【文章內(nèi)容簡介】 件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地 許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá) 22 標(biāo)證書和證明等。 3． 8 匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。 3． 9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。 3． 10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的 各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 3． 11 題贈(zèng)性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。 3． 12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。 4． 0 檔案管理的基本程序 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨(dú)立，但又相互制約。 5． 0 檔案的收集。 就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的 各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。 5． 1 立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第 3 條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。 5． 2 立卷歸檔的時(shí)間 5． 2． 1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。 5． 2． 2 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。 5． 3 立卷歸檔的要求 5． 3． 1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。 23 5． 3． 2 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。 5． 3． 3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起 5． 3． 4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。 5． 3． 5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。 5． 3． 6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系 ，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。 5． 3． 7 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。 5． 3． 8 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。 5． 3． 9 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。 5． 3． 10 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。 5． 3． 11 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無 損。 5． 3． 12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 6． 0 檔案的借閱 6． 1 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。 6． 2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。 24 6． 3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、 抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。 6． 4 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。 6． 5 必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。 6． 6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況 ，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。 6． 7 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。 7． 0 檔案保密要求 7． 1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。 7． 2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。 7． 3 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室 主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 7． 4 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 7． 5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。 7． 6 外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。 7． 7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。 7． 8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離 ， 25 應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。 8． 0 超期檔案的銷毀 8． 1 對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。 8． 2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。 8． 3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。 9． 0 檔案的保管 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（ 檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。 26 文件資料管理流程圖 文件發(fā)行 是否合格 回收或銷毀 表 1 表 4 No Yes 文件資料編制 文 件會(huì)審 是否合格 文件批準(zhǔn) 是否合格 文件登記及維護(hù) 表 2 表 3 表 5 No No Yes 27 表 1 文件修改記錄表 文 件 名 稱 文 件 編 號 修訂日期 修 訂 類 別 號 修訂內(nèi)容簡要 修訂者 增加 刪除 異動(dòng) 廢止 28 表 2 文件更改通知單 更改文件名稱 文件編號 申請更改部門 更改內(nèi)容： 文件修改人 日期 更改頁碼 更改條款 更改狀態(tài) 文件更改記錄 發(fā)生部門 文件（頁次）收發(fā)記錄 文件 使用人 文件 管理人 日期 29 表３ 程序文件會(huì)審表 文件名稱 文件編號 編制部門 編制人 文件會(huì)審目的： １．確認(rèn)程序的規(guī)定是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。 ２．確認(rèn)程序的規(guī)定能否滿足要求。 ３．確認(rèn)程序的規(guī)定是否能夠完全執(zhí)行。 ４．確認(rèn)職責(zé)是否明確、接口是否清楚。 ５．其他需要確認(rèn)的內(nèi)容。 文件會(huì)審項(xiàng)目： １．文件格式。 ２．職責(zé)職權(quán)。 ３．工作接口。 ４．可操作程度。 ５．引用文字。 ６．記錄表格。 ７．其他。 主要 責(zé)任 部門 部門接口 負(fù)責(zé)人 意 見 相 關(guān) 責(zé) 任 部 門 30 表４ 文件歸檔登記表 文件名稱 文件編號 文件總頁數(shù) 歸檔編號 歸檔存放處 保密等級 保管期限 說明： 歸檔時(shí)間 送交人 接 收人 修改變更記錄象 修改日期 更改單號 送交人 接收人 存檔變更記錄 31 表５ 受控文件清單 文件 編號 文件名稱 發(fā)行 日期 最新 版號 發(fā)放部門 舊版收回記錄 32 歸 檔 案 卷 目 錄 卷宗號： 目錄號： 部門： 案卷順序號 立卷類目號 案卷標(biāo)題 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注 33 檔案內(nèi)容登記表 類號 案 號 內(nèi) 容 備 注 34 （機(jī)密）文件保管備查簿 類別： No. 歸檔日期 原文件編號 內(nèi)容摘要 經(jīng)辦部門 檔號 預(yù)定保存期限 份數(shù) 注 副本 影本 35 閱檔催還單 同志： 您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于 月 日前送還。 檔案室 年 月 日 檔號 文號 名稱 借期 送還期 數(shù)量 備注 宗 冊