【正文】 。 (五 ) 生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表的新供應(yīng)商開發(fā)，采購總部依據(jù)《大宗物資采購項目申請單》、《用戶需求 說明 (URS)》、《專題會議紀(jì)要》，對供應(yīng)商進(jìn)行前期的了解與洽談，填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》，收集供應(yīng)商資質(zhì)，供應(yīng)商報價單、供應(yīng)商分析對比報告、價格審批表，經(jīng)使用單位受權(quán)人、設(shè)備總監(jiān)審核并提出意見后，采購總部受權(quán)人批準(zhǔn)；供應(yīng)商原則上必須提供三家左右的供應(yīng)商進(jìn)行對比。 (七 ) 原輔料供應(yīng)商原則上以生產(chǎn)廠家為主，如果該生產(chǎn)廠家的貿(mào)易商（代理商）在價格、付款方式、售后服務(wù)等方面優(yōu)于生產(chǎn)商，則采購總部有權(quán)讓貿(mào)易商（代 理商）供應(yīng)。 (四 ) 采購合同簽訂的當(dāng)事人必須具備法人資格或法人授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂，實(shí)行 “誰簽約、誰負(fù)責(zé) ”的原則，具體承辦人員對所簽訂的合同負(fù)直接責(zé)任，審核人員負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第四十二條 本制度由采購總部負(fù)責(zé)解釋。第三部分 付款結(jié)算控制第四條 付款審核財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和企業(yè)內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金相關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進(jìn)行核算和報告。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。 ⒊ 收到貨物并驗收后，驗收員應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。第四部分 賬務(wù)處理第八條 財務(wù)部 在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。第十一條 現(xiàn)金使用方法。第十三條 公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。第十八條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量應(yīng)真 實(shí)和可靠應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。第二十三條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。第三十條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進(jìn)行核對。 2 對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。 1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。第 2條 適用范圍本制度適用于公司所有物資采購計劃的執(zhí)行和管理工作。 5. 考慮保障生產(chǎn)與降低庫存之間的平衡。相關(guān)人員在授權(quán)范圍內(nèi)對各類采購計劃精心審查和批準(zhǔn)后，將采購計劃報送財務(wù)部審核。對采購計劃進(jìn)行分解后，采購經(jīng)理需要將采購任務(wù)分配到各個崗位并落實(shí)責(zé)任，向采購人員說明采購的品種、數(shù)量、價格、期限和供應(yīng)商的情況等內(nèi)容。 4. 如果增補(bǔ)需求的申請符合公司的相關(guān)規(guī)定，則采購計劃人員應(yīng)著手編制采購計劃增補(bǔ)方案；如果增補(bǔ)需求的申請不規(guī)范或申請原因不充分，采購部有權(quán) 駁回相關(guān)部門的申請。 二、實(shí)施： 銷售 。 2. 采購部需編制相關(guān)的說明文件，說明增補(bǔ)物資需求的原因以及已采購物資的使用狀況，附在 “增補(bǔ)需求計劃申請表 ”后。采購經(jīng)理將審批后的采購計劃按照時間和職位進(jìn)行分解。 3. 編制采購計 劃采購部需要匯總各個物資的需求和請購單據(jù)等，據(jù)此編制采購計劃并上報采購經(jīng)理、采購總監(jiān)、總經(jīng)理審批。 3. 分析銷售計劃、生產(chǎn)計劃的可行性和預(yù)見性。 3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項憑單。第九部分 采購中的退貨管理第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財務(wù)部編制總的預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。第二十八條 財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第二十一條 確認(rèn)、 計量和記錄折扣財務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計量和記錄，以確定實(shí)際支付的款項。