論工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理(編輯修改稿)
2024-10-16 13:26 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 對(duì)不同內(nèi)容 ,確定不同的目標(biāo) ,只有在工程項(xiàng)目完成后 ,所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn) ,項(xiàng)目承包獎(jiǎng)才能得到兌現(xiàn) ,如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項(xiàng)目承包合同中 ,就能保證工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 六 、竣工階段歸檔范圍： 竣工圖。建筑工程檔案資料中包括 各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調(diào)通風(fēng)工程竣工圖等。 隨著工程建設(shè)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，提高和監(jiān)督工程質(zhì)量的手段、措施不斷完善，建設(shè)工程檔案管理主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面 : (1)．建筑工程檔案具有單一獨(dú)立性、真實(shí)性、適用性等特點(diǎn)。檔案隨著工程建設(shè)同步完成的，反映了一個(gè)獨(dú)立建筑本身的整體性 。檔案形成后需要工程質(zhì)量監(jiān)督單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收，這就需要保證這些資料與工程實(shí)體一致 。讓檔案考核工程建設(shè)、檢查工作建設(shè)，讓建筑工程檔案作為建筑的永 久原始記錄。 (2)．建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的反映。 工程檔案是建設(shè)活動(dòng)的直接產(chǎn)物，全面的反映了工程建設(shè)的全過(guò)程，對(duì)建筑實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，一旦建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，可以從工程項(xiàng)目資料查找原因。 8 (3)．檔案質(zhì)量管理與工程管理相統(tǒng)一。施工單位從工程管理出發(fā)，建立健全建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨著建筑工程的進(jìn)行，資料收集工作也在進(jìn)行。防止施工單位在建設(shè)初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收 集倉(cāng)促，簽字、蓋章手續(xù)不全，影響了建設(shè)單位竣工備案和交付使用。 七 、建筑工程檔案存在的問(wèn)題及管理措施 1．存在的問(wèn)題。 (1)忽視對(duì)檔案資料的使用。檔案管理部門(mén)忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。 (2)忽視了檔案資料對(duì)相似工程的作用。對(duì)待相似工程，管理者沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料的參考作用。 (3)檔案編制人員專(zhuān)業(yè)技能欠缺，沒(méi)有認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規(guī)范，缺乏必要的真實(shí)性，不能達(dá)到檔案利用的效果。 (4)檔案管理人員對(duì) 施工現(xiàn)場(chǎng)資料收集不夠重視。檔案管理人員對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，不親臨現(xiàn)場(chǎng)了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對(duì)施工決預(yù)算有一定的影響。 (5)檔案管理人員收集資料倉(cāng)促，整理、歸檔和移交過(guò)程不夠流暢，不能及時(shí)將檔案移交給檔案管理部門(mén)。 1） 如何發(fā)揮施工檔案在工程管理中的應(yīng)有作用 ,為工程管理提供有效、及時(shí)的服務(wù) ,是一項(xiàng)嚴(yán)峻、緊迫的課題。要將施工檔案規(guī)范化 ,走上良性循環(huán)的軌道。首先要對(duì)從事資料人員加強(qiáng)培訓(xùn) ,提高人員素質(zhì) 。其次是把公司貫標(biāo)中的檔案管理辦法與施工檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái) ,從根本上改變?cè)瓉?lái)的 不規(guī)范狀況 ,對(duì)癥下藥 ,逐個(gè)予以解決。 2）對(duì)技術(shù)含量高的資料特別關(guān)照，仔細(xì)認(rèn)真記錄各分部工作，做到從源頭解決問(wèn)題。 3） 面對(duì)施工檔案基礎(chǔ)不夠扎實(shí) ,從源頭對(duì)施工檔案進(jìn)行全面梳理、整合。 4)全方位盤(pán)活以往遺留的施工資料 ,通過(guò)整理、拾遺補(bǔ)缺 ,盡快移交和歸檔。 5） 加強(qiáng)與各方之間的溝通 ,掃清移交中人為設(shè)置的障礙 ,理順向 9 建設(shè)方、監(jiān)理施工資料移交途徑 ,按照建設(shè)方、監(jiān)理具體要求組卷移交。 3．管理措施。 (1)建立健全檔案管理制度。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資 料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，施工單位必須根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中應(yīng)該明確自己的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)要完成文件資料的驗(yàn)收工作，建設(shè)遺留問(wèn)題，保證歸檔質(zhì)量。 (2)進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進(jìn)度進(jìn)行資料收集，在工程施工，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，了解工程進(jìn)展情況，并做好詳細(xì)記錄，使得檔案管理工作走向良性循 環(huán)的軌道上來(lái)。 (3)建立檔案檢索系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門(mén)建立了現(xiàn)代化的檔案管理方法，開(kāi)發(fā)了檔案檢索系統(tǒng)，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時(shí)提高了檔案管理部門(mén)協(xié)調(diào)工作能力，方便了檔案利用效率。 (4)及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在施工過(guò)程中，可能會(huì)遇到設(shè)計(jì)不合理，無(wú)法進(jìn)行施工而必須進(jìn)行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。 (5)提高檔案管理人員 的素質(zhì)。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，嚴(yán)格履行職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，讓他們了解檔案收集和管理過(guò)程中會(huì)形成那些類(lèi)型的文件，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，從而提高檔案管理隊(duì)伍的管理服務(wù)水平，采用科學(xué)的管理方法，更好的服務(wù)于建設(shè)工程檔案管理工作，同時(shí)檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容和主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用，提高檔案管理工作的水平。 (6)嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)該按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，對(duì)工程建 10 設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，必須將工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步
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