【正文】 逐件編號。文書處理部門應(yīng)對歸檔的每件文件編室件號，并在每件文件上加蓋歸檔章（ 見 附件 2），填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、室編件號。檔案部門填寫?zhàn)^編件號 。 12 (一 )全宗號： 集團公司 給所屬各立檔單位 全宗代號（ 見 附件 10） ； (二 )年度：歸檔文件形成的年度，以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 “ 1998” ； (三 )保管期限 :歸檔文件保管期限（永久、長期、短期）或代碼（永久 長期 短期 3） ； (四 )件號 :文件的排列序號。室編件號 ,由文書部門編制 ；館編件號 ,由檔案部門根據(jù)進館（科）時檔案變動情況編制 ； (五 )機構(gòu) :各單位內(nèi)部組織機構(gòu)的名稱（或規(guī)范的簡稱） ； (六 )歸檔文件章蓋在歸檔文件首頁上端的空白處，填寫各欄項目時，應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料或刻制的小章加蓋。 第十 八 條 編目 文書處理部門應(yīng)依據(jù)歸檔文件分類方 案和室編件號順序編制歸檔文件目錄 ： 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、電子文件名、備注、機構(gòu)、電子文件載體號等項目（ 見 附件 3） 。 （一）件號 :填寫室編件號 ； （二）責(zé)任者 :制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者時，應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用 13 “本單位”或“本公司”等含義不明的簡稱 ； （三）文號 :文件的發(fā)文字號。轉(zhuǎn)發(fā)文件和來文文件的字號，如不能在文號欄內(nèi)顯示，可在標(biāo)題后加 “ [ ]” 注明 ； （四） 題名 :文件標(biāo) 題。沒有標(biāo)題的或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“ [ ]”號 ； （五） 日期 :文件簽發(fā)日期。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如“ 2020 年 9 月 8 日 ” ， 應(yīng) 填寫為 “ 20202008” ； （六） 頁數(shù) :每一件歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁 ； （七） 電子文件名 :電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴展名 ； （八） 備注 :注釋文件需要說明的情況 ； （九） 機構(gòu)：各單位內(nèi)部組織機構(gòu)的名稱（或規(guī)范化 的簡稱）。 （十） 電子 文件載體號 :電子文件脫機存儲載體的編號，由檔案部門填寫 。 歸檔文件目錄應(yīng)按保管期限 裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可視需要設(shè)單位名稱、年度、保管期限等項目（ 見附件 4）。 第十 九 條 裝盒 歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機構(gòu)的文件不能放在 14 同一盒內(nèi)。 （一） 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱全稱）。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長寬），盒脊厚度為 20mm、 30mm、 40mm 等（ 見 附件 5） ； （二）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在 盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)、室編件號、館編件號 （室、館編件號填寫盒內(nèi)第 一件和最后一件文件起止件號，中間用“ — ”號連接）、盒號等項目（ 見 附件 7） ； 第 二十 條 備考表 ： 備考表（ 見 附件 9）放在盒內(nèi)文件之后（可印制在封三上），項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期 。 (一 )盒內(nèi)文件情況說明 :填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況 ； (二 )整理人 :負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名 ； (三 )檢查人 :檔案部門負責(zé)檢查檔案質(zhì)量的人員姓名 ； (四 )日 期 :歸檔文件整理完畢的日期 。 第六章 移 交 第 二十 一 條 文書處理部門 要按時 將 歸檔文件材料 以件為保管單位向檔案部門移交。 第二十 二 條 文書處理部門向檔案部門移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊”（ 見 附件 8），并附歸檔文件目錄，一式兩份 。 雙方點收并檢查歸檔文件質(zhì)量合格后，在移交清冊上 15 簽名蓋章，雙方各存一份備查。 第七章 附 則 第二十 三 條 本規(guī)則由 集團公司 辦公室 負責(zé)解釋。 第二十 四 條 本規(guī)則 自印發(fā) 之日起 實施 。 附件 ： 1．會議記錄紙首頁 2． 文書檔案 歸檔章式樣 3．歸檔文件目錄式樣 4．歸檔文件目錄封面式樣 5． 文書 檔案盒封面式樣 6． 文書 檔案盒脊背式樣（豎放） 7． 文書 檔案盒脊背式樣（橫放） 8．歸檔文件移交清冊式樣 9． 文書檔案 備考表式樣 10． 全宗代碼表 16 附件 1:會議記錄紙首頁 單 位 名 稱 會議 年第 次會議記錄封簽 時 分 開始 日期： 年 月 日 時 分 結(jié)束 地 點： 主持人： 記錄人： 會議主要內(nèi)容 出 席 （共 人） 列 席 （共 人） 缺 席 會議文件 1．