【文章內容簡介】 機、復印機、掃描儀的使用方法。負責上述儀器的管理及維護，及時更換紙張及打印碳粉、硒鼓。指導復印、打印者嚴格按照操作規(guī)范進行，如在使用過程中遇到不會處理的故障，要及時向行政部反應，以便及時請專業(yè)人員進行維修出現(xiàn)故障時及時報行政部相關領導處理。 注意保密，未獲得允許，不得翻看他人的打印、復印資料。對可能涉及公司秘密、會議、報告、通知及員工人事資料、聯(lián)系方式等信息的單面紙及廢棄紙張及時交行政專員處理。 負責每天上班開機，下班前檢查是否關機，是否切斷電源，以免發(fā)生事故，若下班后有復印、打印者，必須做好復印登記，并在使用完后關機。 為防止復印、打印機卡紙，禁止使用非復印紙、已皺折或超出復印、打印尺寸的紙。卡紙時，及時按操作規(guī)程進行檢查處理。 做好打印耗材的管理，及時申購打印紙、傳真紙、碳粉、硒鼓等耗材。 復印多份時，應先復印一份，檢查無誤后再復印。注意環(huán)保節(jié)約，避免浪費。 不得幫他人打印、復印與本公司工作無關的資料。崗位職責9會議室管理： 負責會議室管理，實行會議室使用預約登記制度，需要使用會議室者必須在前臺處做好相關登記。前臺必須及時核對、確認登記的日期、時間是否會使用到相關儀器、設備等相關信息，有提醒及指導如何正確登記的義務。（公司各部門使用會議室須提前 1天告知行政部） 負責協(xié)助行政部協(xié)調會議室的使用，遇到會議室使用有時間上的沖突時，及時向行政專員及申請使 用者說明情況。原則上按照 先預約先使用 安排會議室的 第 6 頁共 10 頁 使用，但需要視具體情況的緊急重要程度而定。如會議室已經排滿，公司高層領導需要臨時使用會議室時，由行政部負責協(xié)調，以保證公司高層領導的正常使用。 在會議開始前 15 分鐘，檢查會議室的使用、會議室的環(huán)境、相關設備及茶水擺放等具體狀況。必要時，請求行政部相關領導進行協(xié)調，行政部成員或大廳辦公人員協(xié)助做好會議室的準備，避免會議室準備不充分，影響會議的召開。 在會議室使用完畢后，及時對會議室進行檢查。確保會議室 環(huán)境干凈、整潔，會議室財物無損壞，空調及電燈在無人使用時保持斷電狀態(tài)。崗位職責 10表單管理： 負責公司表格、表單管理，及時將收到的表格、表單進行更新、替換，保證所管理的表格、表單最新有效，每周定期跟人事專員、行政專員及行政部領導確認表單更新情況。 各類表格、表單的變更需行政部經理審核認可，方可進行更換。同時需將更新后的表格發(fā)放給各分公司相關人員，提醒各分公司及時更新，確保公司各類表格、表單保持一致。崗位職責 11辦公用品管理： 負責辦公用品的申購、庫存管理及領用管理，建 立辦公用品領用臺賬、庫存臺賬。 公司員工需要領用辦公用品需要向前臺提出申請并填寫《辦公用品登記表》，前臺審核后發(fā)放，并及時進行庫存銷賬處理。 每月 2530 號進行辦公用品盤點，盤點前將《辦公用品登記表》、領用臺賬、存庫臺賬提供給行政專員，由行政專員監(jiān)督盤點。完成后，與領用臺賬、庫存臺賬進行核對，確保準確一致。然后將結果向行政部經理匯報，《辦公用品登記表》、領用臺賬、存庫臺賬、盤點清單交行政經理審核。 根據存庫臺賬，視情況及時進行辦公用品申購，填寫《辦公用品采購單》交予行政 部經理審核，審核通過后方可聯(lián)系采購人員進行采購或聯(lián)系供應商供貨。 