第十六條 應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨(dú)立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部會計專門負(fù)責(zé)。財務(wù)人員對預(yù)付款項要嚴(yán)格把關(guān)。 1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。 ⒏ 財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。 ⒉ 一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn)。審核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。采購計劃范圍內(nèi)金額在 萬元 —萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。 (八 ) 合同編號以及其它有關(guān)規(guī)定按公司合同管理制度執(zhí)行。 (二 ) 采購總價超過 5000元以上的生產(chǎn)、檢驗、辦公以及生活等物資原則上都必須簽訂采購合同，采購總價超過 5 萬元以上的采購合同簽訂前必須填寫《合同審批表》由采購總部、財務(wù)部、法務(wù)部受權(quán)人共同審核合同條款的合理、合法、合規(guī)性及風(fēng)險評估，并給出修改意見后，由采購負(fù)責(zé)人按《公司授權(quán)管理制度》履行審批手續(xù)。(六 ) 對于中標(biāo)的合格供應(yīng)商，原則上為優(yōu)先供應(yīng)單位；采購總部將依據(jù)供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行訂單分配，比例由采購總部確定。 (三 ) 采購總部和生產(chǎn)基地質(zhì)量管理部門共同協(xié)商確定原料、主要輔料和內(nèi)包裝材料的供應(yīng)商，按 GMP 要求進(jìn)行定點(diǎn)采購；外包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上實(shí)行年度招投標(biāo)采購。第五章 招標(biāo)采購管理第二十九條 招標(biāo)小組由總裁辦、財務(wù)總監(jiān)、審計部經(jīng)理、內(nèi)控部經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)集中采購重大項目的審定、立項、評標(biāo)及定標(biāo)。第二十五條 生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表應(yīng)付款管理 (一 ) 對賬、索票 1. 采購經(jīng)理按照采購合同、驗收進(jìn)度與驗收結(jié)果提出付款要求，采購助理依據(jù)設(shè)備采購臺賬與采購合同相關(guān)條款核對，并與供應(yīng)商對賬； 2. 按照合同約定索取發(fā)票并郵寄至申購單位財務(wù)部。（由采購總部提供，財務(wù)部接收） (二 ) 設(shè)備、儀器、儀表貨款支付依據(jù) 1. 批準(zhǔn)的《大宗 物資采購項目申請單》；批準(zhǔn)的《用戶需求說明 (URS)》、《專題會議紀(jì)要》；批準(zhǔn)的《采購價格審批表》和采購合同；使用單位相關(guān)部門簽字確認(rèn)的《驗收跟蹤確認(rèn)單》、發(fā)票；（由采購總部提供，財務(wù)部接收）2. 預(yù)付貨款支付不需要《驗收跟蹤確認(rèn)單》、發(fā)票為依據(jù)，只需要提供批準(zhǔn)的《大宗物資采購項目申請單》；批準(zhǔn)的《用戶需求說明 (URS)》、《專題會議紀(jì)要》；批準(zhǔn)的《采購價格審批表》和采購合同。 (一 ) 無采購申請、采購合同或 U8 系統(tǒng)無訂單的物資，一律不得簽收； (二 ) 驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所接收的物資與 “送貨單 ”、采購訂單或采購合同內(nèi)容不符，應(yīng)通知采購總部進(jìn)行處理； (三 ) 驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況，驗收人員應(yīng)該立即拍照取證、拒收并及時通知采購總部，以利于采購總部處理。第十四條 原輔料、包材的驗收、退貨和換貨管理 (一 ) 采購總部采購助理根據(jù)采購計劃分解表負(fù)責(zé) U8 系統(tǒng)訂單入錄，并將采購計劃分解表發(fā) 送到生產(chǎn)部和使用單位倉庫，明確采購物資到貨產(chǎn)品名稱、數(shù)量、到貨時間、到貨地點(diǎn)和運(yùn)輸方式、需要基地協(xié)助事項等內(nèi)容；生產(chǎn)部將采購計劃分解表內(nèi)容確認(rèn)后及時傳真到采購總部相關(guān)人員； (二 ) 使用單位倉庫負(fù)責(zé)安排收貨，并核對送貨單上標(biāo)明的供應(yīng)商名稱、物資品名、規(guī)格、數(shù)量、產(chǎn)品批號等是否與采購計劃分解表相符，重點(diǎn)檢查產(chǎn)品批號、清點(diǎn)數(shù)量、生產(chǎn)日期、批檢報告單、外包裝破損與污染等，如有異常應(yīng)及時拍照取證并及時與采購總部聯(lián)系； (三 ) 原輔料、包材驗收工作應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成 ,并將檢驗結(jié)果通知采購總部；同時將實(shí)際入庫數(shù)量上傳至公 司 