原始記錄 頁； 2．會議文件 件。 第 頁共 頁 17 附件 2:文書檔案 歸檔章式樣 單位全宗 年度 室編件號 機構(gòu) 保管期限 館編件號 3 15mm 28mm 18 附件 3:歸檔文件目錄式樣 歸檔文件目錄 機構(gòu) : 電子文件載體 件號 責(zé)任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 電子文件名 備注 19 附件 4:歸檔文件目錄封面式樣 歸檔文件目錄 全宗名稱 年度 保管期限 20 附件 5:文書 檔案盒封面式樣 注 :方框 上 、 下 、左、右 分別保留 35mm、 30mm、 20mm、 25mm 全 宗 名 稱 21 附件 6:文書 檔案盒脊背式樣（豎放） 全宗號 年 度 期 限 機 構(gòu) 室件號 館件號 盒 號 注 : 脊背方框上空 20mm、下空 30mm，“機構(gòu)”單元格高 70mm,“室件號”、“館件號”單元格高35mm,其余單元格高 30mm。 22 附件 7:文書 檔案盒脊背式樣（橫放） 全宗號 年 度 期 限 機 構(gòu) 室件號 館件號 盒 號 注 : 脊背方框上空 20mm、下空 30mm，“機構(gòu)”單元格高 70mm,“室件號”、“館件號”單元格高35mm,其 余單元格高 30mm。 23 附件 8:歸檔文件移交清冊式樣 歸檔文件移交清冊 共計 : 盒 件 其中 :永久 : 盒 件 長期 : 盒 件 短期 : 盒 件 移交單位 : 接收單位 : 移 交 人 : 接 收 人 : 24 附件 9:文書檔案 備考表式樣 35 單位：毫米 備 考 表 30 情 況 說 明 ： 10 45 10 60 10 10 整 理 人： 10 檢 查 人： 10 年 月 日 25 30 25 — 25— 附件 10: 集 團 各單位 檔案全宗代號 順號 企 業(yè) 全 稱 名 稱 代號 備注 1 中鐵隧道集團有限公司 13 2 中鐵隧道勘測設(shè)計院有限公司 131 3 中鐵隧道股份有限公司 132 4 一處有限公司 133 5 二處有限公司 134 6 三處有限公司 135 7 四處有限公司 136 8 北京中鐵隧建筑有限公司 137 9 內(nèi)江新鴻路業(yè)發(fā)展有限公司 138 10 隧道設(shè)備制造有限公司 139 — 26— 中 鐵 隧道集 團 有限公司 文書檔案管理 規(guī) 則 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范 集團公司 文書檔案管理工作，統(tǒng)一 集團公司文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、 《中國中鐵股份有限公司文書檔案管理規(guī)則》及 《 中鐵隧道 集團 有限 公司檔案管理辦法》，制定本 規(guī) 則。 第 二 章 文件材料的收集、歸檔 第 二 條 文件材料的收集歸檔工作，應(yīng)納入各單位 、 各部門工作計劃 ， 納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程 ， 納入部門的職責(zé)范圍和文書處理人員（或兼職的文書人員）的崗位責(zé)任制。 第 三 條 各單位、各部 門在其職能活動中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，都必須由文書處理人 員（或兼職的文書人員）收集整理，及時向檔案部門移交歸檔，不允許 承辦單位、部門或個人分散保存。各單位應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度 ， 不按要求歸檔 、造成文件材料丟失 的應(yīng)追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。 第 四 條 各單位、各部門文書處理人員（或兼職的文書人員）在文件材料收集、整理、歸檔時，應(yīng)做好以下工作： （ 一 ） 按照歸檔范圍，將需歸檔的文件材料收集齊全、完整； （ 二 ） 對歸檔文件進行價值鑒定，確定保管期限； （ 三 ） 確定文件材料的秘密等級，絕密文件應(yīng)單獨存放； （ 四 ） 按 照文件材料之間的聯(lián)系和特征 進行分類整理 。 — 27— 第三章 歸檔范圍 第五條 企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料 ， 都 應(yīng) 按 照《 國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》 （見附件 1）及時 歸檔。 第六條 歸檔文件材料的來源： （ 一 ） 本企業(yè) 內(nèi)部形成的文件材料； （ 二 ） 本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu) (包括境外機構(gòu) )上報 本企業(yè)的文件材料 。 （ 三 ） 本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備附帶的文件材料； （ 四 ） 本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料； （ 五 ） 本企業(yè)參與的合作項目 ,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文 件材料； （ 六 ） 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料 。 第七條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。 第 四章 歸檔要求 第八條 歸檔文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系 ,并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。 第九條 歸檔文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件歸檔后不得更改。 第十條 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或 — 28— 少數(shù)民族文字）材