【文章內容簡介】 堂衛(wèi)生檢查表 ...................................................................................... 136 二、住宿人員管理表 ...................................................................................... 137 三、清潔衛(wèi)生管理表 ...................................................................................... 139 第八章 公關事務管理 ................................................................................................. 141 第一節(jié) 公關事務管理崗位職責 ............................................................................ 141 一、公關事務主管崗位職責 ............................................................................ 141 二、公關事務專員崗位 職責 ............................................................................ 141 第二節(jié) 公關事務管理制度 ................................................................................... 142 一、公關管理辦法 .......................................................................................... 142 二、參觀管理規(guī)定 .......................................................................................... 144 三、公務接待制度 .......................................................................................... 145 四、對外宣傳制度 .......................................................................................... 148 第三節(jié) 公關事務管理表格 ................................................................................... 150 一、商務接待安排表 ...................................................................................... 150 二、公司參觀申請表 ...................................................................................... 151 三、公關接待審批表 ...................................................................................... 151 四、公關活動策劃表 ...................................................................................... 152 4 第一章 行政部組織結構與責權 第一節(jié) 行政部 職能與 組織結構 一、行政部職能 行政部 是 公司的綜合辦事部門 。 其核心職能 主要包括以下 四 個方面 。 1． 參謀職能。 行政部不僅應在日常事務方面做好上級領導的“參謀 ” 和 “ 助手”，更應在經營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化及用人政策等重大問題上有自己的見解，從而真正成為上級領導不可 或 缺 的 “ 高參 ” 與 “ 臂膀” 。 2． 溝通職能。 行政部應 清晰傳達 上級領導指令 ， 溝通、 協(xié)調 各部門之間的工作，保證高效地完成任務 。 3． 管理職能。行政部 擔負著 文 件 歸檔 、辦公自動化、 人員 接待、車輛 調度 、總務后勤（衛(wèi)生、食堂、 員工 宿舍）、安全保衛(wèi)等工作 。 4． 服務職能。 行政部應 積極為各職能部門提供后勤保障。 二、行政部組織結構 由于 公司 所屬行業(yè)和規(guī)模的不同， 公司的 組織結構也不盡相同。 圖 11 是依據行政部 的職能分類而設 計 的組織結構。 5 圖 11 行政部組織結 構 示例 第二節(jié) 行政部責權 一、行政部職責 行政部 負責 管理公司的日常行政事務，做好上傳下 達 、 溝通聯(lián)系和綜合協(xié)調工作 ， 確保公司各項工作正常運 行 。其具體職責如圖 12所示。 