【文章內(nèi)容簡介】 條 外來電話，接話人外出時(shí)，應(yīng)由總機(jī)或部門人員禮詢對(duì)方事由，并作出登記、轉(zhuǎn)告。第十條 長途電話使用：（一）到前臺(tái)辦理登記后再撥打。第十一條 手機(jī)使用管理：（一）為便于提高工作效率，公司領(lǐng)導(dǎo)層或特殊情況人員，其手機(jī)話費(fèi)按財(cái)務(wù)規(guī)定電話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)給予補(bǔ)助（標(biāo)準(zhǔn)另定），其他員工使用的費(fèi)用一律自理。（二）公司所有工作人員無論是在工作日，還是在休息日，節(jié)假日均不能隨意關(guān)閉手機(jī)，以便影響工作，違者將給予處罰。第七部分 電腦使用管理辦法第一章 總 則第一條 將電腦管理予以合理化，以利于業(yè)務(wù)進(jìn)行；充分發(fā)揮電腦的最大效力，特制定本管理辦法。第二章 管理辦法第二條 人員規(guī)定：（一）每臺(tái)電腦指定專門人員上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)；（二）電腦管理員負(fù)責(zé)密碼的設(shè)立管理，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露；同時(shí)，使用人員不得隨意更改密碼。（三）公司電腦由行政部統(tǒng)一調(diào)配。第三條 操作規(guī)定：（一）嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)。（二）嚴(yán)禁私自攜帶各種應(yīng)用軟件在公司電腦上進(jìn)行安裝，如需安裝，應(yīng)經(jīng)電腦管理員同意后，由管理員進(jìn)行安裝、調(diào)試。（三）嚴(yán)禁員工刪除服務(wù)器上的任何文件，以及無故對(duì)文件加密。（四）嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。（五）不得隨意下載Internet網(wǎng)上的文件，以免感染病毒。（六）嚴(yán)禁使用BT、電驢等P2P下載軟件；（七）嚴(yán)禁在任何時(shí)間使用MSN，等聊天軟件。第三章 電腦的保養(yǎng)第一條 總經(jīng)辦電腦管理人員定期使用殺毒軟件進(jìn)行病毒檢測(cè)和清理工作，電腦操作人員一旦發(fā)現(xiàn)電腦感染上病毒，應(yīng)及時(shí)報(bào)電腦管理人員處理。第二條 機(jī)器出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)電腦管理員維修。第三條 定期對(duì)電腦資料進(jìn)行整理，做好備份及刪除不必要的文件資料，保證電腦內(nèi)運(yùn)行空間的暢通，備份磁盤由電腦管理員負(fù)責(zé)管理。第四條 定期由電腦管理人員負(fù)責(zé)組織安排專業(yè)電腦維護(hù)公司進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。第八部分 電子文檔管理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司的電子文檔，保證公司檔案的完整齊全，方便日后查閱和借鑒，提高工作效率，特制定本辦法。第二條 電子文檔即能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁盤、磁帶或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。電子檔案即具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和硬、軟件說明。公司附屬組織和分支機(jī)構(gòu)皆遵循此辦法。對(duì)電子文檔規(guī)范化方面成績顯著的部門或員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。第三條 對(duì)各部門電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由各部門檔案員具體負(fù)責(zé)，總經(jīng)辦統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。第四條 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、歸檔。第五條 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。第六條 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。第七條 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。第二章 電子文檔的收集第八條 收集范圍：各部門生成的編號(hào)文件。第九條 收集與積累的要求：（一）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)文件相符合。（二）在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。（三）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。（四）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。（五）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。（六）用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。（七）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。（八）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。 收集、整理方法：（一）各部門在部門信息共享中設(shè)專用文件夾，用于存放本部門電子文件登記表及電子文件。（二）《電子文件登記表》用于登記部門各類電子文件，按公司現(xiàn)有《檔案管理制度》中有關(guān)規(guī)定將形成的各類文件分門別類予以登記（注明：文號(hào)、文件名、責(zé)任人、時(shí)間、備注等）（三）各部門所有電子文件按《電子文件登記表》中相應(yīng)的不同類別分別存放在文件夾中。（四）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。（五）電子文件的歸檔：定期（視電子文件的多少）把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。1．歸檔范圍 ：具有保存價(jià)值的電子文件屬于歸檔范圍以內(nèi)。2．歸檔時(shí)間： 邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成（視電子文件的多少）。3．檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。4．歸檔前的鑒定： 電子文件歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。即由部門檔案員實(shí)施，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，檔案管理部門監(jiān)督指導(dǎo)。 第十一條 歸檔要求（一）電子文件集中后，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，（二）推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。（三）存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、硬件及軟件環(huán)境。（四）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。