【文章內(nèi)容簡介】 圖工具非常有用，可以幫助用戶在不同的顯示狀態(tài)下編輯或查閱當(dāng)前文檔。例如既可以在縮小視圖的情況下查看文檔的全貌，也可以在放大視圖的情況下查看文檔的細(xì)節(jié)，而且還可以借助標(biāo)尺或網(wǎng)格線等工具來輔助文檔的編輯。在 “ 視圖 ” 下拉菜單中， Word 2021提供了 5種查看文檔的視圖，即頁面視圖、普通視圖、大綱視圖、 Web版式視圖和閱讀版式視圖。用戶單擊某一視圖命令即可切換到相應(yīng)的視圖。單擊 Word 2021窗口左下角的 “ 視圖切換 ” 按鈕 ，也可在各視圖之間輕松、快捷地進(jìn)行切換。 拼寫和語法檢查 當(dāng)文本輸入結(jié)束后，會在一些詞語或句子的下面出現(xiàn)紅色和藍(lán)色的波浪線，藍(lán)色波浪線表示語法錯(cuò)誤，紅色波浪線表示拼寫錯(cuò)誤。用戶仔細(xì)觀察系統(tǒng)的提示，如果確實(shí)有誤，可以直接將其更正，也可以把鼠標(biāo)定位在帶有紅色波浪線或藍(lán)色波浪線的詞語中，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇相應(yīng)的命令進(jìn)行更正。在快捷菜單中單擊 “ 語法 ” 命令，則打開 “ 語法 ” 對話框，如圖所示。對話框中提示了出錯(cuò)信息，并提供建議以及修改方案，用戶可根據(jù)實(shí)際情況選擇修改，或者忽略。 舉一反三 利用模板制作獎狀 Word 2021加強(qiáng)了聯(lián)機(jī)的功能，在計(jì)算機(jī)與因特網(wǎng)相連時(shí)用戶可以非常方便的到微軟網(wǎng)站上去下載他人在網(wǎng)頁上發(fā)布的模板。這里就利用互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的模板創(chuàng)建一個(gè)獎狀文檔，獎狀的最終效果如圖所示。 知識拓展 （ 1） 選擇文本 用鼠標(biāo)選定文本的常用方法是把 I 型的鼠標(biāo)指針指向要選定的文本開始處，按住左鍵并拖過要選定的文本，當(dāng)拖動到選定文本的末尾時(shí)，松開鼠標(biāo)左鍵，選定的文本呈反白顯示。如果要選定多塊文本，可以首先選定一塊文本，然后在按下 “ Ctrl”鍵的同時(shí)拖動鼠標(biāo)選擇其他的文本，這樣就可以選定不連續(xù)的多塊文本。如果要選定的文本范圍較大，用戶可以首先在開始選取的位置處單擊鼠標(biāo)，接著按下 “ Shift”鍵，然后在要結(jié)束選取的位置處單擊鼠標(biāo)即可選定所需的大塊文本。 （ 2） 移動或復(fù)制文本 首先選定要移動的文本，然后執(zhí)行 “ 編輯 ” → “ 剪切 ” 命令，或單擊 “ 常用 ” 工具欄上的“ 剪切 ” 按鈕 ，或按快捷鍵 “ Ctrl+X”，將插入點(diǎn)定位在新的位置，單擊 “ 粘貼 ” 按鈕 ，或按“ Ctrl+V”鍵，或單擊 “ 編輯 ” → “ 粘貼 ” 命令，選中的文本被移到了新的位置。如要進(jìn)行復(fù)制操作，執(zhí)行 “ 編輯 ” → “ 復(fù)制 ” 命令即可。 （ 3） 查找文本 執(zhí)行 “ 編輯 ” → “ 查找 ” 命令，打開 “ 查找和替換 ” 對話框，在 “ 查找內(nèi)容 ”文本框中輸入要查找的內(nèi)容，單擊 “ 查找下一處 ” 按鈕， Word就開始進(jìn)行查找。如果找到了要查找的內(nèi)容就會將其反白顯示。若要繼續(xù)查找，再次單擊 “ 查找下一處 ”按鈕。 （ 4） 替換文本 執(zhí)行 “ 編輯 ” → “ 替換 ” 命令，打開 “ 查找和替換 ” 對話框，在 “ 查找內(nèi)容 ” 文本框中輸入要替換的內(nèi)容，在 “ 替換為 ” 文本框中輸入要替換成的內(nèi)容，單擊 “ 查找下一處 ” 按鈕，系統(tǒng)從插入點(diǎn)處開始向下查找，查找到的內(nèi)容反白顯示在屏幕上。單擊 “ 替換 ” 按鈕將會把該處的文本替換，并且系統(tǒng)繼續(xù)查找。 第 5章 文檔基本格式的設(shè)置 — 制作轉(zhuǎn)正申請書和求職信 知識要點(diǎn)： ? 設(shè)置字符格式 ? 設(shè)置段落格式 ? 格式刷的應(yīng)用 ? 