【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀的使用方法。負(fù)責(zé)上述儀器的管理及維護(hù)，及時(shí)更換紙張及打印碳粉、硒鼓。指導(dǎo)復(fù)印、打印者嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行，如在使用過(guò)程中遇到不會(huì)處理的故障，要及時(shí)向行政部反應(yīng)，以便及時(shí)請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行維修出現(xiàn)故障時(shí)及時(shí)報(bào)行政部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。 注意保密，未獲得允許，不得翻看他人的打印、復(fù)印資料。對(duì)可能涉及公司秘密、會(huì)議、報(bào)告、通知及員工人事資料、聯(lián)系方式等信息的單面紙及廢棄紙張及時(shí)交行政專員處理。 負(fù)責(zé)每天上班開(kāi)機(jī)，下班前檢查是否關(guān)機(jī)，是否切斷電源，以免發(fā)生事故，若下班后有復(fù)印、打印者，必須做好復(fù)印登記，并在使用完后關(guān)機(jī)。 為防止復(fù)印、打印機(jī)卡紙，禁止使用非復(fù)印紙、已皺折或超出復(fù)印、打印尺寸的紙?？垥r(shí)，及時(shí)按操作規(guī)程進(jìn)行檢查處理。 做好打印耗材的管理，及時(shí)申購(gòu)打印紙、傳真紙、碳粉、硒鼓等耗材。 復(fù)印多份時(shí)，應(yīng)先復(fù)印一份，檢查無(wú)誤后再?gòu)?fù)印。注意環(huán)保節(jié)約，避免浪費(fèi)。 不得幫他人打印、復(fù)印與本公司工作無(wú)關(guān)的資料。崗位職責(zé)9會(huì)議室管理： 負(fù)責(zé)會(huì)議室管理，實(shí)行會(huì)議室使用預(yù)約登記制度，需要使用會(huì)議室者必須在前臺(tái)處做好相關(guān)登記。前臺(tái)必須及時(shí)核對(duì)、確認(rèn)登記的日期、時(shí)間是否會(huì)使用到相關(guān)儀器、設(shè)備等相關(guān)信息，有提醒及指導(dǎo)如何正確登記的義務(wù)。（公司各部門使用會(huì)議室須提前 1天告知行政部） 負(fù)責(zé)協(xié)助行政部協(xié)調(diào)會(huì)議室的使用，遇到會(huì)議室使用有時(shí)間上的沖突時(shí)，及時(shí)向行政專員及申請(qǐng)使 用者說(shuō)明情況。原則上按照 先預(yù)約先使用 安排會(huì)議室的 第 6 頁(yè)共 10 頁(yè) 使用，但需要視具體情況的緊急重要程度而定。如會(huì)議室已經(jīng)排滿，公司高層領(lǐng)導(dǎo)需要臨時(shí)使用會(huì)議室時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，以保證公司高層領(lǐng)導(dǎo)的正常使用。 在會(huì)議開(kāi)始前 15 分鐘，檢查會(huì)議室的使用、會(huì)議室的環(huán)境、相關(guān)設(shè)備及茶水?dāng)[放等具體狀況。必要時(shí)，請(qǐng)求行政部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)，行政部成員或大廳辦公人員協(xié)助做好會(huì)議室的準(zhǔn)備，避免會(huì)議室準(zhǔn)備不充分，影響會(huì)議的召開(kāi)。 在會(huì)議室使用完畢后，及時(shí)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查。確保會(huì)議室 環(huán)境干凈、整潔，會(huì)議室財(cái)物無(wú)損壞，空調(diào)及電燈在無(wú)人使用時(shí)保持?jǐn)嚯姞顟B(tài)。崗位職責(zé) 10表單管理： 負(fù)責(zé)公司表格、表單管理，及時(shí)將收到的表格、表單進(jìn)行更新、替換，保證所管理的表格、表單最新有效，每周定期跟人事專員、行政專員及行政部領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)表單更新情況。 各類表格、表單的變更需行政部經(jīng)理審核認(rèn)可，方可進(jìn)行更換。同時(shí)需將更新后的表格發(fā)放給各分公司相關(guān)人員，提醒各分公司及時(shí)更新，確保公司各類表格、表單保持一致。崗位職責(zé) 11辦公用品管理： 負(fù)責(zé)辦公用品的申購(gòu)、庫(kù)存管理及領(lǐng)用管理，建 立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬、庫(kù)存臺(tái)賬。 公司員工需要領(lǐng)用辦公用品需要向前臺(tái)提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《辦公用品登記表》，前臺(tái)審核后發(fā)放，并及時(shí)進(jìn)行庫(kù)存銷賬處理。 每月 2530 號(hào)進(jìn)行辦公用品盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)前將《辦公用品登記表》、領(lǐng)用臺(tái)賬、存庫(kù)臺(tái)賬提供給行政專員，由行政專員監(jiān)督盤(pán)點(diǎn)。完成后，與領(lǐng)用臺(tái)賬、庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保準(zhǔn)確一致。然后將結(jié)果向行政部經(jīng)理匯報(bào)，《辦公用品登記表》、領(lǐng)用臺(tái)賬、存庫(kù)臺(tái)賬、盤(pán)點(diǎn)清單交行政經(jīng)理審核。 