【文章內容簡介】 總部進行處理； (三 ) 驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況，驗收人員應該立即拍照取證、拒收并及時通知采購總部，以利于采購總部處理。第二十條 超交處理 (一 ) 常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量的 5%以內部分，倉庫管理人員可在 U8系統(tǒng)訂單中直 接入錄實收數(shù)量；超出訂購量的 5%以上部分，倉庫管理人員應通知采購總部、申購部門，經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應商；如同意接收，則由采購總部調整 U8 系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)，倉庫管理人員在 U8 系統(tǒng)訂單中入錄實收數(shù)量； (二 ) 非常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量，原則上不予接收；倉庫管理人員通知采購總部、申購部門，經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應商；如同意接收，則由采購總部調整 U8 系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)，倉庫管理人員在 U8 系統(tǒng)訂單中入錄實收數(shù)量； (三 ) 屬于自然溢余的，不需要公司支付貨款，倉庫盤點后與財務部協(xié)商，按照財務管理規(guī)定進行賬務調 整。第二十一條 短交處理 (一 ) 交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量，原則上以要求供應商補足短缺數(shù)量；倉管人員及時通知生產(chǎn)部和采購總部，由采購總部進行協(xié)商，如短缺數(shù)量不影響生產(chǎn)需求時，可按實際接收數(shù)量入庫，無需再補貨； (二 ) 倉庫發(fā)貨過程或盤點時，發(fā)現(xiàn)最小完整包裝的實際容量、數(shù)量、重量與包裝標識量有短缺，保留好實樣，先電話通知采購總部，然后需寫一份詳細報告?zhèn)髡娼o采購總部，采購總部及時與供應商協(xié)商，要求供應商補貨或者扣除短缺部分對應的貨款，倉庫人員與財務部協(xié)商進行賬務調整。第二十二條 退、換貨管理 (一 ) 退換貨對象 1. 驗 收人員按照企業(yè)的驗收標準進行驗收，不符合企業(yè)驗收標準的物資； 2. 與 “送貨單 ”、采購訂單、采購合同規(guī)定內容不符的物資； 3. 驗收過程發(fā)現(xiàn)物資有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況物資； 4. 超交且申購部門不同意接收的物資。 (二 ) 不屬于退換貨范圍 成物資污染、破損、霉變、潮濕、過有效期等原因造成的不合格物料，原則上采購總部不負責退換貨處理； 計劃部門計劃不嚴謹、數(shù)據(jù)計算錯誤、公司戰(zhàn)略調整、銷售銷售計劃改變或不暢而導致物資采購過多、積壓、不配套、庫存物資在有效期內不能使用完，采購 總部應盡量與供應商協(xié)商退換貨事宜，以減少公司損失，原則上不屬于退換貨范圍。 、文字內容要求改版而造成的多余包裝，計劃部門應該以多余包裝金額最大的包材數(shù)量，結合考慮產(chǎn)品批量問題，來計算需要配套的其他包裝材料， 共 10 頁盡量減少包裝損失（以最小損失為計算原則）；不能使用的包材采購總部不負責退換貨處理。 (三 ) 退貨手續(xù)辦理 1. 生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人填寫《退換貨通知單》，并附有關《檢驗報告單》或《設備驗收跟蹤確認單》呈采購總部簽字確認； 2. 采購總部確認后，與供應商協(xié)商具體退換時間、數(shù)量 、運輸方式等事宜，并將確認的《退換貨通知單》和協(xié)商結果書面?zhèn)髡娼o生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人辦理退貨； 3. 生產(chǎn)基地倉庫負責人或行政負責人負責聯(lián)系物流公司、運費洽談、貨物裝卸等工作，將貨物安全退回，運費由供應商支付（貨到付款），同時將《退貨單》、《托運單》傳真至采購總部，由采購總部負責將單據(jù)傳真給供應商； 4. 對于已付貨款，但在保修期或保質期出現(xiàn)質量問題的由采購總部負責聯(lián)系維修或索賠，索賠收入全部上繳財務總部。