編制歸檔說明。檔案部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。 第十六條 交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊 ， 并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。 第五章 歸檔時間 第十七條 管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。 第十八條 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì) — 29— 文件歸檔時間一致。 第十九條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在結(jié)束后及時歸檔。 第二十條 企業(yè)員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。 第二十一條 各 指揮部、項目部工作終止、機構(gòu)撤銷之前，應(yīng)將 機構(gòu)存在期間形成的有參考利用價值的 文件材料整理立卷移交本單位 檔案部門保管。 第二十二條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔： 一、變更、修改、補充的文件材料； 二、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； 三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料； 四、其他臨時活動中形成的文件材料。 第 六 章 文書檔案的整理、保管和統(tǒng)計 第 二 十 三 條 保管期限的劃分 ： 文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期 3 種，永久為50 年以上，長期為 超過 16～ 50 年，短期為 15 年以下。對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的 檔案，列為永久保存 。對本單位在較長時期內(nèi)有利用價值的檔案 ，列 為長期保存 。對本單位在較短時期內(nèi)有利用價值的檔案 ，列 為短期保存 。 介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長。 各種文件材料的具體 — 30— 保管期限 見 《 集團公司 文書檔案保管期限表 》 （附件 2）。 第二十四條 檔案密級的劃分 ： 屬于國家秘密的文件資料，應(yīng)按規(guī)定標(biāo)明密級（絕密、機密、秘密），確定保管期限。屬于企業(yè)商業(yè)秘密的文件資料，如重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造以及試驗、生產(chǎn)的配方和工藝訣竅、審計報告等，應(yīng)由文件形成部門標(biāo)明并確定保密期限。保密期限屆滿的，自行解密；保密期 限需要延長的，由原確定密級和保管期限的部門決定；在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保管期限的部門或者上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)及時解密。 第二十五條 根據(jù)《 中鐵隧道集團有限公司 歸檔文件整理規(guī)則》，歸檔文件應(yīng)以件為單位進行整理、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。 第二十六條 歸檔文件按照全宗整理，一個單位在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗，同一個全宗的檔案不得拆散，不同全宗的檔案不得混在一起。劃分檔案全宗的原則是： （ 一 ） 行政上可以獨立行使職權(quán)，能夠以自己的名義單獨對外行文 的單位 ； （ 二 ） 財務(wù)上是一個 獨立的會計單位，可以單獨編制預(yù)、決算或財務(wù)計劃 的單位 ； （ 三 ） 設(shè)有專門的人事機構(gòu)或管理人事的干部 機構(gòu) ，有一定的任免權(quán) 的單位 。 第二十七條 一個全宗的全部檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的來源、產(chǎn) — 31— 生時間、內(nèi)容和形式，分門別類，區(qū)分不同的保管期限，進行科學(xué)分類，系統(tǒng)排列。歸檔文件可以采用保管期限 年度 機構(gòu)或年度 機構(gòu) 保管期限等分類方法。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 第二十八條 文書檔案的保管 ： （ 一 ） 各單位應(yīng) 建立必要的制度，增添必要的設(shè)備，采用科學(xué)方法，做好檔案的保管工作，保護檔案的安全，延長檔案的壽命。具有永久 和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補或復(fù)制，并在備考表上注明 ； （ 二 ） 檔案庫房是保存黨和國家、企業(yè)機密的重地，必須設(shè)在安全地點，結(jié)構(gòu)堅固，室內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸龋囟纫话銥?14～ 24℃，相對濕度為 45～ 60％），有防火、防盜等“八防”設(shè)施和措施。檔案庫房應(yīng)有專人負責(zé)管理，實行定期檢查和清點制度，并做好平時記錄。 第二十九條 檔案工作人員調(diào)動時，必須在離職前將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚，并辦理交接手續(xù)。 第三十條 文書檔案的統(tǒng)計 ： 檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的一項基礎(chǔ)工作，各單位檔案部門必 須建立登記和統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用、鑒定、銷毀及編研開發(fā)等情況進行登記和統(tǒng)計。