新購買的辦公用品達到公司后，及時通知行政專員，在行政專員監(jiān)督下對物品進行清點，確認無誤后，進行入庫管理。 如部門所需的物品之前不屬于常用、常備辦公用品，則需在在每月 30 日之前填寫《物品采購單》交部門領導審批，審批通過后交至行政部審批匯總，然后進行物品采購、入庫、領用管理。 辦公電腦的領用由行政專員負責，如需采購新電腦，則需要在前臺處領取《辦公電腦申請表》，按要求填寫完畢后交至部門領導審批，部門審批通過后交至 行政部，由行政部交總經辦審批后由財務部撥款購買。如對所需電腦配置有特別要 第 7 頁共 10 頁 求，則需要在《辦公電腦申請表》后附帶相關備注、說明。 相關流程及表單： 1）辦公用品管理流程 2）物品采購申請表 3）辦公電腦申請表 4）桶裝水訂購流程崗位職責 12宿舍管理： 公司員工有住公司宿舍需求時，可到前臺處領取《住宿申請單》，填寫完成后，由前臺交行政部相關領導進行審批，前臺根據《公司宿舍明細表》中各宿舍的實際情況提供床位安排建議。 負責《宿舍管理制度》發(fā)放簽收。將《 宿舍管理制度》發(fā)放給新入住員工，并要求簽收。下班后帶領新入住員工到公司宿舍，告知具體房間及床位。 負責宿舍鑰匙管理，確保公司宿舍每個房間的鑰匙都有備份，員工退宿時收回宿舍鑰匙。負責給新入住員工分配宿舍鑰匙，鑰匙不足時則提供鑰匙給新員工自己配鑰匙。若發(fā)生宿舍鑰匙遺失，則立即報行政部經理，并及時更換宿舍門鎖、鑰匙，確保宿舍財務安全。 住宿人員搬入、搬出宿舍時，必須按要求進行監(jiān)督、檢查，并及時更新《公司宿舍明細表》，將變更后的表格發(fā)人事專員、行政專員。 負責宿舍環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督、檢查，有非公司員工入住宿舍時，需及時報行政專員、行政部經理處理。 負責宿舍水電維修意見，資產采購意見收集匯總，將收集到的意見并反饋給行政專員、行政部經理處理。 負責分公司相關人員回總部期間的住宿安排。在接到公司相關領導通知后，確認需安排的人員姓名、住宿時間等信息，安排好床位及床上用品。如需要購買相關生活必需品，則及時向行政專員、行政部經理匯報。事后，及時將床位進行整理，將床上用品等收納到指定的鐵皮柜中保管。 若前臺不再住公司宿舍時，則由行 政部指定宿舍管理員，由宿舍管理員負責以上內容。 崗位職責 13協(xié)助行政人事工作： 負責面試人員的接待及引導。 應聘者到訪時，需按來訪接待標準進行接待，了解來意后，請應聘者在《面試登記表》上登記相關信息，請求應聘者提供個人簡歷，并通知人事專員進行接待。若訪客為復試者，則在請求復試者登記后直接通知人事專員接待。若人事專 第 8 頁共 10 頁 員不在或暫時不方便接待應聘者，則負責指引應聘者到對應的接待區(qū)等候，并為應聘者倒水，表達歉意。 協(xié)助入職手續(xù)辦理。 1）在接到人事專員的新員工入職通知后，及時準備相應的入職資料。 2）新員工接待及資料收集、相關表單發(fā)放。新員工到達前臺后，請新員工在《新員工入職登記表》上進行登記，通知人事專員進行入職手續(xù)辦理。根據人事專員提供的入職手續(xù)辦理流程清單進行相關入職資料的收集，然后將準備好的表單及對應的“填寫指南”交給新員工，將新員工指引到培訓室填寫相關資料。 3）按人事專員檢查、整理完畢后提供的人事資料，在《新員工花名冊》中錄入相關信息，分配工號，掃描新員工相片。