第四章 貨款支付管理第二十三條 貨款支付、審核和審批依據(jù) (一 ) 原輔料、包裝材料貨款支付依據(jù) 1. 批準的《需求計劃》或《采購申請》；批準的采購計劃分解表；采購訂單、采購合同、發(fā)票；批準的付款計劃審批表； （由采購總部提供，財務部接收） 2. 供應商《送貨單》、《驗收單》、《檢驗報告單》； (基地倉庫管 理 員提供，財務部接收 )3. U8系統(tǒng)采購入庫數(shù)據(jù) （財務部自己導出） 4. 預付款不需要 U8 系統(tǒng)數(shù)據(jù)、批準的付款計劃審批表和檢驗報告單；只需提供批準的《需求計劃》或《采購申請》，采購訂單、采購合同。（由采購總部提供，財務部接收） (二 ) 設備、儀器、儀表貨款支付依據(jù) 1. 批準的《大宗 物資采購項目申請單》；批準的《用戶需求說明 (URS)》、《專題會議紀要》；批準的《采購價格審批表》和采購合同；使用單位相關部門簽字確認的《驗收跟蹤確認單》、發(fā)票；（由采購總部提供，財務部接收）2. 預付貨款支付不需要《驗收跟蹤確認單》、發(fā)票為依據(jù)，只需要提供批準的《大宗物資采購項目申請單》；批準的《用戶需求說明 (URS)》、《專題會議紀要》；批準的《采購價格審批表》和采購合同。 (三 ) 零星物資貨款支付依據(jù) 《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單。 （由基地 采購負責人提供，財務部接收） (四 ) 公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)按照品種分類對應的支付依據(jù)執(zhí)行。 第二十四條 原輔料包裝材料應付款管理 (一 ) 對賬每月 25 日之前，由采購助理負責核對 U8 系統(tǒng)中采購訂單實際入庫數(shù)量與送貨單、驗收單數(shù)據(jù)是否一致，并與生產(chǎn)基地財務部、供應商對賬； 1． 采購助理根據(jù)與生產(chǎn)基地財務部核對數(shù)據(jù)，在當月將對賬單傳真供應商； 2． 對賬確認無誤后，供方應根據(jù)此金額、數(shù)量分別開具本月 25日之前供貨的全部發(fā)票，將發(fā)票、采購訂單、采購合同等郵寄至使用單位財務部； 3． 對帳過程中如發(fā)現(xiàn)我司的帳務與供方有誤差，采購助理應通知供方提供我司倉庫管理員簽收的送貨單與財務進行對帳。對帳過程中如發(fā)現(xiàn)是我司的數(shù)據(jù)入錄環(huán)節(jié)失誤或單據(jù)遺失而造成數(shù)據(jù)錯誤，應由我司財務部負責調整貨款數(shù)據(jù)；如果是供方的數(shù)據(jù)錯誤，造成帳務不符，我司概不負責，一律以我司的帳務為準。 (二 ) 付款 1． 采購助理整理需求計劃或采購申請單、采購計劃分解表、采購訂單、采購合同、送貨單、驗收單、發(fā)票、 U8 系統(tǒng)物資入庫數(shù)據(jù)、退貨單，并認真審查其完整性、 合法性。檢查憑據(jù)是否齊全，如有單據(jù)不全或審批手續(xù)不全現(xiàn)象，采購助理必須查明原因，否則不能做付款計劃和付款申請； 2． 采購助理每月 10 日之前編制付款計劃表，并將付款計劃表發(fā)至生產(chǎn)基地財務部。生產(chǎn)基地財務部審核 U8 系統(tǒng)相關物資入庫明細以及檢驗報告單和付款計劃、送貨單、驗收單、采購訂單、采購合同、發(fā)票是否符合，無異議方能作為應付賬款入帳，并批準付款計劃，否則有權拒批付款計劃；同時通知采購總部拒付款原因； 3． 采購助理按生產(chǎn)基地批準的付款計劃做付款申請，報采購總部受權人審批； 4． 采購助理每月 15日之前將批準的付款 申請和付款計劃郵寄至財務總部，財務總部審核付款申請與付款計劃的一致性和是否經(jīng)授權人審批，如有異議可拒絕付款。第二十五條 生產(chǎn)設備、儀器儀表應付款管理 (一 ) 對賬、索票 1. 采購經(jīng)理按照采購合同、驗收進度與驗收結果提出付款要求，采購助理依據(jù)設備采購臺賬與采購合同相關條款核對，并與供應商對賬； 2. 按照合同約定索取發(fā)票并郵寄至申購單位財務部。 (二 ) 付款 1. 采購助理整理發(fā)票和《大宗物資采購項目申請單》、《用戶需求說明 (URS)》、《專題會議紀要》、《采購價格審批表》、采購合同等復印件，依據(jù)合同約定和《驗收跟蹤 確認單》驗收進度，填寫付款申請，并報采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批； 2. 