U8系統(tǒng)中；(四 ) 采購總部負(fù)責(zé)關(guān)閉公司 U8 系統(tǒng)中已到貨的訂單（采購總部每月定時檢查訂單完成情況并關(guān)閉已完成訂單或雖未完成但不執(zhí)行的訂單）； (五 ) 如果出現(xiàn)現(xiàn)場驗收不合格物料由使用單位倉庫負(fù)責(zé)電話通知采購總部并填寫《退換貨通知單》；內(nèi)在質(zhì)量檢驗或使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格物料則由質(zhì)量部負(fù)責(zé)通知采購總部，同時將《不合格品通知單》傳真給采購總部負(fù)責(zé)人，由采購總部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)不合格物資的退貨、換貨或者就地銷毀工作，使用單位采購負(fù)責(zé)人和倉庫負(fù)責(zé)人配合采購總部完成不合格物料的退貨、換貨或就地銷毀工作。允許申購單位建議二家以上備選供貨商，并預(yù)估價格，經(jīng)申購單位受權(quán)人在受權(quán)范圍內(nèi)簽字審批 ,交公司設(shè)備總監(jiān)審核； (二 ) 公司設(shè)備總監(jiān)負(fù)責(zé)向申購單位核實(shí)采購項目實(shí)際需求情況，并調(diào)查公司其他單位同類物資使用情況，給出調(diào)撥、不予采購、暫緩采購或建議采購的決定； (三 ) 申購非標(biāo)生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表，原則上由使用單位生產(chǎn)、設(shè)備部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)標(biāo)的交流，必要時進(jìn)行現(xiàn)場考察，對設(shè)備、儀器、儀表的性能和質(zhì)量及其它相關(guān)參數(shù)確認(rèn)后，由采購總部負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)的洽談； (四 ) 申購技術(shù) 成熟型的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表，使用單位可推薦使用原生產(chǎn)廠家或代理商，在設(shè)備未進(jìn)行技術(shù)升級和公司性質(zhì)、管理模式未發(fā)生重大改變的情況下，原則上可不進(jìn)行現(xiàn)場考察；但是單批總價或整件單價超過 20 萬元的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表等物資采購需要進(jìn)行現(xiàn)場聯(lián)合考察確認(rèn)后方可采購； (五 ) 預(yù)估總價超過 10 萬元的采購申請必須附申請單位由受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、使用部門、設(shè)備部門、財務(wù)部門以及其它相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的專題會議紀(jì)要；第八條 公司指定需集中采購的其它物資采購 (一 ) 可成批采購的辦公用品、生活用品、勞保用品、化學(xué)試劑等，由各生產(chǎn)基地、直屬 部門按年度進(jìn)行預(yù)算，按月度或季度申報需求計劃。 (三 ) 生產(chǎn)基地或直屬部門所屬采購人員作為采購總部的駐地代表，業(yè)務(wù)上歸采購總部管控，考核以及工資調(diào)整受采購總部與生產(chǎn)基地或直屬部門雙重管理，并接受生產(chǎn)基地或直屬部門行政管理。 13 解釋與修訂 公司根據(jù)運(yùn)行的實(shí)際情況及時補(bǔ)充和修訂。 11 意外事項處置 采購問好未能及時完成 采購任務(wù)，應(yīng)及時匯報總經(jīng)理，通報生產(chǎn)部門，采取相應(yīng)補(bǔ)救措施。 油料供應(yīng)單位確定付款周期為 1 個月。財務(wù)部依據(jù)付款通知單付款。每月月末，采購部根據(jù)當(dāng)月采購量和發(fā)票入賬情況，結(jié)合供應(yīng)商資質(zhì)，制定付款計劃。 發(fā)票入賬。臨時采購由采購部按照技術(shù)部門要求的資質(zhì)單位向供應(yīng)廠商下單 發(fā)貨。采購部應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，最終合同文本簽字前，應(yīng)交上級部門審閱。 供應(yīng)商評審。合格供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)一定的經(jīng)營規(guī)模、 3 資金實(shí)力和正常的質(zhì)量保證體系。大宗采購主要使用承兌匯票。 2 江蘇 XX 機(jī)械有限公司 程序文件編號： CGGL0522020 A/品、日常維修備件采購計劃的編制；負(fù)責(zé)采購物資的入庫驗收、保管。 收集采購價格信息、供應(yīng)商資料，積累各種物資的歷史數(shù)據(jù)。 、議價、比質(zhì)、比價，保證公司物資采購價格修理，維護(hù)公司利益。 采購和銷售管理制度 (共 4篇 ) 采購和銷售管理制度 1 目的及適用范圍 資采購過程中的計劃、采購、驗收、入庫、付款、質(zhì)量索賠和供應(yīng)商認(rèn)證等事項，確保公司物資采購全過程處于受控狀態(tài)，保證物資供應(yīng)，降低采購成本，合理庫存，加強(qiáng)監(jiān)督，特制定本制度。 負(fù)責(zé)按《采購計劃單》執(zhí)行采購任務(wù)，按時、保質(zhì)、保量地完成物資采購工作。 定