撤銷與恢復(fù) 任務(wù)描述： 在就業(yè)形勢嚴(yán)峻的今天，找到一份滿意的工作可不是一件容易的事，特別是能夠轉(zhuǎn)為正式員工更是令人羨慕，試用期滿時(shí)，如果寫上一份吸引人的轉(zhuǎn)正申請書可能會對轉(zhuǎn)正起到意想不到的效果。利用 Word 2021提供的強(qiáng)大、便捷的排版編輯功能，可以方便快捷地做一個(gè)如圖所示的轉(zhuǎn)正申請，對工作的轉(zhuǎn)正肯定能起到事半功倍的效果！ 設(shè)置字符格式 利用工具欄設(shè)置字符格式 利用格式工具欄的 “ 字體 ” 按鈕可以設(shè)置字體；利用 “ 字號 ” 按鈕可以設(shè)置字號；利用“ 加粗 ” 按鈕可以設(shè)置粗體；利用 “ 傾斜 ” 按鈕可以設(shè)置斜體字；利用 “ 下劃線 ” 按鈕可以設(shè)置下劃線；利用 “ 字體顏色 ” 按鈕可以設(shè)置字體顏色。 利用對話框設(shè)置字符格式 執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 字體 ” 命令，打開 “ 字體 ” 對話框，單擊 “ 字體 ” 選項(xiàng)卡，利用該對話框用戶可以對字符格式進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置 。 設(shè)置字符間距 執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 字體 ” 命令，打開 “ 字體 ” 對話框，單擊 “ 字符間距 ” 選項(xiàng)卡，利用該對話框用戶可以對字符間距進(jìn)行設(shè)置 。 設(shè)置動態(tài)效果 執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 字體 ” 命令，打開 “ 字體 ” 對話框，單擊 “ 文字效果 ” 選項(xiàng)卡，利用該對話框用戶可以對動態(tài)效果進(jìn)行設(shè)置 。 設(shè)置段落格式 設(shè)置段落縮進(jìn)格式 段落縮進(jìn)可以調(diào)整一個(gè)段落與邊距之間的距離，設(shè)置段落縮進(jìn)還可以將一個(gè)段落與其他段落分開，或顯示出條理更加清晰的段落層次，方便閱讀?？s進(jìn)可分為首行縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)四種方式。 （ 1）利用水平標(biāo)尺上的四個(gè)縮進(jìn)滑塊可以快速設(shè)置段落縮進(jìn)格式。 （ 2）執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 段落 ” 命令，打開 “ 段落 ” 對話框，單擊 “ 縮進(jìn)和間距 ” 選項(xiàng)卡 ，在“ 縮進(jìn) ” 區(qū)域可以設(shè)置縮進(jìn)。 設(shè)置段落對齊格式 段落的對齊直接影響文檔的版面效果，段落的對齊方式分為水平對齊和垂直對齊，水平對齊方式控制了段落在頁面水平方向上的排列方式，垂直對齊方式則可以控制文檔中未滿頁的排布情況。 （ 1）利用 “ 格式 ” 工具欄中的四個(gè)對齊方式的按鈕可以快速設(shè)置段落對齊格式。 （ 2）執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 段落 ” 命令，打開 “ 段落 ” 對話框，單擊 “ 縮進(jìn)和間距 ” 選項(xiàng)卡 ，在“ 對齊方式 ” 下拉列表中用戶也可以設(shè)置水平對齊方式 。 設(shè)置段落間距和行距 段落間距是指兩個(gè)段落之間的間隔，設(shè)置合適的段落間距，可以增強(qiáng)文檔的可讀性。行間距是一個(gè)段落中行與行之間的距離，行間距和段間距的大小影響版面的排版效果。 （ 1）設(shè)置段落間距。 執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 段落 ” 命令，打開 “ 段落 ” 對話框，單擊 “ 縮進(jìn)與間距 ” 選項(xiàng)卡，在 “ 間距 ” 區(qū)域的 “ 段前 ” 和 “ 段后 ” 文本框中選擇或輸入 段落間距。 （ 2）設(shè)置行距 執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 段落 ” 命令，打開 “ 段落 ” 對話框，單擊 “ 縮進(jìn)和間距 ” 選項(xiàng)卡 ，在 “ 行距 ” 下拉列表中可以選擇行距 。 