根據(jù)存庫(kù)臺(tái)賬，視情況及時(shí)進(jìn)行辦公用品申購(gòu)，填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)單》交予行政 部經(jīng)理審核，審核通過(guò)后方可聯(lián)系采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)或聯(lián)系供應(yīng)商供貨。 新購(gòu)買的辦公用品達(dá)到公司后，及時(shí)通知行政專員，在行政專員監(jiān)督下對(duì)物品進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后，進(jìn)行入庫(kù)管理。 如部門所需的物品之前不屬于常用、常備辦公用品，則需在在每月 30 日之前填寫(xiě)《物品采購(gòu)單》交部門領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后交至行政部審批匯總，然后進(jìn)行物品采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用管理。 辦公電腦的領(lǐng)用由行政專員負(fù)責(zé)，如需采購(gòu)新電腦，則需要在前臺(tái)處領(lǐng)取《辦公電腦申請(qǐng)表》，按要求填寫(xiě)完畢后交至部門領(lǐng)導(dǎo)審批，部門審批通過(guò)后交至 行政部，由行政部交總經(jīng)辦審批后由財(cái)務(wù)部撥款購(gòu)買。如對(duì)所需電腦配置有特別要 第 7 頁(yè)共 10 頁(yè) 求，則需要在《辦公電腦申請(qǐng)表》后附帶相關(guān)備注、說(shuō)明。 相關(guān)流程及表單： 1）辦公用品管理流程 2）物品采購(gòu)申請(qǐng)表 3）辦公電腦申請(qǐng)表 4）桶裝水訂購(gòu)流程崗位職責(zé) 12宿舍管理： 公司員工有住公司宿舍需求時(shí)，可到前臺(tái)處領(lǐng)取《住宿申請(qǐng)單》，填寫(xiě)完成后，由前臺(tái)交行政部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，前臺(tái)根據(jù)《公司宿舍明細(xì)表》中各宿舍的實(shí)際情況提供床位安排建議。 負(fù)責(zé)《宿舍管理制度》發(fā)放簽收。將《 宿舍管理制度》發(fā)放給新入住員工，并要求簽收。下班后帶領(lǐng)新入住員工到公司宿舍，告知具體房間及床位。 負(fù)責(zé)宿舍鑰匙管理，確保公司宿舍每個(gè)房間的鑰匙都有備份，員工退宿時(shí)收回宿舍鑰匙。負(fù)責(zé)給新入住員工分配宿舍鑰匙，鑰匙不足時(shí)則提供鑰匙給新員工自己配鑰匙。若發(fā)生宿舍鑰匙遺失，則立即報(bào)行政部經(jīng)理，并及時(shí)更換宿舍門鎖、鑰匙，確保宿舍財(cái)務(wù)安全。 住宿人員搬入、搬出宿舍時(shí)，必須按要求進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并及時(shí)更新《公司宿舍明細(xì)表》，將變更后的表格發(fā)人事專員、行政專員。 負(fù)責(zé)宿舍環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督、檢查，有非公司員工入住宿舍時(shí)，需及時(shí)報(bào)行政專員、行政部經(jīng)理處理。 負(fù)責(zé)宿舍水電維修意見(jiàn)，資產(chǎn)采購(gòu)意見(jiàn)收集匯總，將收集到的意見(jiàn)并反饋給行政專員、行政部經(jīng)理處理。 負(fù)責(zé)分公司相關(guān)人員回總部期間的住宿安排。在接到公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通知后，確認(rèn)需安排的人員姓名、住宿時(shí)間等信息，安排好床位及床上用品。如需要購(gòu)買相關(guān)生活必需品，則及時(shí)向行政專員、行政部經(jīng)理匯報(bào)。事后，及時(shí)將床位進(jìn)行整理，將床上用品等收納到指定的鐵皮柜中保管。 若前臺(tái)不再住公司宿舍時(shí)，則由行 政部指定宿舍管理員，由宿舍管理員負(fù)責(zé)以上內(nèi)容。 崗位職責(zé) 13協(xié)助行政人事工作： 負(fù)責(zé)面試人員的接待及引導(dǎo)。 應(yīng)聘者到訪時(shí)，需按來(lái)訪接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接待，了解來(lái)意后，請(qǐng)應(yīng)聘者在《面試登記表》上登記相關(guān)信息，請(qǐng)求應(yīng)聘者提供個(gè)人簡(jiǎn)歷，并通知人事專員進(jìn)行接待。若訪客為復(fù)試者，則在請(qǐng)求復(fù)試者登記后直接通知人事專員接待。若人事專 第 8 頁(yè)共 10 頁(yè) 員不在或暫時(shí)不方便接待應(yīng)聘者，則負(fù)責(zé)指引應(yīng)聘者到對(duì)應(yīng)的接待區(qū)等候，并為應(yīng)聘者倒水，表達(dá)歉意。 協(xié)助入職手續(xù)辦理。 1）在接到人事專員的新員工入職通知后，及時(shí)準(zhǔn)備相應(yīng)的入職資料。 2）新員工接待及資料收集、相關(guān)表單發(fā)放。新員工到達(dá)前臺(tái)后，請(qǐng)新員工在《新員工入職登記表》上進(jìn)行登記，通知人事專員進(jìn)行入職手續(xù)辦理。根據(jù)人事專員提供的入職手續(xù)辦理流程清單進(jìn)行相關(guān)入職資料的收集，然后將準(zhǔn)備好的表單及對(duì)應(yīng)的“填寫(xiě)指南”交給新員工，將新員工指引到培訓(xùn)室填寫(xiě)相關(guān)資料。 3）按人事專員檢查、整理完畢后提供的人事資料，在《新員工花名冊(cè)》中錄入相關(guān)信息，分配工號(hào)，掃描新員工相片。