采購總部受權人審核采購執(zhí)行文件、記錄是否齊全、符合要求，對于沒有經(jīng)受權人審批或相關文件、記錄不齊全，應責成采購負責人查明原因，否則應拒絕支付。 3. 采購助理將批準的付款申請和《大宗物資采購項目申請單》、《專題會議紀要》、《采購價格審批表》、《驗收跟蹤確認單》、《采購合同》郵寄至財務總部； 4. 財務部經(jīng)理審核付款申請和《大宗物資采購項目申請單》、《專題會議紀要》、《采購價格審批表》、《驗收跟蹤確認單》、《采購合同》以及發(fā)票的合理、合規(guī)性，以及 是否有受權人審批簽字，無異議可付款，有異議可拒付。第二十六條 零星物資付款管理 (一 ) 付款 1. 采購負責人整理批準的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單，填寫付款申請單； 2. 使用單位受權人審核批準的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單，填寫付款申請單。對于沒有經(jīng)受權人審批或相關文件、記錄不齊全，應責成采購負責人查明原因，否則應拒絕簽批； 3. 采購負責人將簽批的付款單據(jù)給到財務部，財務部審核后安排付款。第二十七條 公司指 定需集中采購的其它物資付款管理公司指定需集中采購的其它物資付款申請與審批按照品種分類對應的付款規(guī)定執(zhí)行。 第二十八條 預付款管理 (一 ) 款到發(fā)貨或提前預付加工費的合同，由采購助理填寫《預付款申請單》，并在《預付款單》后付上雙方簽字蓋章確認的合同復印件，由采購總部受權人審批后交財務總部付款； (二 ) 財務部經(jīng)理審核 “預付款申請單 ”和采購合同的合理、合法性，以及是否有受權人審批簽字，無異議可付款，有異議可拒付；拒付原因財務部必須通知采購總部。 第二十九條 合同、發(fā)票接收管理各生產(chǎn)基地財務部門接收到供應商郵寄的 “ 采購合同、發(fā)票 ”時，每月每筆進行登記，并于每月 25 號之前將登記表發(fā)到采購總部，以便采購總部與供應商結算申請工作的順利進行。第五章 招標采購管理第二十九條 招標小組由總裁辦、財務總監(jiān)、審計部經(jīng)理、內控部經(jīng)理及其他相關領導組成，負責集中采購重大項目的審定、立項、評標及定標。第三十條 采購總部負責提出招標項目申請和評標小組成員名單，評標小組成員人數(shù)必須為五人以上的奇數(shù)，并報招標小組審批。第三十一條 招標文件由采購總部負責組織編寫，有關招標歷史數(shù)據(jù)由財務部提供、使用單位負責提供招標文件中技術標準部分，并報招標小組審 批。第三十二條 審計部負責招標過程的監(jiān)督和評標工作紀律的制定。第三十三條 招標采購方式應依照《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定的公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源和詢價采購以及招標小組指定的其他采購方式。 第三十四條 包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上每年進行一次招標，其他物資視具體情況而定。第六章 供應商管理第三十五條 供應商開發(fā) (一 ) 新增供應商應符合國家、地方及行業(yè)的相關法律、法規(guī)；符合行業(yè)準入條件，在行業(yè)準入名單之列；有合法的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等資質；符合公司對供應商生產(chǎn)條件及 設備要求、質量保證體系、技術開發(fā)、售后服務、資金安全和環(huán)保等綜合要求；特別是產(chǎn)品質量符合公司使用需求；供應價格始終保持市場領先的競爭優(yōu)勢，符合公司對綜合成本逐步降低的要求，綜合性價比在市場上應有較強的競爭能力；原則上新供應商的實力和供應能力必須與公司發(fā)展規(guī)模相匹配。 (二 ) 新供應商開發(fā)必須嚴格按照《供應商開發(fā)流程》的要求進行，新供應商開發(fā)由采購總部采購人員先對供應商進行前期調查并填寫《供應商調查表》、供應商資質收集與整理、供應商報價、供應商樣品收集、小試或中試確認、采購合同初步談判等工作；核心物料的供應商必 須組織公司有關部門進行聯(lián)合現(xiàn)場考察，各方面條件符合公司整體要求后方可談判正式采購合同，列入合格供應商體系。 (三 ) 采購總部和生產(chǎn)基地質量管理部門共同協(xié)商確定原料、主要輔料和內包裝材料的供應商，按 GMP 要求進行定點采購；外包裝材料、廣