行政部經理 辦公事務 主 管 總 務 后 勤 主 管 前 臺 接 待 主 管 公關事務 主 管 前 臺 接 待 專員 公關事務專員 辦公事務專員 秘書 宿管管理員 食堂管理專員 保潔 綠化人員 行 政 主管 行政專員 車輛 主 管 司機 安全保密 主 管 安全 專員 行政總監(jiān) 6 圖 12 行政部 職責 職責1 制定 公司各項行政規(guī)章制度， 保證 各項工作規(guī)范化 進行 負責公司行政 工作計劃、工作總結 及行政公文等 文件的 起草工作 負責 接待來訪 人員 及對外聯(lián)系 工作 負責管理公司辦公設施 ，做好 辦公用品采購、發(fā)放、使用登記、保管 和 維護管理工作 負責 員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表 制作及 分析等人事管理工作 負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作 負責全公司 資料、信息 的 管理以及宣傳報道等 日常行政事務管理工作 負責 公司會議組織、記錄及歸檔工作 職責2 職責3 職責4 職責5 職責6 職責7 職責8 負責公司公務車輛的管理調度工作 負責公司總務后勤管理工作 職責9 職責10 督促檢查各職能部門對公司有關決議、計劃及各項行政管理制度的執(zhí)行情況 做好公司內部 的 聯(lián)絡溝通工作，及時向 上 反映情況 ，向下 反饋信息 職責11 職責12 協(xié)調 各部門間 的 工作 ， 督辦檢查各項工作和計劃 安排各種文體活動 職責13 職責14 7 二、行政部權力 為了保證公司各項規(guī)章制度的良好運行及行政管理工作 的 高效展開，行政部擁有 6項工作權限 力 ， 如圖 13 所示 。 圖 13 行政部權力 第三節(jié) 行政部管理崗位職責 一、行政總監(jiān)崗位職責 行政總監(jiān) 負責 對公司行政人事日常工作 進行 監(jiān)督、管理 。 其具體職責如圖 14 所示。 權力1 根據公司總體 戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經營計劃有建議權 依照制度，對行政 檢查 中發(fā)現(xiàn)的問題 有 處理權 依照制度，按規(guī)定程序，對其他部門 有處罰建議權 依照制度，對公司員工違反行政制度 有 處罰建議權 有權要求公司內部其他相關部門配合行政部的工作 對 部門內部員工 的 聘任、解聘 有 建議權 權力2 權力3 權力4 權力5 權力6 8 圖 14 行政總監(jiān)崗位 職責 職責1 組織制定、完善并監(jiān)督執(zhí)行公司的行政管理制度 做好行政、人事部門的總體預算管理 工作 負責公司行政方面重要會議 和 重大活動的組織籌備工作 定期組織辦公職能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時 解 決，同時督促 采取 糾正和預防措施 管理 公司的后勤服務工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境 負責統(tǒng)籌、協(xié)調行政部門與公司其 他 部門的工作，確保部門 之間 的良好 協(xié) 作 負責公司固定資產及低值易耗品的統(tǒng)籌管理工作（包括 管理 員工宿舍、員工食堂 和公務 車輛 等） 接待公司重要來訪客人，處理行政方面的重要函件 職責2 職責3 職責4 職責5 職責6 職責7 職責8 代表公司與外界有關部門和機構聯(lián)絡 ， 并保持良好 的 合作關系 負責宣傳企業(yè)文化，提升 公司 內外部形象 職責9 職責10 做好行政管理的統(tǒng)籌 安排， 負責指導、管理 部門內 部 及公司各部門人力資源 和 行政工作 掌握公司行政管理工作的運 行 情況，適時向總經理匯報 職責11 職責12 9 二、行政 部 經理崗位職責 行政 部 經理負責全面規(guī)劃、指導 ， 協(xié)調公司內相關行政支持服務 。 其主要職責如圖 15所示。 圖 15 行政 部 經理崗位 職責 職責1 組織制定及執(zhí)行公司行政制度、流程 和 工作計劃 組織、協(xié)調公司的各種會議及大型活動 做 好公司重要文 件 包括月 度 、季 度 、半年、年度工作計劃和總結報告 后起草工作 審核 、 修改以公司名義簽發(fā)的有關文件， 做 好文書歸檔和用印管理工作 負責監(jiān)督、指導各種行政費用的審核和控制 工作 ，擬 訂 行政費用的預算 并監(jiān)督預算的 執(zhí)行 合理調度公務用車，安排車輛的維修與保養(yǎng) 定期召集員工建議審議委員會成員對合理化建議進行評審 負責 公司內部、外部公共關系管理 工作 職責2 職責3 職責4 職責5 職責6 職責7 職責8 做好員工、各部門及上級之間的溝通工作 根據工作計劃和目標，定期檢查落實情況，及時向公司領導和其他部門反饋信息 職責9 職責10 負責指導、管理、監(jiān)督本部門人員的業(yè)務工作，改善工作質量和服務態(tài)度 職責11 10 第二章 前臺接待管理 第一節(jié) 前臺接待崗位職責 一 、接待 文員 崗位職責 接待文員 在接待主管的領導下，全面做好前臺的日常接待、電話函件的 接轉 、員工考勤的 監(jiān)督及匯總 、報刊雜志的收發(fā)等具體工作。其具體崗位 職責如圖 22 所示。 圖 22 接待文員 崗位職責 職責1 負責 來賓的 登記接待 工作 負責 接 收轉發(fā)電話、郵件 和 信函 ，并做好記錄、整理和建檔等 工作 配合接待主管完成備忘錄、通訊錄、 等 文 件 的制作、 打印 和 復印 工作 負責前臺辦公用品及辦公設備的清潔保養(yǎng)工作 幫肋出差員工預訂機票、火車票和客房等，登記出差人員行程 負責分發(fā)公司文件、通知， 并做 好分發(fā)記錄 執(zhí)行公司考勤制度，負責員工的考勤記錄匯總 和外出登記工作 職責2 職責3 職責4 職責5 職責6 職責8 接受、反饋并協(xié)助 接待主管 處理客戶及公眾投訴 ， 維護公司形象 職責9 職責7 保持前臺區(qū)域內的環(huán)境衛(wèi)生 11 第二節(jié) 前臺接待管理制度 一、 前臺接待禮儀規(guī)范 以下是某公司的前臺接待禮儀規(guī)范，供讀者參考。 制度 名稱 前臺 接待禮儀規(guī)范 編 號 QJYG0001 執(zhí)行部門 行政前臺 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為規(guī)范前臺接待 人員的 職業(yè)形象，充分發(fā)揮前臺接待 工作 的窗口作用，維護良好 的 公司形象，特制定本 規(guī)范 。 第 2 條 適用范圍 公司前臺 接 待 人員均應遵守本 規(guī)范 。 第 2 章 前臺接待儀態(tài)規(guī)范 第 3 條 前臺接待儀表 要求 前臺接待 人員應 注重儀表，工作期間一律著職業(yè)裝，具體 要求如下 表 所示 。 前臺接待人員儀表要求 表 總體要求 1． 適 合 性 ：服裝、 修飾要與容貌、體型、 年齡、 個人氣質相 符合 2． 整體性 ： 各部位的修飾要與整體協(xié)調一致 3．