年末 需 編制、填寫本單位文書檔案年度統(tǒng)計表和歷年統(tǒng)計表， 對統(tǒng)計數(shù)字必須認真核實， 并按規(guī)定向上級機關(guān) 報 送檔案統(tǒng)計年報表 。 — 32— 第 七 章 文書檔案的利用 第三十一條 檔案工作人員應(yīng)了解本單位的歷史和業(yè)務(wù)，熟悉所保管的檔案情況，主動開展檔案利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、歸檔文件目錄、全宗介紹等，提高查找效率；應(yīng)協(xié)同有關(guān)部門，編制組織機構(gòu)沿革、大事記、文件匯編、專題資料、專題目錄等資料，為企業(yè)各項工作服務(wù)。 第三十二條 檔案部門應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復(fù)制等制度、辦法，嚴格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關(guān)系。 第三十三條 絕密檔案，調(diào)閱單位必須指定專 人借閱，持有介紹信，說明借閱理由， 經(jīng)本單位 主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。 第三十四條 調(diào)閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調(diào)閱其他部門檔案，需經(jīng) 主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 。 黨委、紀(jì)委形成的檔案，除形成檔案的部門利用外，其他單位、部門借閱時必須持單位介紹信，經(jīng)形成檔案部門的負責(zé)人批準(zhǔn)。 第三十五條 借閱檔案資料，一般只限在檔案調(diào)閱室或辦公室查閱， 如有特殊情況需要借出時，須經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)，借出的檔案不準(zhǔn)帶至宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。 第 八 章 文書檔案的鑒定和銷毀 第三十六條 鑒定檔案，應(yīng)用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點， — 33— 正確分析和鑒別檔案的價值，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限 ： （ 一 ） 鑒定某一部分檔案時，應(yīng)以檔案部門為主，請形成部門人員參加，組成鑒定小組；全面鑒定時，應(yīng)成立專門鑒定委員會； （ 二 ） 鑒定人員要按照文書檔案保管期限表，對檔案進行直接、具體地審閱，把握文件所記述、說明的事情、事件、問題的真實性，文件作者、名稱的可靠程 度，產(chǎn)生時間、外形情況以及全宗內(nèi)檔案完整程度，進行綜合分析，不能簡單地根據(jù)檔案的目錄、文件的標(biāo)題來劃定保管期限； （ 三 ） 鑒定工作要堅持保存從寬、銷毀從嚴，孤本從嚴、復(fù)本從寬的原則 。 （ 四 ） 鑒定工作要做到存、毀恰當(dāng)，手續(xù)清楚。凡是經(jīng)過變動的案卷或文件，都應(yīng)將剔出文件的內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)手人姓名等，在盒內(nèi)備考表上如實注明。 第三十七條 對已經(jīng)超過保管期限的文書檔案進行鑒定、銷毀 ： （ 一 ） 對改變保管期限繼續(xù)留存的檔案，要編造目錄，插入相應(yīng)的年度； （ 二 ） 對確無保管價值的需要銷毀的檔案，寫出鑒定工作報告，編造銷毀清 冊和銷毀目錄，經(jīng)形成檔案的部門復(fù)審后，報請領(lǐng)導(dǎo)審批銷毀； （ 三 ） 銷毀檔案時要有兩人以上進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上 — 34— 簽字； （ 四 ） 鑒定工作結(jié)束后，要將鑒定工作報告、銷毀清冊、目錄等，列入當(dāng)年的檔案內(nèi)長期保存。 第 九 章 文書檔案的移交 第三十八條 各單位、各部門的檔案不得任意分散、轉(zhuǎn)移和銷毀。每年上半年內(nèi)，必須按時向本單位檔案部門移交上一年度形成的全部檔案。由移交單位（部門）填寫歸檔文件移交清冊、歸檔文件目錄一式兩份，經(jīng)雙方單位（部門）蓋章和經(jīng)辦人簽字后各存一份。 第三十九條 臨時機構(gòu)（如工程指揮部、項目經(jīng)理部、 辦事處等）和中外合資機構(gòu) 所形成的檔案 ，在機構(gòu)撤 銷 后必須指定專人進行 整理，按隸屬關(guān)系向檔案部門移交。 第 四十 條 單位或機構(gòu) 在 撤銷、合并 以及名稱變更 或者 發(fā)生其它 重大 事項 變動時，其檔案材料應(yīng)由原單位按規(guī)定整理。如撤銷，應(yīng)向上一級檔案管理部門移交；如合并，應(yīng)向上一級檔案管理部門指定的單位移交。 第六章 附則 第四十一條 本 規(guī) 則由 集團公司 辦公室 負 責(zé)解釋。 第四十二條 本 規(guī) 則 自印發(fā) 之日起 實施 。 附件： 文書檔案 保管期限 表 — 35— 附件 1： 國有企業(yè)文件材料歸檔范圍 一、黨群工作 形成的文件材料 （一）黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關(guān)會議。 （二）黨組織建設(shè)、黨員和干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動或 事件 。 （三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作。 （四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。 （五）專業(yè)學(xué)會、協(xié)會工作，群眾團體活動。 二、行政管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，企業(yè)章程。 （二）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，下同）構(gòu)成及變更，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)及變更。 （三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的活動。 （四）綜合性行政事務(wù)，企業(yè)事務(wù)公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。 （五）法律事務(wù)，紀(jì)檢監(jiān)察，公證工作。 （六）審計工作。 （七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務(wù)任免，職稱評聘。 — 36— （八）職工教育與培訓(xùn)工作。 （九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。 （十）后勤福利，住房管理。 （十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災(zāi)害。 （十二）外事工作。 三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料 （一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策。 （二）計劃管理，責(zé)任制管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。 （三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本 運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權(quán)變動，清產(chǎn)核資。 （四）屬企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理。 （五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。 （六）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)調(diào)查等。 （七）財務(wù)管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。 （八）物資采購、保存、供應(yīng)和流通。 （九）經(jīng)營業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理。 （十）境外項目管理。 （十一）招投標(biāo)項目管理。 四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料 （一）生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。 （二）質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作。 — 37— （三）能源管理。 （四）企 業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理。 （五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。 （六）環(huán)境保護、檢測與控制。 （七）計量工作。 （八）標(biāo)準(zhǔn)化工作。 （九）檔案、圖書、情報工作。 五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料 A 工業(yè)企業(yè) （一）產(chǎn)品的市場調(diào)研、立項論證、設(shè)計。 （二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。 （三）產(chǎn)品的檢驗、包裝。 （四）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。 （五）產(chǎn)品鑒定、評優(yōu)。 （六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。 B 非工業(yè)企業(yè) （一）業(yè)務(wù)項目的研發(fā)與形成。 （二）業(yè)務(wù)項目的經(jīng)營 （三）業(yè)務(wù)項目的保障與 監(jiān)督。 六、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料 （一）科研項目的調(diào)研、申報立項。 （二）科研項目的研究、實驗。 — 38— （三）科研項目的總結(jié)、鑒定。 （四）科研項目的報獎、推廣應(yīng)用。 七、職工個人管理形成的文件材料 （一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。 （二）職工的鑒定、考核。 （三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘。 （四）職工的獎勵與處分。 （五）職工的工資、保險、福利待遇等。 （六）職工的培訓(xùn)與崗位技能評定等。 （七）其他記載個人重要社會活動的文件材料。 （八）其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料。 — 39— 附件 2： 集 團 公司 文書檔案保管期限表 順號 條 款 名 稱 保管期限 一 會議文件 （一） 本單位黨政 紀(jì) 工團召開的代表大會、工作會議的文件材料 1 通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、主席團會議記錄、簡報等 永久 2 大會發(fā)言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶 長期 3 一般簡報、參考文件、小組記錄、會議服務(wù)的計劃、總結(jié) 短期 （二） 本公司董事、監(jiān)事、理事、股東持股會會議記錄、紀(jì)要、決定 永久 （三） 本單位黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)會議文件材料， 如黨委會、全委會、常委會 （常委 擴大會 ） ，總經(jīng)理辦公會，黨政 （黨政工） 聯(lián)席會議的決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件 永久 （四） 本單位紀(jì)委、工會、團委的會議記錄、紀(jì)要、決議事項