格式刷的應(yīng)用 Word 2021提供了格式刷的功能，利用它可以快速地設(shè)置文本或段落的格式。將插入點(diǎn)定位在樣本段落或選中樣本段落，單擊工具欄上的格式刷按鈕 ，移動鼠標(biāo)到目標(biāo)段落，單擊鼠標(biāo)左鍵，或者選中正文第一段，則將樣本段落的格式應(yīng)用到目標(biāo)段落 。 在使用格式刷時(shí)雙擊格式刷按鈕，則格式刷可以多次應(yīng)用，如果要結(jié)束使用可再次單擊格式刷按鈕。 操作的撤銷、恢復(fù)和重復(fù) 撤銷操作 執(zhí)行 “ 編輯 ” → “ 撤銷 ” 命令時(shí)，它的名稱會隨著用戶的具體工作內(nèi)容而變化。如果只撤銷最后一步操作，可單擊 “ 常用 ” 工具欄中的 “ 撤銷 ” 按鈕 或執(zhí)行 “ 編輯 ” → “ 撤銷 ” 命令 。如果想一次撤銷多步操作，可連續(xù)單擊 “ 撤銷 ” 按鈕多次，或者單擊 “ 撤銷 ” 按鈕后的下三角箭頭，在列表中選擇要撤銷的步驟即可 。 恢復(fù)操作 執(zhí)行完一次 “ 撤銷操作 ” 命令后，如果用戶又想恢復(fù) “ 撤銷 ” 操作之前的內(nèi)容，可單擊 “ 恢復(fù) ” 按扭 ，或者執(zhí)行 “ 編輯 ” → “ 重復(fù) ” 命令 。要想恢復(fù)多步操作，可重復(fù)單擊 “ 恢復(fù) ” 按鈕，或者單擊 “ 恢復(fù) ” 按鈕后的下三角箭頭，在下拉列表中選擇相應(yīng)的恢復(fù)操作 。 重復(fù)復(fù)操作 重復(fù)操作是在沒有撤銷過的情況下重復(fù)最后做的一次操作 。 舉一反三 制作求職信 求職信是用人單位對應(yīng)聘者的第一印象，一份好的求職信能起到事半功倍的效果！以下文檔是一封求職信的范文，如圖所示。 知識拓展 （ 1） 垂直對齊方式 執(zhí)行 “ 文件 ” → “ 頁面設(shè)置 ” 命令，打開 “ 頁面設(shè)置 ” 對話框，單擊 “ 版式 ” 選項(xiàng)卡，然后在 “ 垂直對齊方式 ” 的下拉列表中選擇垂直對齊方式 。 （ 2） 添加底紋 執(zhí)行 “ 格式 ” → “ 邊框和底紋 ” 命令，打開 “ 邊框和底紋 ” 對話框，單擊 “ 底紋 ” 選項(xiàng)卡 ，在對話框中用戶可以選擇添加的底紋。 （ 3） 利用標(biāo)尺設(shè)置制表位 水平標(biāo)尺最左端是一個(gè) “ 制表符對齊方式 ” 按鈕，當(dāng)每次單擊該按鈕時(shí)，在其旁邊即可顯示是哪一種對齊方式的制表符，選擇所需的制表符類型，在標(biāo)尺上要設(shè)置制表位的地方單擊，標(biāo)尺上將出現(xiàn)相應(yīng)類型的制表符。 第 6章 Word 2021表格的應(yīng)用 — 制作處理請示單 和用車記錄表 知識要點(diǎn)： ? 創(chuàng)建表格 ? 編輯表格 ? 修飾表格 任務(wù)描述： 請示處理單就是下級單位沒有辦法處理的事件向上級請示處理方案的一種公文，他有著相對固定的格式。利用 Word 2021提供的強(qiáng)大、便捷的表格制作和編輯功能，可以方便快捷的做一個(gè)如圖所示的請示處理單。 創(chuàng)建表格 利用 “ 插入表格 ” 對話框創(chuàng)建表格 執(zhí)行 “ 表格 ” → “ 插入 ” → “ 表格 ” 命令，打開 “ 插入表格 ” 對話框，如圖所示。在對話框中設(shè)置插入表格的行數(shù)與列數(shù)，單擊 “ 確定 ” 按鈕即可 。 利用 “ 插入表格 ” 按鈕創(chuàng)建表格 如果創(chuàng)建的表格行列數(shù)比較少，可以利用 “ 常用 ” 工具欄中的 “ 插入表格 ” 按鈕，如圖所示。這樣創(chuàng)建的表格不能設(shè)置自動套用格式和設(shè)置列寬，需要在創(chuàng)建表格后作進(jìn)一步地調(diào)整。 編輯表格 在表格中輸入數(shù)據(jù) 如果需要在其他單元格中輸入內(nèi)容，只要用鼠標(biāo)單擊該單元格即可定位插入點(diǎn)，再向表格中輸入數(shù)據(jù)就可以了 。 插入、刪除行（列） （ 1）插入 行（列）及單元格 首先將鼠標(biāo)定位在對應(yīng)位置，執(zhí)行 “ 表格 ” → “ 插入 ” 命令，在子菜單中選擇插入行或者列 。 （ 2） 刪除行（列）及單元格 首先將鼠標(biāo)定位在對應(yīng)位置，然后執(zhí)行 “ 表格 ” → “ 刪除 ” 命令，在子菜單中選擇需要刪除的行（列）命令。