第三章 電子檔案的移交與保管第十二條 電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。第十三條 檢驗(yàn)：檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％ 合格率應(yīng)達(dá)到100%。第十四條 檢驗(yàn)項(xiàng)目：載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。第十五條 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。第十六條 驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。第十七條 電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。第十八條 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。第十九條 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃— 24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—60%。第二十條 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣本隔離。第二十一條 電子檔案在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。第二十二條 存儲(chǔ)有效性保證：（一）每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。（二）每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。（三）設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。（四）磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。（五）定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。第二十三條 利用：（一）電子檔案的封存載體不得外借。（二）利用時(shí)使用拷貝件。（三）利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。（四）利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。（五）具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。第九部分 辦公鑰匙管理辦法第一章 配備原則第一條 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司內(nèi)部所有鑰匙的收發(fā)與管理。第二條 有獨(dú)立辦公室的部門和員工各自負(fù)責(zé)保管和使用公用鑰匙。第三條 文件柜、辦公桌鑰匙由相關(guān)員工負(fù)責(zé)保管和使用。第二章 使用規(guī)定第四條 員工應(yīng)妥善保管鑰匙，不得遺失、轉(zhuǎn)借和私自配制，若有違規(guī)者或造成公司財(cái)產(chǎn)損失的，將追究個(gè)人責(zé)任，并視情節(jié)給予處罰。第五條 若非正常上班時(shí)間需要回公司加班或工作的，必須通知總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人。第六條 員工離職時(shí)需及時(shí)交出所有鑰匙，并作登記備案。第十部分 員工獎(jiǎng)懲制度總 則第一條 為加強(qiáng)管理，嚴(yán)明紀(jì)律，弘揚(yáng)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，正確使用激勵(lì)手段，調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高工作效率，本著以正面激勵(lì)為主的原則，特制定本獎(jiǎng)懲制度。第二條 為了規(guī)范公司執(zhí)行行政獎(jiǎng)懲條例和人事獎(jiǎng)懲有關(guān)規(guī)定，達(dá)到獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，懲罰落后，弘揚(yáng)正氣，調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高工作效率，促進(jìn)公司健康發(fā)展的目的，特制訂本程序文件。第三條 本程序文件適用于湖北愛特投資有限公司及其子公司。第一章 職 責(zé)第四條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)重大獎(jiǎng)懲決定的審批。第五條 財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查所管轄部門負(fù)責(zé)人遵章守則和工作完成情況，并在權(quán)限內(nèi)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。第六條 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查員工遵章守則和工作完成情況，對(duì)本部門違反公司規(guī)章制度和未完成工作責(zé)任人及時(shí)進(jìn)行處罰，并將處罰結(jié)果通知總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)一公告并報(bào)財(cái)務(wù)部執(zhí)行。第七條 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)完善制度、監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況和各個(gè)部門獎(jiǎng)懲情況、調(diào)查違規(guī)違紀(jì)事實(shí)；根據(jù)制度提出獎(jiǎng)懲和公告、接受聆聽、處理員工申訴；并對(duì)有異議的獎(jiǎng)懲事項(xiàng)重新提出獎(jiǎng)懲建議，獲得批準(zhǔn)后，進(jìn)行公告。第八條 全體員工有互相監(jiān)督制度執(zhí)行情況并向總經(jīng)辦反映的責(zé)任和義務(wù)。第二章 獎(jiǎng)懲原因調(diào)查第九條 總經(jīng)辦在例行制度執(zhí)行情況檢查中發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象或員工舉報(bào)違規(guī)違紀(jì)情況，證據(jù)確鑿，不需要調(diào)查的，總經(jīng)辦不再調(diào)查。第十條 員工和部門負(fù)責(zé)人反映或舉報(bào)的違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象，總經(jīng)辦應(yīng)在接到舉報(bào)后1小時(shí)內(nèi)展開調(diào)查，了解是否存在當(dāng)事人違規(guī)違紀(jì)事實(shí)；若本人承認(rèn)事實(shí)，則調(diào)查結(jié)束；若本人不承認(rèn)事實(shí)，但有與之相關(guān)多人證實(shí)違規(guī)違紀(jì)事實(shí)存在，調(diào)查也相應(yīng)結(jié)束。一般情況下，調(diào)查應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況不得超過3個(gè)工作日。第十一條 合理化建議獎(jiǎng)勵(lì)或其他例外獎(jiǎng)勵(lì)由總經(jīng)辦調(diào)查并提出獎(jiǎng)勵(lì)形式和獎(jiǎng)勵(lì)金額，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。第十二條 總經(jīng)辦接受員工申訴，并開展調(diào)查，避免產(chǎn)生獎(jiǎng)懲不公現(xiàn)象。第三章 獎(jiǎng)懲審批權(quán)限第十三條1